프리랜서 관리 템플릿

프리랜서로 구성된 팀과 함께 일해 본 적이 있다면 프로젝트를 진행하면서 모든 것을 체계적으로 관리하기가 얼마나 어려운지 잘 알 것입니다. 작업물을 전송하고, 전달받고, 피드백을 제공해야 할 뿐만 아니라 청구서를 추적하고, 예산을 지속적으로 검토하고, 프리랜서가 작업물을 기한 내에 제출하도록 해야 합니다. 진행 중인 많은 것들을 신경 쓰다 보면 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지 명확히 파악하기 어렵습니다. 

다행히도, 이처럼 복잡한 프리랜서 관리를 간편하게 만드는 방법이 있습니다. 프리랜서 관리 템플릿을 사용하면 일원화된 공간에서 업무를 추적 및 실행할 수 있습니다. 

프리랜서 관리 템플릿이란? 

프리랜서 관리 템플릿은 프리랜서의 업무를 배정, 수신, 추적할 수 있는 재사용 가능한 가이드입니다. 이 템플릿에는 배정한 작업, 진행 중인 작업, 작업의 담당자 등 프리랜서 팀을 관리할 때 염두에 두어야 하는 모든 정보가 담겨 있습니다. 

프리랜서가 참여하는 프로젝트를 시작할 때마다 이 템플릿을 복사하여 필요한 정보를 입력하기만 하면 중요한 프로젝트를 빠르게 시작할 수 있습니다. 매번 처음부터 다시 시작하지 않아도 되며, 중요한 정보를 놓칠까 봐 걱정하지 않아도 됩니다. 템플릿에 다 담겨 있기 때문입니다. 

디지털 프리랜서 관리 템플릿의 이점

프리랜서 관리는 프리랜서 업무를 정리하는 일에만 그치지 않습니다. 프리랜서 매니저는 프리랜서가 자신의 업무를 쉽게 확인하고 제출할 수 있도록 해야 합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어로 프리랜서 관리 템플릿을 만들면 프리랜서 팀과 쉽게 협업할 수 있습니다. 모든 사람이 어떤 작업을 하고 있는지 확인할 수 있을 뿐만 아니라 프리랜서도 자신이 담당하고 있는 작업과 마감일을 정확히 알 수 있습니다. 완료한 과제를 이메일이나 별도의 도구를 통해 보내는 대신 템플릿에 있는 작업에 직접 첨부할 수 있습니다. 

디지털 프리랜서 관리 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다. 

• 워크플로를 간소화하고 일원화된 공간에서 프리랜서와 직접 협업합니다.

• 모든 업무 요청과 완료된 업무를 전반적으로 파악합니다. 

• 프리랜서가 작업을 완료하고 제출할 시 실시간으로 업데이트를 확인합니다. 

• 작업에 담당자와 마감일을 추가하여 기한이나 책임 업무에 혼란이 발생하지 않도록 합니다. 

• 작업 요약 내용, 작업 범위 등과 같은 Google 문서를 첨부하고 작업에서 바로 업무를 완료합니다.

• 담당자, 마감일, 상태, 유형, 청구 월 등에 따라 업무를 체계적으로 정리합니다. 

• 작업을 배정하거나 업데이트할 시 프리랜서에게 자동으로 알립니다. 

프리랜서 관리 템플릿에 포함해야 하는 내용

성공적인 프리랜서 관리의 핵심은 조직과 커뮤니케이션입니다. 프리랜서가 자신이 담당하는 업무를 파악할 수 있도록 각 독립 계약 당사자가 수행하는 업무를 추적할 수 있는 시스템이 필요합니다. 

이를 위한 최적의 방법은 템플릿에 각 프리랜서를 위한 섹션을 만드는 것입니다. 작업을 배정할 시 각 프리랜서에게 해당하는 섹션에 작업을 추가하면 각자 맡은 업무가 무엇인지 명확하게 나타낼 수 있습니다. 

템플릿에 열을 추가하여 각 작업과 관련하여 다음과 같은 추가 정보를 추적할 수도 있습니다. 

