Gestão de freelancers? Comece aqui.

Os freelancers são trabalhadores autônomos que não estão comprometidos com uma única organização a longo prazo. Muitas vezes, são especialistas em seu ofício, aprimorando suas habilidades em diferentes empresas e projetos. 

Se você tem muito trabalho especializado, mas não tem capacidade suficiente, os freelancers podem ajudar. Construir e manter uma equipe de freelancers pode ajudar a reduzir o excesso de trabalho sem o compromisso de contratar mais funcionários internos. E, com os fluxos de trabalho certos, você pode gerir os prestadores de serviço sem criar mais “organização para o trabalho”, ou seja, atividades como comunicar sobre projetos, pesquisar informações e buscar atualizações de status. 

É aí que entra a gestão de freelancers.  

O que é a gestão de freelancers? 

A gestão de freelancers é o processo de montar e manter uma equipe de freelancers. Ela inclui tudo o que você precisa fazer para manter o bom funcionamento da sua equipe de freelancers, desde tarefas administrativas, como o acompanhamento de faturas, até tarefas gerenciais, como integração e comunicação. 

Na sua forma mais simples, a gestão de freelancers compreende estas cinco responsabilidades: 

1. Encontrar freelancers

2. Integração de freelancers

3. Enviar e receber atribuições

4. Monitorar faturas e orçamento

5. Gerir as relações com os freelancers

Gestão de freelancers ou funcionários internos: em que diferem? 

Gerir freelancers é diferente de trabalhar com membros internos da equipe. Isso ocorre porque você normalmente contrata freelancers para uma tarefa ou projeto específico. Além disso, os freelancers geralmente optam por trabalhar com várias empresas ao mesmo tempo, portanto o seu trabalho não é o único foco deles. Por esse motivo, eles geralmente trabalham em horários mais flexíveis do que os funcionários regulares, concentrando-se em tarefas com prazos em vez de estarem disponíveis durante horários de trabalho específicos. 

Por outro lado, os funcionários em tempo integral desempenham uma função contínua que pode evoluir ao longo do tempo. Eles são mais um investimento de longo prazo, exigindo um período significativo de integração para que se familiarizem com os processos e a cultura da empresa. Graças a esse investimento inicial, os funcionários internos têm o conhecimento e os recursos necessários para aprender, crescer e assumir a responsabilidade por projetos complexos. Por outro lado, os freelancers têm um foco mais específico e devem entrar em um projeto com as habilidades necessárias. Para eles, a integração é muito menos intensiva e se concentra mais na compreensão da tarefa para a qual foram contratados. 

Gestão de freelancers: cinco etapas para dominar, com exemplos

Gerir freelancers pode ser assustador, especialmente se você não tiver lidado muito com prestadores de serviço no passado. Mas, embora haja muitos aspectos dinâmicos, é possível dividir a gestão de freelancers em cinco etapas concretas que, quando dominadas, ajudarão você a acelerar o seu trabalho com freelancers em pouco tempo. 

1. Encontre talentos de qualidade

Encontrar os freelancers certos pode ser difícil, mas é mais fácil se você souber onde procurar. Veja como começar a procurar:  

• Use a sua rede: pergunte aos colegas sobre os freelancers com quem eles trabalharam no passado. Há algum contratado que eles possam recomendar? 

• Pergunte aos seus freelancers atuais: se você já trabalha com um prestador de serviços e quer contratar mais, pergunte se ele tem colegas que estejam dispostos a assumir mais trabalho. Os freelancers tendem a conhecer e trabalhar com outros freelancers, por isso são um recurso incrível para indicações. 

• Publique nas redes sociais: anuncie a vaga para freelancers no LinkedIn, Twitter ou outra plataforma. Sites como o Facebook geralmente têm grupos específicos para freelancers se conectarem e compartilharem seu ofício, por exemplo, grupos para escritores freelancers. Tente participar e publicar a sua vaga lá.

• Terceirize a sua busca: graças à economia de trabalho temporário, plataformas freelance como Upwork e Fiverr estão crescendo. Se você está com pouco tempo e precisa de ajuda rápida, essas plataformas especializadas ajudam a conectar você com talentos freelancers em todo o mundo. 

Ao entrar em contato com potenciais freelancers, vale a pena ser muito específico sobre o projeto para o qual você está contratando. Para definir expectativas e evitar falhas de comunicação no futuro, não deixe de comunicar uma visão geral da função, as qualificações necessárias e um cronograma aproximado do projeto. Por exemplo, aqui está um exemplo de mensagem de divulgação de uma empresa que deseja contratar redatores freelancers: 

A Acme Company está procurando mais redatores freelancers para atender ao aumento das demandas de projetos. Estamos procurando especificamente pessoas com experiência na redação de conteúdo no setor de software que possam corresponder ao tom e à voz da nossa empresa. Esta é uma oportunidade contínua para profissionais autônomos, com potencial para mais de 40 horas/mês de trabalho consistente. 

