18 tips, strategier och snabba lösningar för tidsplanering för att få arbetet gjort på bästa sätt

Numera blir vi ständigt avbrutna av verktyg, aviseringar, e-post, sociala medier – allt möjligt. I vår distraktionsekonomi har kaos blivit normen.

Det är nästan omöjligt att fokusera på det som verkligen är viktigt eller veta om du prioriterar rätt arbete vid rätt tidpunkt. Dina avsikter för dagen försvinner i skymningen av högprioriterade uppgifter, till synes brådskande meddelanden och oändliga aviseringar. För att hålla jämna steg med arbetstakten rapporterar 80 % av kunskapsarbetarna att de arbetar med inkorgen eller andra kommunikationsappar öppna. Det leder till att arbetstagarna blir mindre effektiva och att meddelanden, åtgärder och deadliner oftare missas.

Tidsplaneringsmallar kan hjälpa dig att få tillbaka din tid och göra din dagliga rutin mer medveten. I stället för att låta din att göra-lista diktera hur du spenderar din tid kan du använda strategier för tidshantering för att avsiktligt fastställa dina dagliga prioriteringar och fokusera på det mest relevanta arbetet.

Det finns inte bara ett rätt sätt att hantera din tid. I den här artikeln tar vi upp 18 olika tips, strategier och snabba lösningar för att hjälpa dig att ta tillbaka kontrollen över dina uppgifter och din tid.

Vad är tidshantering?

Tidshantering innebär att hantera arbetet för att säkerställa att du spenderar din tid så avsiktligt som möjligt. Tidshantering kan öka produktiviteten, men den största fördelen med effektiv tidshantering är möjligheten att bättre prioritera din dag så att du kan skapa utrymme för vila och egenvård.

Fördelarna med tidshantering

Bra strategier för tidshantering kan hjälpa dig att organisera och prioritera uppgifter så att du kan:

• Känna att du har mer tid till annat. När du är medveten om vad din tid går till kan du minska antalet onödiga uppgifter, avprioritera arbete som inte behöver göras i dag och få saker gjorda på kortare tid. Du kommer inte bokstavligen att ha mer tid på dagen, men du kommer att upptäcka att du får mer gjort på samma tid.

• Skapa gränser mellan arbete och privat tid. Att förbättra tidshanteringen handlar inte om att pressa ut varje sekund av produktivitet du har på jobbet. Dessa strategier kan snarare hjälpa dig att få det viktigaste arbetet gjort och identifiera vilket arbete som kan vänta till imorgon. Genom att prioritera det arbete som behöver göras i dag och klargöra vilket arbete du kan skjuta upp till ett senare tillfälle, sätter du också gränser mellan din arbetstid och din lediga tid.

• Minska stressen. Utan effektiv tidshantering kan det kännas som om du aldrig har tillräckligt med tid på jobbet. Du kanske känner att du springer runt och släcker bränder, vilket kan leda till ökad stress och i slutändan utbrändhet. Enligt index för Arbetets anatomi kände sig 71 % av kunskapsarbetare utbrända minst en gång under år 2020.

• Förbättra produktiviteten. Det finns olika tidshanteringstips för att minska förhalning och öka produktiviteten. Genom att identifiera dina viktigaste prioriteringar för dagen blir du inte bara mer produktiv – du kan också känna dig säker på att du arbetar med rätt saker varje dag.

• Bryt dåliga vanor. Ingen vill skjuta upp saker. Men med tiden kan dåliga vanor hopa sig och komma i vägen för viktigt arbete. (Lita på oss, vi har varit där också.) Tidshanteringsstrategier kan hjälpa dig att identifiera och bryta dåliga vanor.

6 strategier för tidshantering för att öka produktiviteten

Ett av de enklaste sätten att bygga upp dina tidshanteringsfärdigheter är att införliva en beprövad tidshanteringsstrategi i din dagliga rutin. Tidshanteringsstrategier hjälper dig att sätta tidsgränser för arbetet, ta itu med en uppgift i taget och planera din dag med mer avsikt.

1. Timeboxing

Timeboxing är en målinriktad strategi för tidshantering där arbetet är slutfört inom ”timeboxar”. Den här strategin är särskilt effektiv om du är osäker på hur mycket tid du lägger på varje uppgift och vill närma dig din att göra-lista på ett mer avsiktligt sätt.

