Freelancers beheren? Begin hier.

Freelancers zijn zelfstandigen die niet langdurig aan één organisatie gebonden zijn. Ze zijn vaak experts in hun vak en verfijnen hun vaardigheden in verschillende bedrijven en projecten. 

Als je veel gespecialiseerd werk hebt, maar niet genoeg bandbreedte, kunnen freelancers helpen. Het opbouwen en onderhouden van een freelance team kan je helpen overwerk te verminderen zonder de verplichting om extra interne werknemers aan te nemen. En met de juiste workflows kun je opdrachtnemers beheren zonder meer 'werk over werk' te creëren - taken zoals communiceren over projecten, zoeken naar informatie en achter statusupdates aanzitten. 

Dat is waar freelancerbeheer van pas komt.  

Wat is freelancerbeheer? 

Freelancerbeheer is het proces van het opbouwen en onderhouden van een Team van freelancers. Het bevat alles wat je moet doen om je freelance motor draaiende te houden - van administratieve taken zoals het bijhouden van facturen tot managementtaken zoals onboarding en communicatie. 

Op zijn eenvoudigst omvat freelancerbeheer deze vijf verantwoordelijkheden: 

1. Freelancers vinden

2. Freelancers onboarden

3. Opdrachten verzenden en ontvangen

4. Facturen en budget bijhouden

5. Relaties met freelancers beheren

Het managen van freelancers versus interne werknemers: wat is het verschil? 

Het beheren van freelancers is anders dan het werken met interne teamleden. Dat komt omdat je meestal freelancers inhuurt voor een specifieke taak of project. Bovendien kiezen freelancers er vaak voor om met meerdere bedrijven tegelijk een contract aan te gaan, dus je werk is niet hun enige focus. Om die reden werken ze meestal flexibelere uren dan reguliere werknemers - ze richten zich op opdrachten met deadlines in plaats van beschikbaar te zijn tijdens specifieke werkuren. 

Aan de andere kant vervullen fulltime werknemers een doorlopende rol die in de loop van de tijd kan evolueren. Ze zijn meer een investering op lange termijn, die een aanzienlijke onboardingperiode vereist om ze op de hoogte te brengen van bedrijfsprocessen en -cultuur. Dankzij die investering vooraf hebben interne werknemers de kennis en middelen die ze nodig hebben om te leren, te groeien en verantwoordelijkheid te nemen voor complexe projecten. Freelancers daarentegen hebben een specifiekere focus en moeten een project met de nodige vaardigheden ingaan. Voor hen is onboarding veel minder intensief en richt het zich meer op het begrijpen van de opdracht waarvoor je ze hebt ingehuurd. 

Freelancers beheren: 5 stappen om te beheersen, met voorbeelden

Het managen van freelancers kan ontmoedigend zijn, vooral als je in het verleden niet veel met aannemers hebt gewerkt. Maar hoewel er veel bewegende delen zijn, kun je het freelancerbeheer opsplitsen in vijf concrete stappen - die, wanneer ze onder de knie zijn, je zullen helpen om je freelance motor in een mum van tijd te laten draaien. 

1. Vind kwaliteitstalent

Het vinden van de juiste freelancers kan moeilijk zijn, maar het is gemakkelijker als je weet waar je moet zoeken. Zo begin je met zoeken:  

• Gebruik je netwerk: vraag collega's naar freelancers waarmee ze in het verleden hebben gewerkt. Zijn er aannemers die ze kunnen aanbevelen? 

• Vraag het je huidige freelancers: als je al met een aannemer werkt en er meer wilt inhuren, vraag dan of ze collega's hebben die meer werk willen aannemen. Freelancers kennen en werken vaak met andere freelancers, dus ze zijn een geweldige bron voor verwijzingen. 

• Plaats een bericht op sociale media: Adverteer je vacature voor een freelancer op LinkedIn, Twitter of een ander platform. Sites zoals Facebook hebben vaak groepen speciaal voor freelancers om contact te leggen en hun vak te delen, bijvoorbeeld groepen voor freelance schrijvers. Word lid en plaats daar je vacature.

