Najlepsze oprogramowanie i narzędzia do zarządzania projektami

Jeśli zarządzasz pracą, jesteś kierownikiem projektu. Ale nie zawsze tak było. Przez wiele lat jedynymi osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie projektami byli (co nie dziwi) kierownicy projektów. Te wysoce wyspecjalizowane role korzystały z przestarzałych narzędzi, których użycie wymagało szeroko zakrojonego szkolenia i wiedzy. 

Obecnie prawie od każdego oczekuje się zarządzania własnymi projektami, a te przestarzałe narzędzia nie są już praktyczne. I choć role kierowników projektów i starsze oprogramowanie nadal istnieją, nowoczesne oprogramowanie do zarządzania projektami dostosowało się do potrzeb bardziej dynamicznych i współpracujących pracowników.

Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem nowej firmy, który potrzebuje pomocy w fakturowaniu, czy prowadzisz międzynarodową firmę, istnieje oprogramowanie do zarządzania projektami, które jest odpowiednie dla Ciebie. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, które oprogramowanie do zarządzania projektami odpowiada potrzebom Twojej firmy.

Czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami?

Oprogramowanie do zarządzania projektami to narzędzie, które pomaga zespołom organizować, śledzić i wykonywać pracę. W najprostszej formie oprogramowanie do zarządzania projektami można traktować jako interaktywny obszar roboczy, w którym koordynujesz sposób pracy, współpracy i komunikacji z innymi. Jednak najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami wykracza daleko poza to, łącząc najbardziej zaawansowane przepływy pracy w całej firmie i pomagając osiągnąć największe i najśmielsze cele. 

To szeroka kategoria, która obejmuje zarówno proste rozwiązania, jak cyfrowe listy kontrolne, jak i zaawansowane platformy do zarządzania pracą. Rodzaj oprogramowania do zarządzania projektami, które wybierzesz, oraz sposób, w jaki z niego korzystasz, będą zależeć od wielkości, potrzeb i nadrzędnych celów Twojej organizacji.

Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?

W dzisiejszych czasach każdy zarządza projektami, ale nie zawsze ma narzędzia potrzebne do efektywnego zarządzania projektami. Często prowadzi to do sytuacji, w której zespoły korzystają z arkuszy kalkulacyjnych, które świetnie nadają się do organizowania pracy, ale nie pokazują aktualizacji w czasie rzeczywistym. Arkusze kalkulacyjne wymagają ręcznego wprowadzania danych i mogą utrudniać współpracę międzyfunkcyjną. Krótko mówiąc, brakuje im możliwości oprogramowania do zarządzania projektami. 

Dlatego oprogramowanie do zarządzania projektami jest tak ważne w dzisiejszym środowisku pracy. Oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje wiele korzyści, a jedną z nich jest to, że służy jako łącznik między pracą, zespołami, interesariuszami, celami i wszystkim, co się z tym wiąże.

Korzyści z używania oprogramowania do zarządzania projektami

• Skup się na pracy. Wykonasz więcej zadań, ale co ważniejsze, wykonasz te właściwe. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami rzadziej zdarza się, że praca jest wykonywana dwukrotnie lub że traci się czas na szukanie materiałów.

• Ogranicz bezproduktywne zajęcia. Oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia powiązanie każdego zadania z celami, które wspierają najważniejszą, najszerszą wizję firmy. Dzięki temu każdy wie, w jaki sposób przyczynia się do sukcesu firmy w każdym projekcie. Kiedy pracownicy rozumieją, w jaki sposób ich codzienne zadania wpływają na firmę, są jeszcze bardziej zmotywowani do wykonywania swojej pracy najlepiej, jak potrafią.

• Połącz swój stos technologiczny. W dzisiejszym świecie biznes potrzebuje niezliczonych narzędzi, aby funkcjonować w miejscu pracy. Dzięki dynamicznemu oprogramowaniu do zarządzania projektami możesz połączyć wszystkie swoje narzędzia na jednej platformie (pomyśl o komunikacji w Slacku, plikach z Dropboxa i załącznikach z Dysku Google w jednym miejscu).

• Stwórz system dokumentacji. Oprogramowanie do zarządzania projektami służy jako system dokumentacji wszystkich projektów i związanych z nimi zadań. Dzięki temu możesz przechowywać informacje, a jednocześnie ułatwiać interesariuszom i zespołom dostęp do nich i korzystanie z nich.

