팀 커뮤니케이션을 개선하는 방법: 6가지 전략과 팁

커뮤니케이션 스타일은 리더로서의 자질을 나타냅니다. 크리에이티브 프로젝트를 진행하면서 팀을 지원하고 편안한 분위기를 조성하나요? 아니면 팀원들이 효율적으로 일하고 성공적인 결과물을 만들어 낼 수 있도록 더 강하게 지시하나요? 커뮤니케이션 스타일에는 여러 가지가 있으며, 효과적으로 커뮤니케이션하지 못하면 성과와 사기가 저하될 수 있습니다.

팀 커뮤니케이션은 매우 중요하지만, 다행히도 좋은 팀 커뮤니케이션 관행을 개발하는 것은 쉽습니다. 프로젝트 매니저는 팀원들이 서로 소통하는 방식을 설정할 수 있습니다. 현재 커뮤니케이션에 어려움을 겪고 계신다면 걱정하지 마세요. 커뮤니케이션 스타일은 고정된 것이 아니며, 이 기사에서는 팀이 커뮤니케이션 모범 사례를 구현할 수 있는 방법에 대한 기본 사항을 다룹니다. 그럼 방법을 알려드리겠습니다.

팀 커뮤니케이션이 왜 중요한가요?

강력한 커뮤니케이션은 직장에서 하는 모든 일의 원동력입니다. 프로젝트 품질, 이해관계자 관계, 고객 만족도를 추적하여 팀이 서로 얼마나 잘 소통하는지 확인할 수 있습니다. 

커뮤니케이션이 원활하면 의사결정이 효과적이고, 팀원들의 참여도가 높아지며, 프로젝트가 성공할 수 있습니다. 반면에, 팀 내 커뮤니케이션이 원활하지 않으면 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.

• 업무의 불균형 또는 중복 

• 범위 변동

• 실망스러운 프로젝트 결과

• 고객 불만족

• 불만족스러운 고객 피드백

• 높은 팀원 이직률

• 스트레스가 심한 환경

• 팀원 참여도 낮음

팀 커뮤니케이션을 개선하려면 솔선수범 해야 합니다. 마음 챙김을 실천하고 팀원들에게 투명하게 행동하세요. 팀원의 질문에 적극적으로 답변하고, 결정을 내리는 이유에 대한 맥락을 제공하세요. 효과적인 커뮤니케이션은 쉽지 않지만, 열린 대화의 문화를 조성하면 건전한 업무 환경을 조성할 수 있습니다. 

팀 커뮤니케이션의 5가지 유형은 무엇인가요?

팀이 소통하는 방법은 여러 가지가 있습니다. 성과가 뛰어난 팀을 구축하려면 5가지 커뮤니케이션 양식을 모두 알아야 합니다. 이 차트를 사용하여 팀이 개선할 수 있는 커뮤니케이션 영역을 식별하세요. 

1. 언어적 커뮤니케이션: 언어적 커뮤니케이션은 팀원 간의 상호 작용에서 가장 중요한 부분입니다. 팀이 대면, 전화 또는 화상 회의로 대화하는 경우, 이러한 대화는 한 사람이 다른 사람을 인식하는 데 결정적인 요소가 될 수 있습니다. 언어적 커뮤니케이션은 팀원들이 자신의 생각을 표현할 수 있는 최고의 기회를 제공합니다. 

2. 비언어적 커뮤니케이션: 비언어적 커뮤니케이션에는 신체 언어, 표정, 목소리 톤 등이 포함됩니다. 많은 사람들이 비언어적 커뮤니케이션이 관계에 미치는 영향을 인지하지 못합니다. 그러나 사실, 모든 커뮤니케이션의 절반 이상이 비언어적이므로 비언어적 신호에 주의를 기울이는 것이 중요합니다.

3. 서면 커뮤니케이션: 서면을 통해 커뮤니케이션하는 방식을 쉽게 제어할 수 있습니다. 팀은 이메일, 프로젝트 관리 툴, 메시징, 설문 조사 또는 리뷰를 포함한 모든 서면 커뮤니케이션 채널을 통해 효과적으로 커뮤니케이션한다는 공통의 목표를 가져야 합니다. 글쓰기를 통해 자신을 표현하는 방법을 아는 것은 팀과 청중에게 도움이 될 수 있습니다. 