• Besteed je zoekopdracht uit: dankzij de gig-economie groeien freelance platforms zoals Upwork en Fiverr. Als je weinig tijd hebt en snel hulp nodig hebt, helpen deze gespecialiseerde platforms je in contact te komen met freelance talent over de hele wereld. 

Wanneer je contact opneemt met potentiële freelancers, loont het om heel specifiek te zijn over het project waarvoor je iemand zoekt. Om verwachtingen te scheppen en miscommunicatie te voorkomen, moet je een overzicht geven van de rol, de vereiste kwalificaties en een ruwe projecttijdlijn. Hier is bijvoorbeeld een voorbeeld van een outreach-bericht van een bedrijf dat freelance copywriters wil inhuren: 

Acme Company is op zoek naar extra freelance copywriters in afwachting van de toegenomen projecteisen. We zijn specifiek op zoek naar personen met ervaring in het schrijven van inhoud binnen de software-industrie die de toon en stem van ons bedrijf kunnen evenaren. Dit is een doorlopende freelance kans, met het potentieel voor meer dan 40 uur per maand aan consistent werk. 

Copywriters moeten in staat zijn om: 

• Een schone tekst leveren in overeenstemming met onze stijlgids en bedrijfsstem. 

• E-mails en UI-teksten schrijven voor mobiele apps.

• Feedback van productmanagers verwerken.

Als dit iets is waarvoor je in aanmerking komt, stuur dan je cv en eventuele relevante voorbeelden naar daniela.vargas@acmecompany.com. 

Wanneer je koud werft, is het een goed idee om te vragen om referenties, werkvoorbeelden of een briefing voorbeeldopdracht. Op die manier kun je controleren of freelancers over de vereiste kwalificaties beschikken voordat je ze aan boord neemt. 

2. Stel een onboardingproces voor freelancers op

Hoewel de onboarding van freelancers minder intensief is dan de onboarding van werknemers, vergt het nog steeds enige inzet vooraf om aannemers op de hoogte te brengen. Het maken van een standaard onboardingproces voor freelancers kan je in de toekomst tijd en stress besparen. In plaats van elke keer dat een freelancer zich aansluit vanaf nul te beginnen, volg je een vooraf bepaald proces om ervoor te zorgen dat nieuwe aannemers de informatie hebben die ze nodig hebben om je projectvereisten succesvol uit te voeren. 

Hier zijn enkele belangrijke onderdelen om op te nemen in je onboardingproces voor freelancers: 

• Een contract: gebruik een partnerschapsovereenkomst-sjabloon om projectdeliverables, betalingsvoorwaarden en je projecttijdlijn te schetsen. Door freelancers een gedetailleerd contract te laten ondertekenen, voorkom je misverstanden. 

• Factureringsinstructies: elk bedrijf gaat een beetje anders om met de facturering van freelancers. Om het factureringsproces naadloos te laten verlopen, geef je instructies over hoe en wanneer freelancers facturen moeten indienen, plus hoe ze de nodige belastingformulieren en betalingsgegevens kunnen verzenden. Je kunt ook een factuursjabloon toevoegen om ervoor te zorgen dat aannemers alle benodigde informatie verstrekken. 

• Een projectbriefing: je briefing geeft een overzicht van alle informatie die een freelancer moet weten om aan een project te beginnen. Het moet een projectbeschrijving bevatten, een lijst met deliverables, de projectdeadline, richtlijnen voor het uitvoeren van het project en instructies voor het indienen van voltooid werk. Hoe meer informatie je geeft over je verwachtingen en vereisten, hoe groter de kans dat freelancers in staat zijn om te produceren wat je zoekt.

Als het gaat om het inhuren van freelancers, zijn sjablonen je vriend. Je kunt bijvoorbeeld samen met je interne juridische team een sjablooncontract en projectbriefing maken en vervolgens de belangrijkste details invullen voor elke nieuwe freelancer. Het is ook handig om onboarding-communicatie te sjabloneren om heen en weer communicatie te minimaliseren en ervoor te zorgen dat je aannemers alle informatie geeft die ze nodig hebben. 

