Special Olympics Northern California and Nevada veranstaltet eindrucksvollere Events mit Asana

Special Olympics Northern California and Nevada
  • Special Olypics Northern California and Nevada - Logo
  • Standort
    • 35 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten
  • Veranstaltet jährliche Events
    • Setzt über 300 Events jährlich für Tausende von Teilnehmern um

Asanas Wirkung

  • Reduzierter Zeitaufwand für wöchentliche Team-Meetings
  • Verkürzte Erstellungszeit – fast die Hälfte – für kreative Inhalte durch einen optimierten Antrags- und Genehmigungsprozess
  • Mehr Zeit für die Schaffung unvergesslicher Erlebnisse für Sportler, ihre Familien und Spender

Bei den Special Olympics USA Games in Seattle im Sommer 2018 trat ein Team aus Schülern einer High School aus Clovis, Kalifornien, im Rahmen des Unified Sports-Programms im Fußball an. Das Programm bringt Sportler aus speziellen und allgemeinen Bildungseinrichtungen zusammen, um im gleichen Team zu spielen. Es fördert Integration, Verständnis und Freundschaft. Das Team triumphierte vereint auf dem Feld und holte sich eine Silbermedaille. Der größere Triumph war jedoch die Bildung von Freundschaften. Ohne ihren Unterschieden Beachtung zu schenken, wurden sie zu echten Teamkollegen und Freunden – sowohl auf dem Feld als auch darüber hinaus.

Clovis-Team

Was das Team bei den USA Games verkörpert hat, ist das Kernanliegen von Special Olympics. Ihre Mission ist es, das ganze Jahr über Sporttraining und Wettkämpfe für Athleten jeden Alters und mit geistigen Behinderungen anzubieten. Sie stehen für die Förderung von Einbeziehung, Verständnis und Freundschaft für ihre Athleten, Familien und Communities.

Der Ortsverband von Northern California and Nevada, der das Clovis-Team zum Wettkampf nach Seattle schickte, veranstaltet jährlich über 300 Events für Athleten und Spender. Um für die Teilnehmer ein einheitliches Erlebnis zu gewährleisten, kümmert sich Abe Cruz, Senior Manager of Design, um die Erstellung aller Inhalte, die auf diesen Veranstaltungen gesehen, gehört und gelesen werden. Dies geschieht in Zusammenarbeit mit dem Marketing-Team.

Aber als gemeinnütziger Verein mit begrenzten Ressourcen und jede Menge Arbeit hatten Abe und sein Team mit Folgendem zu kämpfen:

  • Es fehlte ein zentrales Kommunikations- und Koordinationssystem für ihre Arbeit, was die Qualität der Inhalte beeinträchtigte.
  • Anfragen kamen aus allen Richtungen, wobei wichtige Informationen oft fehlten. Das führte zu zusätzlichen, ungeplanten Überprüfungsrunden.
  • Die Prioritäten und der Status der Arbeit waren nicht klar. Dadurch wussten sie nicht, worauf sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt konzentrieren sollten.

Der Auswahlprozess: Einfachheit als erstes Kriterium

Bei der Evaluierung von Tools zur Arbeitsverwaltung stand für Abe eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche an erster Stelle. Sie brauchten ein Tool, das einfach anzuwenden war und nicht abschreckend wirkte. Es sollte ihre Anforderung hinsichtlich der Koordination von Projekten, wie die von ihnen produzierten Großveranstaltungen, erfüllen. Sie benötigten auch Funktionen, die es ihnen ermöglichen würden, klar und effektiv zu kommunizieren – insbesondere bei Anfragen nach kreativen Inhalten und Genehmigungen. Abe und sein Team suchten auch nach einer Möglichkeit, ihre Teamarbeit von Meetings bis hin zu allgemeinen Prozessen effizienter zu gestalten.

Das Team von Special Olympics Northern California

Nach einer Teambesprechung und dem Vergleich verschiedener Lösungen zur Arbeitsverwaltung entschieden sie sich für Asana. Es lässt sich einfach und intuitiv vom Team bedienen, bietet aber auch spezifische Funktionen wie Vorlagen und benutzerdefinierte Felder, die ihre Workflows effizienter gestalten. Außerdem erhalten Abe und sein Team mit Asana für gemeinnützige Organisationen alle nötigen Premium-Funktionen bei einem Rabatt von 50 %.