4. 시각적 커뮤니케이션: 시각적 커뮤니케이션은 슬라이드나 동영상을 통해 정보를 공유하는 팀 미팅이나 교육에서 중요합니다. 시각 자료의 장점은 다른 사람에게 메시지를 제시하기 전에 생각할 시간을 가질 수 있다는 것입니다. 공유하기 전에 선택한 시각 자료가 팀이 전달하려는 내용을 이해하는 데 도움이 되는지 고려하세요. 

5. 경청: 경청을 커뮤니케이션으로 생각하지 않을 수 있지만, 경청 없이는 효과적인 커뮤니케이션이 불가능합니다. 경청은 다른 사람이 말하는 것을 듣는 방법입니다. 특히 적극적인 경청은 의사소통 당사자에게 여러분이 참여하고 있으며 그들이 하는 말에 주의를 기울이고 있음을 보여주기 때문에 건강한 업무 환경을 조성합니다.

팀 커뮤니케이션 스킬을 쌓는 6가지 전략

직장에서 팀 커뮤니케이션을 개선하기 위해 사용할 수 있는 다양한 전략이 있습니다. 팀이 원격으로 근무하든 사무실에서 근무하든, 이러한 실행 단계는 직위나 순위에 관계없이 팀 협업을 촉진하고 건강한 관계를 육성합니다. 

1. 갈등을 신속하게 해결하세요

직장에서의 갈등은 사소한 일에서 시작되어 중요하지 않은 것처럼 보일 수 있습니다. 예를 들어, 한 팀원이 마감일을 변경할 수 있으며, 이는 다른 팀원이 프로젝트의 일부에 할애할 시간이 적음을 의미합니다. 첫 번째 팀원이 다른 팀원에게 사과하면 모든 것이 괜찮아 보입니다. 하지만 첫 번째 팀원이 계속해서 마감일을 변경하고 두 번째 팀원이 업무에 미치는 영향을 알리지 않았다면 두 번째 팀원은 분개하고 좌절할 수 있습니다. 팀원들이 갈등을 신속하게 해결하지 못하면 긴장이 고조되고 업무 성과가 저하됩니다.

팁: 팀원들이 문제를 신속하고 직접적으로 해결할 수 있도록 갈등 해결 전략을 가르쳐 주세요. 이렇게 하면 작은 문제가 큰 문제로 이어지지 않습니다. 

2. 참여를 장려하세요

미세하게 관리받는 것을 좋아하는 사람은 없지만, 지침이나 팀 협업이 없으면 팀원들의 참여도가 떨어질 수 있습니다. 매니저로서 팀원들이 창의적인 자유를 누릴 수 있도록 격려하는 것이 중요합니다. 

브레인스토밍 세션과 주간 워크숍을 통해 팀과 정보와 아이디어를 교환해 보세요. 팀에 아이디어를 요청할 뿐만 아니라 각 아이디어를 소중히 여긴다는 것을 보여주세요. 이렇게 하면 팀원들이 여러분이 그들을 지원한다는 확신을 가질 수 있습니다. 

팁: 주간 미팅을 예약하여 모든 사람이 진행 중인 업무를 공유하고 필요한 경우 질문할 수 있도록 하세요. 미팅은 중요한 집중 시간을 방해하지 않으면서도 팀의 참여를 유도할 수 있는 좋은 방법입니다.

3. 상향식 커뮤니케이션을 장려하세요

팀 구조의 하단에 있는 팀원은 편안하게 의견을 말하고 아이디어를 공유하지 못할 수 있습니다. 상향식 커뮤니케이션을 장려하면 모든 직급의 팀원이 아이디어를 브레인스토밍하고 의견을 전달하도록 격려할 수 있습니다. 팀과 신뢰와 사기를 형성하고 프로젝트에 대한 소유권을 부여하여 이러한 유형의 커뮤니케이션을 촉진할 수 있습니다.

팁: 팀원들이 편안하게 의견을 제시할 수 있도록 격려가 필요할 수 있습니다. 팀원들이 아이디어, 의견, 피드백을 공유하는 데 익숙해지도록 요청하세요. 팀 미팅, 설문 조사, 일대일 대화, 제안함 형식 등 다양한 환경에서 팀원들을 격려하세요.

4. 투명성을 위해 노력하기

커뮤니케이션이 원활한 직장은 팀원들이 투명성을 우선시하는 직장입니다. 팀원들이 서로에게 솔직할 수 있다면 의사소통의 오류와 그에 따른 위험을 줄일 수 있습니다. 

