O Departamento de Comunicações do Manchester City Council e o M-Four, o estúdio próprio de design e publicidade, são responsáveis por produzir esses eventos, bem como as campanhas de comunicação em toda a cidade.

E eles costumavam fazer tudo no papel.

Os designers da M-Four imprimiam briefs para orientar o desenvolvimento de todos os elementos criativos de um projeto, como anúncios digitais, camisetas e folhetos. Eles guardavam os documentos de briefing em diferentes “sacos de trabalho” para cada ativo: sacos laranjas pesados que os colegas de equipe carregavam fisicamente entre as mesas ao entregar as peças para o próximo estágio de produção.

Mas cada campanha ou evento requer pelo menos 100 elementos criativos... então havia muitos sacos laranja circulando pelo escritório da M-Four.

O papel começou a ficar bagunçado e, às vezes, desaparecia. Shawn Bahlmann, gerente de estúdio da M-Four, sabia que a sua equipe de 12 designers precisava passar para o digital:

• Eles perdiam tempo imprimindo em papel, vasculhando pilhas para encontrar informações e transportando sacos de mesa em mesa.

• Partes do trabalho ficavam para trás quando provas, briefs e aprovações por escrito se perdiam.

• Os colegas de equipe e os gerentes tinham que procurar constantemente informações para ver o status do projeto e o que estava acontecendo na equipe.

Era um exemplo clássico de “organização para o trabalho”: o trabalho administrativo que consome o tempo destinado a tarefas especializadas e à estratégia. Os trabalhadores do Reino Unido gastam 60% do tempo nessas atividades administrativas, de acordo com o índice Anatomia do trabalho.

Shawn começou a procurar ferramentas de gestão do trabalho para ajudar a M-Four a eliminar o papel e voltar a se concentrar no trabalho de alto impacto.

Nós literalmente carregávamos essas grandes pastas de trabalho entre as mesas, passando-as pela equipe de marketing para redação, revisão e aprovações. As nossas mesas estavam cheias de papelada.

Shawn Bahlmann, gerente de estúdio da M-Four

Em busca de “qualquer coisa, menos papel”

Shawn implementou a Asana selecionando primeiro alguns designers para experimentar a plataforma. Em seguida, ele fez um treinamento básico com o restante da equipe, e eles gerenciaram com sucesso vários pequenos projetos. A grande transição veio com um projeto grande chamado Manchester Day, um grande evento em toda a cidade com mais de 150 elementos de design. Deu tudo certo, e a equipe definiu uma data limite para aposentar as pastas de papel com as instruções e transferir 100% do trabalho para a Asana.

Para apoiar a adoção, Shawn configurou modelos de projeto que especificavam os processos de criação para diferentes ativos. Isso simplificou a produção e ajudou os designers a saber o que esperar, criando eficiências que se estenderam a centenas de trabalhos de design.

O primeiro grande projeto foi o verdadeiro teste. Foi quando olhamos para trás e dissemos: “Sabe de uma coisa? Foi muito mais rápido, simples e transparente do que o evento do ano passado. Ficamos convencidos.

Shawn Bahlmann, gerente de estúdio da M-Four

Menos “organização para o trabalho” significa melhores resultados

Hoje, todos os projetos criativos da M-Four são geridos na Asana, reduzindo significativamente o trabalho administrativo cumulativo de imprimir briefings e transportar pastas de trabalho. Isso pode ter levado apenas cinco minutos por elemento criativo à medida que avançava pelo processo de produção, mas, com mais de 100 elementos por campanha em andamento ao mesmo tempo, esses cinco minutos extras se acumularam ao longo das semanas e dos meses. A equipe estima que agora economiza de dois a três dias por evento ou campanha, o que lhes dá mais tempo para se concentrar em estratégias, planejamentos de mídia e designs.

A colaboração também melhorou à medida que as informações se tornaram mais acessíveis. Agora, os colegas de equipe podem entrar em qualquer projeto e ver o seu histórico, participantes, conversas e anexos, enquanto a gerência pode verificar rapidamente o status dos projetos por toda a organização.

Qual é a vantagem disto? Melhor moral e menos estresse, porque os designers agora podem trabalhar remotamente, o que não era possível antes. E, no escritório, as mesas estão finalmente limpas.

O tempo que estamos economizando na administração agora está sendo gasto no trabalho de design ou na estratégia de marketing.

Shawn Bahlmann, gerente de estúdio da M-Four

Olhando para além dos limites da cidade de Manchester

Agora que a equipe de design da M-Four tem mais tempo de qualidade para dedicar ao trabalho qualificado, ela conquistou uma série de grandes trabalhos comerciais para organizações fora da Câmara Municipal de Manchester. Eles também gerenciarão a comunicação na Asana para esses projetos e trarão novos clientes para a plataforma para colaborar.

Sem o peso do papel, o céu é o limite.