Szablon do zarządzania freelancerami

Jeśli pracujesz z zespołem freelancerów, wiesz, że organizacja działań może być wyzwaniem. Musisz wysyłać i odbierać zadania, a także przekazywać informacje zwrotne. Do tego dochodzi śledzenie faktur, monitorowanie budżetu i pilnowanie terminowego przesyłania pracy przez freelancerów. Przy tak wielu zmiennych trudno jest mieć jasność co do tego, kto i czym się zajmuje. 

Jednak nie musi to być aż tak skomplikowane. Za pomocą szablonu zarządzania freelancerami możesz śledzić oraz wykonywać pracę w jednym, centralnym miejscu. 

Czym jest szablon do zarządzania freelancerami?

Szablon do zarządzania freelancerami to przewodnik do wielokrotnego użytku, który ułatwia przypisywanie, odbieranie i śledzenie pracy freelancerów. Zawiera on wszystkie informacje, które należy wziąć pod uwagę podczas zarządzania zespołem freelancerów, takie jak przypisane i wykonywane zadania, a także pracujące nad nimi osoby. 

Po każdym rozpoczęciu projektu z udziałem freelancerów możesz skopiować szablon, dodać do niego wymagane dane i skupić się na realizacji przedsięwzięcia. Nie musisz zaczynać od początku ani obawiać się pominięcia ważnych informacji. Wszystkie będą dostępne w Twoim szablonie. 

Korzyści z cyfrowego szablonu zarządzania freelancerami

Zarządzanie freelancerami nie polega tylko na organizowaniu swojej części pracy – musisz także upewnić się, że współpracownicy mogą łatwo sprawdzić i przesłać swoje zlecenia. Utworzenie szablonu zarządzania freelancerami w oprogramowaniu do zarządzania projektami ułatwia współpracę w ramach zespołu freelancerów. Nie tylko możesz zobaczyć wszystkie pracujące osoby, ale również freelancerzy będą mogli sprawdzić zakres swoich obowiązków i termin ich realizacji. Będą mogli nawet dołączyć wykonane zlecenia bezpośrednio do zadań w szablonie, zamiast wysyłać je pocztą e-mail lub za pomocą osobnego narzędzia. 

Dzięki cyfrowemu szablonowi do zarządzania freelancerami możesz: 

• Uprościć przepływ prac i bezpośrednio współpracować z freelancerami w jednym miejscu.

• Uzyskać ogólny przegląd wszystkich trwających i przyszłych zleceń. 

• Zobaczyć aktualizacje w czasie rzeczywistym po dostarczeniu zlecenia przez freelancera. 

• Dodawać do zadań osoby odpowiedzialne oraz daty wykonania, aby uniknąć nieporozumień dotyczących terminów i zakresu obowiązków. 

• Dołączać bezpośrednio do zadań Dokumenty Google, takie jak briefy zleceń, dokumenty zakresu pracy oraz ukończoną pracę.

• Porządkować pracę na podstawie osób odpowiedzialnych, dat wykonania, statusów, typów, miesiąca rozliczeniowego i wielu innych parametrów. 

• Automatycznie powiadamiać freelancerów po przypisaniu lub zaktualizowaniu zadania. 

Co powinien zawierać szablon do zarządzania freelancerami?

Udane zarządzanie freelancerami opiera się na organizacji i komunikacji. Potrzebujesz systemu do śledzenia zleceń realizowanych przez każdego niezależnego wykonawcę, aby nie tylko wiedzieć, czym się zajmują, ale również aby mieli jasność co do zakresu swoich obowiązków.

Najlepszą metodą jest utworzenie w szablonie sekcji dla każdego freelancera. Następnie podczas przypisywania pracy dodaj zadania w odpowiedniej sekcji każdego członka zespołu, aby wszyscy wiedzieli, nad czym powinni pracować. 

Możesz także utworzyć kolumny do śledzenia dodatkowych informacji na temat każdego zlecenia, takich jak: 

• Opis zlecenia.

• Termin zlecenia.

• Typ zlecenia (na przykład artykuł, opis produktu lub witryna internetowa). 

• Status zlecenia, taki jak „Nierozpoczęte”, „W toku” lub „Dostarczone”.

• Miesiąc rozliczeniowy zlecenia, aby freelancerzy jasno wiedzieli, kiedy mają wystawić fakturę. 

Po przygotowaniu układu szablonu dodaj dodatkowe funkcje, aby utworzyć czytelny przepływ pracy dla swojego zespołu. Możesz na przykład dodać podzadania do poszczególnych zleceń, dzięki czemu zespół będzie wiedział, jakie kroki musi wykonać przed ukończeniem pracy przez freelancerów. W przypadku zespołu freelancerów piszących teksty zleceniami mogą być: utworzenie szkicu, sprawdzenie pracy i opublikowanie artykułu w WordPress. 

Zintegrowane funkcje

• Pola niestandardowe. Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Zatwierdzenia. Czasami nie wystarczy tylko wykonać zadanie – musisz wiedzieć, czy produkt końcowy jest zatwierdzony, czy nie. Zatwierdzenia to specjalny rodzaj zadań w Asanie, w których dostępne są opcje „Zatwierdź”, „Zażądaj zmian” lub „Odrzuć”. W ten sposób właściciele zadań otrzymują jasne instrukcje, jakie działania powinni podjąć i czy ich praca została zatwierdzona, czy nie. 

• Adnotowanie. Adnotowanie ułatwia dodawanie konkretnych, wykonalnych informacji zwrotnych na obrazach. Możesz bezpośrednio adnotować obrazy i pliki PDF, aby Twój zespół wiedział, co musi zrobić na drodze do wykonania swojej pracy. Następnie możesz śledzić te informacje zwrotne w podzadaniach, aby nie pominąć żadnego z nich. Dzięki adnotowaniu proces dawania i odbierania konstruktywnych informacji zwrotnych jest prostszy i mniej frustrujący.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i akcje, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Adobe Creative Cloud. Zespoły kreatywne skutecznie wykonują swoją pracę, gdy mogą skupić się na projektowaniu. Dzięki integracji Asana dla Adobe Creative Cloud zespoły kreatywne i projektowe mogą łatwo uzyskać dostęp do informacji potrzebnych do rozpoczęcia pracy, otrzymywać informacje zwrotne od recenzentów oraz osób zatwierdzających, a także dostarczać finalne wersje materiałów – a wszystko to bez konieczności wychodzenia z programu Photoshop, Illustrator czy InDesign. Wyświetlaj nowe zadania, udostępniaj projekty, osadzaj linki do udostępniania plików XD i nanoś zmiany na podstawie komentarzy w Asanie – a wszystko to bez wychodzenia z Adobe Creative Cloud.

• Figma. Zespoły używają aplikacji Figma do tworzenia przepływów użytkowników, modeli szkieletowych, makiet interfejsu użytkownika, prototypów i nie tylko. Teraz możesz osadzić te projekty w Asanie, aby umożliwić zespołowi dostęp do najnowszych projektów graficznych w kontekście, wraz z powiązaną dokumentacją projektową. W przeciwieństwie do zrzutów ekranu, pliki osadzone na żywo aktualizują się w czasie rzeczywistym, odzwierciedlając zmiany wprowadzone w projekcie, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na szukanie odpowiednich plików ani aktualizowanie obrazów.

Często zadawane pytania