Seit der Gründung im Jahr 2019 ist Techqueria auf zwei Angestellte angewachsen und hat sein Fundraising auf 250.000 US-Dollar pro Jahr erhöht – und das in Teilzeit: Jeder Angestellte von Techqueria hat auch einen Vollzeitjob in der Technologiebranche. Das ist sogar noch beeindruckender, wenn man bedenkt, dass die Techqueria-Community über 15.000 Mitglieder und Unterstützer in sieben Chaptern hat. Die Mitglieder treten der Organisation bei, um ein Gefühl der Zugehörigkeit zu entwickeln – sie sind wahrscheinlich die einzige Latinx-Person an ihrem Arbeitsplatz – und um Jobmöglichkeiten zu finden.

Frances Coronel ist Mitglied des Advisory Board von Techqueria und fungiert als Technology Director der Organisation. Darüber hinaus ist sie hauptberufliche Softwareentwicklerin bei Slack. Sie hat dazu beigetragen, die Organisation zu vergrößern, und dabei den täglichen Betrieb und das Wachstum überwacht. Als sie zum ersten Mal zusammenarbeiteten, verließen sich Frances und ihr kleines Team auf Slack zur Kommunikation und auf Google Docs zur Verwaltung von Veranstaltungen. Als sie wuchsen, erkannte Frances, dass ein Work Management Tool entscheidend sein würde. Mit mehr Veranstaltungen, Partnern, Sponsoren und Freiwilligen – die Organisation hat über 40 davon – sowie einem wachsenden Team wusste sie, dass Techqueria eine bessere Art der Zusammenarbeit brauchte, um sein volles Potenzial auszuschöpfen.

Wir erkannten den Bedarf an einem Tool, das das Team vereint, da wir wussten, dass es uns auf lange Sicht schaden würde, wenn wir keine Lösung implementieren, bevor wir ein schnelles Wachstum erleben.

Frances Coronel, Technologiedirektorin

Konzentration auf Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit

Als Frances sich auf die Suche nach einer Lösung für ihre wachsende Organisation machte, wusste sie, dass Techqueria Folgendes brauchte:

• Eine Plattform, die mit dem Wachstum der gemeinnützigen Organisation skaliert.

• Die Möglichkeit, Partner, Sponsoren und Freiwillige zur direkten Zusammenarbeit innerhalb der Plattform einzuladen.

• Eine Plattform, die das Budget von Techqueria bei der Expansion nicht überstrapazieren würde.

Nachdem sie mehrere Optionen ausprobiert hatte, entschied sich Frances für Asana, da die Plattform skalierbar und für ein wachsendes Unternehmen einfach zu bedienen ist, die Preise für gemeinnützige Organisationen attraktiv sind und die Benutzeroberfläche benutzerfreundlich gestaltet ist. Als Entwicklerin, die in der Frontend-Entwicklung tätig ist, war dies ein großes Verkaufsargument für Frances – und es würde ihr helfen, ihr bestehendes Team und neue Angestellte nahtlos an Bord zu holen.

Da Techqueria Asana einführte, als das Team noch klein war, hielt Frances die Einführung einfach. Sie lud jedes Teammitglied ein, sich ihr in Asana anzuschließen, und teilte Ressourcen mit ihnen, wie die Asana Academy und mehrere Handbuch-Artikel. Sie half ihrem Team, sofort loszulegen, indem sie Vorlagen für Projekte erstellte, die sie häufig durchführen, wie zum Beispiel Events. Durch die Verwendung von Vorlagen konnte ihr Team auf Anhieb verstehen, wie Asana für einen gängigen Workflow eingesetzt werden kann, und dies auf andere Projekte übertragen.

Vorlagen waren eine großartige Ressource für unser Team, als wir Asana einführten, da die Mitarbeiter den Anwendungsfall sofort verstanden und direkt mit der Arbeit beginnen konnten.

Frances Coronel, Technologiedirektorin

Im Laufe der Zeit begann Frances, neue Mitarbeitende und Board-Mitglieder in Asana einzuführen, damit sie vom ersten Tag an mit der Plattform vertraut gemacht wurden. Wenn Mitarbeiter jetzt Fragen dazu haben, wie sie etwas in Asana erledigen können, schreiben sie eine Nachricht in den internen Slack-Kanal für technischen Support und erhalten Tipps oder Guide-Artikel von Teamkollegen.

