OKR ou KPI: qual dessas estruturas é melhor para definir metas?

À primeira vista, os OKRs e KPIs podem parecer um pouco confusos, mas essas siglas são maneiras valiosas de definir e alcançar metas. Como gestor de projetos, é importante definir metas ambiciosas para que todos se sintam desafiados e motivados. Saber o quanto se está progredindo em direção a essas metas facilita a identificação de problemas e a celebração de vitórias.

Neste artigo, discutimos as diferenças entre objetivos e principais resultados (OKRs) e indicadores-chave de desempenho (KPIs). Depois de entender essas estruturas, você pode combinar os seus benefícios para planejar e monitorar as suas metas de negócios.

O que é um OKR?

Os objetivos e principais resultados (OKRs) combinam as metas de negócios com um conjunto de maneiras mensuráveis de alcançá-las. Você pode usar os OKRs para praticamente qualquer finalidade, seja uma meta de carreira de longo prazo, uma meta trimestral da equipe ou uma meta pessoal. 

Ao definir os OKRs, preencha a seguinte frase:

Eu vou [objetivo], o que poderá ser mensurado por [principal resultado].

Os objetivos são qualquer meta que se deseja alcançar, sejam eles facilmente atingíveis ou de longo alcance. Um objetivo pode incluir coisas como: 

• Melhorar a retenção de clientes

• Aumentar a taxa de conversão do nosso site

• Obter leads qualificados

Os principais resultados são as maneiras mensuráveis pelas quais você planeja atingir a sua Meta, e você pode ter mais de um resultado-chave para cada objetivo. Diferentemente dos KPIs, os principais resultados não precisam necessariamente ser quantitativos. Um resultado-chave pode incluir coisas como:

• Implementar um programa de recompensas de fidelidade

• Adicionar conteúdo de qualidade ao nosso site

• Atualizar o nosso software de CRM

A estrutura de objetivos e principais resultados é flexível, mas os objetivos e principais resultados da empresa são mais eficazes quando estão conectados aos de outros departamentos e membros da equipe. 34 % dos membros da equipe disseram que se sentiriam mais motivados no trabalho se entendessem como o seu trabalho se conecta à missão da empresa. É importante que os membros da equipe estejam motivados, pois assim trabalharão mais e atingirão as metas mais rapidamente. 

O que é um KPI?

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são métricas quantitativas de sucesso que monitoram as metas ou projetos de negócios. Você pode usar os KPIs para acompanhar projetos, programas ou qualquer outra iniciativa da empresa.

Embora os KPIs tenham uma variedade de usos, as métricas que você escolhe para cada KPI devem ser exclusivas da meta que você está buscando. Por exemplo, você não deve usar o mesmo KPI para monitorar o progresso de uma campanha de mídia social e de um projeto de TI. Em vez disso, certifique-se de pesquisar métricas relevantes para cada iniciativa, para garantir que elas mensurem metas relevantes e se conectem às metas de negócios. 

Escolha indicadores-chave de desempenho que:

• Estejam vinculados às suas metas estratégicas

• Possam ser medidos em relação a benchmarks

• fundamentem o planejamento de recursos;

• Monitorem algo que pode ser controlado e influenciado.

Depois de definir os indicadores-chave de desempenho, monitore-os durante toda a iniciativa. Isso pode ajudar a entender se você está no caminho certo para atingir as suas metas, em risco de não concluí-las ou longe de onde gostaria de estar. Usar um modelo de KPI pode facilitar esse processo ao centralizar as métricas, automatizar as atualizações e dar à sua equipe um único ponto de referência para monitorar o progresso.

Use um software de gestão de projetos para monitorar os seus KPIs e compartilhá-los com as partes interessadas do projeto. Ao fornecer atualizações de progresso em tempo real, todos podem acompanhar o progresso da iniciativa, sem ter que participar de outra reunião interminável de atualização de status.  

Diferença entre objetivos e principais resultados e indicadores-chave de desempenho

OKRs e KPIs são métodos de gestão de desempenho, mas ajudam a atingir as metas de maneiras diferentes. Os OKRs são uma estrutura de definição de metas, enquanto os KPIs monitoram o desempenho das metas.

Você pode definir qualquer Meta usando OKRs, mas as empresas geralmente usam OKRs para metas mais ousadas e agressivas. Embora os OKRs representem grandes metas, eles devem ser menos ambiciosos do que as metas grandes, audaciosas e “cabeludas” (BHAGs, na sigla em inglês). Embora alguns OKRs durem anos, tente manter um máximo de um ano para a maioria dos seus OKRs, ou eles podem ficar maiores e mais complicados com o tempo.

As empresas usam KPIs para metas mais quantificáveis. Estas métricas podem ser úteis para:

• Monitorar a saúde do seu Business

• Analisar padrões de crescimento ao longo do tempo

• Medir o progresso das campanhas de marketing

• Resolver problemas com projetos de baixo desempenho

• Identificar oportunidades de melhoria

• Fazer ajustes em iniciativas desatualizadas 

• Manter-se no caminho certo para alcançar as metas futuras

Normalmente, você deve iniciar o processo de definição de metas fazendo um brainstorming das suas metas e definindo a parte “O” do OKR, neste caso, um objetivo de negócios. Em seguida, identifique as etapas práticas que você precisa seguir para alcançá-lo. Essas etapas são os seus principais resultados. Depois de definir um bom OKR, atribua KPIs a cada um dos seus OKRs para medir o progresso em direção ao seu objetivo.

