Das Marketingteam arbeitet effizienter und wir kennen unser Arbeitspensum – wir sind aufeinander abgestimmt und miteinander vernetzt. Asana hilft uns dabei, unseren Kampagnenplan zu überblicken, so dass wir weniger, dafür aber größere Aktionen durchführen und die Starttermine strategisch ansetzen können, um die Umsatzwirkung zu maximieren.

Andrea Leon Trozak, Senior Director, Program Management

Wie Asana Genesys hilft, intelligenter zu arbeiten

Optimierung der Marketingproduktion in großem Maßstab

Die Workflows mit direkter Zuweisung von Asana haben Projektmanagern die Möglichkeit gegeben, sich auf die strategische Planung und Prozessoptimierung zu konzentrieren. Die Führungsebene hat jetzt Einblick in die Fortschritte der Teams bei der Erreichung ihrer Ziele und kann Ressourcen für Vorhaben mit hohem ROI bereitstellen. Darüber hinaus können regionale Marketing-Experten Kampagnen sehen, die in der Pipeline sind, und die Inhalte für ihre lokalen Kampagnen nutzen. 

Mehr Zeit für wirkungsvollere Arbeit

Vor Asana kamen Anfragen von verschiedenen Stellen, und das Produktionsteam verbrachte zu viel Zeit mit Arbeiten, die nicht in den offiziellen Kanälen erfasst wurden. 

Jetzt ist das Marketing-PMO nicht mehr für die Zuweisung von direkt zugewiesenen Aufgaben verantwortlich, und die Anzahl der Anfragen per E-Mail oder Chat ist deutlich zurückgegangen. Das Marketing spart dank über 350 eingereichten Formularen und 2.600 Automatisierungsregeln, die jeden Monat ausgelöst werden, erhebliche Zeit für administrative Aufgaben – über 140 Arbeitstage pro Jahr.

Formulare helfen Marketing-Mitarbeitern, schneller mit der Arbeit zu beginnen

• Um eine Anfrage an das Marketing zu senden, füllen die Angestellten von Genesys ein Asana-Formular mit ihren Anforderungen und Details zu den gewünschten Ergebnissen für die Produktionsteams aus.

• Basierend auf der Art der Anfrage – zum Beispiel eine Kampagne, kreative Dienstleistungen, ein Webinar, ein Video oder ein Social-Media-Beitrag – weisen Asana-Regeln sie automatisch dem Asana-Board des entsprechenden Teams zu. 

Automatisierungen leiten Aufgaben an die richtigen Teams weiter 

• Kleine Anfragen werden direkt dem zuständigen Team zugewiesen, das dann seine eigenen eingehenden Aufgaben priorisiert. 

• Komplexe Anfragen, die eine integrierte Marketingkampagne oder ein globales Programm betreffen, werden an das PMO-Team weitergeleitet, da sie die Zusammenarbeit mit verschiedenen Marketingdienstleistern und Stakeholdern erfordern.

Die Mitarbeiter nutzten die vorherige Projektmanagement-Plattform nur widerwillig, beschwerten sich und konnten die Benutzeroberfläche nie richtig verstehen. Daher verbrachten das PMO und die Marketing-Services-Teams zu viel Zeit mit der Verwaltung der Aufgaben der Stakeholder. Unsere Priorität war es, eine benutzerfreundliche Anwendung zu finden, die die Beteiligten schnell erlernen konnten. Was uns an Asana so begeisterte, war die Möglichkeit, die Agile-Methode anwenden zu können; die Flexibilität, Projektansichten individuell anzupassen, war ein großes Plus.

Andrea Leon Trozak, Senior Director, Program Management

Stakeholder mit einer zentralen Informationsquelle auf den gleichen Stand bringen

Die bisherige Projektmanagement-Plattform des Marketing-Teams war zu komplex, was es den Beteiligten erschwerte, sich in die Arbeit einzubringen, und die Projektmanager dazu zwang, jeweils mehr als 50 Projekte zu koordinieren. 

Asana bietet Teams einen zentralen Ort, um die Kampagnenarbeit zu verfolgen, was das Engagement der Stakeholder erheblich verbessert und die „Arbeit rund um die Arbeit“ reduziert – die Koordinationsarbeit, die im Zusammenhang mit strategischen Projekten anfällt.