Med timeboxing kan du dela upp stora uppgifter i mindre delar och sedan slutföra delarna inom en rimlig tid. Varje uppgift ska ha en egen unik tidsbox som inte varar längre än tre timmar. Om du till exempel behöver skriva ett blogginlägg kan du skapa en två timmar lång tidsbox för att skriva ett utkast. Efter en paus kan du sedan skapa en till tidsbox på tre timmar för att börja med det första utkastet. Genom att dela upp arbetet i mindre delar kan du göra jämna framsteg mot ditt mål under loppet av dagar eller veckor.

2. Tidsblock

Tidsblock liknar timeboxing, men i stället för att schemalägga specifik tid för varje enskild uppgift avsätter du tidsperioder i kalendern för relaterat arbete. När du använder tidsblock för att schemalägga ditt arbete delar du effektivt upp arbetsveckan i mindre delar där du kan arbeta med projekt, kommunicera med kollegor, ta en paus eller till och med träna. Tidsblock kan hjälpa dig att ägna mer tid åt flöde och djupt arbete genom att låta dig fokusera utan att bli avbruten.

För att skapa ett tidsblock börjar du med att ta reda på dina dagliga eller veckovisa prioriteringar. Gruppera sedan liknande uppgifter så att du kan arbeta med dem samtidigt. Slutligen kan du öva på att schemalägga block av fokustid i din Kalender för att hjälpa dig att hålla dig till ditt tidsblockerade schema.

3. Pomodoro-metoden

I likhet med timeboxing och tidsblock hjälper Pomodoro-metoden dig att ta itu med arbetet inom korta tidsramar och sedan ta pauser mellan arbetspass. Tidsplaneringsstrategin Pomodoro är särskilt användbar eftersom den aktivt uppmuntrar till regelbundna pauser, vilket är bra för den interna motivationen och för hjärnan. Faktum är att forskning tyder på att pauser gör människor mer kreativa.

För att använda Pomodoro-metoden behöver du en timer, en prioriterad att göra-lista och en snooze-funktion för dina aviseringar. Börja med att ställa in din timer på 25 minuter och försök att ägna den tiden åt att arbeta med en uppgift. Undvik att kolla dina textmeddelanden eller sociala medier om det är möjligt. När tiden är slut tar du en paus på fem minuter. Helst bör du sträva efter att göra något fysiskt under pausen, som att ta ett mellanmål eller sträcka på dig, men det är okej att kolla dina enheter eller se om du har fått ett viktigt meddelande medan du fokuserade på din uppgift.

Upprepa processen med att arbeta i 25 minuter och sedan ta en fem minuters paus fyra gånger. Efter det fjärde arbetspasset tar du en längre paus på 20–30 minuter.

4. Ät grodan

Mark Twain sa: ”Om ditt jobb är att äta en groda, är det bäst att göra det direkt på morgonen.” Tidsplaneringsstrategin Ät grodan är inspirerad av det citatet och uppmuntrar dig att ta itu med stora eller komplicerade uppgifter först innan du arbetar med mindre viktiga eller mindre brådskande arbetsuppgifter. Den här strategin är särskilt användbar om du delar upp dina dagar mellan vanligt, dagligt arbete och högprioriterade uppgifter.

Med Ät grodan-metoden kan du se till att du får gjort det viktigaste arbetet varje dag. För att komma igång med den här strategin för tidshantering bör du se till att spåra arbetet och prioriteringarna i ett centraliserat verktyg. Leta efter ett sätt att koppla dina dagliga uppgifter till företagets mål. På så sätt kan du bättre identifiera vilka uppgifter du bör prioritera varje dag och se till att du får dem gjorda först. När du har ätit dagens groda kan du gå vidare till resten av ditt arbete.

5. Paretoprincipen

Om det inte låter lockande att äta en groda direkt på morgonen kanske du föredrar Paretos tidshanteringsstrategi. Paretoprincipen är motsatsen till Ät grodan-metoden. Den här strategin uppmuntrar dig att få snabba uppgifter ur vägen, så att du kan känna dig mer fulländad och motiverad när du går in i din dag.

Paretoprincipen kallas ofta 80/20-regeln och har en grundläggande regel: du lägger 20 % av din tid på 80 % av ditt arbete. Om du kan få 80 % av dina uppgifter ur vägen relativt snabbt frigör du din arbetsdag för att ta itu med de 20 % av ditt arbete som kommer att ta 80 % av din tid.

6. Få saker gjorda (GTD)

Getting Things Done-metoden uppfanns av David Allen i början av 2000-talet. Enligt Allen är det första steget för att få saker gjorda att skriva ner allt du behöver göra. Genom att frigöra hjärnkapacitet och istället förlita sig på verktyg för uppgiftshantering kan du fokusera på att vidta åtgärder och inte komma ihåg vad du behöver göra.