• Usprawnij współpracę międzyfunkcyjną. Oprogramowanie do zarządzania projektami jest przede wszystkim narzędziem do współpracy zespołowej. Łącząc pracę, cele i osoby z różnych projektów, zespołów i działów, oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga zbudować dobrze skomunikowaną, międzyfunkcyjną organizację.

• Bezpieczne przechowywanie pracy. Czy zdarzyło Ci się kiedyś usunąć komórkę w arkuszu kalkulacyjnym przez pomyłkę? Albo zapomniałeś, gdzie zapisałeś swoją najnowszą listę rzeczy do zrobienia? Przechowywanie wszystkiego w chmurze pomaga utrzymać dobrą organizację i zmniejsza ryzyko utraty pracy, a jednocześnie zapewnia prywatność. 

11 najlepszych programów i narzędzi do zarządzania projektami 

Na rynku dostępnych jest wiele programów do zarządzania projektami, więc wybór jednego z nich może wydawać się przytłaczający. Dlatego przygotowaliśmy listę najlepszych produktów w branży i rodzajów działalności, w których najlepiej się sprawdzą. Zobacz, jak wypadają w porównaniu i jak oprogramowanie do zarządzania projektami może usprawnić i ulepszyć Twoją pracę.

1. Asana: najlepsze rozwiązanie dla przedsiębiorstw

Asana wykracza poza tradycyjne oprogramowanie do zarządzania projektami, zapewniając kompleksowe rozwiązanie do zarządzania pracą, które wspiera dynamiczne, zmieniające się potrzeby przedsiębiorstw. Asana nie tylko pomaga zarządzać zadaniami (choć to też możliwe), ale łączy całą pracę wykonywaną przez firmę z najważniejszymi celami i strategią biznesową. Asana to znacznie więcej niż oprogramowanie do zarządzania projektami. Oto, co oferuje:

• Integracje ze wszystkimi ulubionymi narzędziami i systemami, dzięki czemu możesz uporządkować swoją pracę na jednej platformie.

• Cele, które łączą wszystkich i każde zadanie w całej firmie, dzięki czemu możesz mieć pewność, że wykonywana praca jest zawsze najważniejsza.

• Automatyzacje zadań, planowania, przydzielania pracy i wiele więcej – wszystko to ma na celu skrócenie czasu poświęcanego na bezproduktywne zajęcia o niskim priorytecie.

• Gotowe szablony projektów, dzięki którym możesz od razu zabrać się za najważniejsze zadania.

• Pulpity nawigacyjne raportowania, które automatycznie informują interesariuszy o postępach i eliminują spotkania dotyczące aktualizacji statusu.

• Funkcje bezpieczeństwa, prywatności i zgodności z przepisami, które zapewniają bezpieczeństwo danych.

Dowiedz się, co jeszcze potrafi Asana.

2. Trello: najlepsze rozwiązanie do prostego zarządzania projektami

Trello to oprogramowanie do zarządzania projektami w stylu tablicy Kanban, należące do Atlassian. W Trello zadania projektowe są umieszczane na tablicach oznaczonych nadrzędnym tematem. Możesz na przykład utworzyć tablice „Nie rozpoczęte”, „W toku” i „Ukończone”. Taka konfiguracja ułatwia śledzenie postępów w projekcie na różnych tablicach, co jest pomocne, gdy potrzebujesz prostego narzędzia do małych projektów.

3. Smartsheet: najlepsze rozwiązanie dla miłośników arkuszy kalkulacyjnych

Pomyśl o Smartsheet jako o zaawansowanej wersji arkusza kalkulacyjnego, z większą liczbą funkcji. Ten system może być intuicyjny dla firm, które tradycyjnie używały arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania projektami, np. do śledzenia czasu za pomocą kart czasu pracy. 

4. Jira: najlepsze rozwiązanie do zarządzania projektami Agile

Zaprojektowana specjalnie do tworzenia oprogramowania, Jira jest gotowa do uruchomienia dla zespołów, które używają metodologii Agile do wykonywania swojej pracy. Jira, należąca do firmy Atlassian, jest często używana do wspólnych projektów programistycznych, takich jak śledzenie błędów, a także projektów, które wykorzystują proces Scrum.

5. Monday: najlepsze rozwiązanie dla małych przedsiębiorstw

Monday oferuje szerokie spektrum aplikacji, które ułatwiają wdrożenie i natychmiastowe rozpoczęcie pracy. To rozwiązanie sprawdza się w przypadku małych firm, które dopiero zaczynają korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami. Jednak gdy zwiększy się ilość pracy, rozmiar firmy lub współpraca między zespołami, narzędzie może okazać się niewystarczające.