Optimierung der Workflows, um Ergebnisse zu maximieren

Veranstaltungen sind für Techqueria von zentraler Bedeutung und werden in allen 7 Chapters veranstaltet. Im Jahr 2019 veranstalteten sie 60 Veranstaltungen und erhöhten diese Zahl im Jahr 2020 auf über 100. Für Events wie Podiumsdiskussionen, Lebenslauf-Sprechstunden und die jährliche Konferenz nutzen Frances und die Chapter-Leiter – die ehrenamtlich tätig sind – Asana, um die Logistik und das Event-Marketing zu planen und zu koordinieren. Mit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie im Jahr 2020 aktualisierte das Team sofort seine &Events-Vorlage, um sie für virtuelle Veranstaltungen zu optimieren, was den Übergang für alle einfacher machte.

Durch die Verwendung von Asana zur Verwaltung von Events gibt es während des gesamten Planungs- und Durchführungsprozesses eine zentrale Informationsquelle. Sobald eine Veranstaltung geplant ist, wird ein Projekt erstellt und das Team bekommt ein Gefühl für den damit verbundenen Arbeitsaufwand. Dies ermöglicht es den Event-Leads, die Arbeit neu zu verteilen oder ein Event im Kalender zu verschieben, damit kein Teammitglied überlastet wird. Wenn Sponsor*innen oder Partner*innen an der Veranstaltung beteiligt sind, werden externe Beteiligte als Gäste zum Projekt eingeladen, um die Planung und Kommunikation zu optimieren. Ein Überblick über den Arbeitsaufwand für Events und eine klare Kommunikationslinie mit Partnern und Sponsoren sind von entscheidender Bedeutung, da Techqueria auf ein kleines Team angewiesen ist und dieses nicht überlasten möchte.

Wir sind in der Lage, die Arbeitsbelastung bei Veranstaltungen zu bewältigen, weil wir eine einzige Informationsquelle für unseren gesamten Kalender haben – Asana.

Frances Coronel, Technologiedirektorin

Frances und ihr Team nutzen Asana auch, um Partnerschaften mit Event-Gastgebern, Sponsoren und Spendern zu verwalten – einschließlich ihrer Partnerschaft mit Asana. Sie laden ihre Partner zu einem Asana-Projekt ein, damit sie einen gemeinsamen Arbeitsbereich haben, in dem sie zusammenarbeiten und Aktionspunkte nachverfolgen können. Die Verwendung von Asana optimiert die Kommunikation zwischen Techqueria und Partnern, sodass Ergebnisse nicht übersehen werden und beide Parteien ihre Wirkung maximieren können.

Die Zusammenarbeit mit Partnern ist immer effektiver, wenn diese Zugriff auf dieselben Tools wie Ihr Team haben. Asana macht es einfach, indem wir Partner als Gäste zu Projekten einladen können.

Frances Coronel, Technologiedirektorin

Als wachsendes Unternehmen ist die Nachverfolgung von OKRs und Wachstum entscheidend, um die Wirkung auf die LatinX-Community zu verstehen. Mithilfe von Zielen wissen Frances und ihr Team, was erreicht wird und welche Bereiche mehr Aufmerksamkeit erfordern. Sie können auch sehen, wie sich die Arbeit in das Gesamtbild und die Mission der Organisation einfügt. Schließlich hilft die Verwendung von Asana zur Verfolgung von OKRs Frances und ihrem Team, das Tempo von Projekten zu optimieren und zu verstehen, wie sie die Umsetzung verbessern können.

Techqueria verfolgt mehrere Kennzahlen, um den Erfolg zu bestimmen, z. B. die Teilnahme an Veranstaltungen, die vergebenen Zuschüsse und die Anzahl der Mitglieder. Die Verwendung von Asana hat sich direkt auf zwei der wichtigsten Kennzahlen der Organisation ausgewirkt: die Teilnahme an Veranstaltungen und die Vergabe von Zuschüssen. Indem sie ihr gesamtes Event-Marketing in Asana verwalten, erhöhen sie die Teilnahme an Events – schließlich würde niemand teilnehmen, wenn sie nicht beworben würden. Durch die Verwendung von Asana zur Nachverfolgung von Aufgaben für Förderanträge stellen sie sicher, dass Förderanträge rechtzeitig und mit allen erforderlichen Unterlagen eingereicht werden.

