危機管理計劃範本

您的團隊是否有針對重大緊急情況制定一份行動計劃?請建立一份危機管理計劃範本,確保絕不會發生讓您措手不及的情形。

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在規劃緊急程序時,重要的是要假設這些情況肯定會發生,而不是希望它們不會發生。這種對緊急規劃的積極態度將有助於確保您的團隊安全。開始計劃這些緊急情況的最佳方式是什麼?那就是建立一份危機管理計劃範本。

什麼是危機管理計劃範本?

危機管理計劃範本是一個可重複使用的架構,您的危機管理團隊可使用它來針對意外緊急情況 (例如天災或可能影響業務營運的重大情況) 制定完整的應對計劃。當危機發生時可能導致情緒高漲或壓力升高。使用危機管理計劃範本可確保您的計劃包含關鍵的詳細資訊。當所有資訊都存放於同一個地方時,每個人都會知道當危機發生時該如何應對。 

將範本用於危機管理計劃的主要好處之一是,無論是什麼類型的危機,您都可以根據特定團隊或情況的需求對其進行定制。每一場危機都不盡相同,重要的是要根據當下的緊急情況調整您的計劃。您可以透過兩種方式來制定危機管理計劃:建立一份一體適用的危機管理計劃範本,或者使用基本範本為獨特的情況打造許多不同的具體計劃。

事件管理和危機管理之間有何差異?

雖然事件管理和危機管理都是用於 緩解風險,但它們的實際做法略有不同。事件管理專門用於短期的緊急情況。危機管理則是用於可能對公司造成長期影響、規模較大的危機情境。 例如,您的團隊可使用事件管理來解決網路攻擊,危機管理計劃則可用於制定在工作期間應對意外地震的策略。

建立事件管理計劃範本

如何制定危機管理計劃

開始制定危機管理計劃的最佳方式,是建立一份危機管理計劃範本。一旦有了基本的架構,您就可以使用 4P 來概述您的危機管理策略。 

危機管理的 4P 代表:

  • Prevent (預防):為防止可能的危機發生而採取的行動。 

  • Plan (規劃):您將在此制定詳細、逐步的行動計劃,以確保團隊中的每個人都能安全、有效地處理危機情況。 

  • Practice (演練):在安全可靠的環境中針對計劃進行演習。演練您的計劃可以讓團隊有機會在安全的環境中解決問題,而非等到危機發生時才試圖想辦法應對。 

  • Perform (執行):您的整個計劃將在此處拼湊起來。在最理想的情況下,您永遠不需要執行您的計劃,因為您絕對不會遭遇意料之外的危機。不過,將所有這些工具準備好,可在緊急情況發生時為您的團隊提供一套安全策略。

危機管理計劃範本應包含哪些內容

危機管理計劃的用意並不是要涵蓋每一個細節,而是要作為一份藍圖,在必要時進行更新。無論您管理的是何種類型的危機,您的危機管理計劃範本都應具備以下幾點內容。

  • 啟動準則:這是團隊決定啟動危機應對計劃之前需要發生的一組因素。請將啟動準則視為一組依存項,它們必須先發生,您的應對計劃才能開始進行。 

  • 風險分析:此研究概述了您的公司可能遇到的任何潛在風險。根據您計劃的潛在危機,風險分析可以幫助您確定此事件發生的可能性。風險管理計劃風險管控表是此類研究的絕佳範例。

  • 緊急聯絡人清單:這包括您組織內危機管理團隊成員的相關聯絡資訊,以及當地的緊急應變人員 (如消防部門、毒物控制中心或其他重要機構) 的相關聯絡資訊。

  • 回應程序:一旦危機符合啟動準則,您的團隊便需要採取這些步驟來加以因應。 

  • 溝通策略:這是您團隊制定的溝通計劃,用以強化您在緊急情況下的溝通方式。這包括內部溝通和與外部專案關係人的外部溝通。

整合功能

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否阻擋了其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道何時該開始進行自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

  • 校訂。藉助校訂功能,您可以在圖片上輕鬆留下具體、可據以行動的回饋。直接在圖片和 PDF 檔上撰寫註解,以便團隊確切知道需要做些什麼來完成工作。然後,在子任務中追蹤該回饋,以免遺漏行動項目。最終,校訂功能可讓提出及接收創意回饋的流程更加順暢,且能減少挫敗感。 

  • 傳送訊息。需要分享非可行動資訊嗎?不妨在 Asana 中試試訊息功能。您可以藉由訊息功能,在 Asana 中溝通非行動工作。您可以將訊息傳送至任何個體組合、團隊和專案,讓每個人都能掌握相同資訊。在 Asana 中連結至任務、專案和目標,即可讓訊息接收者輕鬆獲知情境並深入瞭解細節。

  • 行動版。iOS 和 Android 皆可使用 Asana,因此您可在出行之際輕易查看待辦事項。審視每一則新的收件匣通知、傳送訊息並存取專案任務,從而隨時掌握最新的專案資訊。

推薦的應用程式

  • Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目。此外,也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務,而毋須切換至您的瀏覽器。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Vimeo。文字也許可以表達重點,但書面文字缺乏語氣、情感和表情。藉助由 Vimeo 提供支援的 Asana 影片傳訊功能,您可以為團隊提供他們需要的所有情境資訊,而無需另外安排會議。錄製您自己、您的螢幕畫面或兩者兼具的簡短影片訊息,然後將影片嵌入到任務、專案、訊息和評論中,即可提供更多明晰度和情境。Asana 會自動建立錄音檔字幕,使其可讀且可搜尋。無需離開 Asana,即可提供回饋、提問和指派任務。

常見問題

如何編寫危機管理計劃?

著手編寫危機管理計劃的最佳方式是使用範本。範本可為您的危機管理計劃提供基本大綱,然後您便可快速填寫團隊的策略,為潛在的危機做好準備。請使用協作式的工作管理工具來做到這一點,以便危機應對專門團隊中的每個團隊成員都能即時進行協作。

危機管理計劃範本應包含哪些內容?

您的危機管理計劃範本應包括風險分析、啟動準則、緊急聯絡人、回應程序和溝通策略。使用危機管理計劃範本是確保您的計劃包含所有這些資訊的最佳方法。

危機管理模型的 4P 是什麼?

危機管理計劃模型的 4 個 P 代表:Prevent (預防)、Plan (規劃)、Practice (練習) 及 Perform (實行)。

使用 Asana 建立危機管理計劃範本

瞭解危機管理計劃範本如何能幫助您的團隊做好萬全準備。

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