C40 ergreift mithilfe von Asana Maßnahmen, um der Klimakrise zu begegnen

2010 gab es auf den Straßen von London, Madrid, Seoul, Warschau und 20 anderen Städten gerade einmal 100 elektrische Busse. Heute sind es mehr als 66.000 – das ist eine Steigerung um 659 %. Solche Ergebnisse sind zum Teil C40 zu verdanken, einer Organisation, die mit fast 100 Städten weltweit zusammenarbeitet, Wissen austauscht und die Maßnahmen einleitet, die jetzt notwendig sind, um der Klimakrise zu begegnen und eine Zukunft zu sichern, in der jeder überall gut leben kann.

Chris Schmalz ist der IT-Leiter dieser Organisation und unterstützt deren 250 Mitarbeiter bei ihren technischen Fragen. Dazu gehört auch das Messungs- und Planungsteam, das die weltweiten Stadtinitiativen von C40 koordiniert und überwacht. In diesem Team arbeiten mehr als 60 Personen daran, von Geldgebern finanzierte KPIs zu erreichen und Klimaschutzprojekte wie zum Beispiel die elektrischen Busse voranzutreiben.

Die Klimaschutzprojekte laufen weltweit und die Arbeit des Messungs- und Planungsteams fand in mehreren Tabellen und E-Mails statt, wodurch der Informationsaustausch erschwert und die Fähigkeit zu skalieren reduziert wurde. Auch die unterschiedlichen Zeitzonen in den 97 teilnehmenden Städten waren eine Herausforderung für Manager, die den Überblick über ihr verstreutes Team behalten mussten. Sie suchten ein Tool, mit dem sie den Fortschritt von hunderten Projekten, die zur gleichen Zeit stattfinden, nachverfolgen konnten. Es sollte diese Projekte in Echtzeit aktualisieren und als zentraler Ort für den Zugriff auf Informationen fungieren.

Und so wandten sie sich an Chris. Wenn Mitarbeiter bei C40 die IT um Hilfe bitten, dann bietet Chris ihnen eine Lösung an, die vorher gründlich geprüft und getestet wurde und an die Bedürfnisse der Teams angepasst ist. Die Work-Management-Plattform, über die er nachdachte, sollte:

• Flexibel und kein reines Zahlenverarbeitungstool sein – damit es alle Teams bei C40 verwenden konnten

• Verschiedene Workflows unterstützen, um dem großen Arbeitsumfang bei C40 gerecht zu werden

• Aufgaben und größere Projekte verwalten

Als das Messungs- und Planungsteam Chris nach einem Tool zur Verwaltung der Arbeit fragte, schlug er Asana vor.

Erfolg steigern mit Onboarding und Training

Seit der Einführung von Asana profitiert C40 von umfassenden Mitarbeitertrainings während und nach dem Onboarding. In den vergangenen paar Jahren hat das Team für Unternehmensdienstleistungen ein Onboarding-Projekt entwickelt, das von der Personalabteilung und in Kooperation mit Personalverantwortlichen durchgeführt wird. Dieses führt neue Mitarbeiter durch funktionsspezifische und unternehmensweite Prozesse und Schlüsselprojekte, damit sie vom ersten Tag an in ihren Rollen erfolgreich arbeiten können. Auch für das Helpdesk-System des Unternehmens stellt das IT-Team Ressourcen zur Verfügung, darunter Links zu Artikeln aus dem Asana-Handbuch und Online-Schulungen.

Das Messungs- und Planungsteam verfolgt einen ähnlichen Ansatz, wenn es darum geht, neue Mitglieder in die teaminternen Workflows einzuführen. Und weil alle neuen Mitarbeiter bereits für das allgemeine Onboarding mit der Personalabteilung Asana verwenden, sind sie für funktionsspezifische Projekte sofort voll einsatzfähig.

Klare und einheitliche Prozesse fördern den Klimaschutz

Die Teams von C40 nutzen Asana, um ein breites Spektrum an Arbeit zu verwalten. Hier ein paar Beispiele:

Verwaltung von Teamprojekten

Das Messungs- und Planungsteam nutzt Asana, um Pläne nachzuverfolgen und über den Status seiner Klimaschutzprojekte zu diskutieren, damit jeder stets auf dem aktuellen Stand ist. Die Teammitglieder verwenden für die Planung der Klimaschutzaktionen einer jeden Stadt ein eigenes Projekt und beginnen dabei mit einer maßgeschneiderten Vorlage, die jeden Schritt erläutert. Jeder Plan besteht aus ungefähr 50 Arbeitspaketen (zum Beispiel ein Plan zur Reduzierung der Treibhausgasemissionen), damit jede Stadt ihre Klimaziele erreicht. Jedes Arbeitspaket wird durch eine Aufgabe repräsentiert, und es kann einige Monate dauern, bis ein solches Arbeitspaket, das mehrere Dutzend Unteraufgaben beinhaltet, abgeschlossen ist. Die Teamleitung verlässt sich auf Asana, um wöchentliche Check-ins zu vereinfachen und Unterhaltungen darüber anzustoßen, wie die Arbeit vorangeht.