Os redatores devem ser capazes de: 

• Fornecer um texto limpo, de acordo com o nosso guia de estilo e a voz da empresa. 

• Redigir e-mails e textos de interface do usuário para aplicativos móveis.

• Incorporar o feedback dos gestores de produto.

Se você se qualifica para esta vaga, envie o seu currículo e quaisquer amostras relevantes para daniela.vargas@acmecompany.com. 

Ao fazer uma abordagem não solicitada, é uma boa ideia pedir referências, amostras de trabalho ou um brief de amostra. Assim, você pode verificar se os freelancers têm as qualificações necessárias antes de trazê-los para o quadro. 

2. Defina um processo de integração de freelancers

Embora a integração de freelancers seja menos intensiva do que a integração de funcionários, ainda é preciso algum esforço inicial para que os prestadores de serviço estejam a par de tudo. Criar um processo padrão de integração de freelancers pode poupar tempo e estresse no futuro. Em vez de começar do zero cada vez que um freelancer ingressa, siga um processo predefinido para garantir que os novos contratados tenham as informações necessárias para executar com sucesso os requisitos do seu projeto. 

Aqui estão alguns dos principais elementos a incluir no seu processo de integração de freelancers: 

• Um contrato: use um modelo de acordo de parceria para descrever os entregáveis, as condições de pagamento e o cronograma do projeto. Fazer com que os freelancers assinem um contrato detalhado ajuda a evitar mal-entendidos no futuro. 

• Instruções de faturamento: cada empresa lida com o faturamento de freelancers de forma um pouco diferente. Para facilitar o processo de faturamento, forneça instruções sobre como e quando os freelancers devem enviar as faturas, além de como enviar os formulários fiscais necessários e os detalhes de pagamento. Você também pode incluir um modelo de fatura para garantir que os prestadores de serviço forneçam todas as informações necessárias. 

• Um brief do projeto: o brief descreve todas as informações que um freelancer precisa saber para iniciar um projeto. Ele deve incluir uma descrição do projeto, uma lista de entregáveis, o prazo do projeto, diretrizes para a execução do projeto e instruções sobre como enviar o trabalho concluído. Quanto mais informações você fornecer sobre as suas expectativas e requisitos, maior será a probabilidade de os freelancers conseguirem produzir o que você procura.

Quando se trata de contratar freelancers, os modelos são seus melhores amigos. Por exemplo, você pode trabalhar com a equipe jurídica interna para criar um modelo de contrato e um brief do projeto, e depois preencher os principais detalhes para cada novo freelancer. Também é útil criar modelos de comunicação de integração para minimizar as idas e vindas e garantir que os prestadores de serviço recebam todas as informações de que precisam. 

Veja abaixo um exemplo de mensagem de integração, mas sempre consulte as suas equipes internas de RH e jurídica antes de implementar qualquer contrato. 

Olá, [FREELANCER NAME].

Estamos muito felizes por você se juntar à equipe do projeto [NOME DO PROJETO]. [INFORMAÇÕES DE CONTEXTO, CONFORME NECESSÁRIO]. 

BRIEF + ATRIBUIÇÕES

Aqui está um link para o [brief do projeto], ao qual vocês também têm acesso pelo Google Docs. As suas atribuições podem ser encontradas no projeto Asana [AQUI]. 

NÚMEROS

A taxa de finalização estimada é de [#] minutos por peça, o que coloca vocês em [#] atribuições (aproximadamente [#] horas) no total para este mês. Parece viável?

TAXA

[$] por peça, o que equivale a uma taxa horária ligeiramente maior de [$]. Aqui está um link para as nossas [INSTRUÇÕES DE FATURAMENTO]. 

PRAZO

[DATA], [HORA, FUSO HORÁRIO].

OBSERVAÇÃO

• [PRIORIDADE PARA ESTE PROJETO, CONFORME NECESSÁRIO]

• Veja [A] e [B] do brief para exemplos. 

Não hesite em contactar-me em caso de dúvidas. Se precisarem entrar em contato, enviem-me uma mensagem na Asana. 

Atenciosamente,

[SEU NOME]

3. Crie um sistema para enviar e receber atribuições

Enviar e receber atribuições é uma parte importante da gestão de freelancers. Para que tudo corra bem, estabeleça um processo padrão que todos os freelancers possam usar para ver as tarefas e enviar o trabalho concluído. Por exemplo, na Asana, você pode compartilhar um projeto com os freelancers e atribuir-lhes tarefas com prazos específicos, para que fique claro o que precisa ser feito e até quando. 

Com um modelo de monitoramento de atribuições na Asana, não é preciso começar do zero. O modelo oferece uma maneira fácil de registrar atribuições, definir prazos e ver o progresso com clareza.

Criar um sistema de gestão de atribuições ajuda a evitar comunicação e trabalho extras. Em vez de enviar e-mails separados para cada nova atribuição, você pode simplesmente adicionar e atribuir o trabalho na sua ferramenta de gestão de tarefas. Em seguida, os prestadores de serviço podem anexar o trabalho concluído a cada tarefa. Além disso, você também tem uma visão geral de quais tarefas foram atribuídas e concluídas, o que permite acompanhar o progresso do projeto em tempo real. 