Effizienz: Optimierung der Workflows für bessere und schnellere Ergebnisse

Das Marketing-Team von Special Olympics nutzt Asana nun, um alle Prozesse zu optimieren. Dadurch haben sie Klarheit über Details und können ihre Arbeit schneller erledigen. Mit Asana ist das Team nun zu Folgendem in der Lage:

  • Verwaltung von über 300 Events pro Jahr: Mit Vorlagen kann das Team seine Summer Games und das Polar Plunge-Spendenevent schneller planen. Dabei beziehen die Teammitglieder Erkenntnisse aus vergangenen Events mit ein, um die Umsetzung stetig zu verbessern. Außerdem entsteht in letzter Minute weniger Stress, da wichtige Schritte nicht vergessen werden.
  • Optimierung von kreativen Anfragen und Genehmigungen: Durch einen einheitlichen Standardprozess für Anfragen erhält Abe nun alle Details, die er im Voraus benötigt. Damit sind die Erwartungen von Anfang an klar und Genehmigungen erfolgen schneller.
  • Priorisierung der richtigen Aufgaben: Abe verfolgt den Status und die Priorität der Arbeit mit benutzerdefinierten Feldern in Asana. Dadurch haben seine Teammitglieder Klarheit darüber, worauf sie sich konzentrieren müssen und in welcher Phase sich die Arbeit befindet. Infolgedessen sind die wöchentlichen Teambesprechungen weniger geworden.

„Für unsere Summer Games 2019 konnten wir die Event- und Marketing-Inhalte in der Hälfte der Zeit produzieren und gleichzeitig ein unvergessliches Erlebnis für unsere Athleten schaffen.”

Polar Plunge

Bessere Prozesse führen zu besseren Eventerlebnissen

Durch die Verwendung von Asana für die Planung von Events, für Anfragen nach kreativen Inhalten und zur Teamkommunikation hat das Marketing-Team von Special Olympics seine Prozesse verbessert und arbeitet effizienter. Abe und sein Team können sich nun auf das Erschaffen eines Umfelds konzentrieren, das die Einigkeit fördert, die das Clovis-Team bei den USA Games 2018 demonstriert hat. Anstatt nur Inhalte zu produzieren, bieten sie Erlebnisse und sorgen gemeinsam mit ihren Athleten, Spendern und der Gemeinschaft für Erinnerungen. Bei den jüngsten Northern California Summer Games nahmen beispielsweise mehr als 1.000 Athleten und Trainer teil. Abe und das Team haben dafür kreativ zusammengearbeitet, um Audio- und Bildmedien, festliche Banner auf der Hauptbühne und Banner in der gesamten Arena zu erstellen. Damit erschufen sie ein lebendiges Ambiente für die Athleten und ihre Familien.

„Ohne Asana hätten wir die große Eröffnungszeremonie der diesjährigen Summer Games auf keinen Fall auf die Beine gestellt.”

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Asana entdecken

Asana ist der einfachste Weg für Teams, ihre Projekte und Aufgaben zu verfolgen, damit sie Ergebnisse erzielen können.

Marketingkampagne

Marketingkampagne

Produkteinführung

Produkteinführung

Unternehmensziele

Unternehmensziele

Mission zum Mond

Mission zum Mond

Organisieren Sie Ihre Arbeit

Legen Sie konkrete Aufgaben und Meilensteine fest, um Ihrem Team Klarheit über die anfallende Arbeit zu verschaffen.

Organisieren Sie Ihre Arbeit

Helfen Sie Ihrem Team, seine Fristen einzuhalten

Lassen Sie, dank klaren Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten, alle Marketing-Mitarbeiter genau wissen, wer für welche Arbeit verantwortlich ist.

Helfen Sie Ihrem Team, seine Fristen einzuhalten

Halten Sie Ihre Fristen ein

Bilden Sie Ihren Kampagnenplan ab, um visuell darzustellen, wie alle Vorgänge zusammenhängen, um potenzielle Probleme zu erkennen und um dafür zu sorgen, dass die Arbeit nach Plan verläuft.

