Modelo de gestão de freelancers

Todos os que trabalham com uma equipe de freelancers sabem como pode ser difícil manter tudo organizado. É preciso enviar, receber e dar feedback sobre as tarefas e, além disso, manter o controle de faturas, monitorar o orçamento e se assegurar de que os freelancers enviem os trabalhos dentro do prazo. Com tantos aspectos dinâmicos a controlar, é difícil ver claramente quem está fazendo o quê. 

Mas não precisa ser complicado. Com um modelo de gestão de freelancers, é possível acompanhar e executar as tarefas desde um local centralizado. 

O que é um modelo de gestão de freelancers? 

Trata-se de um guia reutilizável que ajuda a atribuir, receber e acompanhar o trabalho dos freelancers. Ele contém todas as informações que precisam ser consideradas ao administrar uma equipe de freelancers, como o que foi atribuído, o que está em andamento e quem está trabalhando em cada tarefa. 

Sempre que iniciar um projeto que envolva freelancers, basta copiar o seu modelo, preencher as informações necessárias e começar a trabalhar na iniciativa. Não é preciso começar do zero ou se preocupar em deixar passar informações importantes. Tudo já estará estruturado para você. 

Benefícios de um modelo digital de gestão de freelancers

A gestão de freelancers não trata apenas de organizar a sua parte do trabalho; também é preciso se assegurar de que os prestadores de serviços consigam ver as suas atribuições e entregar os trabalhos com facilidade. Criar o seu modelo de gestão de freelancers em um software de gestão dá a você e à sua equipe de freelancers a capacidade de colaborar com mais facilidade. Não só você poderá ver no quê cada pessoa está trabalhando, mas os seus freelancers também verão exatamente por quais tarefas são responsáveis e qual é a data de conclusão. Eles podem até anexar os resultados dos seus trabalhos finalizados diretamente às tarefas do seu modelo para não precisar enviar por e-mail ou pôr em uma ferramenta separada. 

Com um modelo digital de gestão de freelancers, é possível: 

• Agilizar o seu fluxo de trabalho e colaborar diretamente com freelancers em um local centralizado.

• Ter uma visão geral de todas as atribuições feitas ou recebidas. 

• Receber atualizações em tempo real, à medida que os freelancers concluem e enviam os trabalhos. 

• Adicionar responsáveis e datas de conclusão às tarefas, para que não haja confusão em relação a prazos ou responsabilidades. 

• Adicionar diretamente às tarefas itens dos Documentos Google, como briefs de atribuição, documentos relacionados ao escopo do trabalho e trabalhos concluídos.

• Organizar o trabalho de acordo com responsável, data de conclusão, status, tipo, mês de cobrança, entre outros. 

• Notificar os freelancers automaticamente ao atribuir ou atualizar uma tarefa. 

O que incluir no seu modelo de gestão de freelancers

Para obter sucesso ao fazer a gestão de freelancers, é preciso ter bons processos de organização e comunicação. Para isso, utilize um sistema para acompanhar as tarefas em que cada prestador de serviços independente está trabalhando, não apenas para que você saiba quais são as responsabilidades deles, mas também para que os próprios freelancers saibam pelo quê são responsáveis. 

A melhor maneira de fazer isso é criando uma seção para cada freelancer no seu modelo. Depois, quando for atribuir o trabalho, adicione tarefas à seção de cada membro da equipe, para que tenha clareza quanto ao que deve fazer. 

Também pode ser boa ideia criar colunas para acompanhar informações adicionais sobre cada tarefa, como: 

• A descrição da tarefa.

• O prazo da tarefa.

• O tipo de atribuição (por exemplo: os escritores freelancers podem trabalhar em artigos, descrições de produto ou páginas de entrada). 

• O status da atribuição, como “não iniciada”, “em andamento” ou “entregue”.

• O mês de cobrança da atribuição, para esclarecer como os freelancers devem faturar os trabalhos. 

Depois de finalizar o layout do seu modelo, adicione outros recursos para criar um fluxo de trabalho claro para a sua equipe. Por exemplo, adicione subtarefas para atribuições individuais que detalhem cada etapa que a sua equipe precisa realizar antes que o trabalho do freelancer esteja concluído. Para uma equipe de escritores freelancers, as atribuições podem ser criar um rascunho inicial, revisar o trabalho e publicar no WordPress. 

Recursos integrados

• Campos personalizados. Os campos personalizados são a melhor maneira de marcar, ordenar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados específicos para monitorar qualquer tipo de informação: prioridade, status, e-mail, número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, de maneira a saber o que deve ser feito primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Aprovações. Às vezes, não basta concluir uma tarefa — você precisa saber se o trabalho entregue é aprovado ou não. As Aprovações são um tipo especial de tarefa na Asana que oferece as opções de “Aprovar”, “Solicitar alterações” ou “Recusar” a tarefa. Assim, os responsáveis podem saber claramente como proceder e verificar se o trabalho foi aprovado ou não. 

• Anotações. As anotações fazem com que seja mais fácil adicionar feedbacks específicos e implementáveis às imagens. Faça anotações diretamente nas imagens e nos PDFs para que a sua equipe saiba exatamente o que precisa ser feito para realizar o trabalho. Depois, faça o acompanhamento do feedback por meio de subtarefas para que nada fique por fazer. Por fim, as anotações melhoram o processo de dar e receber feedback sobre criações e o tornam menos frustrante.

• Automatização. Automatize o trabalho manual para que a equipe gaste menos tempo no trabalho de rotina e se concentre nas tarefas para as quais foi contratada. As regras da Asana operam a partir de desencadeadores e ações: em essência, “quando acontecer X, fazer Y”. Use as regras para atribuir o trabalho automaticamente, ajustar as datas de conclusão, definir campos personalizados e notificar as partes interessadas, entre outras ações. De automatizações pontuais a fluxos de trabalho completos, as regras restituem à equipe tempo que pode ser utilizado em trabalho qualificado e estratégico.

Aplicativos recomendados

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, é possível anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• Adobe Creative Cloud. As equipes de criação fazem o seu melhor quando conseguem se concentrar no trabalho de design. Com a integração entre a Asana e a Adobe Creative Cloud, as equipes de design e de criação podem acessar facilmente a informação de que necessitam para iniciar os trabalhos, obter feedback dos avaliadores e aprovadores, e entregar os ativos finais sem sair do Photoshop, Illustrator ou InDesign. Veja novas tarefas, compartilhe designs, associe links de compartilhamento do XD e incorpore o feedback recebido na Asana, tudo isso sem sair da Adobe Creative Cloud.

• Figma. As equipes usam a Figma para criar fluxos de usuário, wireframes, simulações de interface de usuário, protótipos e muitas outras coisas. Agora, é possível incorporar esses designs à Asana para que a sua equipe consiga consultar as peças de design mais atuais no contexto dos documentos do projeto. E, diferentemente do que ocorre com as capturas de tela, as integrações dinâmicas são atualizadas em tempo real, espelhando, assim, as alterações realizadas nos arquivos de design e eliminando os esforços relacionados à localização dos respectivos arquivos e à atualização das imagens.

Perguntas frequentes