4. Padronize o seu processo de acompanhamento de orçamento

O monitoramento do orçamento é um dos pilares da gestão de freelancers. Você precisa determinar quanto dinheiro tem para gastar no início de cada mês e, em seguida, atribuir o trabalho freelance de acordo com isso. E, no final do mês, é igualmente importante comparar as faturas com o orçamento projetado para garantir que não haja gastos excessivos. 

Criar um processo padronizado de acompanhamento de orçamento ajuda a cumprir todos esses requisitos mensalmente. Veja como começar: 

1. Determine a frequência de faturamento. Por exemplo, você pode pedir que os freelancers enviem faturas quinzenalmente ou no final de cada mês. Quando todos os freelancers enviam as faturas ao mesmo tempo, é mais fácil prever e acompanhar os gastos. 

2. Crie um documento de orçamento do projeto. Ele deve ter espaço para acompanhar os gastos projetados em relação aos reais para cada período de faturamento (a cada duas semanas, se os freelancers enviarem faturas quinzenais, ou a cada mês, se enviarem faturas mensais). 

3. Envie as atribuições com base no dinheiro disponível para gastar. É fácil calcular isso se você pagar aos freelancers por entrega ou projeto. Se você pagar por hora, não deixe de orientar sobre quantas horas os freelancers devem trabalhar. 

4. Lembre a sua equipe de freelancers de enviar as faturas no final de cada período de faturamento. 

Reúna as faturas e use-as para documentar quanto você realmente gastou, em comparação com o gasto estimado no seu orçamento.

5. Administre as relações com os freelancers

Os trabalhadores freelancers têm a flexibilidade de escolher para quais clientes querem trabalhar. Isso significa que é do seu interesse cultivar um relacionamento forte com os prestadores de serviço, porque quanto melhor for o seu relacionamento, mais eles vão querer trabalhar com você. 

Veja como construir relacionamentos e confiança com a sua equipe de freelancers: 

• Pratique a inteligência emocional: a inteligência emocional ajuda a entender como os outros se sentem para que você possa colaborar de forma mais eficaz. Quando você aplica habilidades de inteligência emocional às suas interações com freelancers, pode se comunicar com empatia e construir relacionamentos mais fortes ao longo do tempo. 

• Não microgerencie: os freelancers trabalham em seu próprio horário, por isso não é realista esperar que estejam disponíveis o tempo todo. Não há problema em fazer verificações ocasionais, mas, em última análise, você precisa confiar que os freelancers concluirão o trabalho a tempo. 

• Incorpore o feedback ao processo: nada sai perfeito na primeira tentativa. Ao trabalhar com freelancers, é importante incluir pelo menos uma rodada de feedback no seu fluxo de trabalho. Por exemplo, peça que os freelancers enviem um primeiro rascunho para que você possa fornecer as observações necessárias antes que o projeto avance. 

• Crie diretrizes de comunicação: deixe claro quais canais de comunicação os freelancers devem usar, como podem entrar em contato com você e como você planeja compartilhar informações com eles. Por exemplo, você pode usar uma combinação de e-mail e mensagens instantâneas, ou consolidar toda a comunicação em uma plataforma de gestão de projetos. Isso é especialmente importante se você gerencia uma equipe remota e não pode se reunir pessoalmente com os freelancers. 

Defina prazos concretos: a clareza é extremamente importante ao lidar com freelancers, porque a falta de comunicação pode desperdiçar tempo e dinheiro para ambas as partes. Ao iniciar um projeto, deixe bem claro quando o trabalho deve ser entregue e como os freelancers devem enviar as tarefas.

Mantenha as relações sob controle: crie um banco de dados de freelancers

Quando você se esforça tanto para construir conexões fortes, é importante acompanhar todos esses relacionamentos. Assim, você pode entrar em contato facilmente com os prestadores de serviço com quem trabalhou no passado quando surgirem novos projetos. 

Criar um banco de dados de freelancers ajuda a construir e monitorar a sua rede de freelancers. É um núcleo de referência onde você pode ver todos com quem trabalha atualmente, pessoas com quem trabalhou no passado e quaisquer novos freelancers em potencial com quem ainda não trabalhou. Assim, você sempre pode encontrar a pessoa certa para uma determinada tarefa. 

Veja o que incluir no seu banco de dados de freelancers: 

• Nome e informações de contato de cada freelancer 

• Taxas preferenciais

• Pontos fortes e áreas de especialização

• Projetos em que já trabalharam

Gestão simplificada de freelancers

A gestão de freelancers não precisa ser um processo assustador. Desde que você tenha os processos e a infraestrutura certos, é possível construir e manter uma equipe de freelancers saudável. Basta um pouco de planejamento e uma grande dose de confiança.