Halten Sie Ihre Fristen ein

Führen Sie Diskussionen, die Taten folgen lassen

Stellen Sie Fragen oder liefern Sie Updates zur aktuellen Arbeit, so dass aus Diskussionen Taten werden.

Führen Sie Diskussionen, die Taten folgen lassen

Hängen Sie Dateien an Ihre Arbeit an

Verknüpfen Sie gemeinsam genutzte Dokumente, Designdateien und Budget-Tabellen miteinander, damit Ihr Team nicht nach Informationen suchen muss.

Hängen Sie Dateien an Ihre Arbeit an

Sehen Sie Ihre Arbeit auf einen Blick

Schauen Sie sich Ihre Arbeit in einem Kalender an, um das richtige Timing und wichtige Termine im Auge zu behalten.

Sehen Sie Ihre Arbeit auf einen Blick

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Bleiben Sie über den Projektfortschritt auf dem Laufenden und erkennen Sie schnell, wenn etwas nicht nach Plan verläuft.

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Arbeiten Sie auch unterwegs

Egal, ob Sie sich mit einem externen Anbieter treffen, auf einer Konferenz sind oder sich außerhalb des Büros befinden, bleiben Sie mit dem mobilen Asana in Verbindung.

Arbeiten Sie auch unterwegs

Führen Sie erfolgreiche Programme durch – jedes Mal

Asana unterstützt Marketing-Teams bei der Planung, Verwaltung, Verfolgung und beim Start von Maßnahmen, die Ihre Zielgruppe überzeugen.

Führen Sie erfolgreiche Programme durch – jedes Mal

Bilden Sie jeden Schritt ab

Planen Sie kritische Schritte – von der Entwicklung bis zur Markteinführung – damit alle Beteiligten über den Fahrplan informiert sind.

Bilden Sie jeden Schritt ab

Wissen Sie, wer woran arbeitet

Legen Sie Verantwortliche und Fälligkeitsdaten für jeden Arbeitsvorgang fest, der mit der Markteinführung in Verbindung steht. So können Sie den Produktstart rechtzeitig durchführen.

Wissen Sie, wer woran arbeitet

Starten Sie Kampagnen und Produkte rechtzeitig

Sehen Sie, wie alle Vorgänge Ihres Plans zusammenhängen, damit Sie diese anpassen und zielgerichtet voranbringen können.

Starten Sie Kampagnen und Produkte rechtzeitig

Halten Sie alle auf dem Laufenden

Stellen Sie sicher, dass wichtige Updates und Diskussionen nicht in E-Mail-Verläufen begraben werden, indem Sie sie mit Ihrer Arbeit verknüpfen.

Halten Sie alle auf dem Laufenden

Bewahren Sie Ihre Arbeit an einem Ort auf

Hängen Sie Dateien an Ihr Projekt an, damit jeder weiß, wo die richtigen Informationen zu finden sind.

Bewahren Sie Ihre Arbeit an einem Ort auf

Verfolgen Sie Termine und Meilensteine

Behalten Sie wichtige Termine im Auge, indem Sie sich die Pläne für den Start von Kampagnen und Produkten in einem Kalender anzeigen lassen.

Verfolgen Sie Termine und Meilensteine

Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht

Seien Sie stets darüber informiert, wie es mit der Arbeit vorangeht, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, um Ihre Fristen einzuhalten und Ziele zu erreichen.

Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht

Bleiben Sie in Verbindung, wo immer Sie sind

Bleiben Sie mit dem mobilen Asana immer auf dem Laufenden, egal wo Sie sich gerade befinden.

Bleiben Sie in Verbindung, wo immer Sie sind

Auf die Plätze, fertig, los!

Asana unterstützt Produkt-Teams bei der Einhaltung von Fristen, damit sie großartige Produkte auf den Markt bringen können.

Auf die Plätze, fertig, los!

Legen Sie Prioritäten fest

Erstellen Sie Aufgaben für jedes Ziel, damit jeder Einblick in die unternehmensweiten Ziele hat.

