Accor steigert die Effizienz seines globalen Marketingteams um fast 100 % durch den Umstieg auf Asana

Highlights

Herausforderung

Die Marketingteams von Accor waren mit verstreuten Informationen und mehreren Kommunikationsebenen konfrontiert. Wichtige Daten waren über Tools wie Excel und PowerPoint verteilt, was die Zusammenarbeit erschwerte. Häufige Meetings und E-Mail-Austausch verbrauchten wertvolle Zeit, und Teams fühlten sich über verschiedene Regionen und Zeitzonen hinweg nicht miteinander verbunden.

Die Lösung

Asana wurde zur zentralen Plattform von Accor für die Marketingkoordination. Das Unternehmen integrierte 200 externe Beteiligte, darunter Agenturen und Berater, in ein einziges System und bot personalisierte Schulungen an, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten.

Ergebnis

Der neue Ansatz hat den Marketing-Workflow von Accor grundlegend verändert. Durch die Zentralisierung der Kommunikation erreichte das Unternehmen:

• 96 % Effizienzsteigerung des Teams

• 50 % weniger Meetings und E-Mails

• Mehr Zeit für kreative und strategisch wichtige Arbeit

Das optimierte System vernetzte globale Teams, vereinfachte das Projektmanagement und ermöglichte es Marketingexperten, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können: die Erstellung ansprechender Kampagnen.

Mit Asana haben wir eine zentrale Informationsquelle geschaffen, die die Kommunikation zwischen lokalen und globalen Teams erleichtert. So können wir Kampagnen planen und organisieren, ohne die Arbeitsbelastung negativ zu beeinflussen.

Juliette Dembele, Kampagnenleiterin bei Accor

Accor wählt Asana, um Marketingkampagnen zu optimieren und zu zentralisieren

Marketingexperten heben vereinfachte Workflows und erhöhte Transparenz hervor.

Marketingteams haben oft mit Kommunikationschaos zu kämpfen: endlose E-Mail-Verläufe, Meetings, die sich überschneiden, verstreute Excel-Dateien und mehrere „finale“ Versionen von PowerPoint-Präsentationen.

Accor, ein weltweit führendes Unternehmen der Hotelbranche, stand mit fast 700 Angestellten und Auftragnehmern, die über eine Vielzahl von Marken in vier globalen Regionen und Hunderte von Marketingkampagnen pro Jahr hinweg arbeiten, vor dieser Herausforderung.

Kampagnenleiterin Juliette Dembele erkannte das grundlegende Problem des Unternehmens: unstrukturierte Prozesse, die zu schlechter Transparenz führten und erhebliche Zeit und Ressourcen verschwendeten.

Accor suchte nach einer bewährten Lösung, um den Workflow zu optimieren, die teamübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern, das E-Mail- und Meetingvolumen zu reduzieren und eine einzige Informationsquelle für Marketingkampagneninformationen, Agenturausgaben und Programmmanagement zu schaffen. Ziel war es, Echtzeit-Transparenz über Regionen, Zeitzonen und Sprachen hinweg zu ermöglichen.

Accor führte Asana erstmals im Januar 2023 ein, inspiriert von der Möglichkeit, Informationen und Prozesse zu zentralisieren, der Einfachheit der Nutzung „auch für nicht-technische Teams“, der Anpassungsfähigkeit und den leistungsstarken Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit. 

Der Einsatz von Asana eröffnete auch die Möglichkeit, externe Agenturen und Berater zu integrieren – ein wichtiger Bonus, der den Deal für Accor besiegelte.

Amani Salma, Cross-Channel-Kampagnenmanager für die Region Europa und Nordafrika bei Accor, sagt: „Asana hat es ermöglicht, fast 200 externe Partner, Agenturen und Berater in unser Ökosystem zu integrieren und die Zusammenarbeit mit unseren internen Teams zu erleichtern. Asana bedeutet, dass es endlich möglich ist, Kampagnen zu koordinieren und Workflows in großem Maßstab effektiv zu verwalten.“

Asana: Reibungslose Bereitstellung und Benutzerakzeptanz übertrifft die Erwartungen

Erleichterung des Übergangs durch strukturierte Schulungen und schrittweise Einführung.

Accor führte Asana durch eine strukturierte Einführung ein, die von iDO, einem erfahrenen Integrator, unterstützt wurde. Um die Akzeptanz zu maximieren, entwickelte das Unternehmen eine intuitive, benutzerdefinierte Oberfläche, die jeder nutzen konnte, und führte personalisierte Schulungsworkshops durch, die an die spezifischen Bedürfnisse der Teammitglieder in Abteilungen wie Marketing, CRM, Kommunikation und E-Commerce angepasst waren.

Dies stellte die interne Akzeptanz des Tools sicher und ermöglichte eine erfolgreiche Implementierung. In der ersten Phase wurden 300 Pilotnutzer*innen eingeführt. Der anfängliche Erfolg führte zu einer raschen Einführung. Heute ist Asana ein wichtiges Workflow-Tool, das täglich von mehr als 500 Angestellten und 200 externen Partnern wie Agenturen und Beratern verwendet wird.

Die erste Schulung war so erfolgreich, dass Hunderte von Angestellten darum baten, in Asana eingeführt zu werden.

