Szablon planu zarządzania kryzysowego

Planując procedury kryzysowe należy zachowywać się tak, jakby wystąpienie nagłego przypadku było pewne. Dzięki takiemu proaktywnemu podejściu Twój zespół będzie bezpieczny. W jaki sposób najlepiej rozpocząć przygotowania? Tworząc szablon planu zarządzania kryzysowego.

Czym jest szablon planu zarządzania kryzysowego?

Szablon planu zarządzania kryzysowego to struktura wielokrotnego użytku opracowana przez członków zespołu w celu przygotowania się na nieprzewidziane okoliczności, które mogą mieć negatywny wpływ na działania biznesowe. W sytuacji kryzysowej często górę biorą emocje i stres. Szablon planu zarządzania kryzysowego pozwala uwzględnić kluczowe szczegóły i zapisać je w jednym miejscu. Dzięki temu, każdy dokładnie wie co należy zrobić i kiedy.

Jedną z głównych zalet szablonu planu zarządzania kryzysowego jest to, że można dostosować go do potrzeb konkretnego zespołu lub sytuacji. Każdy kryzys jest inny, więc ważne jest, aby dostosować plan do poszczególnych zdarzeń. Istnieją dwa sposoby na utworzenie planu zarządzania kryzysowego. Pierwszy z nich wymaga przygotowania uniwersalnego szablonu i dostosowania go do zaistniałej sytuacji. W drugim przypadku tworzy się kilka różnych planów na konkretne sytuacje w oparciu o standardowy szablon.

Jakie są różnice pomiędzy zarządzaniem incydentami a zarządzaniem kryzysowym?

Zarówno zarządzanie incydentami, jak i zarządzanie kryzysowe wykorzystuje się w celu ograniczania ryzyka, praktyki te nieco się od siebie różnią. Zarządzanie incydentami stosuje się w przypadku krótszych kryzysów. Natomiast zarządzanie kryzysowe to plan wdrażany w przypadkach, kiedy problem jest większy i może wpłynąć na długoterminowy sukces firmy. Na przykład, zarządzanie incydentami można wdrożyć w przypadku cyberataku. Natomiast w przypadku trzęsienia ziemi należy wdrożyć plan zarządzania kryzysowego.

Jak utworzyć plan zarządzania kryzysowego

Planowanie zarządzania kryzysowego najlepiej zacząć od utworzenia szablonu. Po określeniu podstawowej struktury można przygotować pełną strategię opartą na czterech elementach modelu zarządzania kryzysowego.

Cztery elementy zarządzania kryzysowego to:

• Zapobieganie: działania, które można podjąć, aby zapobiec sytuacji kryzysowej. 

• Planowanie: szczegółowy plan działania, który gwarantuje, że każdy członek zespołu będzie bezpieczny podczas sytuacji kryzysowej i przyczyni się do jej szybkiego rozwiązania. 

• Praktyka: przetestowanie wszystkich elementów planu w bezpiecznym i kontrolowanym środowisku. Ma to na celu wykrycie potencjalnych problemów i rozwiązanie ich zanim pojawi się prawdziwy kryzys. 

• Wykonanie: sytuacja, w której cały plan wprowadza się w życie. W najlepszym przypadku nigdy nie będzie to konieczne. Jednak dokładne przygotowanie się zapewni członkom Twojego zespołu strategię, dzięki której w nagłym przypadku wszyscy będą bezpieczni.

Co powinien zawierać szablon planu zarządzania kryzysowego?

Plan zarządzania kryzysowego nie musi brać pod uwagę każdego szczegółu, ale powinien stanowić szablon, który można uzupełnić w razie potrzeby. Oto kilka elementów, które powinien zawierać każdy plan, niezależnie od rodzaju kryzysu, którego dotyczy.

• Protokół aktywacji: czynniki, które muszą wystąpić, zanim zespół zadecyduje o wdrożeniu planu zarządzania kryzysowego. Protokół aktywacji to innymi słowy łańcuch zależności, które muszą mieć miejsce przed wprowadzeniem w życie tego planu. 

