Asana hilft der Team Beverage AG, strategischer Partner für seine Kunden zu sein

Asana wird überall genutzt ‐ es gibt keinen Bereich bei Team Beverage, in dem Asana nicht eingesetzt wird”

Haben Sie schon einmal an einer Tankstelle ein Getränk gekauft? Oder in einem Restaurant zum Essen ein Wasser bestellt? Dann ist es sehr wahrscheinlich, dass an der Bereitstellung dieses Getränks die Team Beverage AG beteiligt war. Team Beverage startete als klassischer Einkaufsverbund zwischen Getränkeabnehmern und Lieferanten: Viele kleine Abnehmer bündeln ihr Nachfragevolumen und haben gegenüber einem Lieferanten mehr Einkaufsvolumen, was zu besseren Einkaufspreisen führt. Zudem stehen mit zunehmender Digitalisierung viele kleine und mittelständische Unternehmen vor einer enormen Herausforderung, weil IT und Digitalisierung nicht unbedingt zu den jeweiligen Kernkompetenzen zählt. Umgekehrt haben auch die Lieferanten einen Vorteil, wenn nicht mit jedem Abnehmer separat interagiert werden muss. Team Beverage ist deshalb ein strategischer Partner und integraler Bestandteil der Wachstumstrategien von vielen Kunden im sich derzeit stark ändernden Getränkesegment. Team Beverage nutzt dabei modernste Digitalisierungstechnologien und Werkzeuge. Team Beverage hat dabei auch für sich selbst aggressive Effizienz‐ und Wachstumsziele: Aus diesen Gründen wurde Asana unter der Leitung von Linus Sternberg eingeführt.

Struktur und Übersicht

Linus Sternberg übernahm Ende 2018 als Vorstandsreferent die Aufgabe, das Projektmanagement bei Team Beverage zu analysieren. Bald wurde Asana als Work Management Werkzeug in Betracht gezogen.

Ich habe anfangs einfach alle meine Daten wie Emails, Termine und andere Infos bei Asana eingetippt. Der sofortige Effekt war eine automatische Struktur und Übersichtlichkeit.”

Sehr hohe und schnelle Adoption

Es folgte ein 2‐monatiger Testlauf, dann folgerichtig aufgrund der guten Testergebnisse die unternehmensweite Einführung. Wenige Monate später nutzen 95% der 220 Mitarbeiter Asana ‐ eine fast unglaubliche Adoptionsquote, die sogar völlig ohne “Druck von oben” erreicht werden konnte. Bei der Einführung von Asana gab es einzelne Videotrainings zu bestimmten Bereichen. Das von Asana vorgesehene Einführungstraining vor Ort wurde zwar angeboten aber bisher nicht in Anspruch genommen ‐ Team Beverage kam aufgrund der intuitiven Benutzeroberfläche gut selber zurecht. “Wir haben niemanden gezwungen, Asana zu nutzen. Das hätte den Adoptionsprozess höchstens verlangsamt. Es stand jedem Mitarbeiter frei, Asana zu nutzen oder nicht. Da die Vorteile durch Asana für fast alle Mitarbeiter schnell sichtbar wurden, haben wir fast von ganz alleine eine schnelle und hohe Durchdringung erzielt. Vor allem, wenn benötigte Informationen nur noch in Asana zur Verfügung gestellt werden und sich jeder sehr einfach selbst informieren kann und auf keinen Kollegen mehr angewiesen ist.”, erläutert Sternberg.

In Asana kann sich jeder Nutzer die benötigte Information einfach selbst holen und muss nicht seine Kollegen mit Emails belästigen. Email ist ein Push‐Medium, Asana ist ein Pull‐Medium.”

EMAIL: Vorteile behalten ‐ Nachteile mit Asana eliminieren

Seit dem Versand der ersten Email überhaupt im Jahr 1984 hat sich dessen Nutzung sehr stark quantitativ und qualitativ verändert ‐ nicht nur zum Positiven. Heute kann das Medium Email mit vielen Eigenschaften von modernen kollaborativen Werkzeugen wie Asana, die erst aufgrund zunehmender Vernetzung möglich geworden sind, jedoch nicht mehr mithalten. “Früher war es so, dass das Management bei einer Sachfrage dem zuständigen Bereichsleiter eine Email gesendet hat, dieser dann wiederum seinem Direct Report und so weiter, bis endlich der zuständige Mitarbeiter die Anfrage mit einiger Zeitverzögerung erhielt. Mit der Antwort des verantwortlichen Mitarbeiters ging dann die Email‐Kette wieder zurück zum Management. Auf diese Art entstanden regelmässig ansehnliche Emailketten.”, meint Sternberg.