För att använda GTD-metoden samlar du allt ditt kommande arbete på ett och samma ställe. När du har skrivit ner allt du behöver göra kan du sortera och prioritera arbetet. Du kan till exempel ha arbete som du inte längre behöver göra (som hamnar i ”papperskorgen”), arbete som du vill göra så småningom men inte just nu (som hamnar i ett ”senare” projekt eller en mapp), arbete som är beroende av andra uppgifter och så vidare. Verktyget bör fånga upp alla detaljer – det är ditt jobb att vidta åtgärder för dem.

6 tidshanteringstips för att få mer gjort

Du kanske gillar att använda en etablerad tidshanteringsstrategi för att organisera arbetet, eller kanske inte. Alla tidshanteringsstrategier är inte effektiva för alla personer, det är därför det finns så många av dem. Prova de här sex tipsen för att utveckla dina tidshanteringsfärdigheter.

1. Koppla det dagliga arbetet till målen

Tidshantering handlar inte alltid om att få allt arbete gjort. Det handlar snarare om att identifiera och prioritera det viktigaste arbetet. För att kunna göra det måste du koppla ditt dagliga arbete till teamets eller företagets mål så att du kan identifiera de viktigaste uppgifterna att ta itu med varje dag. Men enligt en ny undersökning av över 6 000 globala kunskapsarbetare säger endast 26 % av de anställda att de har en tydlig förståelse för hur deras individuella arbete är kopplat till företagets mål.

Det bästa sättet att samordna arbete och prioriteringar på alla nivåer i organisationen är att använda ett arbetshanteringsverktyg. Med arbetshantering kan du koppla det dagliga arbetet och teamprojekten till företagets mål, så att teammedlemmarna alltid förstår hur deras arbete påverkar företagets prioriteringar.

När du kopplar ihop mål med det dagliga arbetet är det bra att samla uppgifterna i en mall för en daglig checklista. På så sätt anpassar du dig inte bara till företagets prioriteringar utan har också en tydlig lista för att bestämma vad som ska göras först.

För att säkerställa att vi prioriterar rätt arbete använder vi OKR:er för att sätta upp kvartalsmål som leder upp till halvårsmål. Varje vecka ser våra teamledare till att teamets arbete bidrar till att uppnå de här målen.”

2. Prioritera och organisera arbetet

Oavsett om du gillar Ät grodan-metoden eller föredrar Getting Things Done-metoden är det viktigt att veta vilka uppgifter som är viktiga. Det är oundvikligt att en uppgift ändrar prioritet eller att en deadline flyttas fram eller tillbaka. Om du inte har klarhet i vilket arbete som är viktigast kommer du inte att kunna anpassa och prioritera rätt arbete.

Varför är det viktigt att prioritera arbetet? Du kanske är bekant med utbrändhet, som påverkar ett växande antal anställda globalt varje år. Men vad som är mindre dokumenterat är hur otydliga prioriteringar bidrar till utbrändhet. Enligt index för Arbetets anatomi uppgav 29 % av de kunskapsarbetare som rapporterade att de kände sig utbrända att de kände sig överarbetade på grund av brist på klarhet om uppgifter och roller. Att veta vilka uppgifter som ska prioriteras kan bidra till att minska den känslan och öka förtroendet för att du arbetar med rätt uppgifter varje dag.

3. Planera i förväg i slutet av varje dag

Arbetsdagen känns ofta stressig eftersom vi redan ligger efter när vi börjar. Om du är den typ av person som går igenom e-postmeddelanden varje morgon för att försöka lista ut vad du ska prioritera för dagen är du inte ensam. Lyckligtvis finns det en bättre lösning.

I stället för att försöka lista ut vad du ska göra på morgonen kan du ägna de sista fem minuterna varje dag åt att förbereda dig för nästa dag. Det kan öka motivationen eftersom du vet exakt vad du ska göra varje dag innan du ens loggar in. Det är också ett värdefullt sätt att se till att du får det viktigaste arbetet gjort varje dag. I stället för att svara på ett mejl eller en förfrågan kl. 16.30 kan du se till att inkludera det viktiga arbetet i schemat för nästa dag.

4. Säg nej eller delegera

En fördel med att klargöra prioriteringar är att du också får en förståelse för vad som är mindre viktigt. Det är inte alltid lätt att säga nej till arbete, men det hjälper om du kan förklara att du säger nej eftersom arbetet inte stämmer överens med dina nuvarande prioriteringar. Att definiera prioriteringar för dig själv – och dela dem med dina teammedlemmar – kan ge alla mer klarhet.