Zie hieronder een voorbeeld van een onboardingbericht, maar neem altijd contact op met je interne HR- en juridische teams voordat je contracten uitvoert. 

Hallo [NAAM FREELANCER],

We zijn blij dat je deel uitmaakt van het projectteam voor [PROJECTNAAM]. [ACHTERGRONDINFORMATIE INDIEN NODIG]. 

BRIEFING + OPDRACHTEN

Hier is een link naar de [PROJECTBRIEFING], waar je ook toegang toe hebt via Google Docs. Je opdrachten zijn te vinden in het Asana-project dat [HIER] is gekoppeld. 

CIJFERS

Het geschatte voltooiingspercentage is [#] minuten per stuk, wat je op [#] opdrachten (ongeveer [#]  uur) in totaal brengt voor deze maand. Klinkt dat beheersbaar?

TARIEF

[$] per stuk, wat neerkomt op een iets hoger uurtarief van [$]. Hier is een link naar onze [FACTURERINGSINSTRUCTIES]. 

DEADLINE

[DATUM], [TIJD, TIJDZONE].

OPMERKING

• [PRIORITEIT VOOR DIT PROJECT, INDIEN NODIG]

• Zie [A] en [B] van de briefing voor voorbeelden. 

Laat het me weten als je nog vragen hebt. Als je contact moet opnemen, stuur me dan een bericht in Asana. 

Met vriendelijke groet,

[JOUW NAAM]

3. Maak een systeem om opdrachten te verzenden en te ontvangen

Het verzenden en ontvangen van opdrachten is een groot onderdeel van freelancerbeheer. Om alles soepel te laten verlopen, stel je een standaardproces in dat alle freelancers kunnen gebruiken om hun taken te zien en voltooid werk in te dienen. In Asana kun je bijvoorbeeld een project delen met je freelancers en ze vervolgens taken toewijzen met specifieke deadlines, zodat het glashelder is wat er moet gebeuren en wanneer. 

Met een opdracht-trackersjabloon in Asana hoef je niet vanaf nul te beginnen. Het sjabloon geeft je een gemakkelijke manier om opdrachten vast te leggen, deadlines in te stellen en de voortgang duidelijk te zien.

Het creëren van een systeem voor opdrachtbeheer helpt extra communicatie en werk te voorkomen. In plaats van voor elke nieuwe opdracht afzonderlijke e-mails te sturen, kun je gewoon werk toevoegen en toewijzen in je taakbeheertool. Vervolgens kunnen aannemers hun voltooide werk aan elke taak toevoegen. Als extra bonus geeft dit je ook een overzicht in vogelvlucht van welke taken zijn toegewezen en voltooid, zodat je de voortgang van het project in realtime kunt zien. 

4. Standaardiseer je budgetregistratieproces

Budget bijhouden is een steunpilaar van freelancerbeheer. Je moet aan het begin van elke maand kunnen bepalen hoeveel geld je moet uitgeven en vervolgens freelance werk dienovereenkomstig toewijzen. En aan het einde van de maand is het net zo belangrijk om facturen te vergelijken met je geraamde budget om er zeker van te zijn dat je niet te veel uitgeeft. 

Het creëren van een gestandaardiseerd budgetregistratieproces helpt je om al deze vakjes elke maand aan te vinken. Zo ga je aan de slag: 

1. Bepaal je factureringsfrequentie. Je kunt freelancers bijvoorbeeld tweewekelijks of aan het einde van elke maand facturen laten indienen. Wanneer alle freelancers hun facturen tegelijkertijd indienen, is het gemakkelijker voor je om uitgaven te voorspellen en bij te houden. 

2. Maak een projectbudgetdocument. Dit moet ruimte hebben om de geprojecteerde versus de werkelijke uitgaven voor elke factureringsperiode bij te houden (om de twee weken als freelancers tweewekelijkse facturen indienen of elke maand als ze maandelijkse facturen indienen). 

