Eigene Vorlagen

Eigene Vorlagen sparen Ihrem Team Zeit, da Sie Projektvorlagen erstellen können, die für mehrere bestehende Workflows oder Prozesse, die Sie ständig verwenden, kopiert werden können. Ihr Team muss die Prozesse nicht von Grund auf neu erstellen oder sich über fehlende Schritte Sorgen machen. Sie können Projekte einrichten, um Ihre Arbeit von Anfang an perfekt zu verfolgen. Sie können die Aufgabenfälligkeiten auch automatisch an das Start- oder Enddatum Ihres Projekts anpassen, so dass Sie in Ihrem Projektplanungsprozess Zeit sparen können.

Ein bestehendes Projekt in eine Vorlage umwandeln

Als Vorlage speichern

So wandeln Sie ein bestehendes Projekt in eine Vorlage um:

  1. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Projekttitel.
  2. Wählen Sie In Vorlage umwandeln

Sobald Sie Ihre Vorlage gespeichert haben, ist sie für Sie und Ihr Team sofort sichtbar. Sie können sie verwenden, indem Sie ein neues Projekt erstellen und auf den Tab Von „Unternehmensname” zugreifen. Dort finden Sie alle benutzerdefinierten Vorlagen, die Sie kopieren können und die Teams, von denen sie erstellt wurden.

Eine eigene Vorlage verwenden, um ein neues Projekt zu erstellen

Ein Projekt erstellen 1

Sie können ein neues Projekt mit einer eigenen Vorlage erstellen, indem Sie auf die Projektvorlage zugreifen und dann auf die Option Diese Vorlage verwenden oben rechts auf der Seite klicken.

Sie können auch eine vorhandene benutzerdefinierte Vorlage verwenden, wenn Sie ein neues Projekt über den orangefarbenen Button erstellen.

Ein Projekt erstellen 2

Ein Projekt erstellen:

  1. Klicken Sie auf den orangefarbenen Button in der oberen Leiste
  2. Wählen Sie Projekt

Eigene Vorlage auswählen

So wählen Sie eine eigene Vorlage aus:

  1. Rufen Sie den Tab Von „Unternehmen/Arbeitsbereich” auf
  2. Klicken Sie auf die eigene Vorlage, die Sie verwenden möchten

Benennen Sie von hier aus das neue Projekt, das anhand der Vorlage erstellt wird, und wählen Sie, welchem Team das Projekt zugewiesen wird. Sie können das Projekt auch mit Ihrem Team teilen oder es nur für Projektmitglieder sichtbar machen. Klicken Sie anschließend entweder auf Projekt erstellen oder Weiter, wenn in der eigenen Vorlage festgelegte Termine vorhanden sind.

Projekt benennen

Wenn Sie ein neues Projekt anhand einer eigenen Vorlage erstellen, wird alles kopiert: die Projektbeschreibung, Aufgaben, Fälligkeitsdaten, Abschnitte, benutzerdefinierte Felder und Projekte, in denen Aufgaben zusätzlich angezeigt werden.

Projekttermine in einer eigenen Vorlage festlegen

Wenn in der eigenen Vorlage festgelegte Termine vorhanden sind, müssen Sie lediglich ein Startdatum oder ein Enddatum beim Erstellen Ihres Projekts wählen. Asana plant dann alle Ihre Aufgaben für Sie. Sie können Projekttermine in der Fortschritts-Ansicht des Projekts festlegen.

Der Bildschirm mit den Projektterminen für den Zeitplan wird nur angezeigt, wenn in der eigenen Vorlage festgelegte Termine vorhanden sind (ein Fälligkeitsdatum für ein Projekt oder eine Aufgabe oder einen Datumsbereich).

Automatische Verschiebung von Terminen

In der Ansicht zur Projekt-Terminplanung:

  1. Wählen Sie ein Startdatum oder ein Enddatum für Ihr Projekt
  2. Legen Sie mit dieser Option fest, ob Aufgaben an Wochenenden geplant werden können oder nicht
  3. Klicken Sie auf Projekt erstellen, wenn Sie fertig sind

Verwenden Sie Projekttermine, wenn ein Start- oder Enddatum vorhanden ist und Sie eine Aufgabe davor oder danach planen müssen.

Anwendungsfälle

Hier sind einige Beispiele, wie Sie ein Projekt mit einer benutzerdefinierten Vorlage und einem Startdatum und Enddatum erstellen können.

Verwendung eines Startdatums

Startdatum

So verwenden Sie ein Startdatum:

  1. Wählen Sie Startdatum
  2. Fügen Sie ein Datum über das Kalender-Symbol ein
  3. Klicken Sie auf Projekt erstellen

Beispiel eines Startdatums

Die Aufgabe mit dem frühesten Fälligkeitsdatum in Ihrer Vorlage / das Projektstartdatum wird auf das gewählte Startdatum gelegt.

Verwendung eines Enddatums

Enddatum

So verwenden Sie ein Enddatum:

  1. Enddatum wählen
  2. Fügen Sie das Datum über das Kalender-Symbol hinzu
  3. Klicken Sie auf Projekt erstellen

Beispiel eines Enddatums

Die Aufgabe mit dem spätesten Fälligkeitsdatum in Ihrer Vorlage / das Projektenddatum wird auf das gewählte Enddatum gelegt.

Vorlagen entfernen

Sie können eigene Vorlagen jederzeit aus der Sammlung entfernen.

Vorlage entfernen 1

So entfernen Sie eine Vorlage:

  1. Wählen Sie die Projektvorlage aus, die Sie entfernen möchten
  2. Klicken Sie auf den Pfeil in der Projektvorlage
  3. Wählen Sie Aus Vorlagen entfernen aus

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.