Как Asana оптимизирует стратегическое планирование маркетинга с помощью управления работой
Как лидер в области программного обеспечения для повышения производительности и управления работой, команда Asana знает кое-что об эффективном стратегическом планировании. Поэтому неудивительно, что отдел маркетинга Asana использует собственный продукт для планирования, отслеживания и отчётности по ключевым инициативам.
Возглавляет эту работу Исаак Пейн, руководитель отдела цифровых технологий, маркетинговых операций и аналитики Asana. Роль Пейна многогранна. Он отвечает за широкий спектр функций — от веб-сайта, электронной почты и SEO до маркетинговых операций, маркетинговых технологий и аналитики. Это означает, что для него крайне важно создать план, который будет хорошо виден и доступен для всей организации.
Для этого он обращается к Asana.
4 распространённые проблемы стратегического планирования в маркетинге
До работы в Asana Пейн сталкивался с теми же проблемами, с которыми сталкиваются многие организации при построении комплексного стратегического плана. Трудно продвигать все элементы, одновременно учитывая разные цели и задачи каждого партнёра.
Как говорит Пейн: «Как заставить разные отделы и их руководителей двигаться в одном направлении, особенно когда вы пытаетесь построить стратегию для всей компании?»
Если не решить эти проблемы, стратегический план вашего отдела пострадает. А чтобы их решить, их сначала нужно определить.
1. Координация усилий между командами
«Чтобы построить стратегический, отслеживаемый маркетинговый план, вам нужно работать со многими различными партнёрами», — говорит Пейн. «Координация начинается с определения ключевых результатов и важных этапов. Как только они будут определены — в тесном сотрудничестве с руководством — можно будет определить этапы, результаты и проекты, необходимые для воплощения плана в жизнь. Именно здесь Asana проявляет себя с лучшей стороны». Чтобы обеспечить глобальное межфункциональное сотрудничество, необходимо согласовать эти команды и синхронизировать их стратегическое планирование и бюджетирование.
2. Отсутствие централизованной системы совместного планирования
Бесконечные совещания и разрозненные шаблоны и документы могут затруднить отслеживание прогресса и координацию в организации. Без централизованной платформы для стратегического планирования сложно собрать все элементы в единое целое.
3. Сложность обновления плана при внесении изменений
Даже самые продуманные планы и приоритеты могут быстро меняться. Без доступа к надежным и актуальным данным о достижении целей отдела руководителям маркетинговых отделов трудно принимать обоснованные решения и корректировать курс по мере необходимости. Для поддержания гибкого и адаптивного стратегического плана требуется наличие нужной информации в реальном времени.
4. Проблемы с распределением ресурсов для максимизации отдачи и снижения затрат
Распределение ресурсов — важная часть построения эффективного стратегического плана. Но без чёткого представления о ходе выполнения и результативности различных инициатив бывает сложно определить, на чём лучше всего сосредоточить время, бюджет и персонал, чтобы добиться наибольшего эффекта. Оптимизация использования ресурсов — ключ к максимальной эффективности маркетинга и сокращению ненужных затрат.
Посмотреть планирование маркетинга в действии
С помощью Asana маркетинговые команды могут централизованно объединять работу, стандартизировать процессы и автоматизировать рабочие процессы.
Как Asana использует собственную платформу
Именно здесь на помощь приходит Asana. Используя возможности управления работой в Asana, Пейн и его команда могут:
Координировать усилия нескольких отделов, включая маркетинг, продажи, продукты и другие ключевые заинтересованные стороны.
Обеспечивать согласованность действий всех участников в отношении стратегии, приоритетов и исполнения.
Планировать и отслеживать прогресс на одной централизованной платформе.
Сокращать время, затрачиваемое на совещания.
Объединять разрозненные документы.
Оптимизируйте распределение ресурсов, чтобы максимизировать отдачу и снизить затраты.
Вот как это сделать.
Единый центральный источник достоверной информации для межфункционального планирования и координации
В основе процесса стратегического планирования маркетинговой команды Asana лежит портфель Asana, посвящённый глобальным маркетинговым инициативам. Этот портфель объединяет оперативные данные из каждой отдельной команды, включая веб-сайт, электронную почту, SEO и маркетинговые операции.
«Мы используем этот портфель для управления всем нашим маркетинговым планированием и реализацией», — объясняет Пейн. «Это позволяет нам привлекать нужных людей, использовать шаблоны и представления проектов для конкретных команд и поддерживать целостное представление о нашем прогрессе».
Создав этот центральный узел в Asana, маркетинговая команда может обеспечить согласованность действий всех участников с общей стратегией и целями. Они также могут отслеживать зависимости, выявлять потенциальные препятствия и вносить коррективы в режиме реального времени по мере необходимости.
«Asana даёт нам возможность настраивать рабочие процессы и процессы в соответствии с уникальными потребностями каждой команды», — говорит Исаак. «Одновременно мы предоставляем нашему директору по маркетингу информацию, необходимую ей для руководства командой и погружения в работу там, где это необходимо. Будь то руководство, создатели контента, специалисты по формированию спроса или команда аналитиков, все они могут использовать платформу так, как им удобно».
Регулярные проверки и сверки
Чтобы придерживаться стратегического маркетингового плана, команда Asana регулярно проводит обзоры и проверки.
Ежеквартальные обзоры деятельности (QBR): на этих встречах высокого уровня собирается вся маркетинговая организация, чтобы оценить свой прогресс в достижении квартальных целей и ключевых результатов (OKR). На них также определяются области для улучшения и план на следующий квартал.