Om arbetet måste göras men ändå inte är en prioritering för dig kan du se om du kan delegera det till en annan teammedlem. Tänk på att delegering inte betyder att uppgiften inte är viktig, utan bara att arbetet inte stämmer överens med dina nuvarande prioriteringar. Det kan vara så att arbetet är mer relevant för någon annans expertis, och när du tilldelar det till dem ser du till att arbetet utförs av den bästa personen för jobbet.

En strategi vi har infört för att se till att vårt team är effektivt är att vara tydlig med vad ni kommer att göra och inte göra som ett team … Att ha tydlig insyn i arbetet gör det lättare att fatta beslut om vad ni ska fokusera på och vad ni inte ska fokusera på. Om du kan vara mycket tydlig med det hjälper det till att öka effektiviteten och klarheten kring vad teamen behöver fokusera på.”

5. Granska dina uppgifter

På samma sätt som att säga nej till arbete kan du ta dig tid att gå igenom uppgifter som du tog på dig för ett tag sedan och som du fortfarande arbetar med. Finns det något som för närvarande inte längre stämmer överens med teamets mål?

När du hittar sådana uppgifter kan du fråga dig själv om arbetet verkligen behöver göras. Om det inte längre är viktigt för teamet kan du överväga att pausa arbetet. Om uppgiften fortfarande behöver göras kan du fråga dig själv om du är den bästa personen för jobbet. Om inte kan du gå igenom samma delegeringsövning för att ta reda på vem som är det.

6. Sluta med handskrivna att göra-listor – använd ett verktyg

Om du fortfarande spårar arbetet för hand är det dags att uppgradera till ett onlineverktyg. Även om det kan vara tillfredsställande att göra anteckningar manuellt är handskrivna att göra-listor oorganiserade, leder ofta till misstag, är lätta att tappa bort och ineffektiva.

Se i stället till att större delen av projekthanteringen sker i ett särskilt verktyg. Projekthanteringsverktyg erbjuder en mängd olika funktioner som gör det lättare att få ut så mycket som möjligt av din tid. Med ett projekthanteringsverktyg kan du göra följande:

• Samordna tvärfunktionellt arbete och spåra exakt vem som gör vad och när.

• kommunicera om arbete, dela feedback och rapportera om projektstatus på ett och samma ställe.

• Spåra förloppet i realtid för att se exakt hur arbetet går.

• Se slutdatum och beroenden så att du kan nå dina mål utan att behöva stressa.

Och om du tycker att det är härligt att bocka av en uppgift från din att göra-lista, vänta bara tills du ser en flock firande figurer flyga över din datorskärm.

6 snabba lösningar för tidshantering

Strategierna och tipsen för tidshantering som vi har beskrivit ovan är till hjälp, men de tar lite tid att implementera. Vill du komma igång inom de närmaste fem minuterna? Prova de här sex snabba lösningarna för att förbättra din tidshantering direkt.

1. Snooza aviseringar

Vi hoppar hela tiden mellan appar, aviseringar och uppgifter. Den genomsnittliga kunskapsarbetaren växlar mellan 10 appar upp till 25 gånger per dag. Det är därför det är svårare att fokusera på den aktuella uppgiften och få ett bra flöde, vilket innebär att arbetet tar längre tid.

När du kan bör du stänga av aviseringar eller använda stör ej-funktioner för att tillfälligt inaktivera aviseringar. På så sätt kan du fördjupa dig i arbetet och samtidigt låta teamet veta att du återkommer till dem senare. De flesta verktyg visar att du är tillfälligt inaktiv, så att teammedlemmarna vet att de inte kan förvänta sig ett svar från dig direkt. Vid behov kan de oftast välja att åsidosätta funktionen, så att du aldrig är helt utom räckhåll.

Jag blockerar tid mellan möten för fokuserat arbete och korta pauser – och ställer in min Slack på "arbetar" så att andra vet att jag inte är tillgänglig.”

2. Organisera ditt fysiska utrymme

Tänk tillbaka på hur tomt skrivbordet var när du först satte upp det. Du hade förmodligen en datorskärm, ett tangentbord och kanske ett anteckningsblock, men förmodligen inte mycket mer. Om du är som de flesta varade det rena skrivbordet inte länge. Med tiden har du oundvikligen samlat på dig papper, lådor, böcker, post it-lappar och sladdar.

Ett stökigt skrivbord kanske inte verkar så farligt, men visuell röra kan påverka mentala röran och göra det svårt att fokusera. Ta en kort paus på fem minuter för att organisera ditt skrivbord. Släng papper som inte längre behövs, stapla böckerna i en snygg rad och rulla ihop sladdar som ligger och flyter. När du sedan går tillbaka till arbetet kan det vara lättare att fokusera.