Diskussionen, Kontext und Arbeit werden an einem Ort erfasst

• Jedes Marketing-Services-Team von Genesys verfügt über ein eigenes Asana-Projektboard, das als Produktionswarteschlange dient und verwendet wird, um Arbeitsergebnisse mit dem Team und den Stakeholdern zu verfolgen und zu verwalten.

• Kommentare innerhalb von Aufgaben stellen sicher, dass Diskussionen mit Stakeholdern im Zusammenhang mit der Arbeit stattfinden.

• Teammitglieder teilen jeden Monat fast 4.000 Kommentare, was das Engagement der Stakeholder erhöht und gleichzeitig die Notwendigkeit reduziert, zwischen E-Mail und anderen Apps zu wechseln. 

Standardisierte Prozesse unterstützen Teams bei der Zusammenarbeit

• Das Marketing startet viele neue Projekte mit Vorlagen, die bereits mit Aufgaben für die wichtigsten zu erledigenden Arbeiten gefüllt sind.

• Diese Aufgaben werden dann zu mehreren Projekten hinzugefügt, sodass sie im dedizierten Asana-Board jedes Teams zu finden sind. Dadurch wird die Arbeit gruppenübergreifend integriert, und es wird Teams gleichzeitig ermöglicht, ihre Aufgaben an einem Ort zu sehen. 

Die Verbindung globaler Teams mit nahtlosen Übergaben

SharePoint wird bei Genesys für die Zusammenarbeit an Teamdateien verwendet, und das Marketing-Team nutzt Bynder als Digital Asset Management-System. Das PMO-Team musste sicherstellen, dass kreative Inhalte und Quelldateien in Bynder hochgeladen wurden, ohne dass das Kreativteam sich darum kümmern musste, Dateien zweimal hochzuladen. 

Mit der Asana-API und Tray.io verband das Team diese Apps und erstellte einen einheitlichen Workflow. 

Automatisierungen optimieren das Asset Management

• Das Marketing-Ops-Team entwarf einen automatisierten „Auslöser“ in Asana mit Tray.io, um kreativen Inhalt und Quelldateien automatisch hochzuladen.

• Nachdem ein Designer nun Dateien in SharePoint hochgeladen hat, fügt er den Link in ein benutzerdefiniertes Feld in der entsprechenden Asana-Aufgabe ein. 

• Der „Trigger“ sendet dann die Dateien von SharePoint an Bynder, damit das Content-Team sie überprüfen und den Upload abschließen kann.

Integrationen ermöglichen reibungslosere Übergaben für Übersetzungsanfragen

• Wenn Materialien in andere Sprachen übersetzt werden müssen, sendet der regionale Kampagnenmanager eine Anfrage mit den benötigten Bynder-Links. 

• Der erforderliche Link wird zu einem Asana-Feld hinzugefügt, was eine Automatisierung über Tray.io auslöst, die die Inhalte aus Bynder abruft und an die Übersetzungsprojektplattform des Übersetzungsdienstleisters überträgt.

Im Verlauf der Übersetzungsanfrage wird ihr Status von der Übersetzungsplattform des Anbieters zurück in die Asana-Aufgabe synchronisiert, sodass der regionale Kampagnenmanager den Fortschritt verfolgen kann.

Ein wichtiger Vorteil bestand darin, den Mitarbeitenden der Marketing-Abteilung anpassbare Optionen zur Verfügung zu stellen, mit denen sie ihre Arbeit so verwalten können, wie es für ihr Team am effizientesten ist. Mit Asana konnten wir die Frustration der Nutzer verringern, die Transparenz des Projektstatus erhöhen und dem PMO-Team mehr Zeit für die Workflow-Optimierung und das strategische Programm-Management geben.

Candice Sanders, Senior Manager, Marketing PMO

Skalierung der Marketingorganisation mit Asana – anstelle von Projektmanagern

Innerhalb des ersten Jahres der Nutzung von Asana erhöhte das PMO-Team die Stakeholder-Akzeptanz um 400 %. In Zukunft wird das Team die operative Exzellenz für die Marketingabteilung mit Asana weiter verbessern, damit sie ihre Ressourcen auf das Wachstum des Unternehmens konzentrieren können.