Oprogramowanie do tworzenia tablic Kanban: 11 najlepszych rozwiązań

Wyświetlanie listy zadań w projekcie to jedno. Ale co z wizualizacją statusu każdego zadania? To właśnie tam dzieje się magia. 

Im szybciej zobaczysz status pracy, tym płynniej będą przebiegać projekty. Oprogramowanie do tworzenia tablic Kanban pomaga to zrobić, organizując zadania w kolumny zgodnie z etapem ich ukończenia – zupełnie jak karteczki samoprzylepne na fizycznej tablicy. Ale w przeciwieństwie do fizycznej tablicy, oprogramowanie Kanban pozwala wizualizować pracę i współpracować z zespołem w jednym miejscu, z dowolnego miejsca. 

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do tworzenia tablic Kanban, więc wybór może być trudny. Aby ułatwić Ci wybór, w tym artykule przedstawiamy 11 najlepszych opcji.

Czym jest oprogramowanie do tworzenia tablic Kanban? 

Oprogramowanie do tworzenia tablic Kanban to narzędzie, które pomaga zespołom planować i wizualizować pracę w toku przy użyciu metody Kanban. Tablica Kanban to wizualny sposób na planowanie zadań. Wyobraź sobie tablicę z karteczkami samoprzylepnymi w kolumnach, np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Zrobione”. To najbardziej podstawowa wersja metodologii Kanban. Oprogramowanie Kanban umożliwia tworzenie takiej samej wizualnej reprezentacji pracy, ale z o wiele większą funkcjonalnością niż papierowe karteczki samoprzylepne. 

Prosta tablica zadań zawiera: 

• Karty zadań: to wirtualne odpowiedniki karteczek samoprzylepnych. Reprezentują każde zadanie, które Twój zespół musi wykonać, zwykle z dodatkowymi informacjami, takimi jak termin wykonania zadania i osoba odpowiedzialna. 

• Kolumny: kolumny na tablicy Kanban zazwyczaj reprezentują status każdego zadania, np. „Nowe zlecenia”, „W toku” i „Ukończone”. W miarę postępów zadania są przenoszone z jednej kolumny do drugiej, aż zostaną ukończone. 

Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do tworzenia tablic Kanban?

Oprogramowanie do tworzenia tablic Kanban umożliwia znacznie więcej niż tylko przeciąganie i porzucanie zadań na różnych etapach. To centrum, w którym Twój zespół może wspólnie planować, organizować i wykonywać pracę, nawet jeśli nie znajdujecie się w tym samym pomieszczeniu. Dzięki narzędziu Kanban możesz: 

• Przechowywać wszystkie informacje o projekcie w jednym miejscu.

• Tworzyć tablice Kanban i współpracować ze swoim zespołem w jednym narzędziu.

• Wizualizować status pracy w czasie rzeczywistym.

• Monitorować postępy w projekcie i zapobiegać powstawaniu wąskich gardeł.

• Komunikować się z członkami zespołu, dodając komentarze bezpośrednio do każdego zadania. 

• Automatycznie przenosić zadania do innych kolumn, gdy członkowie zespołu je ukończą.

• Wyznaczanie terminów i przypisywanie właścicieli do każdego zadania.

Oprogramowanie do tworzenia tablic Kanban jest znacznie bardziej elastyczne niż fizyczna tablica. W miarę zmiany okoliczności możesz łatwo ponownie przypisywać zadania, zmieniać daty wykonania i dodawać więcej kolumn, gdy procesy stają się bardziej złożone. 

Jak wybrać oprogramowanie do tworzenia tablic Kanban

Najlepsze oprogramowanie do tworzenia tablic Kanban wykracza poza prostą organizację pojedynczych projektów. Powinno być wystarczająco elastyczne, aby można było z niego korzystać w różnych zespołach i projektach. Dzięki temu zespół inżynierów może śledzić swoje sprinty, zespół IT może monitorować przychodzące zgłoszenia, a zespół CRM może planować swój Kalendarz i nie tylko. Im więcej przypadków użycia oferuje oprogramowanie, tym większą wartość możesz uzyskać z narzędzia. A jeśli oprogramowanie do tworzenia tablic Kanban jest używane w całej firmie, możesz wykorzystywać je do współpracy między zespołzespołami, a nie tylko w ramach jednego projektu. 