OKRs e KPIs podem funcionar em conjunto, mas também podem ser usados de forma independente. Por exemplo, se o seu objetivo é aumentar a satisfação do cliente, os principais resultados podem ser contratar mais representantes de atendimento ao cliente e documentar as avaliações dos clientes. Esses objetivos e principais resultados não são quantificáveis e não requerem o apoio de indicadores-chave de desempenho. 

Exemplos de objetivos e principais resultados

Quando a sua empresa define um OKR de visão geral, você pode tornar a meta mais alcançável dividindo-a em OKRs departamentais e Personal. A criação dessa estrutura de OKR também garante que os OKRs de todos estejam alinhados ao objetivo principal. 

Por exemplo, se a sua empresa vende software como serviço (SaaS), o seu OKR pode ser tornar-se líder de mercado no setor. Você então trabalharia com a liderança da empresa para encontrar uma variedade de maneiras práticas de atingir essa Meta, dependendo do departamento. Neste exemplo, dois OKRs que apoiam o OKR principal da empresa para se tornar líder de mercado no setor podem incluir a atualização do site atual (equipe de produto) e a conquista de mais clientes (equipe de marketing). Os departamentos de marketing e produto apoiarão separadamente o OKR da empresa com os seus próprios OKRs. Isso inclui a construção do novo site e o lançamento de uma campanha para atrair clientes on-line. 

Objetivo da empresa: tornar-se líder de mercado no setor de SaaS

• Principal resultado 1: lançar a versão 2.0 do site

• Principal resultado 2: conquistar 1.000 novos clientes no terceiro trimestre

Objetivo da equipe de marketing: expandir o alcance ao público-alvo em todas as plataformas digitais

• Resultado-chave 1: configurar campanhas de publicidade paga no Facebook, LinkedIn e Instagram

• Resultado-chave 2: criar conteúdo de SEO de qualidade para o site e as mídias sociais

Objetivo da equipe de produto: criar um site de alto desempenho

• Resultado-chave 1: depurar o site atual usando um backlog do produto

• Resultado-chave 2: trabalhar com designers para renovar o layout do site

Dentro dos respectivos departamentos, os membros da equipe podem criar OKRs individuais que apoiem os OKRs do seu departamento. Esses objetivos menores podem se aplicar a tarefas como codificação de sites ou desenvolvimento de conteúdo.

Exemplos de KPI

Um KPI precisa de quatro componentes para ser eficaz. Esses componentes incluem uma meta mensurável, um prazo para a finalização da meta, uma fonte de dados para monitoramento e uma frequência definida de monitoramento.

Muitas vezes, os KPIs são listados apenas como a métrica-alvo, por exemplo, taxa de utilização da capacidade ou novos leads de entrada, mas, sem o contexto de todos os quatro componentes, não se sabe por que se está monitorando a métrica em questão ou mesmo como medi-la. 

Abaixo, você verá uma lista de exemplos de KPI categorizados por departamento. Cada um desses exemplos inclui os quatro componentes mencionados acima. 

Exemplos de KPIs de vendas:

• Obter 20 novos leads de entrada até o final do quarto trimestre. Usar o software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) para acompanhar o progresso semanalmente. 

• Melhorar o tempo de resposta dos leads em uma média de dois dias no quarto trimestre. Usar um software de relatórios para monitorar o tempo de resposta dos leads diariamente. 

Exemplos de indicadores-chave de desempenho de marketing:

• Reduzir em US$ 0,50 o custo por lead no quarto trimestre. Calcular o custo por lead ao planejar cada projeto.

• Obter 100 novos clientes no 4º trimestre. Usar um software de gestão de projetos para registrar o status contínuo da nossa base de clientes.

Exemplos de indicadores-chave de desempenho de gestão de projetos:

• Manter a taxa de utilização da capacidade acima de 85 % no quarto trimestre. Usar a Gestão de recursos da Asana para monitorar a taxa de utilização da capacidade semanalmente. 

• Alcançar pelo menos 10 % de retorno sobre o investimento (ROI) para cada projeto no quarto trimestre. Usar a Asana para acompanhar o orçamento estimado do projeto em relação aos custos reais do projeto e, em seguida, calcular o ROI.

O que é melhor: OKRs ou KPIs?

Não existe opção certa ou errada ao escolher entre OKRs e KPIs. Para decidir qual estrutura é melhor para você, será necessário esclarecer as suas intenções. Se você deseja melhorar um projeto atual ou uma iniciativa anterior, os KPIs são a melhor opção. Você pode personalizar essas métricas de acordo com as suas necessidades e acompanhar o progresso em tempo real. 

Se a sua empresa tem metas maiores a alcançar, então os OKRs são a melhor opção. Você pode dividir essas metas em componentes acionáveis dos quais todos na organização podem participar. Os objetivos e principais resultados também ajudam a sua equipe a manter a motivação enquanto você progride em direção às suas metas.

É importante lembrar que não é preciso escolher entre OKRs e KPIs. Ao combinar essas duas estruturas para definir e mensurar metas, você pode alcançar um desempenho ideal para o seu negócio.

Use objetivos e principais resultados e indicadores-chave de desempenho para alinhar a sua organização

Os OKRs e os indicadores-chave de desempenho ajudam a medir o sucesso e a despertar entusiasmo pelo crescimento. Esses métodos de gestão de desempenho também podem motivar as equipes e garantir que todos permaneçam focados no que está por vir. 

Quando você insere as suas iniciativas e métricas de desempenho no seu software de gestão do trabalho, os membros da equipe têm uma ideia clara de como o trabalho deles se conecta ao panorama geral. Isso pode reduzir conflitos internos e alinhar as equipes dentro da sua organização.