Indem sie mithilfe von Asana 50 Arbeitspakete in 97 Städten (mehr als 4.800 Workflows) nachverfolgen, können die Mitglieder des Messungs- und Planungsteams die Arbeit auf überschaubare Schritte herunterbrechen und wissen, wie sie ihre Aufgaben ausführen und mit wem sie zusammenarbeiten sollten. Asana hilft dem Team auch dabei, Quartalsberichte über Spenden auf der Grundlage von Projektfortschritten und dem Erreichen von KPIs zu erstellen, was für mehr Transparenz und aktuelle Informationen bei den Personen sorgt, die die Arbeit von C40 finanzieren.

Asana bietet allen Projektbeteiligten klare und einheitliche Prozesse, sodass jeder immer auf dem aktuellsten Stand ist.”

Budgeterfassung

Für Non-Profit-Organisationen ist das Budget essenziell – und C40 bildet da keine Ausnahme. Chris nutzt Asana, um das Software-Budget für die Organisation zu verwalten und nachzuverfolgen. Mithilfe eines Projekts können Teammitglieder Einkäufe anfragen und autorisieren, Rechnungen sammeln und Genehmigungen vom Beschaffungsteam einholen. Benutzerdefinierte Felder im Projekt zeigen Informationen wie beispielsweise Preise und Rechnungssummen an, wodurch Chris und andere Teammitglieder alle wichtigen Informationen zum Budget auf einen Blick sehen können.

Verknüpfung mehrerer Tools

C40 integriert Asana auch in seine anderen Tools. Mit der Slack-Integration werden aus Team-Chats umsetzbare Aufgaben in Asana. Mit Velocity und Google Sheets verwandeln Teams KPI- und Projektfortschritte in detaillierte Berichte für Geldgeber und wesentliche Interessenvertreter. Diese Integrationen sorgen dafür, dass Arbeit nicht doppelt ausgeführt wird und die Informationen aller Tools vernetzt sind. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit ist doppelte Arbeit nicht einfach nur etwas, das C40 beseitigen wollte – tatsächlich verlieren Arbeitnehmer weltweit pro Jahr 236 Stunden durch doppelt ausgeführte Arbeit. C40 spart also eine Menge Zeit dadurch, dass es mithilfe der Asana-Integrationen die Arbeit vereinfacht und doppelte Arbeit vermeidet.

Dank der Möglichkeit, Asana in andere Apps wie zum Beispiel Velocity zu integrieren, wird das Problem mit der doppelten Arbeit beseitigt. Informationen sind akkurat und man kann über mehrere Tools darauf zugreifen.”

Vereinfachen, optimieren, sparen

Asana hat C40 dabei geholfen, funktionsübergreifende und komplexe Workflows zu vereinfachen, indem die gesamte Arbeit an einem Ort verwaltet und nachverfolgt wird. Das Messungs- und Planungsteam kann auf diese Weise unabhängiger arbeiten. Für Chris' Team wurden komplizierte Workflows (z. B. On- und Offboarding) so weit vereinfacht, dass jeder genau weiß, was zu tun ist und wer es zu tun hat. Nichts wird vergessen, stattdessen wurde vom ersten Tag an mit Asana ein Beispiel gesetzt, das die Mitarbeiter stärkt und C40 dazu befähigt, seine globalen Ziele zu erreichen.

Dank zusätzlicher Einblicke in laufende Projekte waren die Teams bei C40 in der Lage, Meetings zu reduzieren, da der Status der Arbeit zu jedem Zeitpunkt überprüft werden konnte. Und weil sich Asana mit den anderen Tools, die verwendet werden, verknüpfen lässt, verlieren die Teams keine Zeit mehr bei der Suche nach Informationen. Chris kann beruhigt sein, denn er weiß nun, dass seine IT-Budgets immer aktuell sind und sich alle relevanten Informationen an einem Ort befinden. Das spart Zeit und Geld.

Mit Asana habe ich einen besseren Überblick über die täglichen Kosten meines Teams, denn die Informationen sind dort, wo ich sie brauche, und im Falle von Änderungen lassen sie sich ganz einfach aktualisieren.”

Für das kommende Jahr hat C40 das Ziel, eine ganzheitlichere, bereichsübergreifendere Organisation zu werden – von den intern verwendeten Tools bis hin zu den weltweiten Klimaschutzprojekten. Die Organisation möchte die funktionsübergreifenden Workflows verbessern und organisationsübergreifend Teams in Asana miteinander vernetzen, um schnellere und effizientere Ergebnisse beim Klimaschutz zu erzielen.