Eine bahnbrechende Transformation für die NCAA

Als die neue Führung sich daran machte, die Zusammenarbeit innerhalb der NCAA zu modernisieren, wusste die Organisation, dass sie eine Lösung brauchte, um ihre Teams zu vernetzen und komplexe Prozesse zu vereinfachen. Damals arbeiteten die Abteilungen innerhalb der NCAA eher wie separate Einheiten als eine zusammenhängende Einheit, und bei größeren, funktionsübergreifenden Projekten kam es aufgrund von nicht miteinander verknüpften Tools und inkonsistenten Prozessen zu Engpässen. 

Um den Übergang zu unterstützen, betonten die Führungskräfte, wie Asana tägliche Aufgaben mit größeren Unternehmenszielen verknüpfen, sich nahtlos in bestehende Tools integrieren und Prozesse standardisieren könnte. Das Championship-Team war einer der ersten Anwender und demonstrierte das Potenzial von Asana, indem es Vorlagen erstellte, um 84 Championships über verschiedene Aufgaben und Teams hinweg zu verwalten. Ihr früher Erfolg inspirierte zu einer breiteren Einführung in der gesamten NCAA. Das Team teilte seine Workflows – und seinen Erfolg – mit der gesamten Organisation und trug dazu bei, Asana als grundlegendes Tool für die Zusammenarbeit zu etablieren.

Jetzt dient Asana als zentrale Schnittstelle für Teams im gesamten Unternehmen, baut Informationsbarrieren ab und ermöglicht eine nahtlose Verwaltung von abteilungsübergreifenden Projekten. Diese Transformation setzte einen neuen Standard für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und bot dem Kommunikationsteam eine solide Grundlage, als es seinen Aufwand für die Kampagne zu den Olympischen Spielen 2024 erhöhte.

Als ich zur NCAA kam, war die funktionsübergreifende Zusammenarbeit gestört, insbesondere wenn verschiedene Abteilungen Fachwissen teilen mussten. Die Teams waren es nicht gewohnt, zusammenzuarbeiten, was zu erheblichen Koordinationsproblemen führte. Die Einführung von Asana hat uns geholfen, diese Lücken zu schließen.

Brian Higgins, Senior Vice President of Business Performance bei der NCAA

Asana für das Kampagnenmanagement

Skalierung der Inhaltserstellung für die Olympischen Spiele 2024 in Paris

Die Kampagne 2024 Olympians & Paralympians Made Here, die für die Olympischen Spiele in Paris organisiert wurde, stellte für die Kommunikationsteams der NCAA eine neue Größenordnung dar. Die Führung setzte sich ein ehrgeiziges Ziel: die Produktion von Inhalten und die Einbindung der Zielgruppe im Vergleich zu den Olympischen Spielen 2020 in Tokio zu verdreifachen. Die Paris-Kampagne erforderte die Zusammenarbeit über Abteilungen, Standorte und externe Partner hinweg – eine Herausforderung, die durch nicht miteinander verknüpfte Tools und inkonsistente Prozesse erschwert wurde.

Asana bildete die Grundlage, um diese Teams zusammenzubringen. Als zentraler Knotenpunkt der Kampagne standardisierte Asana Workflows und verband Teams über Zeitzonen hinweg. Die Plattform diente als Bindeglied der Kampagne – sie hielt alle Beteiligten auf dem Laufenden und half den Teams bei der Zusammenarbeit, um die Reichweite und Wirkung der Kampagne drastisch zu erhöhen. 

Die Ergebnisse waren bemerkenswert: Die NCAA skalierte die Paris-Kampagne auf das Vierfache der Kampagne für Tokio, produzierte 2.770 % mehr Inhalte und erzielte einen Anstieg der Zielgruppen-Impressionen um 1.440 %. Dieser Erfolg setzte einen neuen Standard für Zusammenarbeit und Innovation und brachte der NCAA den Best in Class Work Innovation Award von Asana ein.

Für die Kampagne zu den Olympischen Spielen 2024 in Paris mussten wir unseren Aufwand exponentiell steigern. Asana war das Bindeglied, das Teams, Workflows und Zeitzonen nahtlos integrierte.

Chris Dion, Director of Digital Communications bei der NCAA

Standardisierte Workflows skalieren die Erstellung von Inhalten um 2.770 %

• Kampagnenmanager überwachen Tausende von Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung von Inhalten in einem geteilten Projekt und bieten Führungskräften so einen umfassenden Überblick über alle laufenden Arbeiten.

• Mithilfe von Formularen zur Anfrageneingabe sammeln Teams Inhaltsvorschläge von internen und externen Stakeholdern an einem Ort. Alle erforderlichen Informationen werden im Voraus erfasst, um den Start zu optimieren. 

