Freelancerbeheer-sjabloon

Freelancerbeheer hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een freelancerbeheer-sjabloon kun je opdrachten toewijzen, evalueren en bijhouden op één centrale locatie.

Maak je sjabloon

INTEGRATED FEATURES

field-add iconAangepaste veldenapproval iconGoedkeuringenproof iconProofingautomation iconAutomatisering

Recommended apps

Google Workspace-logo
Google Workplace
Dropbox
Dropbox
Adobe Creative Cloud
Adobe Creative Cloud
Pictogram Figma
Figma

Delen
facebooktwitterlinkedin

Als je met een team van freelancers werkt, weet je hoe moeilijk het kan zijn om alles georganiseerd te houden. Je moet niet alleen feedback over opdrachten sturen, ontvangen en bieden, maar ook facturen bijhouden, je budget monitoren én verzekeren dat de freelancers hun werk op tijd indienen. Met zoveel bewegende onderdelen waartussen je moet schakelen, is het soms moeilijk om een helder beeld te krijgen van wie wat doet.

Maar het hoeft niet zo ingewikkeld te zijn. Met een freelancerbeheer-sjabloon kun je werk bijhouden en uitvoeren op één centrale plaats.

[Product UI] Voorbeeld samenwerkingsproject met bureau (Lijsten)

Wat is een freelancerbeheer-sjabloon?

Een freelancerbeheer-sjabloon is een herbruikbare handleiding die je helpt om freelancewerk toe te wijzen, te ontvangen en bij te houden. Het geeft een overzicht van alle informatie die je in overweging moet nemen wanneer je een team van freelancers beheert, zoals wat je hebt toegewezen, wat er in behandeling is en wie waaraan werkt.

Elke keer je een project begint waarbij freelancers betrokken zijn, kun je gewoon je sjabloon kopiëren, de nodige informatie invullen, en je initiatief van start laten gaan. Je hoeft niet van nul te beginnen of je zorgen te maken dat je belangrijke informatie vergeet. In plaats daarvan is het allemaal al voor je opgemaakt.

De voordelen van een digitaal freelancerbeheer-sjabloon

Freelancerbeheer omvat niet alleen het organiseren van het werk dat aan jouw kant gedaan moet worden. Je moet ook zorgen dat opdrachtnemers makkelijk hun opdrachten kunnen zien en inleveren. Door een freelancerbeheer-sjabloon te maken met projectbeheersoftware kunnen jij en je team freelancers makkelijk samenwerken. Zo kun jij niet enkel zien waar iedereen aan werkt, maar kunnen je freelancers ook exact zien waarvoor ze verantwoordelijk zijn en wanneer de vervaldatum is. Ze kunnen zelfs hun voltooide opdrachten rechtstreeks als bijlage toevoegen aan taken in je sjabloon, in plaats van ze via e-mail of een aparte tool op te moeten sturen.

Met een digitaal freelancerbeheer-sjabloon kun je:

  • Je workflowstroomlijnen en rechtstreeks met freelancers samenwerken op één centrale locatie.

  • Een overzicht in vogelperspectief zien van alle uitgaande en binnenkomende opdrachten.

  • In realtime updates bekijken terwijl freelancers hun werk uitvoeren en indienen.

  • Verantwoordelijken en vervaldatums toevoegen aan taken zodat er geen verwarring bestaat over deadlines of verantwoordelijkheden.

  • Google Docs zoals opdrachtbriefings, documenten over de scope van het werk en voltooid werk rechtstreeks toevoegen aan taken.

  • Het werk organiseren op verantwoordelijke, vervaldatum, status, soort, factureringsmaand, en méér.

  • Freelancers automatisch een melding sturen wanneer je ze een taak toewijst of een taak bijwerkt.

Wat moet je opnemen in je freelancerbeheer-sjabloon?

Succesvol freelancerbeheer draait volledig om organisatie en communicatie. Je hebt een systeem nodig waarmee je de opdrachten kunt bijhouden waaraan elke afzonderlijke opdrachtnemer werkt - niet alleen zodat jij weet hoeveel werk ze hebben, maar ook zodat freelancers kunnen zien waarvoor ze verantwoordelijk zijn.

De beste manier om dit te doen is door in je sjabloon een sectie te maken voor elke freelancer. Wanneer je dan werk toewijst, kun je taken toevoegen aan de respectieve sectie van elk teamlid zodat het duidelijk is waaraan ze moeten werken.

Je kunt ook kolommen maken om aanvullende informatie bij te houden over elke opdracht, zoals:

  • Een beschrijving van de opdracht.

  • De deadline van de opdracht.

  • Het soort opdracht (freelance schrijvers kunnen bijvoorbeeld werken aan artikels, productbeschrijvingen of bestemmingspagina's).

  • De status van de opdracht, zoals "niet begonnen", "in behandeling" of "afgeleverd".