리더로서 투명성을 유지하는 한 가지 방법은 비즈니스 성과에 대해 솔직하고 정보가 발생할 때마다 공개하는 것입니다. 또한 팀원들이 자신의 역량을 향상할 수 있도록 필요하다고 생각되는 경우 건설적인 비판을 제공해야 합니다. 가장 중요한 것은 일상 업무를 큰 목표와 연결하는 것입니다. 팀원에게 맥락을 제공하고 업무가 중요한 이유를 보여주면 동기를 부여하고 팀의 소중한 일원으로 느끼게 할 수 있습니다.

팁: 투명성과 과도한 공유는 다릅니다. 예를 들어, 회사가 연간 매출 목표를 달성했는지 여부를 팀원들이 알 수 있다면 유용하지만, 이번 주에 발생한 CEO와의 개인적인 문제를 공유할 필요는 없습니다. 팀 헌장 템플릿 을 사용하면 이러한 목표를 문서화하고, 책임을 명확히 하며, 프로젝트가 진행됨에 따라 모든 구성원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있습니다.

5. 일대일 미팅 일정 잡기

팀 커뮤니케이션은 그룹 환경과 개별 상호 작용에서 이루어집니다. 팀원들이 상호작용할 때 각 경험에서 얻은 에너지를 그룹에 다시 불어넣습니다. 

정기적인 일대일 미팅은 문제를 해결하고 팀원의 안녕을 확인할 수 있는 기회입니다. 팀이 자유롭게 대화할 수 있는 공간을 제공하면 팀은 더 많은 자신감을 가질 것입니다. 또한 팀원들이 서로 일대일 미팅을 예약하도록 권장하여 서로를 알아가고 협력 관계를 구축할 수 있도록 할 수 있습니다.

팁: 관리자로서 상담사의 역할을 맡을 필요는 없지만, 팀원들의 상태에 관심을 기울여야 합니다. 팀원이 감정적으로 어려움을 겪고 있다면, 더 건강한 상태로 직장으로 돌아올 수 있도록 휴가를 제공할 수 있는지 확인하세요. 

6. 일관된 피드백을 제공하세요

팀 커뮤니케이션의 중요한 부분은 성과에 대한 피드백입니다. 팀원들이 동기를 부여받고 참여를 유지하려면 자신의 성과에 대해 확신을 가져야 합니다. 일대일 미팅에서 팀원에게 피드백을 제공하고 성장 가능성에 대해 논의하세요. 팀원들에게 리더에 대한 피드백이 있는지 물어볼 수도 있습니다.

팁: 팀 멤버가 직접 피드백을 주는 것이 항상 편하지 않을 수 있습니다. 팀 리더로서의 성과에 대해 팀의 솔직한 의견을 얻을 수 있도록 익명 설문 조사를 실시하는 것이 좋습니다.

팀 커뮤니케이션 스타일 4가지

팀원들이 소통하는 방식을 파악하면 팀 전체를 관리하는 데 도움이 됩니다. DiSC 프로파일은 개인의 주요 커뮤니케이션 스타일을 지배적, 영향력 있는, 성실한, 안정적인 것으로 분류하는 성격 및 행동 평가입니다.

커뮤니케이션 스타일은 복잡하며, 팀원들은 네 가지 스타일 중 하나 이상의 특성을 가질 수 있습니다. 그러나 각 개인의 주요 스타일을 이해하고 그에 맞게 커뮤니케이션을 조정하면 강력한 팀을 구축하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 

지배형

지배적인 커뮤니케이션 스타일을 가진 팀원은 강렬하고 효율적이며 결과에 집중합니다. 이들은 경쟁심이 강하고 성공에 대한 동기가 강하기 때문에 쉽게 알아볼 수 있습니다. 이들은 타고난 팀 리더이지만, 조급하고 자신감이 과도하다는 약점이 있습니다.

팁: 지배적인 팀원에게 업무에 대한 동기를 부여할 수 있도록 과제를 부여하되, 팀과 회사의 미션에 항상 집중하도록 상기시켜 주세요. 

