差距分析

Asana 的差距分析範本提供了結構化、可重複的流程，以改善您的策略規劃。 其旨在節省時間、建立一致性並培養團隊內部的協作。

此範本可將您的發現組織成清晰的類別和優先順序，從而協助您識別技能差距、績效問題和產品需求。 這可確保每個人都對目標、障礙和後續步驟保持一致的共同可視度。

此差距分析範本還可讓您指派任務、調整計劃並立即對深入解析採取行動，從而實現即時協作。 透過這樣做，您可以更快地建立藍圖、釐清關鍵優先事項，並解決可能阻礙您成功的任何差距。

誰能從這個差距分析範本中受益？

在 Asana 中，我們會在需要重新調整時轉而使用差距分析。 無論我們是進入新的規劃週期，還是應對團隊特定的挑戰，它都有助於我們評估哪些有效、哪些無效，以及哪些需要改變。 透過將我們目前的績效與期望的結果進行比較，我們可以將精力集中在最具影響力的工作上。

然而，進行差距分析需要結構化的方法和一致的後續追蹤。 這就是範本派上用場之處。 差距分析範本可簡化設定流程，讓每個人在單一工作空間中保持一致，並輕鬆將深入解析轉化為行動。 對於忙碌的團隊而言，使用標準的差距範本可以消除分析中的摩擦，並讓他們有時間專注於解決差距。

差距分析範本非常適合：

• 商業策略團隊，他們需要一種可重複的方法來協調專案關係人，並將深入解析轉化為優先事項和長期計劃。

• 人力資源部(HR) 領導者，他們希望將技能差距分析標準化，並使不同團隊能夠更輕鬆地使用共同的架構來評估和應對訓練需求。

• 行銷團隊希望執行內容差距分析和 SEO 審查，而無需每次都重建其工作流程。

• 產品經理，旨在快速識別產品差距，並為團隊成員或專案關係人指派具體的後續步驟。

• 營運主管需要結構化的格式來擷取目前與未來的工作流程，並發現效率低下的問題，通常與資源配置計劃同步進行。

• 希望診斷服務問題、發現支援單模式，並透過清晰、可追蹤的行動計劃提高客戶滿意度的客戶服務團隊。

例如，電子商務品牌可能會使用此範本，透過比較目前的購物車放棄率與設定基準來識別結帳體驗中的差距。 SaaS 團隊可以分析使用情況資料，以找出未充分利用的功能，並使其藍圖與客戶需求保持一致。

為什麼要使用 Asana 的差距分析範本？

如果不瞭解哪些方面表現不佳或缺失，團隊通常會根據猜測做出決策。 這會導致錯過優先事項、重複投入量和不一致的執行。

Asana 的差距分析範本為您的團隊提供了一個單一位置，以便追蹤哪些工作正常進行，哪些需要關注。 它簡化了差距分析的進行，以便您可以快速發現問題、瞭解其原因並決定下一步該做什麼。

• 使用結構化任務和子任務定義您目前的情況和期望的結果。

• 使用評論和附件來捕捉情境資訊，從而找出績效差異和根本原因。

• 使用追蹤進度和績效的自訂欄位，將每個任務與您的 SMART 目標或關鍵績效指標 (KPI) 連結起來。

• 透過指派帶有期限的任務來委派所有權，確保所有事情萬無一失。

• 使用儀表板將進度和指標可視化，而無需切換工具。

• 更快地識別和解決服務問題，從而提高客戶滿意度。

藉助這個可自訂的差距分析範本，您可以建立行動計劃，以彌合您目前所處的位置與您想要到達的位置之間的差距。

如何使用此差距分析範本

無論您是在尋找技能差距分析範本還是內容差距分析範本，這個可自訂的選項都能滿足任何需求。 以下是一份逐步指南，可協助您從中獲得最大價值

步驟 1. 複製範本並定義範圍

首先在 Asana 中複製範本並命名專案，以便每個人都能瞭解其目的。 使用清晰的標題，例如「第三季度資源分配審查」或「社交媒體內容差距」。 然後撰寫一段簡短的描述，定義範疇和目標，包括分析將涵蓋哪個團隊、流程或工作流程。