• Aufgabenvorlagen standardisieren den End-to-End-Workflow für alle Kampagnen-Inhalte, von Social-Media-Beiträgen bis hin zu Infografiken. Dieser wiederholbare Prozess reduziert Fehler, beschleunigt die Produktion und gewährleistet eine konsistente Bereitstellung.

• Unteraufgaben unterteilen komplexe Produktionsschritte auf mehrere Beteiligte, sodass Rollen, Zeitplan und Ergebnisse immer klar sind.

• Vordefinierte Regeln automatisieren manuelle Schritte, damit die Arbeit nahtlos zwischen globalen Teams ablaufen kann. 

Für die Spiele in Tokio haben wir 12 Feature-Artikel erstellt. Für die Spiele in Paris haben wir 117 erstellt. Wir haben stark skaliert – denn mit Asana waren wir bereit.

Chris Dion, Director of Digital Communications bei der NCAA

Die Zentralisierung des Kampagnenmanagements verbessert die Koordination und Umsetzung 

• Asana fungiert als einzige Informationsquelle für alle Kampagnenmanagement-Aufgaben, wodurch Unklarheiten reduziert werden und es einfacher ist, Abhängigkeiten zu erkennen und Engpässe zu vermeiden.

• Führungskräfte verwenden benutzerdefinierte Projektansichten, um die in Bearbeitung befindlichen Arbeitsvorgänge zu visualisieren und die relevantesten Informationen basierend auf ihren spezifischen Bedürfnissen anzuzeigen.

• Integrationen für Slack und Outlook sorgen für zeitnahe Kommunikation und Benachrichtigungen über die vorhandene Technologie hinweg, sodass niemand den Anschluss verliert. 

• Diskussionen in Echtzeit und Folgemaßnahmen werden in Aufgaben erfasst, wodurch der Wechsel zwischen Apps reduziert und der Kontext dokumentiert wird, den Teams benötigen.

Mit Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen und Ländern war Asana ein echter Gamechanger – unser Team konnte sich anmelden, genau sehen, wie weit die Projekte fortgeschritten waren, und sofort wissen, was als Nächstes zu tun war.

Jaelyn Arndt, Associate Director of Communications, NCAA

Berichte in Echtzeit ermöglichen eine intelligentere, schnellere Entscheidungsfindung

• Kampagnenmanager nutzen Portfolios, um auf einen Blick einen Überblick über die gesamte kampagnenbezogene Arbeit zu erhalten. Dies hilft ihnen, den Fortschritt schnell zu verfolgen, Abhängigkeiten zu erkennen und die Arbeit zu priorisieren.

• Mit genaueren Echtzeit-Ansichten der Arbeitsdaten trifft die Führung fundierte Entscheidungen und optimiert die Ressourcenzuweisung während der gesamten Kampagne.

• Globale benutzerdefinierte Felder standardisieren die Erfassung wichtiger Kennzahlen, um Konsistenz zu gewährleisten und eine einfache Filterung und Berichterstattung über alle Projekte hinweg zu ermöglichen.

Asana gab unserem Führungsteam Echtzeit-Einblicke in alle Bereiche der Kampagne. Zum ersten Mal konnten wir sehen, wie die täglichen Aufgaben mit unseren größeren Zielen verknüpft waren, und sofort erkennen, wo Ressourcen am dringendsten benötigt wurden. Diese Klarheit ermöglichte es uns, schnellere, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Chris Dion, Director of Digital Communications bei der NCAA

Asana für die Eventplanung

Struktur und Transparenz für die Durchführung von Meisterschaften

Das Championship-Team der NCAA verwaltet 84 der 90 NCAA-Meisterschaften und koordiniert jedes Detail, von der Standortauswahl und den Verträgen für die Veranstaltungsorte bis hin zu Ticketverkauf, Marketing und Übertragungslogistik. 

Vor Asana war das Team auf physische Ordner und nicht miteinander verknüpfte digitale Tools angewiesen, um die Planung und Durchführung von Meisterschaften zu verwalten – ein Prozess, dem es an Konsistenz mangelte. Jetzt fungiert Asana als einzige Informationsquelle und verbindet Aufgaben, Zeitpläne und Kommunikation an einem Ort, was es einfacher macht, die Arbeit zu koordinieren und die Business-Kontinuität aufrechtzuerhalten. 

Mit Asana haben wir die Verwaltung von Meisterschaften optimiert und unsere gesamte Arbeit auf einer Plattform zentralisiert. So können wir uns auf die Durchführung außergewöhnlicher Events konzentrieren und gleichzeitig über Jahre und Teammitglieder hinweg Kontinuität gewährleisten.

