Vorlagen für Budgetvorschläge: 5 Schritte zur Finanzierungssicherung

Wenn Sie eine Idee für ein neues Projekt haben, benötigen Sie die richtigen Leute an Bord, um Ihr Vorhaben zu starten. Auch wenn Ihre Teammitglieder dazu in der Lage sind, Ergebnisse zu liefern, können Projekte meist nicht ohne Finanzierung vorankommen – und diese bedarf einer Genehmigung.

Um Ihr Budget genehmigt zu bekommen, sollten Sie Ihren Budgetvorschlag ins beste Licht rücken. Das bedeutet, Ihre Projektidee gründlich zu recherchieren und im Voraus zu planen. Bedenken Sie, dass Stakeholder Ihre geplanten Ausgaben genau unter die Lupe nehmen werden, da die Vorteile des Projekts seine Kosten überwiegen müssen.

In diesem Artikel werden wir erläutern, wie Sie einen detaillierten Budgetvorschlag erstellen. Ein überzeugender Projektbudgetvorschlag kann der ausschlaggebende Faktor dafür sein, ob Ihre Projektinitiative in die Realität umgesetzt wird oder überarbeitet werden muss. Im Anschluss geben wir Ihnen eine kostenlose Vorlage an die Hand, mit der Sie direkt mit Ihrem Budgetvorschlag loslegen können.

Was ist ein Budgetvorschlag?

Ein Budgetvorschlag fasst die geschätzten Kosten für ein bevorstehendes Projekt zusammen, um eine Finanzierung durch wichtige Projektbeteiligte zu sichern. Ihr Budgetvorschlag schlüsselt die mit Ihrem Projekt verbundenen Kostenelemente auf. Dies demonstriert Stakeholdern die Vor- und/oder Nachteile ihrer Beteiligung am Projekt.

Die in Ihrem Budgetvorschlag enthaltenen Kosten können voraussichtlich in vier Kategorien unterteilt werden:

• Direkte Kosten: Direkte Kosten sind Ausgaben, die sich unmittelbar auf das betreffende Projekt beziehen. Diese können z. B. Personalkosten, die Stunden der Teammitglieder, Software und die Kosten von bestimmten Projektaktivitäten beinhalten.

• Indirekte Kosten: Indirekte Kosten stehen nicht im unmittelbaren Verhältnis zum betreffenden Projekt. Diese Posten helfen Ihnen möglicherweise dabei, Ihr Projekt auszuführen, aber unterstützen evtl. auch den allgemeinen Geschäftsbetrieb. Bei indirekten Kosten handelt es sich typischerweise um Ausgaben wie Nutzungskosten, Versicherung, IT-Bereitstellung und Servergebühren.

• Ausstattung und Materialien: Beim Ausstattungs- und Materialienabschnitt handelt es sich tatsächlich um eine Unterkategorie der direkten Kosten, da es um physische Objekte geht, die Sie ausdrücklich für das betreffende Projekt benötigen. Da diese Objekte jedoch einzigartiger Natur sind, nehmen sie einen eigenen Abschnitt im Budgetvorschlag ein.

• Reisekosten und andere Spesen: Für ein Projekt können Reisekosten entstehen, wenn Klienten oder Kunden involviert sind. Zusätzliche Spesen können für Weiterbildungen, Steuern und in Form anderer unerwarteter oder variierender Gebühren anfallen.

In diesem Artikel befassen wir uns damit, wie man einen Budgetvorschlag für ein Projekt erstellt. Sie können Budgetvorschläge jedoch auch auf Unternehmens- oder Kampagnenebene einsetzen.

Welche Vorteile bringt die Nutzung eines Budgetvorschlags mit sich?

Ein Budgetvorschlag schlüsselt die Kosten auf, die während der Ausführung Ihres Projekts anfallen werden. Ein klarer Budgetvorschlag kann Ihrem Team und anderen Beteiligten auf folgende Weise helfen:

• Schafft finanzielle Transparenz: Ein Budgetvorschlag sorgt für finanzielle Transparenz, indem die Finanzen des Projekts bereits im Zuge der Ideenentwicklung offen thematisiert werden. Projekttransparenz fördert die Teamproduktivität, da den Teammitgliedern gezeigt wird, wie ihre Arbeit zum großen Ganzen beiträgt. Auf ähnliche Weise verbindet ein Blick auf das Projektbudget Stakeholder mit dem internen Arbeitsprozess.

• Demonstriert den Wert und die Auswirkungen des Projekts: Budgetvorschläge sind eine großartige Möglichkeit, Ihren Stakeholdern eine Vorstellung davon zu vermitteln, wie das Projekt für Ihr Unternehmen und die Außenwelt von Nutzen sein wird. Indem Sie demonstrieren, wofür die Gelder eingesetzt werden – und warum die Ausgaben für ein bestimmtes Projekt oder eine spezielle Initiative gerechtfertigt sind – präsentieren Sie auf indirekte Weise die Stichhaltigkeit Ihrer Projektideen.