Juliette Dembele, Kampagnenleiterin bei Accor

Personalisierte Workshops und Schulungen ermöglichten es, alle Teams einzubinden, unabhängig davon, ob sie in CRM, SEO oder Medien arbeiteten.

Amani Salma, Cross-Channel-Kampagnenmanagerin für die Region Europa und Nordafrika

Accor nutzt Asana, um die Zusammenarbeit zu harmonisieren und globale Marketingteams aufeinander abzustimmen

Sicherstellen, dass alle Teams eine gemeinsame Sprache sprechen.

Asana ermöglichte es Accor, Workflows und Tools zu standardisieren und Arbeitsmethoden zwischen lokalen und globalen Teams zu harmonisieren. Dies hat die Akzeptanz erleichtert, eine konsistente Verwaltung von Kampagnen und Projekten ermöglicht und das Hinzufügen neuer Nutzer vereinfacht. 

„Mit Asana haben wir jetzt harmonisierte Workflows zwischen unseren verschiedenen Regionen, was eine echte Herausforderung war“, sagt Marie Patrigeon, Director of Events & Strategic Communication Projects bei Accor. „Dies vereinfachte das Kampagnenmanagement, indem der gesamte Prozess viel reibungsloser gestaltet wurde.“ 

Asana-Funktionen wie die Mehrfachzuordnung sorgen dafür, dass Aufgaben, die zuvor in Tools wie Excel isoliert waren, jetzt vollständig sichtbar sind, projekt- und teamübergreifend nachverfolgt und aktualisiert werden, wodurch Doppelarbeit vermieden und die Zusammenarbeit gefördert wird.

Patrigeon erklärt: „Die Mehrfachzuordnung ermöglicht es uns, eine einzige Aufgabe zu erstellen, die von mehreren Teams verwendet werden kann, wodurch die Zusammenarbeit verbessert und Doppelarbeit reduziert wird. In Kombination mit den Kommentar-Abschnitten von Asana sind Informationen, die zuvor über mehrere Tools verstreut waren, jetzt für alle an einem Ort und in Echtzeit zugänglich.“

• Alle kommerziellen Aktivierungen und großen Kampagnen werden konsistent, lokal und global verwaltet.

• Die Funktionen von Asana vereinfachen die Zusammenarbeit und zentralisieren Informationen für den Echtzeitzugriff.

Asana hat viele Angestellte bei Aufgaben und Projekten mit gemeinsamen Richtlinien zusammengeführt. Ohne Asana wäre es unmöglich, so viele Kampagnen zu verwalten und so viele Menschen zur Zusammenarbeit zu bewegen.

Amani Salma, Cross-Channel-Kampagnenmanagerin für die Region Europa und Nordafrika

Asana bietet mehr Transparenz, was zu spürbaren Vorteilen für die globale Marketingorganisation von Accor führt

Die Zentralisierung und Ausrichtung von Teams ist mit Asana ein Kinderspiel.

Seit der Einführung von Asana hat das globale Marketingteam von Accor über 300 Kampagnen auf der Plattform koordiniert und abgeschlossen. Teams haben das Tool mit Begeisterung angenommen und berichten, dass es ihre Arbeitsmethoden verändert und Kampagneninformationen zentralisiert hat, insbesondere für Überprüfungen und Genehmigungen.

Durch die Umstellung entfällt die Notwendigkeit, mehrere Programme zu verwenden, um Daten zu finden oder die richtigen Kontakte zu finden. Jetzt können alle Teammitglieder sofort auf den Kampagnenstatus, die Verantwortlichkeiten und die Fristen zugreifen.

„Mit Asana haben wir eine einzige Informationsquelle geschaffen, die die Kommunikation zwischen lokalen und globalen Teams erleichtert und es uns ermöglicht, unsere Arbeit zu planen und zu organisieren, ohne die Arbeitsbelastung der Teams zu erhöhen“, erklärt Dembele.

„Wir verschwenden keine Zeit mehr mit der Suche nach Informationen, alles ist in Echtzeit zugänglich“, fügt Patrigeon hinzu.

Die Plattform hat zwei wesentliche Vorteile: die Beseitigung von Informationssilos durch Zentralisierung und die Verbesserung der Kampagnentransparenz durch eine bessere Teamkoordination.

Wir haben die Effizienz um 96 % gesteigert und E-Mails und Meetings um die Hälfte reduziert.

Amani Salma, Cross-Channel-Kampagnenmanagerin für die Region Europa und Nordafrika

Was steht als Nächstes für Accor Marketing an?

Die Zukunft sieht vielversprechend aus. Im Vordergrund dieser Vision steht die bevorstehende Integration von künstlicher Intelligenz für noch mehr Effizienz. 

„Mit der Einführung von Asana AI können wir detaillierte Berichte und Zusammenfassungen aller unserer Aufgaben, Projekte und Portfolios erstellen“, sagt Dembele.

Patrigeon fügt hinzu: „Auch wenn ich jeden Tag eine neue Funktion im Tool entdecke, wird die KI eine neue Welt für besseres und effizienteres Arbeiten eröffnen.“

Und all dies wird dazu beitragen, das wichtigste Ergebnis von allen zu unterstützen: den Kunden von Accor zu helfen, unglaubliche Aufenthalte und erholsame Nächte zu genießen.

„Asana ist mehr als nur ein Dienstleister“, sagt Dembele. „Es ist ein echter Partner.“