Anthony Holman, Vice President of Championships & Alliances bei der NCAA

Standardisierte Workflows optimieren die Durchführung von Meisterschaften 

• Jede Meisterschaft beginnt mit einer strukturierten Projektvorlage, die die Konsistenz über alle 84 Veranstaltungen hinweg gewährleistet. Diese Vorlagen sind auf die vier wichtigsten Meisterschaftstypen zugeschnitten – Mannschaftssportarten, Einzelsportarten, Indoor-Sportarten und Outdoor-Sportarten.

• Wesentliche Aufgaben– wie die Durchführung von Besichtigungen vor Ort, die Koordinierung mit den Medien und die Fertigstellung von Beschilderungsplänen – sind in jeder Vorlage vordefiniert und bieten ein zuverlässiges Framework, das gleichzeitig Flexibilität für die individuellen Bedürfnisse jedes Events ermöglicht.

• Jedes Projekt ist mit den übergeordneten Unternehmenszielen der NCAA verknüpft, sodass Teams leicht erkennen können, wie ihre Arbeit zu den übergeordneten Zielen und langfristigen Prioritäten beiträgt.

• Innerhalb jedes Projekts werden Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zugewiesen, wodurch klar wird, wer für was verantwortlich ist, und die Arbeit auf Kurs bleibt. 

• Diskussionen zu jeder Aufgabe finden im Kommentarbereich der Aufgabe statt, und alle relevanten Dateien werden direkt an die Aufgabe angehängt, wodurch unübersichtliche Kommunikation und verlorene Informationen vermieden werden.  

• Benutzerdefinierte Felder erfassen wichtige Details wie Fälligkeitsdaten, Art der Meisterschaft und Aufgabenstatus und liefern strukturierte Daten, die in projektspezifische Dashboards einfließen.

• Diese Dashboards bieten der Führung in Echtzeit Analytik zu Projektfortschritt, potenziellen Engpässen und Ressourcenkapazität und helfen ihnen, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. 

• Zu Beginn einer neuen Saison duplizieren die Teams die Projekte des Vorjahres und übernehmen Aufgaben, Workflows und Zuweisungen, um die Kontinuität zu wahren und gleichzeitig notwendige Aktualisierungen vorzunehmen. 

Volle Transparenz in Echtzeit ermöglicht fundierte Entscheidungen

• Dashboards bieten einen einfachen Überblick über den Projektfortschritt und helfen Teamleitern, Herausforderungen zu bewältigen, fundierte Entscheidungen über Ressourcen zu treffen und Projekte auf Kurs zu halten. 

• Außerdem können Teammanager den gesamten Projektumfang leicht visualisieren, z. B. die Anzahl der Beteiligten und die Aufgaben, die in Bearbeitung sind. Diese Klarheit hilft ihnen, bei Bedarf überzeugende Argumente für zusätzliches Personal oder Unterstützung zu liefern.

Geschäftskontinuität sorgt für langfristigen operativen Erfolg

• Asana zentralisiert abteilungsbezogenes Wissen, wodurch es für neue Mitarbeiter einfacher wird, sich einzuarbeiten und nahtlos dort weiterzumachen, wo frühere Teammitglieder aufgehört haben.

• Da die gesamte Arbeit an einem Ort gespeichert ist, verlaufen Übergaben nahtlos. So wird sichergestellt, dass Teams die Arbeit ohne Unterbrechung vorantreiben können, unabhängig davon, wer einem Projekt beitritt oder es verlässt.

• Tagesordnungen für Führungsmeetings und Business-Reviews werden in Asana verwaltet, sodass alle Besprechungsthemen, Entscheidungen und Folgemaßnahmen an einem leicht zugänglichen Ort erfasst werden.

Asana für HR und Personalwesen

Klarheit und Zusammenarbeit im HR-Bereich schaffen

Das HR-Team der NCAA spielt eine wichtige Rolle bei der Unterstützung der Angestellten im gesamten Unternehmen, von der Einstellung und Einführung neuer Angestellter bis hin zur Verwaltung ihrer Leistung und Leistungen. In der Vergangenheit arbeitete die Abteilung isoliert, wobei jedes Teammitglied eine bestimmte Funktion innehatte. Ohne gemeinsamen Wissensaustausch oder Zusammenarbeit kam die Arbeit zum Stillstand, wenn jemand abwesend war, und andere Abteilungen hatten keinen Einblick in die HR-Prozesse oder ihre Rolle darin.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich das HR-Team für Asana, um die Koordination und die Prozesskonsistenz zu verbessern. Durch die Erstellung klarer, gemeinsamer Workflows erleichtert Asana dem HR-Team die Zusammenarbeit, hilft anderen Teams, ihre Rolle in HR-Prozessen zu verstehen, und sorgt dafür, dass die Arbeit ohne Verzögerungen vorangeht.