Insgesamt hat Techqueria jetzt Sichtbarkeit und Transparenz im gesamten Unternehmen. Indem Teammitglieder verstehen, woran andere arbeiten, behält jeder ein gemeinsames Gefühl von Engagement und Schwung in Richtung der Mission. Darüber hinaus hat das Team Transparenz als einen Wert der gemeinnützigen Organisation identifiziert, den das gesamte Team dank Asana beibehalten und in seiner Arbeit umsetzen kann.

Der Mehrwert von Partnerschaften

Da die meisten Jobs im Technologiebereich über Empfehlungen vergeben werden, sind Partnerschaften ein wichtiger Schritt zur Verbesserung des Sozialkapitals für die LatinX-Community. Für Organisationen wie Techqueria trägt der reibungslose Aufbau und die Verwaltung von Partnerschaften dazu bei, Kanäle zwischen LatinX-Talenten und Technologieunternehmen zu öffnen. Als Unternehmenspartner von Techqueria freut sich Asana, Techqueria zu unterstützen, indem Asana Veranstaltungen wie eine Mentoring-Veranstaltung für Entwickler organisiert. Die Partnerschaft bei Veranstaltungen hilft Techqueria-Mitgliedern, soziales Kapital und ein Netzwerk aufzubauen, Mentoren und Mentees zu finden und neue Beschäftigungsmöglichkeiten zu entdecken.

Es kommt auch dem Team von Asana zugute, da es die Vernetzung innerhalb der Community fördert und den Rekrutierungsprozess vorantreibt. Dan Ubilla, ein Entwicklungsmanager bei Asana, sagt: „Es ist wirklich bereichernd, einen Ort zu schaffen, an dem LatinX-Menschen ihr Interesse an einer Tätigkeit bei Asana bekunden und unsere Teams kennenlernen können – und es hilft sowohl der Community als auch unserem Team, zu wachsen.“

Nach Ansicht von Frances bieten Partner Networking, Mentoring und Community-Verbindungen – all dies ist Teil der Bemühungen von Techqueria, die Lücke im sozialen Kapital zu schließen, mit der die LatinX-Community konfrontiert ist. Deshalb sind Veranstaltungen und Partnerschaften mit Unternehmen wie Asana so wichtig für ihren Erfolg. Letztendlich möchten sie, dass Menschen in ihrer Karriere vorankommen, befördert werden und neue Jobs finden – und der beste Weg dazu ist, mit Tech-Unternehmen in Kontakt zu treten.

Da wir uns als gemeinnützige Organisation noch in der Anfangsphase befinden, ist der Zugang zur Business-Version von Asana über das Social-Impact-Programm ein wahrer Segen. Wir können unserer Community mehr Vorteile bieten, weil wir Zugang zu einem leistungsstarken Tool haben.

Frances Coronel, Technologiedirektorin

Das nächste Kapitel für Techqueria

Während Techqueria mehr Unternehmenspartner gewinnt und seine Mitgliederbasis erweitert, baut es auch sein Team aus. Im kommenden Jahr hofft das Unternehmen, ein neues, erweitertes Board einzusetzen und seinen ersten hauptberuflichen Executive Director einzustellen. Sie haben auch neue Funktionen für die Community eingeführt, darunter eine Jobbörse, eine Lebenslauf-Datenbank und eine verbesserte Website. Alle diese Projekte werden von der Erstellung bis zur Fertigstellung in Asana nachverfolgt, um die Transparenz, Effizienz und Ergebnisse für das Unternehmen zu verbessern.

Wir hatten nicht geplant, dass alle unsere größten Projekte des Jahres 2021 gleichzeitig stattfinden würden, aber sie gipfeln in etwas, das sich wie ein neues Kapitel für Techqueria anfühlt. Ohne Asana könnten wir nicht alles erledigen.

Frances Coronel, Technologiedirektorin