Modelo de gestão de processos corporativos

Modelo de gestão de processos corporativos

Atualizar os processos da empresa com a gestão de processos corporativos não se resume a fixar um método imutável e esquecer o assunto. Por sorte, os modelos podem ajudar a otimizar o fluxo de trabalho. Continue a leitura para saber como.

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As empresas estão em constante crescimento e evolução. Para manter a competitividade e a integridade, os processos corporativos também precisam avançar. Embora a atualização desses processos demande bastante tempo, ela vale a pena.

Os modelos de gestão de processos corporativos podem ajudar a agilizar o seu processo de melhoria. Vamos examinar como usar um modelo desses.

O que é a gestão de processos corporativos?

A gestão de processos corporativos é o ato de analisar e melhorar os processos de uma empresa. À medida que as organizações crescem e evoluem, os seus processos corporativos por vezes ficam desatualizados ou ineficientes. Esta gestão então ajuda a combater isto e aumentar a eficiência organizacional garantindo que os processos corporativos se mantenham atuais e eficazes.

É como fazer a reforma de uma cozinha. Depois de mais ou menos uma década de uso, os utensílios da sua cozinha ficam obsoletos: muito embora ainda funcionem tecnicamente, é provável que sejam ineficientes e lhe deem trabalho num jantar em casa com os amigos. Por isso, você opta pela reforma e substitui os antigos utensílios por outros novos e melhores. É assim que a gestão de processos corporativos se revela para as organizações: ela substitui processos obsoletos por outros novos e eficientes.

O que é um modelo de gestão de processos corporativos?

Trata-se de um esquema para revisar e melhorar os processos corporativos. O modelo lança as bases para todas as melhorias de processos corporativos mediante cinco estágios de gestão (analisar, modelar, implementar, monitorar e otimizar) e, assim, elimina o trabalho preliminar de organização de um plano de gestão de processos corporativos.

E o melhor é que, como estes modelos são reutilizáveis, eles padronizam o processo de planejamento de BPM para a sua equipe. Em qualquer processo corporativo que você queira melhorar (desde a atualização dos processos de contratação e integração até a incorporação de novas ferramentas ou a otimização de um procedimento de revisão), é possível iniciar o seu plano de melhoria processual com um modelo de gestão de processos corporativos.

Benefícios do modelo de gestão de processos corporativos

Embora seja possível criar um modelo de gestão de processos corporativos baseado em documentos, como no Excel ou Word, há desvantagens no uso de tais programas. Por exemplo, eles exigem verificações manuais para ver o progresso do projeto e podem dificultar a colaboração interdisciplinar.

Em contrapartida, os modelos de gestão de processos corporativos criados em uma ferramenta de gestão de projetos têm a funcionalidade necessária para padronizar e agilizar o seu processo de BPM em todos os departamentos.

Estes são alguns benefícios de usar um modelo de gestão de processos corporativos digital:

Padronizar as etapas de melhoria de processos em toda a equipe ou organização.
Iniciar rapidamente as atualizações dos processos após a análise dos processos corporativos.
Ver as próximas tarefas e as fases do projeto em tempo real.
Visualizar o progresso do projeto por meio de painéis.
Ver as datas de início, responsáveis e status de tarefas.
Personalizar com facilidade o modelo para atender às demandas de cada meta de projeto em particular.
Colaborar com membros de equipes multidisciplinares.
Anexar arquivos e documentos relevantes a cada fase ou tarefa do projeto.

O que incluir no modelo de gestão de processos corporativos

Como o seu modelo lhe servirá de ponto de partida para melhorar uma gama de processos corporativos, é ideal mantê-lo como um esquema genérico, para que você possa reutilizá-lo em diferentes melhorias de processos.

Para começar, crie um modelo alinhado com as cinco fases da gestão de processos corporativos: analisar, modelar, implementar (ou executar), monitorar e otimizar. Em seguida, inclua informações-chave que a sua equipe precisará ao utilizá-lo, tais como o proprietário da tarefa, a data de início e de conclusão e o status.

Como usar um modelo de gestão de processos corporativos

Depois de criá-lo, você pode usá-lo para acompanhar o status dos seus projetos de melhoria processual. Para usar o modelo:

Determine os processos corporativos a melhorar. Para tanto, faça uma análise dos processos corporativos.
Replique o modelo de gestão de processos corporativos e atualize-o para que esteja alinhado com os processos que você pretende melhorar (por exemplo, “projeto de melhoria do processo de integração”).
Personalize o modelo para alinhá-lo às metas associadas ao projeto de melhoria processual. Você pode criar tarefas em torno das ações a realizar em cada fase do processo e atribuir proprietários, datas de conclusão e status.
Realize o seu plano de melhoria processual e monitore os resultados usando o projeto de gestão de processos corporativos para orientar-se ao longo do ciclo de duração do projeto.

Recursos integrados

Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que possam executar os trabalhos qualificados e estratégicos.
Atualizações de status do projeto. Diga adeus às várias ferramentas usadas para encontrar informações sobre o status do projeto ou às reuniões que poderiam ser substituídas por um e-mail. As atualizações de status de projeto na Asana não apenas são fáceis de usar, como também são diretamente conectadas ao trabalho que a sua equipe realiza. Isso faz com que fique mais fácil para os membros da equipe acessar informações adicionais do projeto, como plano do projeto, plano de comunicação, metas do projeto, marcos, entregáveis e mais. Em última análise, os relatórios de status do projeto reduzem o seu trabalho manual, centralizam as informações e mantêm todos na mesma página.
Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando a tarefa precedente estiver concluída e puderem começar os seus próprios trabalhos. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também.
Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

Aplicativos recomendados

Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.
Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.
Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack.
Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

Perguntas frequentes

Por que usar um modelo de gestão de processos corporativos?

Melhorar os processos corporativos é algo que requer tempo e esforço, e de início pode ser difícil, mas um modelo de gestão de processos corporativos reduz o trabalho preliminar e padroniza o processo de melhoria, pois serve como um esboço reutilizável pela equipe. Basta replicar o modelo e personalizá-lo para alinhá-lo com o processo que você deseja melhorar, incluindo etiquetas de identificação para maior clareza e adicionando cores às próximas tarefas para dar visibilidade à equipe. Em seguida, você pode revisar e monitorar cada fase do início ao fim, atualizando as operações comerciais e melhorando a eficiência do negócio.

Em que processos corporativos posso usar este modelo?

Use o seu modelo de gestão de processos corporativos para analisar e melhorar qualquer processo ineficiente, desatualizado ou pouco claro que retarde a sua empresa. O modelo de gestão de processos corporativos pode ser útil em diversos casos: desde a melhoria dos processos centrados na ação humana (como contratação e integração) até a atualização de processos como de revisão jurídica ou de integração de novo software.

Com que frequência eu deveria usar um modelo de gestão de processos corporativos para fazer melhorias?

Quando se trata da gestão de processos corporativos, não dá para definir um método imutável e esquecer o assunto. As empresas estão em constante crescimento e evolução, por isso a gestão de processos corporativos é algo dinâmico, e não estático. Embora não exista uma regra incontornável que dite a frequência com que se tem de analisar os processos e os fluxos de trabalho, você deve ter como objetivo a melhoria contínua. É também uma boa ideia realizar uma análise do processo corporativo ao ocorrerem determinadas situações, como o lançamento de um produto, um declínio perceptível na produtividade ou uma mudança organizacional na empresa.