6. Clickup: najlepsze rozwiązanie dla małych zespołów lub startupów

Intuicyjny i kolorowy interfejs Clickup sprawia, że jest on łatwy do zrozumienia i przyjęcia. Clickup to popularny wybór dla startupów z ograniczonymi zasobami i mniejszych zespołów, które mogą nie potrzebować tak wielu funkcji. 

7. Notion: najlepsze rozwiązanie dla osób sporządzających notatki

Notion to zaawansowany system do tworzenia i przechowywania dynamicznych dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i notatek. Najlepiej sprawdza się w przypadku firm lub osób, które potrzebują bardziej zorganizowanej przestrzeni do zapisywania przemyśleń i pomysłów. Jednak Notion może wydawać się ograniczony pod względem możliwości współpracy z innymi osobami w samym narzędziu.

8. Airtable: najlepsze rozwiązanie dla osób, które chcą zbudować system samodzielnie

Airtable to elastyczna baza danych, która nie wymaga kodowania lub wymaga go w niewielkim stopniu. Możesz użyć jej do zbudowania własnego systemu do zarządzania projektami (lub innej niestandardowej aplikacji). Airtable to rozwiązanie dla osób, które wolą nadzorować rozwój swojego oprogramowania do zarządzania projektami.

9. Wrike: najlepsze rozwiązanie do zarządzania klientami

Wrike oferuje skalowalne rozwiązania do przechowywania danych i bezpieczeństwa w łatwym w użyciu formacie, dzięki czemu zarówno klienci, jak i zespoły wewnętrzne mogą bezpiecznie uzyskiwać dostęp do informacji. Może to być pomocne, gdy oprócz zarządzania pracą w firmie współpracujesz z zewnętrznymi partnerami, takimi jak klienci.

10. Workfront: najlepsze rozwiązanie dla zespołów marketingowych

Workfront (należący do Adobe) to oprogramowanie do zarządzania projektami, które zostało pierwotnie opracowane dla marketerów. Platforma została rozbudowana, aby mogła być używana przez wszystkie zespoły, ale ponieważ jest tak bardzo ukierunkowana, użytkownicy mogą mieć trudności z koordynacją z zespołami spoza działu marketingu. 

11. Microsoft: najlepsze rozwiązanie dla narzędzi osobistych

Pakiet Microsoft Office jest często określany jako narzędzie do zarządzania projektami, ale wynika to głównie z faktu, że jego produkty są podstawą każdej firmy. Ponieważ już wiemy, jak z nich korzystać, produkty Microsoft Office są często pierwszym narzędziem, z którego korzystają menedżerowie, gdy zaczynają eksperymentować z zarządzaniem projektami. W rzeczywistości jednak arkusze kalkulacyjne i dokumenty programu Excel nie zostały stworzone do współpracy, więc lepiej używać ich w połączeniu z pełnowymiarowym oprogramowaniem do zarządzania projektami. 

Funkcje, których należy oczekiwać od narzędzia do zarządzania projektami

Chcesz dokonać zakupu? Każdy system do zarządzania projektami będzie miał inne funkcje i funkcjonalności, ale zalecamy, aby priorytetowo traktować platformę z co najmniej następującymi funkcjami:

• Funkcje współpracy, które umożliwiają pracę między członkami zespołu, działami i całą firmą, w tym udostępnianie plików, śledzenie projektów i zarządzanie zasobami.

• Platforma, która zapewnia możliwość zarządzania portfolio i łączenia celów z wykonalnymi zadaniami, dzięki czemu cała firma może zobaczyć, jak wszystkie działania są ze sobą powiązane.

• Aplikacja mobilna, dzięki której możesz wysyłać zatwierdzenia, otrzymywać powiadomienia na czas i zarządzać projektami z dowolnego miejsca.

• Łatwo dostępne i czytelne pulpity nawigacyjne projektów i raportów.

• Różne style widoku projektów, które obsługują wszystkie typy projektów i operacje, w tym wykresy Gantta, tablice Kanban, listy i kalendarze (dzięki czemu wraz z rozwojem firmy oprogramowanie będzie mogło się rozwijać).

• Ulepszone planowanie projektów, które umożliwia ustalanie dat wykonania, tworzenie ważnych kamieni milowych i łatwe śledzenie czasu, dzięki czemu wszystko przebiega zgodnie z harmonogramem.

• Integracje z aplikacjami do zarządzania projektami, które odpowiadają Twoim indywidualnym potrzebom biznesowym.