Kluczowe funkcje, na które należy zwrócić uwagę

Upewnij się, że wybrane oprogramowanie do tworzenia tablic Kanban obejmuje te kluczowe funkcje, zwłaszcza jeśli chcesz z niego korzystać w całej organizacji.

• Integracje: poszukaj oprogramowania, które możesz połączyć z narzędziami, z których korzysta Twój zespół. Pozwoli Ci to lepiej wykorzystać istniejący stos technologiczny, ponieważ możesz scentralizować informacje z aplikacji takich jak Slack, Jira i Salesforce w jednym miejscu. 

• Automatyzacja: przeciąganie i porzucanie zadań w różnych kolumnach nie działa na dużą skalę. Automatyzacje umożliwiają natychmiastowe przenoszenie zadań na tablicy Kanban w miarę ich ukończenia przez zespół. Najlepsze narzędzia obejmują niestandardowe automatyzacje, które można dostosować do konkretnych procesów i wyeliminować czas spędzany na powtarzających się zadaniach. 

• Pulpity nawigacyjne: nie trać czasu na ręczne tworzenie raportów o postępach. Poszukaj narzędzia z funkcją raportowania, aby móc natychmiast wizualizować wskaźniki, takie jak nieukończone elementy pracy, czas ukończenia zadania i moce przerobowe zespołu. 

• Śledzenie czasu: wiedza o tym, ile czasu zajmuje ukończenie zadań, jest niezbędna do równoważenia obciążenia pracą w zespole. Najlepiej, jeśli wybrane oprogramowanie pozwoli Ci oszacować wymagania czasowe i zmierzyć, ile czasu faktycznie zajmuje praca.  

• Różne opcje widoku: wizualizacja pracy na różne sposoby może pomóc w wykryciu wąskich gardeł i blokad, zanim się pojawią. Wybierz narzędzie, które umożliwia przełączanie się między różnymi widokami, aby móc wyświetlać projekt jako tablicę Kanban, kalendarz, listę w stylu arkusza kalkulacyjnego lub wykres Gantta. 

• Szablony: zamiast rozpoczynać nowe projekty od zera, szablony pozwalają rozpoczynać przedsięwzięcia, korzystając z wcześniej przygotowanej struktury. Poszukaj narzędzia z obszerną biblioteką szablon��w oraz możliwością tworzenia szablonów niestandardowych. 

Pytania, które warto sobie zadać

Oprócz funkcji, ważne jest również, aby zastanowić się, w jaki sposób nowe oprogramowanie będzie odpowiadać konkretnym potrzebom Twojego zespołu (lub firmy). Oto kilka pytań, które warto sobie zadać przed podjęciem decyzji: 

• Czy to oprogramowanie jest łatwe do wdrożenia? Jeśli oprogramowanie do tworzenia tablic Kanban nie jest intuicyjne, zespół nie będzie z niego korzystał. Obejrzyj prezentacje produktów lub zaplanuj sesję z zespołem sprzedaży, aby zapoznać się z interfejsem użytkownika oprogramowania, w tym z aplikacją internetową, komputerową i mobilną. Upewnij się, że oprogramowanie zawiera łatwy w nawigacji przewodnik użytkowniku. Chcesz, aby zespoły mogły łatwo rozpocząć korzystanie z narzędzia na własną rękę, bez konieczności długiego i skomplikowanego procesu nauki.

• Czy zakup tego narzędzia poprawi wyniki mojej firmy? Upewnij się, że możesz określić potencjalny zwrot z inwestycji (ROI) w oprogramowanie. Sprawdź ceny i poszukaj niezależnych raportów, które określają oszczędności czasu dzięki różnym narzędziom do zarządzania projektami, takich jak ten raport z Nucleus Research. 

• Czy to narzędzie jest bezpieczne? Niezwykle ważne jest, aby informacje firmowe pozostały prywatne, nawet jeśli pracownicy pracują w różnych lokalizacjach i strefach czasowych. Bezpieczeństwo danych jest niezbędną funkcją. Sprawdź, czy narzędzie spełnia wymagane przez zespół IT standardy bezpieczeństwa. 

