Special Olympics Northern California and Nevada veranstaltet eindrucksvollere Events mit Asana

Asanas Wirkung

• Reduzierter Zeitaufwand für wöchentliche Team-Meetings
• Verkürzte Erstellungszeit – fast die Hälfte – für kreative Inhalte durch einen optimierten Antrags- und Genehmigungsprozess
• Mehr Zeit für die Schaffung unvergesslicher Erlebnisse für Sportler, ihre Familien und Spender

Bei den Special Olympics USA Games in Seattle im Sommer 2018 trat ein Team aus Schülern einer High School aus Clovis, Kalifornien, im Rahmen des Unified Sports-Programms im Fußball an. Das Programm bringt Sportler aus speziellen und allgemeinen Bildungseinrichtungen zusammen, um im gleichen Team zu spielen. Es fördert Integration, Verständnis und Freundschaft. Das Team triumphierte vereint auf dem Feld und holte sich eine Silbermedaille. Der größere Triumph war jedoch die Bildung von Freundschaften. Ohne ihren Unterschieden Beachtung zu schenken, wurden sie zu echten Teamkollegen und Freunden – sowohl auf dem Feld als auch darüber hinaus.

Was das Team bei den USA Games verkörpert hat, ist das Kernanliegen von Special Olympics. Ihre Mission ist es, das ganze Jahr über Sporttraining und Wettkämpfe für Athleten jeden Alters und mit geistigen Behinderungen anzubieten. Sie stehen für die Förderung von Einbeziehung, Verständnis und Freundschaft für ihre Athleten, Familien und Communities.

Der Ortsverband von Northern California and Nevada, der das Clovis-Team zum Wettkampf nach Seattle schickte, veranstaltet jährlich über 300 Events für Athleten und Spender. Um für die Teilnehmer ein einheitliches Erlebnis zu gewährleisten, kümmert sich Abe Cruz, Senior Manager of Design, um die Erstellung aller Inhalte, die auf diesen Veranstaltungen gesehen, gehört und gelesen werden. Dies geschieht in Zusammenarbeit mit dem Marketing-Team.

Aber als gemeinnütziger Verein mit begrenzten Ressourcen und jede Menge Arbeit hatten Abe und sein Team mit Folgendem zu kämpfen:

• Es fehlte ein zentrales Kommunikations- und Koordinationssystem für ihre Arbeit, was die Qualität der Inhalte beeinträchtigte.
• Anfragen kamen aus allen Richtungen, wobei wichtige Informationen oft fehlten. Das führte zu zusätzlichen, ungeplanten Überprüfungsrunden.
• Die Prioritäten und der Status der Arbeit waren nicht klar. Dadurch wussten sie nicht, worauf sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt konzentrieren sollten.

Der Auswahlprozess: Einfachheit als erstes Kriterium

Bei der Evaluierung von Tools zur Arbeitsverwaltung stand für Abe eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche an erster Stelle. Sie brauchten ein Tool, das einfach anzuwenden war und nicht abschreckend wirkte. Es sollte ihre Anforderung hinsichtlich der Koordination von Projekten, wie die von ihnen produzierten Großveranstaltungen, erfüllen. Sie benötigten auch Funktionen, die es ihnen ermöglichen würden, klar und effektiv zu kommunizieren – insbesondere bei Anfragen nach kreativen Inhalten und Genehmigungen. Abe und sein Team suchten auch nach einer Möglichkeit, ihre Teamarbeit von Meetings bis hin zu allgemeinen Prozessen effizienter zu gestalten.

Nach einem Team-Meeting und dem Vergleich verschiedener Lösungen zur Arbeitsverwaltung entschieden sie sich für Asana. Es lässt sich einfach und intuitiv vom Team bedienen, bietet aber auch spezifische Funktionen wie Vorlagen und benutzerdefinierte Felder, die ihre Workflows effizienter gestalten. Außerdem erhalten Abe und sein Team mit Asana für gemeinnützige Organisationen alle nötigen Premium-Funktionen bei einem Rabatt von 50 %.

Effizienz: Optimierung der Workflows für bessere und schnellere Ergebnisse

Das Marketing-Team von Special Olympics nutzt Asana nun, um alle Prozesse zu optimieren. Dadurch haben sie Klarheit über Details und können ihre Arbeit schneller erledigen. Mit Asana ist das Team nun zu Folgendem in der Lage:

• Verwaltung von über 300 Events pro Jahr: Mit Vorlagen kann das Team seine Summer Games und das Polar Plunge-Spendenevent schneller planen. Dabei beziehen die Teammitglieder Erkenntnisse aus vergangenen Events mit ein, um die Umsetzung stetig zu verbessern. Außerdem entsteht in letzter Minute weniger Stress, da wichtige Schritte nicht vergessen werden.
• Optimierung von kreativen Anfragen und Genehmigungen: Durch einen einheitlichen Standardprozess für Anfragen erhält Abe nun alle Details, die er im Voraus benötigt. Damit sind die Erwartungen von Anfang an klar und Genehmigungen erfolgen schneller.
• Priorisierung der richtigen Aufgaben: Abe verfolgt den Status und die Priorität der Arbeit mit benutzerdefinierten Feldern in Asana. Dadurch haben seine Teammitglieder Klarheit darüber, worauf sie sich konzentrieren müssen und in welcher Phase sich die Arbeit befindet. Infolgedessen sind die wöchentlichen Team-Meetings weniger geworden.

„Für unsere Summer Games 2019 konnten wir die Event- und Marketing-Inhalte in der Hälfte der Zeit produzieren und gleichzeitig ein unvergessliches Erlebnis für unsere Athleten schaffen.”

Bessere Prozesse führen zu besseren Eventerlebnissen

Durch die Verwendung von Asana für die Planung von Events, für Anfragen nach kreativen Inhalten und zur Teamkommunikation hat das Marketing-Team von Special Olympics seine Prozesse verbessert und arbeitet effizienter. Abe und sein Team können sich nun auf das Erschaffen eines Umfelds konzentrieren, das die Einigkeit fördert, die das Clovis-Team bei den USA Games 2018 demonstriert hat. Anstatt nur Inhalte zu produzieren, bieten sie Erlebnisse und sorgen gemeinsam mit ihren Athleten, Spendern und der Gemeinschaft für Erinnerungen. Bei den jüngsten Northern California Summer Games nahmen beispielsweise mehr als 1.000 Athleten und Trainer teil. Abe und das Team haben dafür kreativ zusammengearbeitet, um Audio- und Bildmedien, festliche Banner auf der Hauptbühne und Banner in der gesamten Arena zu erstellen. Damit erschufen sie ein lebendiges Ambiente für die Athleten und ihre Familien.

„Ohne Asana hätten wir die große Eröffnungszeremonie der diesjährigen Summer Games auf keinen Fall auf die Beine gestellt.”