Freelancerbeheersjabloon

Als je met een team van freelancers werkt, weet je hoe moeilijk het kan zijn om alles georganiseerd te houden. Je moet niet alleen feedback over opdrachten sturen, ontvangen en bieden, maar ook facturen bijhouden, je budget monitoren én verzekeren dat de freelancers hun werk op tijd indienen. Met zoveel bewegende onderdelen waartussen je moet schakelen, is het soms moeilijk om een helder beeld te krijgen van wie wat doet. 

Maar het hoeft niet zo ingewikkeld te zijn. Met een freelancerbeheersjabloon kun je werk bijhouden en uitvoeren op één centrale plaats. 

Wat is een freelancerbeheersjabloon? 

Een freelancerbeheersjabloon is een herbruikbare handleiding die je helpt om freelancewerk toe te wijzen, te ontvangen en bij te houden. Het biedt een overzicht van alle informatie die je in overweging moet nemen wanneer je een team van freelancers beheert, zoals wat je hebt toegewezen, wat er in behandeling is en wie waaraan werkt. 

Elke keer je een project begint waarbij freelancers betrokken zijn, kun je gewoon je sjabloon kopiëren, de nodige informatie invullen, en je initiatief van start laten gaan. Je hoeft niet van nul te beginnen of je zorgen te maken dat je belangrijke informatie vergeet. In plaats daarvan is het allemaal al voor je opgemaakt. 

De voordelen van een digitaal freelancerbeheersjabloon

Freelancerbeheer gaat niet alleen over het organiseren van werk aan jouw kant - je moet er ook voor zorgen dat contractanten hun opdrachten gemakkelijk kunnen zien en indienen. Als je je freelancerbeheersjabloon maakt met projectbeheersoftware, kunnen jij en je freelance-team gemakkelijk samenwerken. Je kunt niet alleen zien waar iedereen aan werkt, maar je freelancers kunnen ook precies zien waar ze verantwoordelijk voor zijn en wanneer het voltooid moet zijn. Ze kunnen zelfs hun voltooide opdrachten rechtstreeks aan taken in je sjabloon toevoegen, in plaats van ze via e-mail of een aparte tool te verzenden. 

Met een digitaal freelancerbeheersjabloon kun je: 

• Je workflow stroomlijnen en rechtstreeks met freelancers samenwerken op één centrale locatie.

• Een overzicht in vogelperspectief zien van alle uitgaande en binnenkomende opdrachten. 

• In realtime updates bekijken terwijl freelancers hun werk uitvoeren en indienen. 

• Verantwoordelijken en vervaldatums toevoegen aan taken zodat er geen verwarring bestaat over deadlines of verantwoordelijkheden. 

• Google Docs zoals opdrachtbriefings, documenten over de scope van het werk en voltooid werk rechtstreeks toevoegen aan taken.

• Het werk organiseren op verantwoordelijke, vervaldatum, status, soort, factureringsmaand, en méér. 

• Freelancers automatisch een melding sturen wanneer je ze een taak toewijst of een taak bijwerkt. 

Wat moet je opnemen in je freelancerbeheersjabloon?

Succesvol freelancerbeheer draait volledig om organisatie en communicatie. Je hebt een systeem nodig waarmee je de opdrachten kunt bijhouden waaraan elke afzonderlijke opdrachtnemer werkt - niet alleen zodat jij weet hoeveel werk ze hebben, maar ook zodat freelancers kunnen zien waarvoor ze verantwoordelijk zijn. 

De beste manier om dit te doen is door in je sjabloon een sectie te maken voor elke freelancer. Wanneer je dan werk toewijst, kun je taken toevoegen aan de respectieve sectie van elk teamlid zodat het duidelijk is waaraan ze moeten werken. 

Je kunt ook kolommen maken om aanvullende informatie bij te houden over elke opdracht, zoals: 

• Een beschrijving van de opdracht.

• De deadline van de opdracht.

• Het soort opdracht (freelance schrijvers kunnen bijvoorbeeld werken aan artikels, productbeschrijvingen of bestemmingspagina's). 

• De status van de opdracht, zoals 'niet begonnen', 'in behandeling' of 'afgeleverd'.

• De factureringsmaand voor de opdracht, zodat het duidelijk is hoe freelancers hun werk moeten factureren. 

Zodra je de indeling van je sjabloon klaar hebt, kun je aanvullende elementen toevoegen om je team een duidelijke workflow te bieden. Voeg bijvoorbeeld aan individuele opdrachten subtaken toe die een overzicht bieden van elke stap die je team moet zetten om het freelance werk te voltooien. Voor een team van freelance schrijvers kun je bijvoorbeeld de volgende opdrachten formuleren: een eerste voorlopige versie maken, het werk evalueren, en het publiceren in WordPress. 

Geïntegreerde functies

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen overheen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Goedkeuringen. Soms moet je niet enkel een taak voltooien, maar moet je ook weten of een deliverable werd goedgekeurd of niet. Goedkeuringen zijn een speciaal soort taak in Asana met opties voor de taak zoals 'Goedkeuren', 'Wijzigingen aanvragen' of 'Afkeuren'. Zo krijgen taakeigenaars duidelijke instructies over welke acties ze moeten ondernemen en of hun werk werd goedgekeurd of niet. 

• Proofing. Met proofing kun je makkelijk specifieke, uitvoerbare feedback achterlaten op afbeeldingen. Maak aantekeningen rechtstreeks op afbeeldingen en PDF's zodat je teamleden exact weten wat ze moeten doen om hun werk te voltooien. Houd daarna deze feedback bij in subtaken zodat er geen actiepunten over het hoofd worden gezien. Uiteindelijk maakt proofing het proces van creatieve feedback geven en ontvangen, vlotter en minder frustrerend.

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan tijdrovend werk en meer tijd besteedt aan de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana functioneren op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geeft je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

Aanbevolen apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk elk My Drive-bestand bijvoegen.

• Dropbox. Voeg bestanden rechtstreeks aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandenkiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Adobe Creative Cloud. Creatieve teams leveren hun beste werk wanneer ze zich kunnen focussen op ontwerpen. Met de integratie van Asana voor Adobe Creative Cloud hebben creatieve en ontwerpteams gemakkelijk toegang tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk te beginnen, feedback te krijgen van beoordelaars en goedkeurders, en eindproducten af te leveren zonder Photoshop, Illustrator, of InDesign te verlaten. Bekijk nieuwe taken, deel ontwerpen, sluit XD-deellinks in, en verwerk in Asana geleverde feedback - allemaal in Adobe Creative Cloud.

• Figma. Teams gebruiken Figma om gebruikersstromen, wireframes, UI-mocks, prototypes en meer te maken. Je kunt deze ontwerpen nu integreren in Asana, zodat je team het laatste ontwerpwerk kan bekijken in de context van gerelateerde projectdocumenten. En in tegenstelling tot screenshots worden live insluitingen in realtime bijgewerkt naar aanleiding van wijzigingen in een ontwerpbestand, zodat je niet langer de moeite hoeft te doen om de juiste bestanden te vinden en afbeeldingen bij te werken.

Veelgestelde vragen