• Czy nasza firma może korzystać z tego oprogramowania w różnych zespołach? Nowe oprogramowanie nie powinno przyczyniać się do rozrostu liczby aplikacji. Zamiast wybierać narzędzie, które można wykorzystywać tylko w wąskim zakresie dla konkretnego zespołu, poszukaj opcji, które są wystarczająco elastyczne, aby objąć szeroki zakres przypadków użycia. Najlepiej, jeśli oprogramowanie do współpracy usprawni przepływy pracy między zespołami, takie jak planowanie kampanii i projektów, śledzenie zleceń roboczych lub planowanie strategiczne.

Najlepsze oprogramowanie Kanban: 11 najlepszych opcji

Chcesz wdrożyć nowe narzędzie? Zapoznaj się z tą listą, aby wybrać najlepsze oprogramowanie dla swojego zespołu. 

Asana

Platforma dla przedsiębiorstw, stworzona z myślą o każdym przypadku użycia 

Asana oferuje szeroki zakres funkcji dla przedsiębiorstw, więc jeśli chcesz zarządzać pracą na dużą skalę, jest to jedna z najlepszych opcji. Dzięki funkcjom takim jak integracje, automatyzacja i pulpity nawigacyjne Twój zespół może zaoszczędzić czas na powtarzających się zadaniach, a także szybko sprawdzić wydajność projektu. Według niezależnego badania przeprowadzonego przez Nucleus Research, Asana może skrócić czas potrzebny na ukończone projektu nawet o 50%, skrócić czas spędzany na spotkaniach nawet o 50% i zminimalizować liczbę błędów w projekcie nawet o 90%. 

Oprócz funkcji tablicy Kanban, Asana umożliwia zespołom przełączanie się między różnymi widokami projektu, takimi jak lista zadań, widok kalendarza czy oś czasu. Oznacza to, że pracownicy nie są ograniczeni tylko do tablic Kanban. Mogą zorganizować swój obszar roboczy w sposób, który najlepiej odpowiada ich konkretnym potrzebom. 

Asana to doskonałe rozwiązanie dla organizacji, które chcą wyjść poza proste planowanie projektów i zarządzanie zadaniami. Jest na tyle elastyczna, że można ją wdrażać w różnych zespołach i przypadkach użycia, więc zamiast projektów w silosach, możesz ułatwić współpracę między zespołami. 

Trello

Proste, klasyczne tablice Kanban

Trello koncentruje się na zarządzaniu projektami Kanban, oferując kolorowe tablice i karty Kanban, które można przeciągać i upuszczać w różnych kolumnach. Prostota Trello oznacza, że można od razu rozpocząć pracę. Trello sprawdza się w przypadku małych zespołów i projektów realizowanych przez jeden zespół, ale jeśli chcesz skalować swój business, istnieje duże prawdopodobieństwo, że wkrótce przestanie Ci wystarczać. 

Monday.com

Przyjazne dla użytkownika narzędzie dla mniejszych zespołów

Kolorowy i atrakcyjny interfejs Monday.com sprawia, że zespoły mogą łatwo rozpocząć pracę. Możesz tworzyć tablice Kanban za pomocą narzędzia do przeciągania i upuszczania, a także przełączać się między innymi widokami projektu, takimi jak Kalendarze i Listy. Jednak chociaż Monday.com ułatwia rozpoczęcie pracy nad pojedynczymi projektami, możesz napotkać bariery podczas rozszerzania współpracy międzyzespołowej. 

Clickup

Preferowane przez startupy z napiętymi budżetami

Tablice Kanban w Clickup są łatwe do zbudowania dzięki funkcji przeciągania i upuszczania, kolorowym tagom i innym przyjaznym dla użytkownika funkcjom. To narzędzie oferuje więcej niż tylko tablice Kanban, co oznacza, że możesz wizualizować swoją pracę na różne sposoby, np. w formie list i kalendarzy. Jednak niektórzy użytkownicy zgłaszają, że napotykają bariery, gdy ich zespoły się rozwijają, a priorytetem staje się praca międzyfunkcyjna.

Businessmap

W pełni funkcjonalne tablice Kanban dla zespołów Agile

Businessmap umożliwia tworzenie bardziej złożonych tablic Kanban. Narzędzie to umożliwia łączenie różnych tablic, dzielenie kolumn tablic na podkolumny i tworzenie szablonów kart dla powtarzających się zadań. To solidne rozwiązanie dla zespołów Agile, ale jeśli potrzebujesz narzędzia z dodatkowymi przypadkami użycia, Businessmap może wydawać się ograniczające. 

