フリーランス管理テンプレート

複数のフリーランスで構成されるチームと仕事をする場合、すべてを整然と進めるのはなかなか大変です。仕事の依頼や受理、フィードバックの提供はもちろん、請求書の追跡や予算管理を行いながら、フリーランスのメンバーたちに締め切りどおりに納品してもらわなければなりません。こうして進行中の多くのタスクをあれこれさばいていると、誰が何をしているのか明確に把握するのが難しくなります。

しかし、この複雑なプロセスをシンプルにする方法があります。フリーランス管理テンプレートを使えば、仕事の管理および実行を 1 か所でまとめて行えるのです。

フリーランス管理テンプレートとは？

フリーランス管理テンプレートは、フリーランスへの仕事の発注と受領、追跡に役立つひな形で、何度も繰り返し使用できます。このテンプレートには、何を依頼したか、何が進行中か、誰がどの仕事を請け負っているかといった、フリーランスチームを管理する際に知っておくべき情報が、すべて盛り込まれています。

フリーランスが関わるプロジェクトを開始する際は毎回、テンプレートをコピーして必要な情報を記入しましょう。テンプレートには必要なステップが最初から備わっているため、一から始める必要はなく、重要な情報を見落とす心配もありません。

フリーランス管理用のデジタルテンプレートを使用するメリット

フリーランス管理では、発注する側 (使用者) が仕事を整理するだけでなく、仕事を請け負ったフリーランスも、自分の仕事を簡単に確認し、成果物を納品できるようにする必要があります。プロジェクト管理ソフトウェアを使ってフリーランス管理テンプレートを作成すれば、発注者とフリーランスチームの双方にとって、コラボレーションが容易になります。使用者はフリーランスの担当している仕事を管理でき、フリーランス側も自らの担当業務と仕事の期日を正確に把握できるためです。さらに、完成した成果物をテンプレートのタスクに直接添付して納品すれば、メールをはじめ別のツールを使う必要もありません。

フリーランス管理のデジタルテンプレートを使うと、次のことが可能になります。

• ワークフローを合理化し、1 か所でフリーランスと直接コラボレーションする。

• 仕事の出入り、つまり依頼と納品の全容を俯瞰的に把握する。

• フリーランスが仕事を完了し、納品するのに合わせて、リアルタイムで最新状況を確認する。

• タスクに担当者と期日を追加して、締め切りや仕事内容に混乱が生じないようにする。

• 依頼内容のブリーフなどの Google ドキュメント、仕事のスコープに関する文書、完成した成果物を直接タスクに添付する。

• 担当者、期日、ステータス、タイプ、請求月などに応じて仕事を整理する。

• タスクの割り当てや更新について、フリーランスに自動で通知する。

フリーランス管理テンプレートに含めるべき情報

フリーランス管理の成功のカギは、整理整頓とコミュニケーションです。そこで必要になるのが、フリーランスに依頼し、進行中の仕事を追跡するシステムですが、これは発注者がフリーランスの仕事を把握するためだけでなく、フリーランス自身が自分の担当の仕事を確認できるものでなくてはなりません。

そこで、テンプレートにフリーランスごとのセクションを設けるのがおすすめです。仕事の依頼時は、各チームメンバーのセクションにタスクを追加するだけで、それぞれが担当する仕事が明確になります。

また、列を作成して、依頼した仕事の追加情報を追跡することもできます。たとえば次のような追加情報を追跡できます。

• 依頼内容の説明

• 依頼した仕事の納期

• 仕事のタイプ (例: フリーランスライターに執筆を依頼する場合なら、記事、製品説明、ランディングページなど)

• 「開始前」「進行中」「納品済み」など、仕事のステータス

• 仕事の請求月とフリーランスが請求書を発行する明確な手順

テンプレートの構成を決めたら、さらに細かい情報を追加して、チームのために明確なワークフローを作成します。たとえば、サブタスクをそれぞれの仕事に追加し、仕事を完了するためにチームが取るべき各ステップを提示します。フリーランスライターのチームであれば、ドラフトの作成、原稿のレビュー、WordPress での公開などが依頼内容に含まれるでしょう。

組み込まれている機能

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、作業のタグ付け、ソート、絞り込みに最適な手段です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが一目でわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• 承認リクエスト: タスクを完了させるだけでなく、成果物が承認されたかどうかを確認しなければならない時もあります。承認リクエストとは、タスクを「承認」「差し戻し」「却下」するオプションが備わった、Asana の特別なタスクです。これにより、タスクの担当者は、どのようなアクションを取るべきか、自分の仕事が承認されたかどうかをはっきりと把握できるようになります。

• 校正: 校正機能を使うと、具体的なアクションが伝わるフィードバックを画像に簡単に記載できます。画像や PDF に直接注釈を入れて、仕事を完了させるために必要な作業をチームに明確に伝えましょう。さらにサブタスクでフィードバックを追跡すれば、アクションアイテムの見落としもありません。校正機能を使用することで、クリエイティブのフィードバックをよりスムーズにやり取りできるので、ストレスが軽減されます。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な作業に取り組む時間を取り戻せます。

おすすめのアプリ

• Google Workplace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Adobe Creative Cloud: クリエイティブチームが最高の仕事をするには、デザイン作業に集中できることが重要です。Asana と Adobe Creative Cloud を連携すれば、クリエイティブチームやデザインチームは、仕事の開始に必要な情報の入手も、レビュアーや承認者からのフィードバックの受け取りも、仕上がったアセットの提出も、すべて Photoshop、Illustrator、InDesign を離れることなく行えます。新しいタスクを確認する、デザインを共有する、Adobe XD 共有リンクを埋め込む、Asana で受け取ったフィードバックを反映させるといったあらゆる作業を Adobe Creative Cloud の中で実行できます。

• Figma: Figma ではユーザーフロー、ワイヤーフレーム、UI モックアップ、プロトタイプなどをデザイン設計できます。これらのデザインを Asana に埋め込むことで、関連のプロジェクトドキュメントの文脈で最新のデザインワークを参照できます。さらに、スクリーンショットとは異なり、ライブの埋め込みオブジェクトであるため、デザインファイルで行われた変更がリアルタイムで反映されます。該当するファイルを探して画像を更新するという余分な手間を省けます。

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