Palo Alto Networks senkt mit Asana die Betriebskosten um 40 %

Highlights

Herausforderungen

• Palo Alto Networks nutzte mehr als 5 Work-Management-Systeme für verschiedene Gruppen, was zu Mehrausgaben von über 40 % führte.

• Verschiedene Prozesse und Systeme erschwerten es den Teams, Daten auszutauschen und darauf zuzugreifen, was die Zusammenarbeit verlangsamte und die Skalierung der Arbeit mit dem Wachstum verhinderte.

• Übergreifend über die globalen Teams konnten Führungskräfte nicht erkennen, wie alle Arbeits-, Ressourcen- und Geschäftsprioritäten zusammenpassen. Das machte es schwierig, Risiken zu erkennen und die wichtigsten Initiativen zu priorisieren.

Lösung

• Das Führungsteam implementierte eine Top-Down-Konsolidierung in Asana, um die Komplexität, Redundanz und das Sicherheitsrisiko bei der Verwendung mehrerer Tools zu reduzieren.

• Alle Arbeiten werden an einem Ort verwaltet, sodass Teams komplexe funktionsübergreifende Arbeiten in großem Maßstab standardisieren und automatisieren können.

• Das einheitliche System bietet Führungskräften in Echtzeit Zugriff auf Informationen, was die Entscheidungsfindung und Risikominderung erheblich beschleunigt.

Ergebnisse

• 40 % Reduktion der redundanten Betriebskosten

• Die Zeit für die Erstellung von Statusberichten wurde von Stunden auf Minuten reduziert

• F&E-Teams können jetzt 100 % der festgelegten Fristen einhalten

• Intelligentere, schnellere Entscheidungsfindung und Risikominderung 

• Bessere Ressourcenprognose für die strategische Planung

• Erhöhte Produktivität und Liefergeschwindigkeit

Teams vernetzen, um Innovationen voranzutreiben

Palo Alto Networks hat sich für Asana entschieden – wegen der Flexibilität, der einfachen Einführung und der überzeugenden Produkt-Roadmap. Asana ist für sie ein zukunftssicherer Partner, der skalierbares Wachstum mit leistungsstarken Arbeitsdaten und wegweisenden KI-Funktionen unterstützt.

Durch die Zentralisierung der Arbeit in Asana konnte das Unternehmen die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessern und den Teams sofortigen Zugriff auf Informationen geben. Das Marketing-Team kann sich mit dem Vertrieb abstimmen und bevorstehende Aktivitäten und Materialien einfach teilen, um das volle Potenzial jedes Leads auszuschöpfen. Produkt- und F&E-Teams koordinieren funktionsübergreifende Launches an einem zentralen Ort und vereinfachen die Arbeitsanfragen, damit sie besser auf Kundenbedürfnisse eingehen und die richtigen Prioritäten fürs Unternehmen setzen können. In der Zwischenzeit nutzt die IT-Abteilung Asana als zentrale Informationsquelle, um die Ressourcenplanung zu steuern, die Arbeit globaler Teams zu koordinieren und sicherzustellen, dass Palo Alto Networks über die für den Erfolg erforderliche Infrastruktur verfügt.

Asana in mehreren Teams einführen

Palo Alto Networks arbeitete mit dem für Dienstleistungen für Unternehmen zuständigen Asana-Team an einer technischen Implementierungsstrategie, um das Unternehmen schnell und ohne größere Reibungsverluste auf Asana umzustellen.

Palo Alto Networks begann die Einführung mit dem Marketing-Team und migrierte in etwas mehr als zwei Monaten Hunderte von Marketing-Experten in das Tool. Anschließend wurde Asana auf weitere Teams wie IT, Operations, Produkt und F&E ausgeweitet – mit über 5.800 Nutzerinnen und Nutzern in weniger als sechs Monaten. Das für Dienstleistungen für Unternehmen zuständige Team von Asana arbeitete eng mit der Führung von Palo Alto Networks zusammen, um für jedes Team passgenaue Empfehlungen für dessen spezifische Anforderungen zu entwickeln. So konnte die Wirkung von Asana schnell maximiert und eine hohe Rendite mit dem Tool erzielt werden.

Weltweite Kampagnen effizient umsetzen

Das Marketingteam von Palo Alto Networks ist dafür verantwortlich, Markenbekanntheit, Nachfrage und Kundenbindung zu fördern und so das Umsatzwachstum des Unternehmens zu unterstützen. Das Team ist groß und funktionsübergreifend, und mit über 600 Mitarbeitenden in verschiedenen Büros und Standorten auf der ganzen Welt vertreten.

Bei diesem Umfang fiel es dem Marketingteam schwer, alle Beteiligten zu koordinieren und globale Kampagnen reibungslos umzusetzen. Jetzt hilft Asana ihnen, effizient zu arbeiten und sich an den Geschäftsprioritäten zu orientieren.