Legen Sie Prioritäten fest

Bestimmen Sie die richtige Person

Weisen Sie jedes Ziel der richtigen Person zu, damit jeder weiß, wer verantwortlich ist und an wen man sich mit Fragen wenden kann.

Bestimmen Sie die richtige Person

Erstellen Sie einen Plan, um Ihre Ziele zu erreichen

Sehen Sie, wie jeder Meilenstein, nach und nach, zum Ziel führt. So können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Ziele erreichen.

Erstellen Sie einen Plan, um Ihre Ziele zu erreichen

Teilen Sie Infos und informieren Sie über Aktualisierungen

Halten Sie alle Beteiligten über die neuesten Informationen und Fortschritte auf dem Laufenden, während Aktualisierungen und Kommentare direkt mit Ihren Zielen verknüpft sind.

Teilen Sie Infos und informieren Sie über Aktualisierungen

Hängen Sie wichtige Dateien an

Integrieren Sie Asana mit Ihren Filesharing-Tools, um alle wichtigen Dokumente an einem Ort zu behalten.

Hängen Sie wichtige Dateien an

Behalten Sie wichtige Termine im Auge

Schauen Sie sich Ihre Fristen für Maßnahmen und Meilensteine in einem Kalender an, um sicherzugehen, dass der Zeitplan funktioniert.

Behalten Sie wichtige Termine im Auge

Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Unternehmens

Verstehen Sie, welche Ziele auf dem richtigen Weg sind und wo Ihre Aufmerksamkeit benötigt wird, damit Sie Ihre Ziele erreichen.

Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Unternehmens

Bleiben Sie auf dem Laufenden

Mit dem mobilen Asana erhalten Sie immer und überall aktuelle Informationen und können wichtige Entscheidungen treffen.

Bleiben Sie auf dem Laufenden

Erreichen Sie Ihre Ziele

Asana gibt Ihrem Team Einblick in die Ziele Ihres Unternehmens, so dass sich jeder auf das Wesentliche konzentriert.

Erreichen Sie Ihre Ziele

Machen Sie sich bereit für die Mission

Bilden Sie jeden Schritt Ihrer Mission ab, damit Sie nichts vergessen, während Sie das Unmögliche möglich machen.

Machen Sie sich bereit für die Mission

Wissen Sie, wer verantwortlich ist

Weisen Sie klare Verantwortliche für jede Aufgabe zu, damit Ihre Manager, Teamleiter und Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben.

Wissen Sie, wer verantwortlich ist

Bilden Sie jeden Schritt ab

Erstellen Sie einen Startplan, damit Sie Ihren Kurs von Anfang bis Ende verfolgen, ihn mit Ihrem Team teilen und wenn nötig anpassen können, während sich etwas ändert.

Bilden Sie jeden Schritt ab

Stellen Sie sicher, dass alles und jeder startklar ist

Stellen Sie wichtige Fragen, führen Sie Diskussionen und liefern Sie Statusaktualisierungen, um Ihr Team auf den Starttag vorzubereiten.

Stellen Sie sicher, dass alles und jeder startklar ist

Verknüpfen Sie alles miteinander

Verbinden Sie Asana mit anderen Tools, die Sie für Ihre Mission benötigen, damit sich all Ihre Informationen am selben Ort befinden.

Verknüpfen Sie alles miteinander

Behalten Sie das Ziel im Auge

Sehen Sie sich jeden Meilenstein im Kalender an, damit Sie wichtige Termine bis zum Start verfolgen können

Behalten Sie das Ziel im Auge

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht, damit Sie sicher sein können, dass Sie auf den Starttag vorbereit sind.

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Arbeiten Sie von überall

Bleiben Sie immer auf dem Laufenden, egal ob im Büro oder auf dem Mond, stellen Sie einfach sicher, dass Sie über eine Internetverbindung verfügen!

Arbeiten Sie von überall

3, 2, 1… Triebwerke zünden!

Mit Asana kann Ihr Team hohe Ziele setzen und diese auch erreichen. Alles, was dazu nötig ist, ist ein kleiner Schritt….

3, 2, 1… Triebwerke zünden!