• 작업 설명

• 작업 마감일

• 작업 유형(예를 들어, 프리랜서 작가는 기사, 제품 설명 또는 랜딩 페이지 등을 작성할 수 있습니다)  

• 작업 진행 상태(예: ‘아직 시작하지 않음’, ‘작업 중’ 또는 ‘전달 완료’)

• 프리랜서가 작업에 대한 청구서를 발행하는 방식을 명확히 하기 위한 해당 작업의 청구 월. 

템플릿의 레이아웃을 확정했다면 추가적인 기능을 더하여 팀을 위해 명확한 워크플로를 만들어야 합니다. 예를 들어, 작업을 완료하기 전에 팀이 거쳐야 하는 각 단계를 설명하는 하위 작업을 각 작업에 추가합니다. 프리랜서 작가로 구성된 팀의 경우, 초안 작성하기, 작업물 검토하기, WordPress에 게시하기 등을 작업에 추가할 수 있습니다. 

연동된 기능

• 사용자 지정 필드. 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 지정하고 업무를 정렬 및 필터링할 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 우선순위와 상태부터 이메일 또는 전화 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

• 승인. 단순히 작업을 완료하는 것만이 아니라 결과물이 승인되었는지 여부를 파악해야 할 때가 있습니다. 승인은 Asana의 특별한 작업 유형으로 작업을 ‘승인’, ‘변경 요청’ 혹은 ‘거절’할 수 있는 옵션이 있습니다. 이렇게 승인 상태를 표시하면 작업 소유자가 취해야 할 조치와 업무 승인 여부를 명확하게 파악할 수 있습니다. 

• 교정. 교정 기능을 사용하면 이미지에 구체적이고 실행 가능한 피드백을 남길 수 있습니다. 이미지와 PDF에 직접 주석을 남기면 팀이 업무를 완료하기 위해 무엇을 해야 하는지 정확하게 파악할 수 있습니다. 그런 다음, 하위 작업에서 해당 피드백을 추적하면 실행 과제를 놓치지 않고 관리할 수 있습니다. 궁극적으로, 교정 기능을 사용하면 크리에이티브 작업에 대한 피드백을 주고받는 프로세스가 더 원활해집니다.

• 자동화. 수작업을 자동화하여 팀이 바쁜 업무에 들이는 시간을 줄이고 본연의 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 하세요. Asana의 규칙은 트리거와 액션에 기반을 두고 있습니다. 본질적으로 'X가 발생하면 Y를 하라'는 의미입니다. 규칙을 사용하여 자동으로 업무를 배정하고, 마감일을 조정하고, 사용자 지정 필드를 설정하고, 이해관계자에게 알리세요. 임시 자동화부터 전체 워크플로까지, 규칙에 따라 많은 업무가 자동화되므로 팀은 숙련된 전략적 업무에 더 많은 시간을 집중적으로 쓸 수 있습니다.

추천 앱

• Google Workplace. Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용해 Asana의 작업에 바로 파일을 첨부하세요. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Dropbox. Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

• Adobe Creative Cloud. 크리에이티브 팀은 디자인에 집중할 수 있을 때 최고의 역량을 발휘합니다. Asana와 Adobe Creative Cloud 연동을 사용하면 크리에이티브 팀과 디자인팀이 Photoshop, Illustrator 또는 InDesign을 나가지 않고도 업무를 시작하는 데 필요한 정보에 손쉽게 액세스하고, 검토자와 승인자에게 피드백을 받고, 최종 애셋을 전달할 수 있습니다. Adobe Creative Cloud를 나가지 않고도 신규 작업을 확인하고, 디자인을 공유하고, XD 공유 링크를 삽입하고, Asana에서 전달된 피드백을 반영하세요.

• Figma. 팀은 Figma를 사용하여 사용자 흐름, 와이어프레임, UI 목업, 시제품 등을 생성할 수 있습니다. 이제 이러한 디자인을 Asana에 추가하여 팀이 관련 프로젝트 문서에서 최신 디자인 작업물을 참조할 수 있습니다. 또한, 스크린샷과 달리 라이브 임베드는 디자인 파일의 변경 내용이 실시간으로 반영되어 정확한 파일을 찾고 이미지를 업데이트하는 번거로움을 덜어줍니다.

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