預先提供情境資訊可為您的團隊提供方向，並有助於避免後續的混淆。 例如，人力資源部 (HR) 領導者可能會設定員工到職或技術訓練的範疇，而行銷經理則可能會專注於行銷活動規劃中的差距。 這兩種方法都受益於相同的結構化架構。

步驟 2. 擷取目前和期望的狀態

將您的目前狀態和期望的未來狀態列為專案中的獨立任務或區段。 考慮使用SWOT、PEST或 McKinsey 7-S 等架構來揭示定義您目前狀態的組織、營運或文化因素。 這些架構可協助您在記錄詳細資料之前看到更大的圖景。

您期望的狀態應同樣具體。 團隊可能會在目前狀態中註明「客戶引導需要 12 天」，並將未來目標設定為「客戶引導在 5 天內已完成」。 清楚設定基準有助於衡量差距，並確定成功的樣貌。

步驟 3. 識別並分類差距

將目前狀態與期望狀態進行比較，以確定績效、資源或流程的不足之處。 將這些差距分為訓練需求、流程效率低下或技術限制等類別。 這使大問題變得易於管理，並幫助您指派所有者。

若要將這些深入解析與您的內容或SEO 策略連結起來，您可以使用關鍵字研究範本來發現與目標受眾需求相關的內容差距。

例如，人力資源部 (HR) 團隊發現 40% 的支援代表缺乏技術疑難排解技能。 透過將此標記為訓練差距，他們為直接解決缺口的針對性行動奠定了基礎。 分類可確保您的團隊有系統地解決問題，而非猜測從何著手。

步驟 4： 確定根本原因

一旦您找出差距，請深入瞭解其存在的原因。 使用腦力激盪、魚骨圖或其他協作方法來揭示根本原因。 在評論中擷取深入解析，或連結 Lucidspark 等工具以記錄分析。

根本原因分析可防止表面層級的修復。 在人力資源部 (HR) 團隊的案例中，他們發現不清楚的工作描述和不足的到職導致員工缺乏技術技能。 瞭解「為什麼」可確保您的行動能解決問題，而非掩蓋問題。

步驟 5： 建立並指派行動項目

將您的分析轉化為具體、可據以行動的任務。 將每個項目指派給所有者、設定截止日期，並根據嚴重程度或投入量進行優先排序。 使用 Asana 的自訂欄位追蹤差距嚴重程度、預估投入量或預期影響等詳細資料。

繼續以人力資源部 (HR) 為例，團隊建立了開發訓練模組和更新工作描述的任務。 指派所有權將廣泛的發現轉化為實際步驟，明確誰負責消除每個差距。

步驟 6. 追蹤進度並進行改進

在 Asana 中使用儀表板和可視化報告，追蹤差距隨著時間推移而縮小的情況。 將實際結果與您的目標和設定基準進行比較，以衡量進度。 當結果與預期不一致時，調整資源、重新指派所有者或完善時間軸。

定期審查分析的團隊會發現哪些有效，哪些需要改進。 例如，人力資源部 (HR) 團隊最近發現，他們有 40% 的客戶支援代表缺乏技術疑難排解技能。 他們設定了「技術熟練度」的目標，確定了根本原因 (缺乏訓練、職位描述不明確)，並指派了行動 (訓練模組、角色定義更新)。

