Para nós, é o que nos mantém conectados. Ela nos proporciona uma visualização clara do que está acontecendo e nos permite crescer e ter controle. Uma pessoa agora faz 600 faturas, em comparação com 200 a 300 faturas feitas anteriormente por 2 a 3 pessoas. Precisamos de apenas um funcionário e, além de fazermos melhor, agora estamos fazendo muito mais.

Peter Cheok, diretor geral

Asana para equipes de operações

Coordenação de serviços complexos em larga escala

A equipe de operações da OneO2Plants coordena projetos complexos com múltiplas partes interessadas, abrangendo contratos de aluguel de plantas, cronogramas de manutenção, instalações de paisagismo, vegetação para eventos e gestão de fornecedores para clientes corporativos, de hospitalidade e de varejo em Cingapura. A equipe gerencia contratos de serviços recorrentes, instalações baseadas em projetos e compras de mais de 600 fornecedores mensais, incluindo PMEs e fornecedores estrangeiros. O trabalho da equipe afeta diretamente a satisfação do cliente, a qualidade do serviço e as margens de lucro da empresa, particularmente em compromissos de alto nível, como a parceria com o Grande Prêmio de Singapura da F1.

Para agilizar a execução e melhorar a coordenação, a OneO2Plants centralizou as operações na Asana. A equipe agora gerencia projetos simultâneos, fluxos de trabalho de fornecedores e a prestação de serviços recorrentes em um só lugar, com responsabilidade clara e visibilidade em tempo real de todo o trabalho.

A gestão de projetos centralizada melhora a visibilidade e a coordenação

• Os projetos de paisagismo multifuncionais são geridos na Asana desde a consulta inicial até a instalação e a manutenção contínua, criando uma visão clara e de ponta a ponta de cada compromisso.

• Os cronogramas, as dependências e os entregáveis são visíveis para todos os participantes, melhorando a coordenação entre as equipes

• Com todo o trabalho registrado em um só lugar, a Asana serve como um núcleo de referência para as operações, permitindo que a liderança mantenha o controle e a visibilidade à medida que a empresa cresce. 

O recebimento estruturado substitui a coordenação ad hoc

• Os formulários da Asana padronizam a forma como as solicitações são enviadas entre as equipes, capturando o contexto certo desde o início para que o trabalho possa avançar com mais rapidez e consistência.

• Os formulários enviados encaminham automaticamente as tarefas para os proprietários certos por meio de fluxos de trabalho baseados em regras, eliminando as transferências manuais.

• Toda a documentação reside em um só lugar, facilitando a validação, a revisão e a aprovação das solicitações, mesmo com o aumento do volume.

Dimensionar a capacidade sem aumentar o número de funcionários

• A alocação da força de trabalho entre projetos simultâneos, contratos de manutenção e instalações é gerida centralmente na Asana, proporcionando visibilidade em tempo real para planejar e adaptar.

• A visibilidade ao nível do portfólio facilita o planejamento proativo em torno dos picos sazonais e garante que os recursos certos estejam disponíveis no momento certo.

• Com todo o trabalho registrado e atribuído na Asana, os gerentes podem redistribuir as cargas de trabalho, identificar gargalos antecipadamente e manter a qualidade do serviço sem a necessidade de contratações reativas.