• Beweist Kosteneffizienz: Ein Budgetvorschlag ist Ihre Chance, Materialien, Anbieter und andere Services zu recherchieren und diejenigen auszuwählen, die zu Ihrem Produkt und Zielmarkt passen. Indem Sie die Kosten in den einzelnen Bereichen aufschlüsseln, können Sie die Kosteneffizienz Ihres Projekts unter Beweis stellen.

• Hilfreich für Gewinnprognosen: Wenn Ihr Projekt die Entwicklung eines Produkts oder Services beinhaltet, kann Ihnen ein Budgetvorschlag helfen, den richtigen Leuten Ihre Umsatzprognose vorzustellen. Sie sollten genau wissen, wie hoch die geschätzten Projektkosten sind, um Ihre Nettoerträge zu bestimmen.

• Bietet Vergleichsmöglichkeiten: Sobald der Budgetvorschlag fertiggestellt ist, können Stakeholder ihn mit aktuellen oder vorherigen Projekten vergleichen, um zu entscheiden, ob sie die Finanzierung bereitstellen möchten.

Zwar besteht der Zweck eines Budgetvorschlags in erster Linie darin, eine Finanzierung oder Genehmigung zu erhalten, aber Sie können ihn auch als Budgetplan einsetzen, wenn feststeht, dass Ihr Projekt realisiert wird.

Wie Sie eine Vorlage für einen Budgetvorschlag erstellen

Die Vorlage für Ihren Budgetvorschlag ist nicht nur informativ für Stakeholder, die das Projekt finanzieren, sondern auch hilfreich für Ihr internes Team. Wenn Sie die Projektplanungsphase erreichen, können Sie Ihren Budgetvorschlag für Dinge wie Teamauslastung und Ressourcenallokation verwenden.

1. Beschreiben Sie Ihre Projektziele

Um Ihren Projektbudgetvorschlag vorzustellen, sollten Sie mit einem Überblick über Ihre Projektziele beginnen. Indem Sie erklären, was es mit Ihrem Projekt auf sich hat und welche Ziele Sie zu erreichen hoffen, können Sie Ihrem Budgetvorschlag Kontext hinzufügen. Ohne Kontext werden Ihre potenziellen Stakeholder nur schwer nachvollziehen können, was Sie für bestimmte Bereiche auszugeben planen – und warum.

Sie können einen Budgetvorschlag in einen umfassenderen Projektplan einbeziehen, aber Budgetvorschläge können auch eigenständig vorgelegt werden. Wenn ein Stakeholder rein finanziell an Ihrem Projekt beteiligt ist, interessieren ihn die detaillierten Projektzeitleisten und Workflows wahrscheinlich weniger. Dennoch ist es unerlässlich, dass der übergreifende Nutzen des Projekts nachvollziehbar ist, damit er Ihr Projektbudget mit Zuversicht bewilligen kann.

2. Stellen Sie eine Kostenübersicht auf

Nachdem Sie Ihre Projektziele kurz erläutert haben, sollten Sie eine Übersicht über die Kosten bereitstellen. Diese können direkte und indirekte Kosten, Ausstattung und Materialien, Reisekosten und sonstige Ausgaben umfassen.

Bei diesem Abschnitt handelt es sich quasi um ein Verzeichnis der unterschiedlichen Kostenbereiche, die Sie genauer aufschlüsseln werden. Jeder Budgetvorschlag sollte eine Auflistung der Kostenbereiche beinhalten, damit Stakeholder einen Überblick über die Informationen erhalten, die sie im Begriff sind zu lesen.

Abhängig von der Art des Projekts und der Branche, in der Sie tätig sind, können Ihre Kostenbereiche von den traditionellen Kategorien abweichen. So haben z. B. SaaS-Unternehmen wahrscheinlich weniger Bedarf an physischen Geräten oder Materialien, aber geben oftmals Geld für Dinge wie Online-Dienstleistungen, Abonnements, freiberufliche Mitarbeiter und Software aus. Alternativ dazu investieren Produktionsunternehmen oftmals verstärkt in Maschinenanlagen und anderes langfristiges Equipment. Fassen Sie Ihre Kostenbereiche anhand Ihrer größten Ausgabenkategorien zusammen.

3. Schlüsseln Sie die Kosten auf

Sobald Sie Ihre Kostenbereiche in den einzelnen Kategorien aufgeführt haben, ist es an der Zeit, Ihre Kosten im Detail aufzuschlüsseln. Dies ist Ihre Chance, Ihrem Stakeholder eine klare Vorstellung davon zu geben, wofür Sie die Gelder ausgeben möchten und warum diese Ausgaben notwendig sind.

Für sowohl direkte als auch indirekte Kosten sollten Sie die folgenden Details in die Kostenaufschlüsselung aufnehmen:

• Art der Kosten: Listen Sie die Art der Kosten auf, die jede Kategorie beinhaltet. Diese können Teamgehälter, Nutzungskosten, Servergebühren oder spezifische Projektkosten beinhalten.

