Mall för en sprintbacklog

Det är meningen att sprintar ska hjälpa dig att effektivisera teamets arbetsflöde. Det kan dock bli förvirrande när prioriteringar och tidslinjer ändras. Om du inte har effektiva strategier för att organisera och prioritera uppgifter är det svårt att hålla koll på teamets arbetsbelastning och reagera flexibelt på förändringar.  

Då kan en mall för en sprintbacklog vara användbar.

Vad är en mall för en sprintbacklog?

En mall för en sprintbacklog hjälper dig att planera och organisera arbetet för varje sprint. All viktig information om dina uppgifter dokumenteras (till exempel uppskattad arbetsbörda, prioritet och status). En stor fördel med en sådan mall är att den kan användas om och om igen, och teamet får en tydlig struktur att följa. Allt du behöver göra är att kopiera mallen, lägga till uppgifter i din backlog och börja arbeta.

Vilka är fördelarna med att använda en mall för en sprintbacklog?

En sprint är en levande process. Teamet börjar med en lista över ej slutförda uppgifter och arbetar sedan tillsammans för att slutföra dem under sprinten. Din mall för en sprintbacklog bör därför vara mer än bara en statisk lista över uppgifter – den bör synliggöra teamets framsteg i realtid.  

En digital mall för en sprintbacklog uppdateras automatiskt allt eftersom teamet slutför sitt arbete, så att man alltid har en överblick över framstegen. På så sätt kan du hantera teamets arbetsbelastning effektivt och vara flexibel när när det behövs. 

Genom att skapa en mall för en sprintbacklog med hjälp av ett projekthanteringsverktyg kan du:

• planera din sprintbacklog och samarbeta på en central plats 

• få en överblick över alla uppgifter som teamet måste slutföra under den nuvarande sprinten

• flytta uppgifter genom olika faser allteftersom teamet utför arbetet, så att intressenterna kan se aktuell status för uppgifter och projekt 

• lägga till uppgifter i mallen för din sprintbacklog från din produktbacklogg på ett enkelt sätt som inte kräver dubbelt arbete 

• växla mellan vyer och direkt visa din sprintbacklog som en lista, en Kanban-tavla eller ett Gantt-diagram utan att extra arbete krävs

• tilldela ägare och fastställa slutdatum för alla leveranser, så att det är tydligt vem som gör vad och när 

• bifoga dokument, länkar eller bilder till uppgifter för att ge information och klargöra sammanhanget 

• enkelt justera deadliner och ägare om prioriteringarna ändras. 

Vad en mall för en sprintbacklog bör innehålla

En mall för en sprintbacklog bör innehålla alla uppgifter som teamet ska slutföra under en viss sprint. Det här skiljer sig från en produktbacklogg, som innehåller allt arbete som teamet behöver utföra, oavsett när. Om du använder en mall för en sprintbacklog behöver du bara ta hänsyn till de uppgifter som teamet ska arbeta med under nästa sprint. 

Följande information bör finnas med i din mall för en sprintbacklog så att du kan hålla reda på uppgifterna: 

• Uppgiftsnamn: en kort beskrivning av uppgiften.

• Typ av uppgift: uppgiftens kategori (till exempel ”bugg” eller ”funktion”). 

• Insatsnivå: den uppskattade tid eller insats som krävs för att slutföra uppgiften (dokumenteras ofta med story points). 

• Prioritet: hur viktig en uppgift är i förhållande till teamets och företagets mål.

• Användarberättelse: en informell beskrivning av varje uppgift från slutanvändarens perspektiv. Användarberättelser tydliggör sammanhanget för teamet. Man skriver dem vanligtvis så här: ”Som en [persona] vill jag att [mål], så att [resultat].” 

• Agil epic: en större helhet av arbete som varje mindre uppgift är kopplad till. Till exempel är uppgiften att uppdatera bilder för mobila enheter en del av en större epic för att se över användarupplevelsen på mobila enheter. 

Om du vill följa upp arbetets förlopp kan du skapa olika avsnitt i mallen för varje slutförandefas. Du kan till exempel skapa avsnitten ”ej påbörjad”, ”utveckling”, ”testning” och ”slutförd”. När teamet har genomfört en del av arbetet kan du dra och släppa uppgifter till de olika avsnitten – eller automatisera uppgifter så att de flyttas på egen hand. 

Integreringar och funktioner att prova

Vill du effektivisera sprintprocessen ännu mer? Här är några sätt att lägga till fler funktioner som sparar tid, så att du kan fokusera på det viktigaste arbetet. 

Integrerade funktioner

• Tavelvy. Tavelvyn är en Kanban-tavelvy som visar ditt projekts information i kolumner. Kolumnerna är vanligtvis organiserade efter arbetsstatus (t.ex. Att göra, Gör och Gjort), men du kan justera kolumntitlarna efter olika projektbehov. Inom varje kolumn visas uppgifter som kort med en mängd information, t.ex. uppgiftstitel, slutdatum och anpassade fält. Sedan kan ni spåra arbetet när det rör sig genom faserna och få en bra överblick över hur det går med projektet.

• Beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av beroenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med gemensamma arbetsflöden kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd kommer den tilldelade personen att få ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras kommer Asana att meddela dig så att du även du kan ändra slutdatumet för din beroende uppgift.

• Startdatum. Ibland räcker det inte med att bara spåra när en uppgift ska vara klar – du måste också veta när du ska börja arbeta med den. Starttider och startdatum ger teammedlemmarna en tydlig uppfattning om den tid det borde ta att slutföra varje uppgift. Använd startdatum för att ställa in, spåra och hantera arbete för att anpassa teamets mål och inte glömma bort några beroenden.

• Lägga till uppgifter i flera projekt. Det ligger i arbetets natur att vara tvärfunktionellt, och team i olika avdelningar måste kunna samarbeta effektivt. Men om varje avdelning har sitt eget arkiveringssystem stannar arbetet av och isoleras. Asana gör det enkelt att spåra och hantera uppgifter i flera projekt. Det minskar inte bara dubbelarbete och ökar synligheten mellan team, det hjälper också ditt team att se uppgifter i ett sammanhang, visa vem som arbetar med vad och att hålla teamet och dina uppgifter anslutna.

Rekommenderade appar

• Jira. Skapa interaktiva, uppkopplade arbetsflöden mellan tekniska team och affärsteam för att ge alla bättre insyn i produktutvecklingsprocessen i realtid – allt utan att behöva lämna Asana. Effektivisera projektsamarbete och överlämningar. Skapa snabbt Jira-ärenden från Asana så att arbete kan överföras sömlöst mellan affärs- och teknikteamen vid rätt tidpunkt.

• GitHub. Synkronisera automatisk statusuppdateringar för GitHub-pull-förfrågningar till Asana-uppgifter. Spåra förlopp för pull-förfrågningar och förbättra tvärfunktionellt samarbete med hjälp av Asana.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några få klick.

• Slack. Omvandla idéer, arbetsförfrågningar och åtgärdspunkter från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och åtgärdspunkter till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack.

Vanliga frågor