  • De factureringmaand voor de opdracht, zodat het duidelijk is hoe freelancers hun werk moeten factureren.

Zodra je de indeling van je sjabloon klaar hebt, kun je aanvullende elementen toevoegen om je team een duidelijke workflow te bieden. Voeg bijvoorbeeld aan individuele opdrachten subtaken toe die een overzicht bieden van elke stap die je team moet zetten om het freelance werk te voltooien. Voor een team van freelance schrijvers kun je bijvoorbeeld de volgende opdrachten formuleren: een eerste voorlopige versie maken, het werk evalueren, en het publiceren in WordPress.

Geïntegreerde functies

  • Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

  • Goedkeuringen. Soms moet je niet enkel een taak voltooien, maar moet je ook weten of een deliverable werd goedgekeurd of niet. Goedkeuringen zijn een speciaal soort taak in Asana met opties voor de taak zoals 'Goedkeuren', 'Wijzigingen aanvragen' of 'Afkeuren'. Zo krijgen taakeigenaars duidelijke instructies over welke acties ze moeten ondernemen en of hun werk werd goedgekeurd of niet.

  • Proofing. Met proofing kun je makkelijk specifieke, uitvoerbare feedback achterlaten op afbeeldingen. Maak aantekeningen rechtstreeks op afbeeldingen en PDF's zodat je teamleden exact weet wat ze moeten doen om hun werk te voltooien. Houd daarna deze feedback bij in subtaken zodat er geen actiepunten over het hoofd worden gezien. Uiteindelijk maakt proofing het proces van creatieve feedback geven en ontvangen, vlotter en minder frustrerend.

  • Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan gedoe en meer tijd overhoudt voor de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana werken op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden, en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geven je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

Aanbevolen apps

  • Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

  • Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

  • Adobe Creative Cloud. Creatieve teams leveren het beste werk als ze zich op het ontwerpen kunnen concentreren. Met de integratie van Asana voor Adobe Creative Cloud hebben creatieve en ontwerpteams gemakkelijk toegang tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk te beginnen, feedback te krijgen van beoordelaars en goedkeurders, en eindproducten af te leveren zonder Photoshop, Illustrator, of InDesign te verlaten. Nieuwe taken bekijken, ontwerpen delen, XD deelkoppelingen insluiten, en in Asana geleverde feedback verwerken - alles in Adobe Creative Cloud.

  • Figma. Teams gebruiken Figma om gebruikersstromen, wireframes, UI mocks, prototypes en meer te maken. Je kunt deze ontwerpen nu integreren in Asana, zodat je team het laatste ontwerpwerk kan bekijken in de context van gerelateerde projectdocumenten. En, in tegenstelling tot schermafbeeldingen, worden live insluitingen in realtime bijgewerkt zodat wijzigingen in een ontwerpbestand gelijk worden weergegeven. Zo hoef je niet langer tijd te besteden aan het zoeken naar de juiste bestanden en het bijwerken van afbeeldingen.

Veelgestelde vragen

Welk soort teams heeft het meest baat bij een freelancerbeheer-sjabloon?

Als je team voor het uitvoeren van projecten regelmatig op freelancers steunt, kan een freelancerbeheer-sjabloon nuttig zijn. Het soort werk dat je team uitvoert doet er niet toe - of het nu webdesign is, sociale media, grafisch ontwerp, e-commerce-inhoud, engineering, of iets er tussenin. Je kunt je sjabloon zo aanpassen dat het aan de specifieke behoeften van jouw team voldoet.

Hoe gebruik ik mijn freelancerbeheer-sjabloon om mijn projectbudget te plannen en bij te houden?

Dankzij je sjabloon kun je alle opdrachten zien die binnen een specifieke factureringsmaand vallen. Dit helpt je om te plannen hoeveel je elke maand kunt spenderen, afhankelijk van het budget dat je beschikbaar hebt. Aan het einde van de maand kun je dan ook zien hoeveel opdrachten freelancers voltooid en gefactureerd hebben zodat je een accurate telling krijgt.

Om de werkelijke eurobedragen bij te houden, is het een goed idee om een afzonderlijk projectbudget te maken waartoe freelancers geen toegang hebben. Zo kun je er vertrouwelijke details in opnemen, zoals de tarieven van de freelancers, prijzen en projectuitgaven.

Waar vind ik meer informatie over freelancerbeheer?

Lees ons artikel over het beheren van freelancers. Daarin wordt stapsgewijs dieper ingegaan op hoe je een team van freelancers beheert. Je komt meer te weten over stappen zoals het vinden van nieuwe freelancers, onboarding, facturering, het maken van een factureringsjabloon en het beheren van je projectbudget.

Sjablonen maken met Asana

Leer hoe je vandaag nog een aanpasbaar sjabloon in Asana kunt maken met een gratis Premium-proefversie.

Aan de slag