Standardisierte Prozesse führen zu einer schnelleren Kampagnenausführung

• Kampagnenmanager überwachen alle Maßnahmen, für die sie verantwortlich sind, in einem zentralen Portfolio. Dieses fließt in eine übergeordnete Gesamtansicht aller globalen Kampagnen ein, sodass Führungskräfte Fortschritte bei Zielen erkennen und Hindernisse frühzeitig identifizieren können.

• Jede Kampagne erfordert die Koordination zwischen mehreren Teams. Statt Zeit mit Rückfragen zu verlieren, nutzen Kampagnenmanager Formulare, um Inhalte und Lokalisierungen einfach anzufordern.

• Teams können alle ihre Anfragen an einem Ort einsehen und dann die Kampagnenarbeit mit über 80 standardisierten Vorlagen für verschiedene Kampagnen-Workflows schneller starten. In den Vorlagen sorgen vordefinierte Regeln dafür, dass Fälligkeitsdaten und Rollen automatisch zugewiesen werden – so behalten Marketingteams den Überblick und übernehmen Verantwortung.

Transparenz verbessert die Marketingplanung und Budgetierung

• Die strategische Planung wird teamübergreifend in einer übergreifenden Portfolioansicht konsolidiert. Die Führungsebene hat einen Überblick über alle Marketingprioritäten, Budgets und Ressourcen an einem Ort, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern. 

• Die Quartalsplanung wird in einer Projektvorlage standardisiert, die von allen Teams verwendet wird. Diese Projekte sind mit dem Portfolio für die Führungskräfte verknüpft und ermöglichen so einen Gesamtüberblick über alle Prioritäten. 

• Globale benutzerdefinierte Felder standardisieren die Datenerfassung und Konsistenz bei der Berichterstattung an die Führungsebene. Regeln automatisieren die Nachverfolgung von Budgets und der erwarteten Pipeline und vereinfachen so die Leistungsprognose. 

• Da alle Marketingpläne an einem Ort gespeichert sind, kann das Team den Vertrieb nahtlos einbinden und bevorstehende Aktivitäten mithilfe der Google Kalender-Integration teilen. 

Eine optimierte Erfassung von Arbeitsvorgängen hilft Führungskräften, das Arbeitspensum besser zu planen

• In Zukunft plant das regionale Marketingteam, das Arbeitspensum in seinen Planungsprozess einzubeziehen. Anstatt separate Anfragen zu stellen, können Teams ein Kontrollkästchen für Support aktivieren und die Arbeit automatisch starten. 

• Alle Folgeaktionen und Diskussionen werden direkt an der Anfrage dokumentiert, sodass kein Kontext verloren geht und lästiger E-Mail-Verkehr entfällt. 

• Durch die Erfassung von Anfragen während der Planung können Führungskräfte das Arbeitspensum im Voraus planen und genauere Entscheidungen über die Ressourcenverteilung treffen.

Cybersicherheitslösungen werden immer pünktlich bereitgestellt

Die Produkt- und F&E-Teams von Palo Alto Networks müssen schnell handeln, um die rasante Innovation in ihrer breiten Produktpalette aufrechtzuerhalten. Cybersecurity ist ein sich ständig wandelndes Feld, weshalb das Team agil bleiben und schnell arbeiten muss, um Cyberkriminellen immer einen Schritt voraus zu sein und Kundinnen und Kunden kontinuierlich Mehrwert zu bieten.

Diese Arbeit ist sehr funktionsübergreifend und komplex. Asana hilft dem Team, Prozesse zu optimieren und die nötige Transparenz zu erhalten, um die Unternehmensprioritäten schnell umzusetzen.

Zentralisierte Informationen vereinfachen komplexe Produkteinführungen

• Funktionsübergreifende Teams haben jetzt eine zentrale Informationsquelle für komplexe Produkteinführungen, wodurch Unklarheiten reduziert und die Zusammenarbeit beschleunigt wird.

• Da alle Arbeiten in Asana gebündelt sind, können Produktteams Übergaben und Aufgaben einfacher zwischen Bereichen wie IT und Produktintegrationen nachverfolgen, um so sicherzustellen, dass neue Produkte korrekt gebündelt und ausgeliefert werden.

• Ein zentrales „Expertenkomitee-Dashboard“ verschafft den Teams Einblick in die wichtigsten Sicherheitsprioritäten – so lassen sich die Ziele der Produktteams besser mit den unternehmensweiten Prioritäten in Einklang bringen.