3. Stuur opdrachten op basis van hoeveel geld je beschikbaar hebt om uit te geven. Dit is eenvoudig te berekenen als je freelancers per deliverable of project betaalt. Als je per uur betaalt, geef dan aan hoeveel uur freelancers moeten werken. 

4. Herinner je freelance-team eraan om hun facturen aan het einde van elke factureringsperiode in te dienen. 

Verzamel facturen en gebruik ze om te documenteren hoeveel je daadwerkelijk hebt uitgegeven, in vergelijking met de geschatte uitgaven in je budget.

5. Beheer relaties met freelancers

Freelancers hebben de flexibiliteit om te kiezen voor welke klanten ze willen werken. Dat betekent dat het in je eigen belang is om een sterke relatie met aannemers te cultiveren - want hoe beter je relatie, hoe meer ze met je willen samenwerken. 

Zo bouw je een goede verstandhouding en vertrouwen op met je freelance Team: 

• Oefen emotionele intelligentie: emotionele intelligentie helpt je te begrijpen hoe anderen zich voelen, zodat je effectiever kunt samenwerken. Wanneer je emotionele intelligentievaardigheden toepast op je interacties met freelancers, kun je communiceren met empathie en na verloop van tijd sterkere relaties opbouwen. 

• Niet micromanagen: freelancers werken volgens hun eigen planning, dus het is niet realistisch om te verwachten dat ze altijd beschikbaar zijn. Het is prima om af en toe te vragen hoe het gaat, maar uiteindelijk moet je erop vertrouwen dat freelancers hun werk op tijd voltooien. 

• Bouw feedback in het proces in: niets is perfect bij de eerste poging. Wanneer je met freelancers werkt, is het belangrijk om minstens één feedbackronde in je workflow in te bouwen. Laat freelancers bijvoorbeeld een eerste concept indienen, zodat je de nodige opmerkingen kunt geven voordat het project verder gaat. 

• Creëer communicatierichtlijnen: wees duidelijk over welke communicatiekanalen freelancers moeten gebruiken, hoe ze contact met je kunnen opnemen en hoe je van plan bent informatie met hen te delen. Je kunt bijvoorbeeld een combinatie van e-mail en instant messaging gebruiken - of alle communicatie consolideren in één projectbeheerplatform. Dit is vooral belangrijk als je een team op afstand beheert en freelancers niet persoonlijk kunt ontmoeten. 

Stel concrete deadlines: Helderheid is extra belangrijk bij het omgaan met freelancers, omdat miscommunicatie tijd en geld kan verspillen voor beide partijen. Wees bij het starten van een project heel duidelijk over wanneer het werk klaar moet zijn en hoe freelancers opdrachten moeten indienen.

Houd je relaties bij: maak een freelancer-database

Wanneer je zoveel inzet in het opbouwen van sterke relaties, is het belangrijk om al die relaties bij te houden. Op die manier kun je gemakkelijk contact opnemen met aannemers met wie je in het verleden hebt gewerkt wanneer er nieuwe projecten binnenkomen. 

Het maken van een freelancer-database helpt je bij het opbouwen en bijhouden van je freelancer-netwerk. Het is een single source of truth waar je iedereen kunt zien met wie je momenteel werkt, personen met wie je in het verleden hebt gewerkt en potentiële nieuwe freelancers met wie je nog niet hebt gewerkt. Zo vind je altijd de juiste persoon voor een bepaalde opdracht. 

Dit moet je opnemen in je freelancer-database: 

• De naam en contactgegevens van elke freelancer 

• Voorkeurstarieven

• Sterke punten en expertisegebieden

• Projecten waaraan ze in het verleden hebben gewerkt

Freelancerbeheer, vereenvoudigd

Het beheren van freelancers hoeft geen ontmoedigend proces te zijn. Zolang je de juiste processen en infrastructuur hebt ingesteld, kun je een gezond freelance team bouwen en onderhouden. Het enige dat nodig is, is een beetje planning en een flinke dosis vertrouwen.