• Analiza ryzyka: analiza mająca na celu wykrycie potencjalnych zagrożeń. W zależności od charakteru kryzysu, na jaki się przygotowujesz, analiza może także pomóc określić, na ile prawdopodobne jest wystąpienie danej sytuacji. Dobrymi przykładami są tu plan zarządzania ryzykiem oraz rejestr ryzyka.

• Lista osób do kontaktu w nagłych przypadkach: obejmuje ona nie tylko dane kontaktowe członków zespołu ds. zarządzania kryzysowego, ale również lokalne służby ratownicze, straż pożarną, centra kontroli zatruć czy inne ważne organy.

• Procedury reagowania: kroki, które należy podjąć w sytuacji kryzysowej po uruchomieniu protokołu aktywacji. 

• Strategia komunikacji: przygotowany przez członków zespołu plan komunikacji, który ma na celu usprawnienie komunikacji w sytuacji kryzysowej. Obejmuje on zarówno komunikację wewnątrz firmy, jak i strategię informowania zewnętrznych interesariuszy.

Zintegrowane funkcje

• Zależności. Korzystając z zależności, oznaczaj zadania jako oczekujące na wykonanie innych. Nadawaj zadaniom odpowiednie priorytety, aby Twoja część pracy nie blokowała pracy kogoś innego. Zespoły korzystające z przepływów pracy opartych na współpracy mogą w łatwy sposób zobaczyć, które zadania oczekują na wykonanie innych i dowiedzieć się, kiedy mogą rozpocząć swoją część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego. 

• Adnotowanie. Adnotowanie ułatwia dodawanie konkretnych, wykonalnych informacji zwrotnych na obrazach. Możesz bezpośrednio adnotować obrazy i pliki PDF, aby Twój zespół wiedział, co musi zrobić na drodze do wykonania swojej pracy. Następnie możesz śledzić te informacje zwrotne w podzadaniach, aby nie pominąć żadnego z nich. Dzięki adnotowaniu proces dawania i odbierania konstruktywnych informacji zwrotnych jest prostszy i mniej frustrujący. 

• Wiadomości. Chcesz udostępnić informacje referencyjne? Wypróbuj Wiadomości w Asanie. Wiadomości umożliwiają komunikowanie się ze współpracownikami w Asanie odnośnie zagadnień, które nie wymagają dalszych działań. Możesz wysyłać wiadomości do grup osób, zespołów i projektów oraz ich dowolnej kombinacji, aby wszyscy byli na bieżąco. Dodawaj linki do zadań, projektów i celów w Asanie, aby zapewnić odbiorcom kontekst i szczegóły.

• Wersja mobilna. Asana jest dostępna na urządzeniach mobilnych z iOS i Androidem, dzięki czemu możesz łatwo sprawdzać swoje zadania nawet z dala od biurka. Przeglądaj nowe powiadomienia w Skrzynce odbiorczej, wysyłaj wiadomości i zyskaj dostęp do zadań, aby zawsze być na bieżąco z informacjami o projekcie. 

Polecane aplikacje

• Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Vimeo. Treści pisane są przejrzyste, ale brakuje w nich tonu głosu, emocji i ekspresji. Osadzając wiadomości Vimeo w Asanie możesz zapewnić swojemu zespołowi wszystkie informacje kontekstowe bez potrzeby organizowania kolejnego spotkania. Nagrywaj siebie, swój ekran lub siebie wraz z ekranem i osadzaj te filmy w zadaniach, projektach, wiadomościach i komentarzach, aby zapewnić przejrzysty przekaz i potrzebny kontekst. Asana automatycznie wygeneruje transkrypcję nagrania, dzięki czemu można szybko zapoznać się z jego treścią i wyszukać ważne informacje. Dziel się informacjami zwrotnymi, zadawaj pytania i przypisuj zadania – a wszystko to bez opuszczania Asany.

Często zadawane pytania