Die Klarheit über die Erwartungen war in der Vergangenheit eine Herausforderung. Es ist frustrierend, wenn die Ergebnisse nicht den Erwartungen entsprechen, was oft darauf zurückzuführen ist, dass sie nicht klar kommuniziert wurden. Asana hilft, den menschlichen Aspekt der Arbeit zu bewältigen, indem Emotionen eliminiert und Erwartungen sichtbar und spezifisch gemacht werden. Dies erleichtert es Teams, sich auf das zu konzentrieren, was gut läuft – und dies zu feiern.

Kim Oren, Vice President of Human Resources bei der NCAA

Eine einzige Informationsquelle für HR-Prozesse sorgt für Transparenz und Verantwortlichkeit  

• HR-bezogene Projekte werden in klare Phasen und Aufgaben unterteilt, sodass leicht erkennbar ist, wer für was verantwortlich ist und welche Arbeit als Nächstes ansteht.

• Die Struktur hilft den Teams im gesamten Unternehmen, ihre Rolle in den HR-Prozessen zu verstehen, und bietet einen gemeinsamen Bezugspunkt für Erwartungen.

• Wenn sich alles auf einer Plattform befindet, ist es einfacher zu erkennen, was gut läuft und wo Aufmerksamkeit erforderlich ist, was zu mehr Klarheit und Verantwortlichkeit führt.

Talentakquise-Workflows verbessern die Transparenz bei der Personalbeschaffung

• Ein Rekrutierungsportfolio erfasst offene Stellen und zeigt, wie viele Stellen verfügbar sind und wie weit der Einstellungsprozess fortgeschritten ist.

• Eine Vorlage für die Talentakquise umfasst jeden Schritt des Einstellungsprozesses und gewährleistet die Abstimmung zwischen HR, Personalverantwortlichen und anderen Beteiligten.

• Mit einem transparenteren Prozess hat das gesamte Unternehmen ein klareres Verständnis davon, was zur Einstellung beiträgt und wie verschiedene Teams dazu beitragen.

Strukturiertes Onboarding sorgt für ein reibungsloses Angestellten-Erlebnis

• Eine Onboarding-Vorlage bietet einen strukturierten Prozess vom Zeitpunkt der Einstellung eines neuen Mitarbeitenden bis zu dessen ersten 90 Tagen.

• Die Aufgaben sind nach Zeitplan unterteilt – zwei Wochen vor dem Startdatum, Tag eins und Meilensteine nach 30, 60 und 90 Tagen –, was Führungskräften und neuen Mitarbeitenden hilft, auf Kurs zu bleiben.

• Wichtige Aufgaben für die Einführung – wie die Bereitstellung eines Laptops, die Einrichtung von Büromaterialien, eine Büroführung und die Vorstellung – sind in den Workflow integriert und werden HR-Teammitgliedern, Personalverantwortlichen und dem Team des neuen Mitarbeitenden zugewiesen, wodurch die Verantwortlichkeiten klar festgelegt werden.

Fazit

Die Grundlagen für langfristigen Erfolg schaffen

Mit Blick auf zukünftige Kampagnen und Initiativen – einschließlich der Olympischen Spiele 2028 – ist die NCAA bestrebt, den Einsatz von Asana abteilungsübergreifend auszuweiten. In Zukunft plant die Organisation, den Einsatz von Automatisierungen zu erweitern, um Workflows zu verbessern, die Berichtsfunktionen von Asana zu nutzen, um die Strategie zu optimieren, und Möglichkeiten zu erkunden, KI in ihre großen, funktionsübergreifenden Projekte zu integrieren.

Asana wird auch weiterhin eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Business Continuity für die NCAA spielen. Durch die Dokumentation von Prozessen und die Erstellung von Vorlagen auf der Grundlage von Workflows in der Organisation fördert die NCAA die Zusammenarbeit und verringert die Abhängigkeit von isoliertem Fachwissen. So wird sichergestellt, dass Teams die Arbeit nahtlos voranbringen können.

Indem die NCAA Asana als zentralen Knotenpunkt für die Arbeit positioniert – eine „Asana-Stadt“, in der jede Abteilung und jedes Projekt miteinander verbunden sind –, baut sie eine zukunftsfähige Organisation auf, die bereit ist, Studierende und Sportler zu stärken und sie auf ihrem Weg sowohl auf dem Spielfeld als auch darüber hinaus zu unterstützen.

Asana wurde während der Kampagne zu unserer Home-Base – alles befand sich dort. Jetzt bauen wir es zu dem aus, was wir unsere „Asana City“ nennen, mit Nachbarschaften und Häusern für jeden Teil unseres Workflows. Hier ist alles miteinander verbunden.

Chris Dion, Director of Digital Communications bei der NCAA