Как Asana использует управление работой для оптимизации процессов приёма проектов

Для Яны Байсвенгер, руководителя отдела управления бизнес-программами в Asana, приём заявок на выполнение работ — это чрезвычайно межфункциональный процесс. Её команда занимается трансформацией бизнеса, то есть делает Asana более эффективной организацией. Для этого ей необходимо согласовывать команды вокруг правильных стратегических программ и обеспечивать Asana достаточными ресурсами для достижения критически важных для бизнеса целей.

«Моя роль заключается в том, чтобы обеспечить правильную фокусировку в целом, чтобы мы могли работать как команда. Потому что, когда мы работаем вместе, мы добиваемся лучших результатов в целом», — говорит Байсвенгер. 

Приём проектов — это ключевая часть согласования команд. «Процесс приёма заявок необходим, потому что ваш пул ресурсов ограничен, будь то время, бюджет или люди», — говорит Байсвенгер. Командам нужна поддержка со стороны других для достижения своих целей, но вы не можете просто сделать кучу запросов и ожидать действий сразу. Это может отвлечь от более крупных и важных целей. Вместо этого процесс приёма проектов позволяет командам:

1. Позволить лицам, принимающим решения, определять приоритеты. 

2. Определять объём новой работы и необходимые ресурсы. 

3. Начать работу над следующими этапами, отслеживать прогресс и выполнять итерации. 

Приём проектов в Asana

В Asana есть два основных типа приёма проектов: 

1. Приём на высоком уровне в рамках годового планирования

2. Ad hoc приём в течение года 

В рамках годового планирования приём заявок — это процесс, в котором задействовано гораздо больше людей. Бейсвенгер координирует свои действия с заинтересованными сторонами, чтобы согласовать план, который поддерживает цели компании, помогает расставить приоритеты, чтобы мы занимались правильными инициативами, исходя из ожидаемого воздействия, и обеспечивает наличие ресурсов, необходимых для достижения наших целей. «Это немного похоже на тетрис», — говорит она. 

Но, несмотря на самые продуманные планы, в течение года всегда возникают Ad hoc запросы. Для них команды Asana полагаются на более формальные, структурированные процессы приёма. Цель этих процессов — оценить влияние запросов на бизнес и определить, как (и можно ли) перераспределить ресурсы, чтобы удовлетворить их, и какие компромиссы, если таковые имеются, необходимо сделать для изменения приоритетов. 

Когда мы работаем вместе, мы добиваемся лучших результатов в целом.”

Вот как операционная команда и команда по управлению проектами Asana оптимизируют процессы приёма, чтобы заинтересованные стороны были в курсе и уделяли приоритетное внимание критически важной для бизнеса работе. 

Asana в деле

С помощью Asana операционные команды могут объединять работу, стандартизировать процессы и автоматизировать рабочие процессы — и всё это в одном месте.

Просмотр демонстрации

1. Расстановка приоритетов и обеспечение ресурсами

Команда Байсвенгера координирует новые запросы на проекты в масштабах всей компании Business. Это сложная задача, требующая от них сначала определить и понять приоритеты компании, а затем использовать эту информацию для объективной оценки запросов. 

Например, команда корпоративных технологий Asana использует форму и структурированный проект для управления ситуативными запросами в течение года. «Форма позволяет принимать неструктурированные данные и превращать их в структурированные», — говорит Байсвенгер. Это даёт командам необходимую информацию, чтобы они могли оценивать новые проекты на основе объективных критериев, таких как: 

• Способствует ли запрос достижению цели по росту или удержанию?

• Улучшит ли он общее качество обслуживания клиентов? 

• Важен ли он для общего управления данными? 

• Решает ли он проблему безопасности?

• Каков объём запроса? 

• Сколько времени, бюджета и персонала требуется для выполнения запроса? 

Эти стандартизированные данные помогают командам сравнивать запросы и расставлять их по приоритетам в соответствии с текущими приоритетами компании, которые уже зафиксированы в Asana. В результате они с большей вероятностью примут оптимальное решение для Business, потому что у них есть вся необходимая информация в одном месте. 

2. Ежедневное управление запросами

Управление приёмом проектов требует ежедневного обслуживания, такого как назначение работы, последующее наблюдение и обмен обновлениями статуса. Это может отнимать много времени, но функции автоматизации Asana помогают Байсвенгер не вмешиваться в процесс. Это позволяет ей сосредоточиться на общей координации, а не на ручных и повторяющихся задачах. 

Например, Байсвенгер использует наборы для создания, применения и обновления процессов приёма заявок в организации — и всё это в одном месте. Набор — это коллекция функций рабочего процесса, которые можно применять к различным проектам. Например, в наборе можно указать разделы проекта, нестандартные поля, которые нужно добавить, правила, которые нужно применить, и шаблоны задач, которые нужно использовать. 

Эта функция позволяет Байсвенгер стандартизировать рабочие процессы приёма заявок между командами, чтобы все были в курсе того, как сортировать и расставлять приоритеты в проектах. Например, она может использовать наборы для стандартизации следующих шагов для запроса P0 или P1, независимо от того, кто его отправил или откуда он поступил. Кроме того, указывая, как классифицировать и помечать работу, наборы также помогают командам использовать одни и те же определения в разных проектах, например, разницу в требованиях к ресурсам, если запрос является небольшим, средним или крупным.

«Благодаря связкам мне не нужно вникать в повседневную работу каждого», — говорит Байсвенгер. Всего за несколько кликов она может легко редактировать процессы для поддержки меняющихся потребностей Business, а затем мгновенно применять эти изменения ко всем соответствующим рабочим процессам. 

3. Получение прозрачности и согласование команд

Видимость имеет важное значение для работы Байсвенгер. Её команда должна понимать высокоуровневые приоритеты Business, сообщать о них заинтересованным сторонам и помогать руководителям отслеживать статус и ход выполнения запросов. К счастью, это не проблема. Поскольку приоритеты компании, дорожные карты и запросы на программы фиксируются в Asana, команды могут самостоятельно получать необходимую информацию без каких-либо дополнительных действий.

Портфели Asana — один из способов, с помощью которых Байсвенгер обеспечивает эту прозрачность. Портфели позволяют её команде и заинтересованным сторонам отслеживать ключевые инициативы с первого взгляда, а затем при необходимости детализировать информацию. Они предоставляют руководителям необходимую сводную информацию, а панели задач портфеля автоматически обобщают такие данные, как затраченное время, риски, доступный бюджет, ход выполнения и многое другое по всем проектам. Это позволяет команде Байсвенгер видеть, какие проекты идут по плану, а какие не приносят результатов, а затем корректировать ресурсы и курс в реальном времени. В результате они могут отслеживать запросы и следить за тем, чтобы ресурсы компании расходовались эффективно. 

Превращайте запросы в действия с помощью Asana

Фиксируя всю работу на одной платформе, операционные команды и команды PMO в Asana могут отслеживать и выполнять запросы в одном месте. Это даёт заинтересованным сторонам прозрачность, необходимую для быстрого продвижения и определения приоритетов наиболее важных проектов. 

Узнайте, как ваша команда может использовать чёткие рабочие процессы и молниеносную автоматизацию, чтобы выполнять больше работы быстрее.

Asana в деле

С помощью Asana операционные команды могут объединять работу, стандартизировать процессы и автоматизировать рабочие процессы — и всё это в одном месте.

Просмотр демонстрации