Ihre Vorlage für Änderungsanfragen

Man kann Änderungen nicht voraussagen, aber vorausplanen. Erhalten Sie alle Informationen, die Sie brauchen, um Änderungen effizient durchzuführen. Damit können Sie sich flexibel an alle neuen Gegebenheiten anpassen. Erfahren Sie hier, wie Sie in Asana eine Vorlage für Änderungsanfragen erstellen.

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Kein Projektplan ist perfekt. Umstände und Prioritäten ändern sich mit der Zeit, und das ist auch in Ordnung. Doch ohne die richtige Planung können projektbezogene Änderungen zu Scope Creep führen und Ihren kompletten Zeitplan durcheinanderbringen. 

Um so etwas zu verhindern, brauchen Sie keine Wahrsager-Fähigkeiten – es genügt, wenn Sie wissen, wie Sie Ihren Projektplan bei Bedarf anpassen können. Denn dann können Sie eventuelle Änderungen ganz locker angehen, mit dem Wissen, dass Sie über die notwendigen Prozesse verfügen, um mit ihnen umzugehen. 

Und hier kommt Ihre Vorlage für Änderungsanfragen ins Spiel. 

[Produkt-UI] Vorlagen für Projektpläne – Vorlage für Arbeitsanfragen (Boards)

Was ist ein Formular für Änderungsanfragen? 

Ein Formular für Änderungsanfragen ist ein strukturierter Satz aus Fragen und wird von Stekeholdern ausgefüllt, wenn sie Änderungen am Projektplan vornehmen möchten. Mit diesen Formularen stellen Sie sicher, dass Sie genügend Informationen erhalten, um zu bestimmen, ob eine Anpassung nötig ist oder nicht. Dazu gehören auch der Grund für die Änderung, die Priorität und das gewünschte Umsetzungsdatum. 

Ein Formular für Änderungsanfragen ist Teil eines größeren Änderungsverfahrens, das die Schritte festlegt, in denen Sie Änderungsanfragen in Ihrem Projekt kategorisieren und umsetzen sollten. Dank dieses Prozesses reduzieren Sie Scope Creep, bleiben aber trotzdem weiterhin flexibel genug, um neue gewünschte Projektergebnisse mit hoher Priorität richtig anzugehen. Sie sollten zum Beispiel Kosten, Risiken und Auswirkungen auf die Projektqualität evaluieren, bevor Sie einer Änderungsanfrage zustimmen und diese umsetzen. 

Was ist eine Vorlage für Änderungsanfragen? 

Eine Vorlage für Änderungsanfragen ist mehr als nur ein Formular – es handelt sich um einen wiederverwendbaren Workflow, mit dem Sie Formularinformationen in durchführbare Aufgaben umwandeln. Indem Sie Ihren Stakeholdern ein Formular mit spezifischen Fragen zur Verfügung stellen, stellen Sie sicher, dass Sie alle nötigen Informationen erhalten, um zu entscheiden, ob Sie die Änderung umsetzen sollten oder nicht. Sobald das Formular eingereicht wurde, erstellt es automatisch eine Aufgabe in einer Projektmanagement-Plattform, die Ihr Team durch ein vorgefertigtes Änderungsverfahren führt. Somit können Sie Änderungsanfragen evaluieren und umsetzen. 

Hier ist ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, einer Ihrer Stakeholder möchte die Schriftgröße für eine neue Webfunktion vergrößern. Anstatt Ihnen diesen Änderungswunsch per E-Mail oder über Slack mitzuteilen, füllt er das Formular aus, das nach der relativen Gewichtung, der Priorität und den Auswirkungen dieser Änderung fragt. Wenn er dann auf „Senden“ klickt, wird automatisch eine Aufgabe erstellt, um diese Anfrage zu dokumentieren – zusammen mit anderen Aufgaben, um die Kosten, Risiken und Auswirkungen auf die Projektqualität zu evaluieren. Folglich weiß Ihr Team ganz genau, wie es bei der Bewertung neuer Änderungsanfragen vorzugehen hat. 

Mit einer wiederverwendbaren Vorlage für diesen Workflow können Sie für jedes neue Projekt ganz einfach ein Änderungsverfahren entwickeln. Dafür müssen Sie nur die Vorlage kopieren und die entsprechenden Informationen zum Projekt eintragen. Dann kann es losgehen. 