3. Gruppera liknande uppgifter

Varje gång du växlar mellan uppgifter måste din hjärna hitta relevant sammanhang och information för den nya uppgiften och föra fram den kunskapen i ditt sinne. Visst, det tar bara några sekunder för din hjärna att göra det, men om du ständigt växlar mellan uppgifter och projekt betyder det att du tvingar din hjärna att arbeta övertid.

Det kan leda till minskad produktivitet – för att inte tala om ökad utmattning i slutet av dagen. Försök därför att gruppera liknande uppgifter. Se om du kan arbeta med alla uppgifter för ett projekt, eller alla uppgifter för samma leverans, i samma tidsblock. När du gör det kommer du att lägga mindre tid på att växla mellan sammanhang och mer tid på att få viktigt arbete gjort.

Att arbeta i omgångar, särskilt med planering, hjälper dig verkligen att prioritera arbetet samtidigt som du kan vara dynamisk i förhållande till vad som händer eller vad som kan komma.”

4. Arbeta med snabba uppgifter mellan möten eller fokuseringstid

Du har förmodligen några uppgifter varje dag som tar fem eller tio minuter att slutföra. Det kan vara att svara en teammedlem, rätta till ett stavfel i ett dokument eller skicka ett formulär för en jobbförfrågan till en kollega.

Om du har den här typen av arbete kan du lagra det någonstans där det är lätt att hitta, till exempel i ett projekthanteringsverktyg, men börja inte arbeta med det direkt. Spara i stället de här uppgifterna till de fem minuterna mellan möten eller 10 minuter direkt efter lunch när du kommer igång igen. Du kommer inte bara att kunna ta itu med arbetet snabbt och känna dig nöjd med det, utan det kommer inte heller att ta upp värdefull mental energi som kan läggas på mer komplext arbete.

5. Sluta försöka multitaska

Enkelt uttryckt är multitasking en myt. Även om det kan kännas som om du gör mer än en sak samtidigt, tvingar du i själva verket din hjärna att snabbt växla mellan uppgifter när du försöker multitaska. Varje gång du växlar mellan arbetsuppgifter behöver din hjärna hitta informationen och sammanhanget för den uppgiften. Det kräver inte bara mer insats än att bara fokusera på en uppgift, utan det utmattar också hjärnan.

Istället för att multitaska bör du sträva efter att arbeta med en uppgift i taget, så att du kan komma in i flödet medan du arbetar. Ett flöde uppstår när du är så fokuserad att du känner att du är ”i zonen”. När du kommer in i flödet kan du få mer arbete gjort mer effektivt, eftersom din hjärna bara fokuserar på en uppgift i taget.

6. Ta pauser

Det kan verka kontraintuitivt, men en av de bästa sakerna du kan göra för att förbättra din tidshantering är att ta en paus. Vi tenderar att reagera på att känna oss efter på jobbet genom att bara göra mer av det, men din hjärna behöver tid att vila och ladda om. Om du är överarbetad och utbränd kommer du inte att kunna få något gjort, än mindre ta itu med ditt viktigaste arbete.

Om det känns svårt att ta en paus är du inte ensam. Enligt vår forskning rapporterar 32 % av kunskapsarbetare som känner sig utbrända att det är svårt att koppla av och koppla bort jobbet, vilket bidrar till deras utbrändhet. Eftersom de inte kan koppla av blir de utbrända, och när de är utbrända kan de inte koppla av – det är en oändlig cykel.

Om du har svårt att komma ihåg att ta pauser kan du överväga att schemalägga dem i din Kalender. När pausen dyker upp i din Kalender, tvinga dig själv att ta den – även om du bara ställer dig upp för att sträcka på dig. Även om det kan kännas stressande att ta den pausen kommer du att må bättre när du väl har gjort det.

För att se till att du inte blir utbränd när du arbetar på distans kan du hitta nya sätt i den här digitala världen att ta avstånd från skärmen och ta den tid du behöver. Jag rekommenderar också varmt att dansa i en minut – bara res dig upp och rör på dig.”

Ta kontroll över din tid

I slutändan är tidshantering mer ett sinnestillstånd än något annat. För att hantera din tid effektivt bör du prioritera arbetet så att du vet vad du ska arbeta med varje dag. I stället för att låta din att göra-lista diktera dina prioriteringar, fokusera på din avsikt att verkligen påverka.

För att komma igång bör du se till att du spårar arbetet i ett centraliserat verktyg. Är du redo att komma igång? Ta reda på hur Asana kan hjälpa dig att organisera dina uppgifter och nå dina leveranser.