NTEN unterstützt gemeinnützige Organisationen beim Einsatz von Technologie mit Asana

Enge Budgets, minimale Ressourcen, veraltete Technologie – das sind nur einige der Merkmale, die typischerweise mit Gemeinnützigkeit in Verbindung gebracht werden. Mit weniger Ressourcen ist es für gemeinnützige Organisationen von entscheidender Bedeutung, auf Technologie zurückzugreifen. Damit können sie ihre Zielgruppe besser unterstützen und ihre Mission effektiver vorantreiben. NTEN, ebenfalls eine gemeinnützige Organisation, macht genau das, indem sie die Nutzung von Technologie bei anderen gemeinnützigen Organisationen fördert.

Wie bei vielen gemeinnützigen Organisationen üblich, ist das Team von NTEN klein, aber wirkungsvoll. Mit Sitz in Portland und mehreren ortsunabhängigen Mitarbeitern veranstalten sie eine jährliche Konferenz und produzieren unzählige Ressourcen für ihre über 50.000 Mitglieder. Dies hilft den Mitgliedern, die beste Technologie kennenzulernen und sie anzuwenden. An der Spitze des Unternehmens steht Amy Sample Ward, CEO von NTEN.

Als das Unternehmen wuchs, wollte das Team die Einsicht in Verantwortlichkeiten, Fristen und die Möglichkeiten des Mitwirkens an Projekten transparenter gestalten. Bei mehreren gleichzeitig stattfindenden Initiativen, wurden kleine aber kritische Schritte immer wieder vergessen, weil der Informationsaustausch nicht richtig funktionierte. Aufgrund ihrer führenden Rolle im Hinblick auf Technologie wussten die Teammitglider von NTEN, dass es Tools gibt, die ihnen bei der Steigerung der Effektivität helfen konnten. Deshalb beschlossen sie, mit gutem Beispiel voranzugehen und ein Tool zu finden, mit dem sich alles an einem Ort organisieren lässt.

Die Suche nach einem flexiblen Tool für die Zusammenarbeit

Mehrere Mitglieder von Amys Team hatten in der Vergangenheit bereits verschiedene Work Management Tools ausprobiert. Sie beschlossen aber, dass es an der Zeit war, alles auf einer Plattform zu vereinen. Für Amy boten die Tools, die sie ausprobiert hatten, nicht die benötigten Funktionen.

Nach der Evaluierung einiger Tools erkannten Amy und ihr Team, dass ihnen Asana die benötigte Funktionalität bietet. In Asana sahen sie den Zusammenhang zwischen verschiedenen Arbeitsvorgängen, z. B. durch Aufgaben in mehreren Projekten, Abhängigkeiten, und Fälligkeitsdaten. Es ermöglichte ihnen auch, über die Arbeit mithilfe von Kommentaren, Diskussionen und dem Projektstatus zu kommunizieren, ohne ein anderes Tool nutzen zu müssen. Die mit der Arbeit verbundene Kommunikation trug dazu bei, dass Verantwortlichkeiten klar waren und weniger unnötige Kommunikation stattfand. Außerdem bot Asana auch die Möglichkeit, die Sichtbarkeitseinstellungen für sensible Aufgaben anzupassen.

Als ich von dem Rabatt für gemeinnützige Organisationen erfuhr, dachte ich begeistert: Wir können all diese Funktionen benutzen und trotzdem unser Budget einhalten – das machen wir. ”

Für Amy, die mit dem Mangel an Ressourcen bei gemeinnützigen Organisationen nur allzu vertraut ist, waren die Rabatte für gemeinnützige Organisationen der entscheidende Faktor für die Einführung von Asana. Mit einem Rabatt von 50 % und Zugang zum Asana-Beraterprogramm verwenden Amy und ihr Team nun das Asana Business-Paket. Sie nutzen Funktionen wie Formulare, Portfolios und Workload. Mit diesen Funktionen optimieren sie die Annahme von neuen Aufgaben, können den Fortschritt ihrer Vorhaben verfolgen, und sind in der Lage, ihre wertvollsten Ressourcen besser zu verwalten.