Ежемесячные совещания по показателям (M&M): команда собирается чаще, чтобы проанализировать свои показатели эффективности, отметить успехи и при необходимости скорректировать курс. На этих встречах используются данные Asana, чтобы получить полное представление о влиянии маркетинга.
Еженедельные обновления статуса: в Asana команда регулярно обновляет статус текущих проектов и инициатив с помощью функции умного статуса Asana AI. Это позволяет быстро выявлять любые препятствия или риски и принимать немедленные меры.
«Сочетание ежеквартальных обзоров Business, ежемесячных совещаний по показателям и еженедельных проверок позволяет нам всем оставаться на одной волне и нести ответственность», — говорит Пейн. «Asana позволяет легко находить нужную информацию в нужное время, чтобы мы могли принимать обоснованные решения на основе данных».
Улучшенная отчётность для принятия решений на основе данных
В рамках общего маркетингового портфеля команда Пейн отслеживает ключевые показатели состояния, такие как процент проектов, которые идут по плану, и тех, которые отстают или не соответствуют ожиданиям. Они также объединяют данные Asana с другими источниками, такими как Tableau, для создания комплексных панелей задач и отчётов.
Команда Пейн также может использовать ИИ для обобщения любых изменений с момента последнего посещения проекта или портфеля. Это позволяет руководителям быстро получить представление о том, что произошло с момента последней проверки хода работ, не обращаясь ни к кому из команды.
«Наличие данных в реальном времени о нашем прогрессе в достижении целей бесценно, — объясняет Пейн. — «Мы можем добавить эту информацию на наши панели задач и использовать её для оптимизации распределения ресурсов и стратегического планирования».
Этот подход, основанный на данных, выходит за рамки только маркетинговой команды. Повышая прозрачность общих целей и задач, Asana позволяет организации в целом работать более эффективно.
«Asana даёт нам централизованную систему, в которой мы можем создавать портфели и проекты, охватывающие несколько отделов, — говорит Пейн. — «Это улучшает межфункциональное взаимодействие и гарантирует, что мы все работаем над одними и теми же приоритетами».
Клиентский кейс: координация запуска Work Innovation Summit
Рассмотрим конкретный пример. Недавно Asana запустила крупнейшее глобальное мероприятие — Work Innovation Summit. В этой межфункциональной инициативе участвовали команды из разных подразделений организации. Для её реализации потребовались тщательное планирование, координация и исполнение.
«Мы управляли всем запуском Work Innovation Summit в Asana, — говорит Пейн. — «От первоначального планирования проекта до логистики в день мероприятия Asana была центральным узлом, который поддерживал организацию и своевременное выполнение всех задач — от маркетинга до продаж, исследований и разработок и многого другого».
Команда использовала различные функции Asana для оптимизации рабочего процесса, в том числе:
Множественная адресация: задачи, охватывающие несколько команд, были размещены в нескольких проектах и портфелях, что упростило их отслеживание и контроль.
Отчёты о ходе работ: руководство отдела маркетинга могло быстро оценивать статус ключевых результатов.
Автоматические обновления: Asana автоматически уведомляет заинтересованные стороны о важных изменениях и важных этапах.
«Asana предоставила нам единый источник достоверной информации для Work Innovation Summit, — говорит Пейн. — «Мы могли видеть, что происходит в реальном времени, выявлять любые препятствия и вносить коррективы на ходу. Это было спасением для такого сложного и ответственного запуска».
Смотрите записи сессий Work Innovation Summit
Погрузитесь в новую эру работы с эксклюзивным видеоконтентом с The Work Innovation Summit, крупнейшего события года Asana.
Преимущества использования Asana для стратегического планирования в маркетинге
Приняв Asana в качестве основы для стратегического планирования маркетинга, команда Asana открыла для себя ряд ключевых преимуществ:
Согласование действий команд и повышение ответственности: Asana служит централизованной платформой для планирования, выполнения и отслеживания статуса всех маркетинговых инициатив. Благодаря чёткой ответственности и прозрачности задач, проектов и целей команда стала более слаженной и ответственной, чем когда-либо прежде.
Улучшение совместной работы и координации: Asana обеспечивает беспрепятственное межфункциональное общение и обмен информацией. Команды могут адаптировать свои рабочие процессы и процессы в соответствии со своими уникальными потребностями, сохраняя при этом видимость во всей организации.
Повышение прозрачности и аналитика на основе данных: благодаря мониторингу прогресса, препятствий и рисков в режиме реального времени маркетинговая команда Asana лучше понимает, что происходит. Этот подход, основанный на данных, способствует более обоснованному принятию решений и распределению ресурсов.
Оптимизация отчётности и обзоров: объединяя данные Asana с другими источниками, команда может создавать комплексные отчёты и панели задач. Это, в свою очередь, позволяет проводить ежеквартальные обзоры Business, ежемесячные совещания по показателям и другие важные процедуры планирования.
Упрощённое стратегическое планирование
Создав правильные процессы, совещания и анализы на основе данных, весь отдел маркетинга Asana согласовал команды, улучшил совместную работу и повысил прозрачность в процессе стратегического планирования. Полученные уроки могут помочь другим маркетологам раскрыть весь потенциал Asana для собственного стратегического планирования и операций.
Посмотреть планирование маркетинга в действии
С помощью Asana маркетинговые команды могут централизованно объединять работу, стандартизировать процессы и автоматизировать рабочие процессы.