Die Vorteile einer digitalen Vorlage für Änderungsanfragen

Die Pflege statischer Vorlagen für Änderungsanfragen, wie zum Beispiel Excel-Tabellen oder Google Docs, erfordert eine Menge Arbeit. Sie müssen sicherstellen, dass Stakeholder Zugang zum Formular haben, einen Übermittlungsprozess entwickeln, Anfragen manuell kategorisieren und einen Weg finden, zu dokumentieren, welche Anfragen angenommen und welche abgelehnt wurden. Das ist eine Menge Geklicke und ein ziemliches Hin und Her zwischen verschiedenen Apps. 

Bei einer digitalen Vorlage für Änderungsanfragen laufen all diese Dinge automatisiert ab. Sie können das Formular ausfüllen, Anfragen dokumentieren und Aktionspunkte erstellen – und zwar alles an einem Ort. Sie müssen Ihre Dokumentation nicht mehr laufend aktualisieren, sondern können den Fortschritt in Echtzeit nachverfolgen, während Ihr Team die Änderungen in Ihrem Projektplan evaluiert, genehmigt und umsetzt. 

Mit einem digitalen Formular für Änderungsanfragen können Sie: 

  • Aufgaben automatisch generieren, wenn Stakeholder Ihr Formular für Änderungsanfragen ausfüllen.

  • Sicherstellen, dass Ihr Team über genügend Informationen verfügt, um Änderungsanfragen zu evaluieren. 

  • Den Status aller Anfragen an einem Ort nachverfolgen. 

  • Ihren Stakeholdern das Einreichen von Änderungsanfragen erleichtern. 

  • Dafür sorgen, dass sich Ihr Team bei der Bewertung und Umsetzung von Änderungen an einen vordefinierten Prozess hält. 

  • Sichergehen, dass Sie die richtigen Genehmigungen erhalten, ehe Sie Änderungen umsetzen.

  • Stakeholdern dabei helfen, zu verstehen, wie Sie Änderungsanfragen evaluieren. 

  • An Anfragen zusätzliche Dokumente anhängen (z. B. Screenshots und Dokumente). 

Was sollte Ihre Vorlage alles enthalten?

Ihre Vorlage für Änderungsanfragen setzt sich aus zwei wichtigen Komponenten zusammen: dem Formular selbst und der Vorlage, mit der Sie eingereichte Formulare dokumentieren und nachverfolgen. Beginnen wir mit dem Formular. 

Während Sie Ihr Formular für Änderungsanfragen erstellen, denken Sie an alle Informationen, die Ihr Team benötigt, um die Anfragen zu evaluieren. Ihr Formular könnte zum Beispiel über folgende Felder verfügen: 

  • Projektname

  • Name der anfragenden Person

  • Beschreibung der Änderung 

  • Grund für die Änderung

  • Priorität

  • Gewünschtes Umsetzungsdatum

Und sobald Sie mit Ihrem Formular fertig sind, wird es Zeit für Ihre Vorlage, die idealerweise über dieselben Felder verfügt wie Ihr Formular, damit Sie alle Informationen einsehen können, die Ihre Stakeholder eintragen. Um bei dem oben genannten Beispiel zu bleiben: Ihre Vorlage sollte Spalten haben, mit denen Sie die anfragende Person, die Beschreibung der Änderung, den Grund, die Priorität und das gewünschte Umsetzungsdatum nachverfolgen können. Sie können auch benutzerdefinierte Felder erstellen, um den Status einer jeden Anfrage zu identifizieren (z. B. „Eingereicht“, „In Bearbeitung“ und „Genehmigt“). 

Nun, da das Grundgerüst Ihrer Vorlage steht, können Sie Regeln für die Automatisierungen festlegen. Mit dieser Funktion erstellen Sie automatische Auslöser und Aktionen (z. B. „Wenn X passiert, mache Y“). Die Möglichkeiten sind hier endlos – wurde beispielsweise eine neue Änderung hinzugefügt, können Sie automatisch zusätzliche Aufgaben erstellen, um die Kosten, Risiken und Auswirkungen auf die Qualität des Projekts zu evaluieren.

Enthaltene Funktionen

  • Formulare. Wenn jemand ein Formular ausfüllt, wird dieses als eine neue Aufgabe in einem Asana-Projekt angezeigt. Indem Sie Informationen über ein Formular einholen, können Sie neue Arbeitsabläufe standardisieren, die von Ihnen benötigten Informationen sammeln und sicherstellen, dass kein Arbeitsgang übersehen wird. Behandeln Sie Anfragen nicht als Ad-hoc-Prozesse, sondern schaffen Sie stattdessen ein standardisiertes System und einen vereinheitlichten Fragenkatalog, den jeder beantworten muss. Oder nutzen Sie Verzweigungslogik, um Fragen basierend auf der vorausgegangenen Antwort des Nutzers anzupassen. Letztendlich helfen Ihnen Formulare, die Zeit und Mühe zu schmälern, die für die Verwaltung von eingehenden Anfragen aufgewendet werden müssen. So kann Ihr Team mehr Zeit auf die Arbeit verwenden, auf die es wirklich ankommt.

  • Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit solchen Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

  • Workflow Builder. Visualisieren Sie den Workflow Ihres Teams und vereinfachen Sie die teamübergreifende Zusammenarbeit mit unserem Workflow Builder. Hierbei handelt es sich um ein neues Tool, mit dem Sie per Mausklick effektive automatisierte Workflows visualisieren und erstellen können – ganz ohne Programmierkenntnisse. Entwickeln Sie ganz einfach effektive Prozesse, die Teams auf allen Ebenen und in allen Bereichen Ihres Unternehmens vernetzen. Darüber hinaus können Sie Aufgaben optimieren und Ihre Teamkollegen auf dem Laufenden halten, indem Sie Ihre bevorzugten Apps wie Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom und viele mehr direkt in Ihre Workflows integrieren.

  • Genehmigungen. Manchmal müssen Sie eine Aufgabe nicht einfach nur erledigen, sondern Sie müssen auch wissen, ob ein Arbeitsergebnis angenommen wurde oder nicht. Genehmigungen sind ein spezieller Aufgabentyp in Asana: Sie können etwas genehmigen, ändern lassen oder ablehnen. So erhalten Verantwortliche klare Anweisungen, was sie zu tun haben und ob ihre Arbeit genehmigt wurde oder nicht. 

Empfohlene Apps

  • Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

  • Hubspot. Erstellen Sie Asana-Aufgaben automatisch, indem Sie HubSpot-Workflows verwenden. Damit können Sie alle Kundendaten im CRM von HubSpot nutzen, um automatisierte Prozesse zu erstellen. Diese Integration sorgt für eine reibungslose Übergabe zwischen Teams, zum Beispiel, wenn Deals oder Tickets sich in HubSpot dem Ende nähern.

  • GitHub. Synchronisieren Sie die Status-Updates der Pull Requests von GitHub mit Asana-Aufgaben. Verfolgen Sie den Fortschritt bei Pull Requests und verbessern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen technischen und nicht-technischen Teams – und das alles innerhalb von Asana.

  • Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verbundene Workflows zwischen technischen und Geschäftsteams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu verbessern – und das alles, ohne Asana zu verlassen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben; erstellen Sie innerhalb von Asana im Handumdrehen Jira-Tickets, sodass Arbeitsvorgänge stets reibungslos zwischen Geschäfts- und technischen Teams übergeben werden können. 

FAQs

Wie verwende ich meine Vorlage für Änderungsanfragen?

Sobald Sie Ihre Vorlage erstellt haben, ist alles ganz einfach: Je nach Niveau der Automatisierungen, die Sie eingerichtet haben, ist es möglicherweise noch erforderlich, dass Sie Aufgaben kategorisieren und den entsprechenden Teammitgliedern zuweisen, den Status von Anfragen aktualisieren und Aufgaben und Genehmigungen abschließen. Ihre Vorlage erledigt aber den größten Teil der Admin-Aufgaben für Sie. Am wichtigsten ist letztendlich, dass Ihre Stakeholder wissen, wo sie Ihr Formular für Änderungsanfragen finden, damit sie es ganz einfach ausfüllen und einreichen können.

Benötige ich eine Vorlage für Änderungsanfragen?

Änderungen und Change Management sind ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Für Sie als Projektleiter kann ein System für die Verwaltung von Änderungsanfragen äußerst hilfreich sein, denn mit ihm können Sie sich besser an neue Gegebenheiten anpassen und Zeit sparen. Darüber hinaus können Sie mit einer Vorlage für Änderungsanfragen für jedes neue Projekt einen Change-Management-Prozess entwickeln.

Mit wem sollte ich meine Vorlage für Änderungsanfragen teilen?

Teilen Sie Ihre Vorlage mit jedem, der über Ihren Change-Management-Plan informiert sein muss. Dazu gehören Teammitglieder, Stakeholder aus verschiedenen Bereichen, und Personen, die eventuelle Änderungen genehmigen. Als Teamleiter können Sie Ihre Vorlage auch mit Ihren direkt unterstellten Mitarbeitern teilen, um sicherzustellen, dass sich jeder im Team an die gleichen Änderungsverfahren hält.

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