這種追蹤和完善確保了他們的差距分析範本保持最新狀態。

差距分析的類型及其使用時機

不同類型的差距分析可解決各種挑戰。 以下是您可以使用此範本執行的幾個項目：

• 技能差距分析：人力資源部 (HR) 團隊用於比較員工技能與目前或未來角色所需的技能。 在招聘新角色、設計學習與發展計劃以及進行績效審查時使用。

• 內容差距分析：協助行銷團隊識別缺失或表現不佳的內容。 在建立 SEO 策略、內容行事曆或嘗試增加流量和參與度時使用。

• 產品差距分析：由產品和 UX 團隊使用，以找出功能或能力差距。 使用產品差距分析範本進行策略規劃、分析使用者回饋或進行競爭對手分析。

• 績效差距分析：根據預期設定基準評估目前的績效指標。 在審查團隊 KPI、發現營運效率低下或設定新的OKR時使用。

• 市場差距分析：評估未滿足的客戶需求或競爭對手服務不足的領域。 在發佈新產品、探索擴張或完善進入市場 (GTM) 策略時使用。

• 競爭力差距分析：有助於確定您的產品在功能、服務或定價方面與競爭對手的比較情況。 在設定產品或服務基準以發現市場優勢或風險時使用。

• 關鍵字差距分析：找出您的競爭對手排名而您沒有排名的關鍵字。在構建或完善自然內容策略時使用。

• 反向連結差距分析：顯示哪些高權威網站連結到您的競爭對手，但沒有連結到您。 在規劃外展活動或加強 SEO 權威時使用。

• 搜尋引擎優化 (SEO) 缺口分析：結合技術性 SEO、關鍵字及內容深入解析，以提高搜尋可見度。 在進行 SEO 稽核或改進您的數位策略時使用。

提示： SWOT 分析是差距分析的有用補充。 使用 SWOT 來揭示高階優勢、劣勢、機會和威脅。 然後進行差距分析，將這些深入解析轉化為行動。 例如，如果您的 SWOT 分析突顯了來自新興競爭對手的威脅，則您的差距分析可以識別缺失的功能並制定解決方案。

有效進行差距分析的最佳作法

利用這些經過驗證的提示，為您的團隊奠定成功的基礎：

• 具體化。 模糊的目標會導致模糊的差距。 定義成功的樣貌。

• 使用設定基準。 與業界標準或內部最佳標準進行比較。

• 及早讓專案關係人參與。 從一開始就調整期望並獲得認同。

• 記錄假設。 追蹤您的差距結論的依據。

• 依據影響力安排優先順序。 並非所有差距都一樣。 專注於阻礙關鍵成果的事項。

• 指派明確的所有權。 讓每個行動項目都可追蹤且可問責。

• 定期審閱。 每季度重新審視您的差距分析，以調整範圍、市場或績效的變化。

用於更好分析的 Asana 功能

Asana 有數十項功能，旨在支援您工作流程的每個步驟，從規劃到執行。 此差距分析範本包含幾個工具，對於組織您的分析和監控後續行動特別有幫助。 如需完整清單，請前往我們的功能頁面。

• 自訂欄位：在井然有序、可排序的欄位中監控目前的績效、未來目標和優先順序等級。 例如，使用「差距嚴重程度」欄位對影響進行 1 到 5 的評分。

• 里程碑：確定差距分析流程的關鍵階段，並確保團隊在進度上保持一致，例如「分析已完成」或「行動已完成」。

• 儀表板：使用強調績效趨勢的圖表即時可視化差異、進度和結果。

• 目標：將您的差距分析結果與更廣泛的 Business 版目標聯繫起來，以獲得明晰度和當責。 瞭解每項計劃如何支持您的策略規劃。

• 表單：將團隊成員提交績效資料或差距回饋的方式標準化，以減少不一致並提高可視度。

推薦的整合

Asana 可與數百個其他工具整合，讓您的團隊無需切換平台即可保持專注。 以下是幾個可以增強您的分析並使協作更輕鬆的整合。 您可以在Asana 應用程式目錄中探索更多選項。

• Power BI ：同步關鍵 KPI 和指標，以進行更深入的分析和展示。 非常適合領導報告和進度快照。

• Lucidspark ：用於可視化腦力激盪、旅程圖或根本原因分析，以及在 Asana 中進行結構化任務追蹤。

• Google 試算表和 Google 文件：匯入外部績效指標和設定基準，為您的分析提供資訊。 非常適合上傳季度 KPI 或第三方稽核。

• Slack ：在差距分析工作流程中更新或已完成任務時接收通知。 無需額外會議，即可讓團隊維持資訊同步。

• Gmail ：將專案關係人的電子郵件直接轉換為範本中的行動項目。 永不錯過請求或回饋循環。

關於差距分析範本的常見問題