Настройте список задач: 4 варианта «Моих заданий» для разных стилей работы

Суперспособность Asana прямо у вас под носом, и она называется «Мои задания». «Мои задания» — это не просто список дел. В нём собраны все назначенные вам задания, независимо от того, к какому проекту они относятся. Это означает, что вы можете организовывать дела по-своему и ничего не упускать из виду. 

Если вы освоите раздел «Мои задания», то сможете лучше концентрироваться, расставлять приоритеты и работать спокойнее, зная, что вы отметили все пункты и выполнили свою работу наилучшим образом. А знаете, что самое лучшее? Раздел «Мои задания» полностью кастомизируемый. Так что независимо от того, как вы предпочитаете работать, вы сможете настроить раздел «Мои задания» под себя. 

Чтобы помочь вам начать работу, мы подготовили лучшие настройки раздела «Мои задания», проверенные сотрудниками Asana, для четырёх распространенных стилей работы. Вам остаётся только ответить на вопрос: какой вы тип? 

• Приоритезатор: вы безжалостны, эффективны и всегда в деле. 

• Планировщик: календарь — ваш лучший друг.

• Планировщик по дням: вы успешно решаете задачи по одному дню за раз. 

• Кросс-функциональный сотрудник: у вас много обязанностей, и вас знают во всех командах.  

Читайте дальше, чтобы узнать больше о каждом стиле, или комбинируйте советы, чтобы полностью настроить свой список «Нужно сделать». 

Стиль работы: приоритезатор

Ключевые черты: вы работаете над множеством задач каждый день, и новые задания поступают постоянно. Вам нужен способ расставлять приоритеты и сосредотачиваться на самой важной работе, а не только на последних задачах. 

Полезные функции: нестандартные поля, настраиваемые разделы, правила, режим Канбан-доски

Раздел «Мои задания» создан для расстановки приоритетов, поэтому существует множество способов маркировки и сортировки работы. Вот несколько способов начать работу.

• Отмечайте задания по приоритету с помощью нестандартных полей. Чтобы эффективно расставлять приоритеты, необходимо поддерживать высокую организацию. Создайте специальные нестандартные поля в разделе «Мои задания», чтобы можно было помечать входящие задачи, например «P0», «P1» или «P2». 

• Сортируйте задания по настраиваемым разделам в соответствии с их приоритетом. Конечно, хочется сразу взяться за самое последнее, но если вы умеете расставлять приоритеты, то знаете, что это не лучший способ работать. Создайте раздел «высокий приоритет», чтобы всегда видеть самые срочные задачи. 

• Автоматически систематизируйте задания с помощью правил. Вместо того чтобы сортировать дела вручную, позвольте разделу «Мои задания» сделать это за вас. Создавайте автоматизации, чтобы мгновенно сортировать работу по разделам в соответствии с проектом, исполнителем, нестандартными полями и т. д. 

• Визуализируйте задачи на Канбан-доске. Иногда, чтобы выбрать самое важное, нужно увидеть все задания. Переключайтесь между представлениями, чтобы просматривать задания в виде списка, Канбан-доски или календаря, а затем перетаскивайте задачи, чтобы сортировать их по приоритету.

Стиль работы: планировщик

Ключевые черты: многие из ваших заданий требуют значительных затрат времени, например написание блога или кодирование веб-страницы. Вы не можете запланировать слишком много дел на один день, и вам нужен способ визуализировать и спланировать всё. 

Функции, которые пригодятся: вид «Календарь», учёт времени, интеграция с Clockwise

Раздел «Мои задания» можно использовать как инструмент планирования, а функция «Календарь» позволяет выбрать идеальный дедлайн для каждой задачи. Вот как это работает. 

• Посмотрите, как ваша работа распределяется в течение недели или месяца, переключившись на вид «Календарь». Затем перетаскивайте задания, чтобы скорректировать даты сдачи и не работать над слишком большим количеством задач одновременно. 

• Записывайте, сколько времени занимает каждое задание, и оценивайте временные затраты с помощью функции отслеживания времени в Asana. Имея более точные данные, вы сможете выделить нужное количество времени на каждое задание. 

• Автоматически планируйте временные блоки для каждого задания с помощью интеграции Clockwise с Asana, которая синхронизируется с Google Календарь. Это позволит вам выделить время для каждой задачи, не позволяя встречам сокращать время, отведенное на работу.

Стиль работы: ежедневное планирование

Ключевые черты: у вас много задач, но даты сдачи сильно различаются — от сегодняшнего дня до нескольких месяцев. Вам нужен способ сосредоточиться на том, что нужно сделать сегодня, завтра и на этой неделе. 

Функции, которые пригодятся: настраиваемые разделы, правила

Чтобы получить максимальную отдачу от раздела «Мои задания», не нужно планировать на длительный срок. Вот как настроить этот раздел, если вы предпочитаете выполнять работу по дням. 

• Сортируйте задания по дате сдачи. Создайте настраиваемые разделы «сегодня», «завтра» и «на этой неделе», чтобы всегда видеть, что является наиболее актуальным и что предстоит. Кроме того, можно создать раздел «Просроченные», чтобы не упустить из виду важную работу. 

• Автоматически сортируйте задания с помощью правил. Вместо того чтобы каждый день вручную переставлять задачи в списке «Нужно сделать», можно использовать правила. Используйте их для мгновенной организации и обновления заданий в процессе работы, чтобы тратить меньше времени на ведение списка задач и уделять больше внимания самой работе. 

• Используйте правила, чтобы отправлять себе уведомления о приближении дат сдачи или разблокировке заданий. Так вы всегда будете готовы к новым крупным заданиям. 

Стиль работы: кросс-функциональный сотрудник

Ключевые черты: вы работаете над множеством разных проектов и вам нужен способ визуализировать и фиксировать свои обязанности в рамках каждого из них. 

Функции, которые пригодятся: сортировка, настраиваемые разделы, интеграция с Zoom и Slack

Давайте посмотрим правде в глаза: кросс-функциональная работа является основной частью многих должностей. Именно поэтому мы создали раздел «Мои задания», чтобы помочь вам оптимизировать рабочую нагрузку независимо от того, сколько проектов вы выполняете одновременно. Вот как это сделать. 

• Сортируйте задания по проектам, чтобы видеть, как ваша работа распределяется между различными кросс-функциональными инициативами. Благодаря лучшей прозрачности вы сможете убедиться, что справляетесь со всеми своими обязанностями. 

• Создавайте собственные разделы для разных типов работы, например «Электронные письма», «Веб-страницы» и «Электронные книги». Это поможет вам визуализировать все виды работы, чтобы ничего не упустить.

• Автоматически фиксируйте дела из бесед с заинтересованными сторонами с помощью интеграции Asana и Slack. Назначьте их себе, чтобы они отображались в разделе «Мои задания», и вы никогда ничего не упустите. 

• Создавайте дела по итогам совещаний с помощью интеграции Asana с Zoom, чтобы всегда знать, что делать дальше. 

Работайте умнее с помощью раздела «Мои задания»

Независимо от вашего стиля работы, раздел «Мои задания» поможет вам оставаться организованным. Узнайте, как персонализировать список заданий, экономить время с помощью автоматизации и легко управлять работой в разных инструментах. 

Хотите узнать больше? Подробная информация об использовании раздела «Мои задания» приведена в нашем руководстве.