Eine optimierte Planung hilft der F&E-Abteilung, effizienter zu arbeiten

• Führungskräfte haben mit Portfolios und benutzerdefinierten Feldern einen Überblick über F&E-Vorhaben, der ihnen hilft, die Arbeit schnell zu priorisieren und Hindernisse zu beseitigen.

• Um Anfragen aus dem gesamten Unternehmen zu verwalten, verwendet das Team Formulare und überführt sie in ein zentrales Projekt zur Priorisierung. Automatisierungen weisen Anfragen schnell der richtigen Person zu, während Vorlagen für verschiedene Inhaltstypen dem Team helfen, schneller zu handeln.

• F&E-Materialien müssen häufig aktualisiert werden, um mit den Änderungen im Bereich der Cybersicherheit Schritt zu halten. Alle aktiven Inhalte werden in einem Projekt nachverfolgt. Integrierte Automatisierungen planen Erinnerungen für Aktualisierungen ein, damit nichts übersehen wird.

• Dank der optimierten Zielverfolgung und automatisierten Updates kann das Team Statusberichte in wenigen Minuten erstellen, was früher 6 Stunden dauerte.

Transparenz über das Arbeitspensum hilft Führungskräften, Ziele zu erreichen

• Das F&E-Team arbeitet an vielen Projekten gleichzeitig. Die Workload-Funktion von Asana bietet Führungskräften einen Überblick über die Kapazitäten des gesamten Teams, sodass sie die Arbeitsauslastung über verschiedene Vorhaben hinweg anpassen können, was zu weniger Verzögerungen führt.

• Mit genaueren Arbeitsdaten und Berichten können Führungskräfte sicherstellen, dass die Arbeit des F&E-Teams über das gesamte Portfolio hinweg ausgewogen ist und an den Geschäftsprioritäten ausgerichtet ist.

• Diese verbesserte Transparenz hilft dem Team auch, Risiken zu identifizieren, die Arbeit wieder auf Kurs zu bringen und Beteiligte im Voraus zu benachrichtigen, wenn sich Projekte verzögern.

Steigerung der betrieblichen Effizienz in einem globalen Unternehmen

Die IT- und Operations-Teams von Palo Alto Networks sind dafür zuständig, eine skalierbare technologische Infrastruktur aufzubauen und gleichzeitig Strategie und Umsetzung für die wichtigsten Unternehmensprioritäten zu gestalten. Diese Arbeit ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Palo Alto Networks über die Prozesse, Plattformen und Mitarbeitenden verfügt, die es benötigt, um die Geschäftsziele zu erreichen. 

Diese Arbeit ist auch in hohem Maße funktionsübergreifend. Asana hilft IT- und Operations-Teams, die Lücken zwischen den Teams zu schließen, sodass das gesamte Unternehmen für eine zentralere und effizientere Zusammenarbeit gerüstet ist. 

Transparenz hilft Führungskräften, bessere Entscheidungen über die Ressourcenverteilung zu treffen – und das schneller

• Das IT-Team erhält Anfragen aus dem gesamten Unternehmen. Sie erstellen einen Workflow, um diesen Prozess mithilfe eines Asana-Formulars zu optimieren, damit sie schneller auf Anfragen reagieren können. 

• Dank einer benutzerdefinierten Integration mit Jira kann das Team Pull Requests automatisch in Asana abrufen und weniger Zeit mit dem Wechsel zwischen Apps verbringen. 

• Durch die Zusammenführung dieser Daten mit Portfolios und Dashboards verfügen Projektmanager und Führungskräfte über die Informationen, die sie benötigen, um Ressourcen zu verwalten und schnell korrigierende Maßnahmen zu ergreifen. 

Zentralisierte Arbeitsdaten optimieren Technologieeinführungen

• Das IT-Team nutzt Asana-Projekte, um die unternehmensweite Implementierung zu steuern und stellt sicher, dass jedes Team einen eigenen Bereich hat, um gemeinsam mit der IT am Rollout zu arbeiten. 

• IT-, Operations- und funktionsübergreifende Teams im gesamten Unternehmen haben Zugriff auf die gleichen Arbeitsdaten, egal wo sie sich befinden. Dies hilft Teams, Informationen nach dem Self-Service-Prinzip zu nutzen und effizienter zusammenzuarbeiten, mit einem gleichzeitig verringerten Nachrichtenverkehr.

Fazit

Datenaustausch und Transparenz sind für ein globales Unternehmen wie Palo Alto Networks unerlässlich. In Zukunft plant das Unternehmen, KI-Funktionen zu nutzen, um die Effizienz bei der Nutzung von Arbeitsdaten durch Teams zu steigern. Der Rollout wird auf weitere Teams ausgeweitet, ergänzt durch zusätzliche bereichsübergreifende Workflows – für mehr Effizienz und erstklassige Sicherheitslösungen für die Kundschaft.