영향력 있는 사람

영향력 있는 커뮤니케이션 스타일을 가진 팀원은 그룹의 사교 담당자입니다. 이들은 다른 사람들을 매혹하고 활기차고 매력적인 환경을 조성하는 방법을 알고 있습니다. 영향력 있는 팀원은 사람들과 대화하는 것을 즐기기 때문에 고객 및 고객 관계에서 성공할 것입니다. 

팁: 인플루언서 유형의 팀원에게는 그들의 역량에 맞는 작업을 배정하여 집중력을 잃지 않도록 하세요. 다른 사람의 방해가 되지 않도록 하면서 자신의 역할을 표현할 수 있도록 하세요. 

책임감 있는

성실한 커뮤니케이션 스타일을 가진 팀원은 높은 성과를 내는 사람입니다. 이러한 팀원은 실수 없이 업무를 수행하기 위해 열심히 노력하고 지식을 늘리기 위해 최선을 다합니다. 책임감 있는 팀원은 자신의 성과를 통제할 수 있도록 독립적으로 일하는 것을 선호할 수 있습니다.

팁: 이러한 팀원들은 객관적인 리더십을 선호하는 경향이 있으므로 의사소통의 혼란이 발생할 여지가 없습니다. 책임감 있는 팀원이 뛰어난 능력을 발휘할 수 있는 프로젝트를 배정하세요. 명확한 지침과 측정 가능한 피드백을 제공하세요. 

안정형

안정적인 커뮤니케이션 스타일을 가진 팀원은 업무 환경에서 일관성과 안정성을 중시합니다. 도전을 즐기는 지배형 팀 멤버와 달리, 안정형 팀 멤버는 고객 서비스나 IT 분야에서 보다 예측 가능한 역할을 선호할 수 있습니다. 편안한 업무 환경은 안정형 커뮤니케이션 스타일의 팀원이 편안하고 평화롭게 느끼도록 해줍니다.

팁: 안정형 팀원에게 안정적인 업무 환경을 제공하세요. 변경 사항이 발생하면 가능할 때마다 점진적으로 전달하세요. 이러한 팀원의 의견을 적극적으로 경청하여 팀원이 의견을 받아들여진다고 느끼도록 하고, 복잡한 작업에 대해 명확한 지침을 제공하여 질문이 남아 있지 않도록 하세요.

팀워크를 촉진하는 팀 커뮤니케이션 툴

원격 근무가 전 세계적으로 점점 더 보편화되고 있으며, 이는 많은 팀 커뮤니케이션이 온라인으로 이루어짐을 의미합니다. 하지만 사무실에서 일하더라도 팀 커뮤니케이션 툴을 사용하여 정보를 공유하고 워크플로를 간소화할 수 있습니다.

다음과 같은 모든 팀 커뮤니케이션 툴을 사용할 수 있습니다. 

• 메시징 및 채팅: 인스턴트 메시징 및 채팅 앱을 사용하여 프로젝트에 대해 논의하고 실시간으로 질문할 수 있습니다.

• 파일 공유: 파일 공유 앱을 사용하면 팀원 간에 문서를 전송할 필요 없이 문서를 공유할 수 있습니다.

• 화상 회의: 화상 회의는 서로 다른 위치나 시간대에서 근무하는 경우 팀원들을 직접 만날 수 있는 좋은 방법입니다. 

• 문서 편집: 온라인 문서 편집을 사용하면 문서를 자동으로 공유하고 저장할 수 있습니다. 다른 팀원이 문서를 보고 편집할 수 있으므로 팀이 문서에서 협업할 수 있습니다.

• 프로젝트 관리: 프로젝트 관리 툴 없이는 팀과 강력한 커뮤니케이션을 유지할 수 없습니다. Asana 와 같은 프로젝트 관리 툴은 작업 관리, 목표 설정, 피드백, 파일 공유 등을 제공합니다.

업무를 저장, 공유, 참조할 수 있다면 팀은 직장에서 더 명확성을 확보할 수 있고 커뮤니케이션이 더 쉬워질 것입니다. 

팀 커뮤니케이션으로 직원 참여도 높이기

팀원 간의 더 나은 커뮤니케이션을 위해서는 모범을 보여야 합니다. 팀 멤버들이 목소리를 내고 참여를 독려하면 팀 멤버들이 더 많은 의견을 제시하고 참여할 것입니다. Asana와 같은 팀 커뮤니케이션 툴은 협업을 위해 설계되었으며, 성공으로 이어지는 건강한 습관을 형성하는 데 도움이 될 수 있습니다.