• Summe: Erläutern Sie den Kostenaufwand auf einfachste Art und Weise. Zum Beispiel haben Sie vielleicht ein Teammitglied, dessen Stundenlohn 25 € beträgt. Wenn Ihre Teammitglieder unterschiedliche Stundenlöhne erhalten, sollten Sie sie in separaten Zeilen aufführen.

• Stunden: Falls einige Ihrer Ausgaben stundenweise berechnet werden, sollten Sie die mit diesen Kosten verbundene Stundenanzahl erfassen. Das könnte zum Beispiel die Stundenanzahl sein, die ein Teammitglied mit der Arbeit an Ihrem Projekt verbringen wird. Wie hoch diese Zahl ausfällt, hängt ganz von Ihrem Projekt ab – sie könnte von 40 bis 1200 Stunden reichen, wenn mehrere Teammitglieder über einen längeren Zeitraum an einem Projekt arbeiten.

• Kostenbegründung: Stellen Sie in diesem Bereich zusätzliche Informationen zu den Kosten zur Verfügung. Sie können zum Beispiel erklären, dass vier Teammitglieder an dem Projekt arbeiten werden, die alle jeweils 25 € Stundenlohn erhalten werden. Jedes Teammitglied wird 25 Stunden pro Woche über einen Zeitraum von 12 Wochen arbeiten, was 1200 Arbeitsstunden ergibt.

• Gesamtkosten: Berechnen Sie die Gesamtkosten der jeweiligen Ausgaben für das gesamte Projekt. Zum Beispiel wird es Sie 30.000 € kosten, um die 1200 Arbeitsstunden der vier Teammitglieder zu finanzieren.

Ausstattung, Reiskosten und sonstige Ausgaben unterscheiden sich nicht allzu sehr von Ihren direkten und indirekten Kosten. Aber da sie mit größerer Wahrscheinlichkeit aus physischen Objekten bestehen, können Sie an dieser Stelle Bereiche für Mengenangaben und Stückpreise anstatt der Stundenanzahl einfügen. Erläutern Sie jede Ausgabe in Ihrer Kostenaufstellung und geben Sie sowohl Einzel- als auch Gesamtkosten für jeden Posten an. Dies sollte Stakeholdern eine klare Vorstellung von Ihrem Projektbudget vermitteln.

4. Fassen Sie die Kosten zusammen

Dieser Abschnitt bietet einen schnellen und einfachen Blick auf all Ihre Ausgaben insgesamt. Stakeholder benötigen eine nach Posten aufgegliederte Aufstellung darüber, wofür Sie die Gelder auszugeben planen, aber sie werden auch verlangen, dass ein Abschnitt Ihres Budgetvorschlags die Gesamtkosten darlegt.

Einige Stakeholder werden sich wahrscheinlich auch wünschen, diese Zahlen beim Überfliegen Ihres Dokuments schnell extrahieren zu können. Dieser Abschnitt verdeutlicht Ihr Gesamtbudget für jedes Kostenelement sowie das allgemeine Gesamtbudget.

5. Holen Sie die Genehmigung ein

Sobald Sie sich der von Ihnen aufgestellten Budgetposten sicher sind, ist es an der Zeit, Ihren Budgetvorschlag zur Genehmigung vorzulegen. Fügen Sie am Ende Ihres Dokuments eine Unterschriftszeile ein, damit Stakeholder das Dokument unterzeichnen können, wenn sie es bewilligt haben.

Vorlage und Beispiel für einen Budgetvorschlag

In dem unten angeführten Beispiel für einen Budgetvorschlag können Sie sehen, wie zwei Teammitglieder die zu erwartenden Projektkosten für eine bevorstehende Social-Media-Kampagne planen.

Dieser Budgetvorschlag listet die mit der Kampagne verbundenen direkten und indirekten Kosten auf, einschließlich Posten wie Teamgehälter und Nutzungskosten.

Hierbei handelt es sich nur um eine Vorschau dessen, wie ihr vollständiger Budgetvorschlag aussehen könnte. Um Ihren eigenen Budgetvorschlag zu verfassen, können Sie unten eine kostenlose Vorlage herunterladen.

Verfolgen und teilen Sie Ihre finanziellen Ziele mithilfe von Asana

Ein Budgetvorschlag ist eine großartige Möglichkeit, sich auf ein bevorstehendes Projekt vorzubereiten. Um jedoch noch einen Schritt weiterzugehen, müssen Sie die richtigen Tools zur Verfügung haben. Mit Projektmanagementsoftware können Sie finanzielle Ziele für Projekte und umfassendere Initiativen festlegen und diese vom Beginn bis zur Fertigstellung nachverfolgen.

Da sich Ihre Projekte erweitern und ändern werden, können Sie Ihr Budget anpassen und Ihre Daten mit anderen teilen. Egal, ob Sie Ausgaben verwalten oder Meetings leiten – Sie können all dies mit Asana tun.