Mit Asana kann der Vorstand die Information nun selbst ganz einfach direkt einsehen oder den Bearbeiter der Aufgabe ermitteln und direkt kontaktieren.”

Einsatz im Marketing

“Asana hat sehr schnell und sehr tief in die Marketingabläufe bei Team Beverage eingegriffen.”, befindet Sternberg. Abläufe im Marketing neigen aufgrund des kreativen Wesens dazu, weniger starr zu sein und auf Zuruf Änderungen zu erfahren. Trotzdem müssen Termine und Zusagen verbindlich eingehalten werden, weil etwa im Prozess nachfolgende Aktivitäten vorbereitet werden. Asana unterstützt dies, indem es einerseits neben der Bereitstellung von Arbeitsinhalten auch Termine genau definiert und die Verantwortlichen über aktuelle Fälligkeiten auf dem laufenden hält. Andererseits bietet Asana genügend Flexibilität, um Abläufe und Deadlines sofern erforderlich spontan anpassen zu können. Zusätzlich bietet es Mitarbeitern mit einer intrinsisch weniger ausgeprägten Arbeitsstruktur einen Rahmen, der die Effizienz dieser Mitarbeiter erhöhen kann. Asana ist durch seine Funktionen sehr gut als Prozessmanagement‐werkzeug nutzbar.

Durch Asana weiss jeder Mitarbeiter jederzeit genau, welche Aufgabe ihm zugeteilt wurde und wann sie fällig ist. Es gibt keine Wischiwaschi- bzw. auslegungsfreundlichen Formulierungen mehr oder Aussagen wie ‘ich dachte, Du machst das.”

Magazin Redaktionsprozess innerhalb Asana

Auf dem 360‐Grad Online‐Marktplatz von Team Beverage mit dem Namen “Gastivo” wird die branchenspezifische Publikation “Gastivo‐Magazin” veröffentlicht. Die Projektverwaltung für diese Publikation wird komplett innerhalb Asana abgebildet.

Das Gastivo‐Magazin wird abteilungsübergreifend hergestellt und durch den Einsatz von Asana können auch externe Mitarbeiter nahtlos in den Redaktionsprozess eingebunden werden.”

IT‐Workflow‐ und Projekt‐Management durch Asana: Mitarbeiter‐Onboarding und Dienstwagenbeschaffung

Neue Mitarbeiter in die Organisation einzuführen erfordert genau strukturierte sich weitgehend wiederholende Prozesse, die mehrere Abteilungen einbinden und darin befindliche Kompetenzen einholen muss. Dabei können sich an anderen Stellen wiederfindende bzw sich wiederholende Prozesse eingegliedert werden, etwa die Beschaffung eines neuen Dienstwagens für Aussendienstmitarbeiter. Solche Vorgänge werden komplett mit Asana abgebildet und sind damit nicht nur transparenter und schneller, sondern auch weniger fehleranfällig.

Bei Team Beverage hat sich bezüglich Projektmanagement anfangs jeder Bereich für sich selbst organisiert, was dazu geführt hat, dass sehr viele unterschiedliche Anwendungen verwendet wurden. Das machte natürlich die über Email laufende Kommunikation und die Projekt‐Abstimmung zwischen den Bereichen sehr schwierig. Mit Asana ist dieses Problem komplett verschwunden.”

Effizienz‐Boost in Besprechungen durch Asana

Die Organisation und Nachverfolgung von Besprechungen und insbesondere Vorstandssitzungen wurden durch Asana sehr vereinfacht: Dadurch, dass Inhalte und Beschlüsse sofort während der Besprechung in Asana festgehalten werden, geht kein Punkt verloren. Aufgaben werden sofort zugewiesen und Verantwortlichkeiten unmittelbar eingestellt ‐ ebenso wie Fertigstellungstermine. Dadurch ist am Ende der Besprechung das Protokoll bereits fertig in Asana für alle Beteiligten verfügbar und jeder Teilnehmer hat eindeutig formulierte Aufgaben erhalten. Als weiteren Bonus ergibt sich die Agenda für die nachfolgende Besprechung durch die bereits während der Besprechung ermittelte offene Punkte‐Liste fast wie von selbst.