Smartsheet

Narzędzie skoncentrowane na arkuszach kalkulacyjnych z funkcjonalnością Kanban

Smartsheet specjalizuje się w arkuszach kalkulacyjnych. To narzędzie oferuje więcej możliwości niż Microsoft Excel czy Dokumenty Google, na przykład funkcje śledzenia czasu i współpracy. Zawiera również prosty widok tablicy Kanban, który umożliwia użytkownikom przeciąganie i porzucanie kart w różnych kolumnach. Jednak to arkusze kalkulacyjne są mocną stroną Smartsheet, a ponieważ nie wszystkie zespoły lubią pracować w arkuszach, narzędzie to może nie sprawdzić się w całej organizacji.

Airtable

Kolorowe arkusze kalkulacyjne z opcjami tablicy Kanban

Podobnie jak w przypadku Smartsheet, Airtable koncentruje się głównie na arkuszach kalkulacyjnych, ale oferuje bardziej kolorowy interfejs użytkownika. Funkcje filtrowania, sortowania i grupowania w Airtable pomagają użytkownikom przeglądać dane, które w przeciwnym razie mogłyby przytłaczać w formacie tablicy Kanban. Chociaż oprogramowanie to ma możliwość dostosowywania, może wydawać się ograniczone, gdy zespół i procesy będą się rozwijać. 

Wrike

Tablice Kanban dla zespołów obsługujących klientów

Wrike oferuje funkcję tablicy Kanban z kartami, które można organizować w różnych kolumnach, aby wizualizować status pracy. Przyjazne dla użytkownika uprawnienia bezpieczeństwa tego narzędzia ułatwiają bezpieczne udostępnianie informacji klientom zewnętrznym, co może być pomocne dla zespołów, które priorytetowo traktują współpracę z partnerami zewnętrznymi. Jednak może być mniej skuteczne w zarządzaniu projektami międzyzespołowymi.

Zoho Sprints

Wizualne narzędzie dla zwinnych zespołów

Zoho Sprints to świetne rozwiązanie dla zespołów Agile, oferujące specjalne funkcje do zarządzania projektami Scrum i Kanban. Narzędzie to obsługuje utworzenie epików Agile i zarządzanie nimi, a także historie użytkowników, limity prac w toku i wykresy spalania. Jednak ponieważ Zoho Sprints jest tak bardzo dostosowane do zarządzania projektami Agile, może nie być wystarczająco elastyczne, aby można było z niego korzystać w różnych zespołach. 

Jira

Stworzone dla programistów

Jira została zaprojektowana z myślą o programistach i oferuje funkcje specyficzne dla Agile, takie jak epiki, historie użytkowników i sprinty. Narzędzie to zawiera funkcję tablicy Kanban, która umożliwia użytkownikom śledzenie zgłoszeń na każdym etapie cyklu życia sprintu, np. „backlog”, „w toku”, „w trakcie kontroli jakości” i „gotowe”. Jednak chociaż Jira dobrze sprawdza się w zespołach technicznych, może nie być wystarczająco elastyczna, aby można ją było używać w całej firmie.

Azure DevOps

Usługi związane z tworzeniem oprogramowania dla zespołów Agile

Azure DevOps to rozwiązanie stworzone z myślą o zespołach programistycznych. Oprócz systemu Kanban oprogramowanie obejmuje funkcje hostingu Github i przeglądu kodu, uniwersalne repozytorium pakietów oraz plany testów, które pomogą zespołom pomyślnie wdrożyć kod. To narzędzie jest bardzo specyficzne, więc jeśli szukasz rozwiązania do różnych zastosowań, może nie być najlepszą opcją. 

Wizualizuj pracę na swój sposób

Tablice Kanban to przydatne narzędzie do wizualizacji postępów w pracy. Ale same w sobie nie wystarczą, aby koordynować pracę między zespołami i większymi projektami. Dlatego najlepsze narzędzia Kanban oferują więcej niż tylko tablice. Dobre oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia zespołom organizowanie pracy w sposób, który najbardziej im odpowiada, niezależnie od tego, czy jest to tablica Kanban, lista kontrolna, kalendarz czy wykres Gantta. Dzięki tej elastyczności możesz dostosować oprogramowanie do potrzeb swojej firmy, zamiast zmieniać procesy, aby dopasować je do oprogramowania.