Mit gutem Beispiel voran: Die Einführung von Asana im Team

Bei so viel Erfahrung mit der Einführung neuer Technologien für gemeinnützige Organisationen ging NTEN sehr methodisch bei der Implementierung von Asana vor. Sie begannen mit einem Pilotprojekt, das mit einem Team und einem Projekt durchgeführt wurde. Später haben Sie dieses um weitere Projekte und Teammitglieder erweitert. Die ersten Nutzer schulten dann ihre Teamkollegen, als diese ebenfalls begannen, an Projekten mitzuarbeiten und ihre Arbeit in Asana zu verwalten.

Unsere Einführungsmethode half uns, das Gefühl zu vermitteln, dass Menschen einbezogen wurden und nicht gezwungen waren, das Tool zu verwenden. ”

Da die Struktur und die Konventionen für die Arbeitsverwaltung in Asana bereits festgelegt wurden, war es einfach, den Rest der Organisation dazuzuholen. NTEN verwendete Projektvorlagen, damit neue Anwender den unmittelbaren Nutzen von Asana erkennen konnten. Mit der visuellen Unterstützung, die Vorlagen bieten, konnten die Nutzer sehen, auf welche Weise sie ihre Arbeit strukturieren und verwalten können. Somit war sofort klar, wie Asana ihre tägliche Arbeit erleichtern würde. Sie konnten dadurch die Zeit verkürzen, die nötig war, um das gesamte Team an Bord zu holen.

Bessere Einblicke und Effizienz mithilfe von Asana

Jetzt verwendet NTEN Projektvorlagen, um jeden der wöchentlichen Kurse wie Digital Literacy and Accessibility und The Anatomy of a Website Redesign zu planen. Sie vergessen keine kritischen Schritte mehr und jeder kann mithelfen, wenn ein Teamkollege nicht im Büro ist. Das reduziert nicht nur den Stress für das Team, sondern hilft auch, in jedem Kurs noch bessere Inhalte und Ressourcen bereitzustellen.

Mit Asana verschwenden wir keine Zeit mehr damit, uns daran erinnern zu müssen, was wir zu erledigen haben.”

Das NTEN-Team nutzt Asana auch für die Planung seiner jährlichen NTC-Konferenz, die über 2.400 Teilnehmer aus gemeinnützigen Organisationen begrüßt. Diese suchen nach neuen Wegen, um einen Wandel mit Technologie anzuregen. Durch die Verwaltung aller NTC-Aufgaben in einem Masterprojekt können sie alles auf der Zeitleiste sehen und Meilensteine nachverfolgen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass wichtige Schritte rechtzeitig erledigt werden. Das Team kann seinen Mitgliedern dadurch ein besseres Konferenzerlebnis bieten, wie z. B. eine Fotokabine bereitstellen oder die Qualität ihrer Ignite-Präsentationen verbessern. Sie haben keinen Last-Minute-Stress mehr und können sich stattdessen darauf konzentrieren, die Teilnehmer zu begeistern.

NTEN optimiert den Prozess für Kreativanfragen. Damit sorgen sie dafür, dass das Designteam alle Informationen im Voraus erhält, die für den Design- und Erstellungssprozess nötig sind. Dies hilft dem Kreativteam, bessere Inhalte schneller bereitzustellen, da alle Anfragen und der Status einer jeden Person klar ist.

Mehr Raum für Teamentwicklung und bessere Geschäftsergebnisse

Mit mehr Struktur und Einsicht in die Arbeit aller Teammitglieder hat NTEN nicht nur interne Prozesse, sondern auch das Team selbst verbessert. Sie haben jetzt mehr Zeit für kreatives Denken, denn alle Verantwortlichkeiten und nächsten Schritte sind klar. Jeder erkennt, dass er die nötigen Fähigkeiten besitzt, um die eigenen Projekte erfolgreich zu managen. Darüber hinaus kann nun jeder Teamkollege sehen, wie seine Arbeit – egal wie klein sie auch erscheinen mag – zu größeren Vorhaben und dem Erfolg des Unternehmens beiträgt.

Asana hat jedem im Team geholfen, sich in Hinblick auf die persönlichen Fähigkeiten sicher zu fühlen, um eigene Projekte von Anfang bis Ende erfolgreich zu managen. ”

Mit Asana ist NTEN in der Lage, seine Mitglieder und gemeinnützige Organisationen auf Weltklasse-Niveau zu unterstützen. Das bringt die Organisation der Verkörperung und Verwirklichung der eigenen Mission einen Schritt näher.