• Automatyzacje i zależności, które informują Ciebie i interesariuszy o wszystkim w czasie rzeczywistym.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami to takie, które rozwija się razem z Tobą

Wiele programów do zarządzania projektami oferuje podobne funkcje, a na poziomie podstawowym wiele z nich jest takich samych. Jednak wybierając rozwiązanie do zarządzania projektami, nie powinno ono być tylko kolejnym narzędziem. Powinna to być w pełni funkcjonalna platforma do zarządzania projektami, która umożliwi Tobie i Twojemu zespołowi wykonywanie pracy najwyższej jakości przy mniejszym nakładzie pracy. 

Oznacza to, że potrzebujesz platformy, która będzie się rozwijać, rozszerzać i dostosowywać wraz z rozwojem Twojej firmy. Ostatnią rzeczą, której potrzebujesz, jest uderzenie w sufit, gdy tylko wchodzisz w swój idealny przepływ pracy. Asana została stworzona z myślą o zespołach korporacyjnych, co oznacza, że może wspierać zarządzanie projektami od samego początku — od etapu, gdy zespół składa się z jednej osoby z pomysłem — aż do momentu, gdy firma znajdzie się na liście Fortune 100. Ponad 80% firm z listy Fortune 100 korzysta z Asana*.

Asana nie skupia się wyłącznie na zwiększeniu liczby produktów końcowych. Asana koncentruje się na tym, jak możesz połączyć i wykorzystać każdy aspekt pracy, cele i zasoby swojej firmy, aby wykonywać właściwą pracę. 

Oprogramowanie do zarządzania projektami – najczęściej zadawane pytania 

Które oprogramowanie najlepiej nadaje się do zarządzania projektami?

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami to takie, które oferuje funkcje, których potrzebujesz. Poszukaj narzędzia takiego jak Asana, czyli kompleksowej platformy do zarządzania pracą, która umożliwia integrację z aplikacjami, z których już korzystasz, łączenie celów z zadaniami, rozbijanie silosów między zespołami i automatyzację czasochłonnych, bezproduktywnych zajęć.

Jakiego rodzaju jest oprogramowanie do zarządzania projektami?

Oprogramowanie do zarządzania projektami to rodzaj oprogramowania używanego do każdego aspektu zarządzania projektami. Często obejmuje to wszystko, od etapów planowania projektu (alokacja zasobów, ustalanie dat wykonania oraz tworzenie i przypisywanie list zadań) po planowanie, śledzenie i raportowanie. Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami pomoże Ci koordynować i automatyzować pracę nie tylko w ramach projektów, ale także w ramach portfolio, zespołów i działów.

Jaka jest różnica pomiędzy oprogramowaniem do zarządzania projektami a oprogramowaniem do zarządzania zadaniami?

Oprogramowanie do zarządzania zadaniami służy wyłącznie do zarządzania zadaniami i koncentruje się na produkcji. Często przypomina ono cyfrową listę rzeczy do zrobienia, ale z większą liczbą funkcji. Oprogramowanie do zarządzania projektami wykracza poza zarządzanie zadaniami i obejmuje planowanie, koordynację i cele projektu. Obejmuje to szerszy obraz, pracę o dużym znaczeniu oraz wykonalne zadania, które należy wykonać, aby osiągnąć cel. Dobre oprogramowanie do zarządzania projektami będzie również oferować funkcje do zarządzania zadaniami, ale nie zawsze jest odwrotnie.

Jak działa oprogramowanie do zarządzania projektami?

Oprogramowanie do zarządzania projektami to narzędzie, które pomaga koordynować wszystko, co jest potrzebne do zarządzania projektami. Często obejmuje to możliwość tworzenia i przypisywania zadań, planowania wszystkich aspektów projektu i koordynowania działań z innymi członkami zespołu projektowego. Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia również współpracę międzyfunkcyjną między wszystkimi zespołami, działami i projektami w organizacji.

Czy warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?

Krótka odpowiedź brzmi: tak. Oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje niemal nieskończoną listę korzyści. Większość osób od razu myśli o produktywności jako o powodzie do zakupu oprogramowania do zarządzania projektami, ale odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami może zrobić więcej niż tylko zwiększyć wydajność. Jeśli zainwestujesz w najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami, możesz rozbić silosy i połączyć całą firmę z największymi wizjami i celami. Dzięki temu wszyscy mogą lepiej pracować nad najważniejszymi projektami.

*Dane na dzień 7 września 2022 roku. Asana nie podejmuje żadnych zobowiązań odnośnie aktualizacji tych danych.