Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie: co to jest?

Projekty są jak klocki, z których buduje się sukces firmy. Aby zapewnić ich płynne i wydajne działanie, firmy polegają na zarządzaniu projektami. 

W przypadku dużych organizacji, które realizują wiele projektów jednocześnie, zarządzanie projektami można skalować do poziomu zarządzania projektami w przedsiębiorstwie (EPM).

Kierownik projektu w przedsiębiorstwie nadzoruje różne projekty realizowane jednocześnie w różnych działach, aby upewnić się, że spełniają one oczekiwania i cele firmy. 

Ze strategicznego punktu widzenia zastosowanie tej praktyki może przynieść korzyści w postaci zysków, produktywności i ulepszonych praktyk zarządzania projektami. 

Przejście na EPM może być poważnym przedsięwzięciem, dlatego aby pomóc Ci lepiej zrozumieć ten proces, w tym przewodniku wyjaśniamy, jak działa EPM, jakie są jego zalety, jak wpływa na różne fazy zarządzania projektami oraz jak wdrożyć EPM, aby usprawnić współpracę w zespole. 

Czym jest zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie?

Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie to praktyka polegająca na zarządzaniu wieloma projektami w całej firmie. Wymaga opracowania standardowych procesów w celu usprawnienia zarządzania projektami w całej firmie.  

Celem EPM jest powiązanie celów i założeń firmy z bieżącymi projektami, aby zapewnić, że firma kieruje swoje zasoby we właściwe miejsca we właściwym czasie. 

Oznacza to również zarządzanie współzależnymi elementami między projektami i upewnianie się, że projekty zostaną ukończone na czas i w ramach budżetu. 

Hierarchia firmy i struktura zespołu mogą się różnić, ale biuro zarządzania projektami w przedsiębiorstwie (EPMO) powinno znajdować się na poziomie planowania strategicznego. EPM może być nadzorowane przez kierowników projektów przedsiębiorstwa lub kierowników ds. dostaw. EPMO odpowiada przed liderami wyższego szczebla, takimi jak dyrektor operacyjny lub dyrektor ds. projektów. 

Oprócz zarządzania portfolio projektów, EPMO może również:

• Zapewnia mentoring dla kierowników projektów

• Zapewniać zgodność projektów z ogólnymi celami biznesowymi

• Nadzorować i koordynować nakład pracy biur zarządzania projektami (PMO)

• Rozwiązywanie lub łagodzenie problemów w projektach 

• Przeprowadzać regularne przeglądy projektów

• Ustanawianie wytycznych i najlepszych praktyk dla zespołów zarządzających projektami 

• Usprawnienie zarządzania zasobami

Zasadniczo celem EPM jest poprawa jakości i skuteczności zarządzania projektami na dużą skalę oraz zapewnienie, że projekty przynoszą firmie wartość.

Elementy zarządzania projektami w przedsiębiorstwie

Według PMI model EPM składa się z siedmiu elementów. Niektóre procesy wywodzą się z tradycyjnego zarządzania projektami, ale są stosowane na większą skalę, a inne są unikalne dla EPMO. 

1. Analiza ryzyka

Analiza ryzyka polega na identyfikacji i ocenie jakościowego oraz ilościowego wpływu ryzyka na projekt, aby można było podjąć odpowiednie środki w celu jego ograniczenia. 

Analiza ryzyka może być złożona, ponieważ wymaga doświadczenia i dogłębnej znajomości portfolio projektów oraz firmy. Aby ułatwić analizę ryzyka, można zastosować standardy EPM, takie jak:

• Zobowiązanie menedżera produktu przedsiębiorstwa do rozliczania kierowników projektów z ich planów ograniczania ryzyka.

• Ustanowienie miernika do pomiaru przewidywanych ryzyk, bieżących ryzyk i rezerw na nieprzewidziane okoliczności.

• Wykorzystanie techniki szacowania projektu, która pozwala na ograniczenie ryzyka poprzez plany awaryjne.

Integracja analizy ryzyka z procesami EPM może zapewnić zespołowi zarządzającemu większą kontrolę przy podejmowaniu decyzji o tym, jakie ryzyko zaakceptować, biorąc pod uwagę zwroty z projektu. 

2. Ustrukturyzowane szacowanie

Szacowanie projektu jest kluczowym elementem zarządzania projektami, który obejmuje szacowanie kosztów, zasobów lub czasu trwania projektu. EPM wyznacza standardy ustrukturyzowanego szacowania dla kierowników projektów. Na przykład biuro EPMO określa standardowy cykl życia projektu i udostępnia przykłady poprzednich projektów, do których kierownicy projektów mogą się odwoływać. 

Biuro EPMO zapewnia również szkolenia dla PMO w zakresie strategii szacowania, takich jak szacowanie trzypunktowe i metoda Delphi. 

3. Przeglądy projektów

Okresowe przeglądy projektów uwzględniają postępy w realizacji bieżących projektów, a także potencjalne ryzyko. Biuro EPMO może przeprowadzać cztery rodzaje przeglądów: zaangażowania w projekt, rozpoczęcia, postępów i zamknięcia. Celem tych przeglądów jest sprawdzenie standardów projektu, jego statusu i problemów oraz tego, czy konieczne są aktualizacje planu ograniczania ryzyka.

Jednym ze sposobów przeprowadzania przeglądów projektu jest przypisywanie kolorów wskazujących poziom ważności (czerwony/żółty/zielony) do różnych aspektów projektu, takich jak realizacja, zarządzanie klientami, zespół i budżet. W ten sposób najpilniejsze kwestie mogą być poruszane i rozwiązywane na spotkaniach kierownictwa. 

4. Szkolenie z zarządzania projektami

Zarządzanie projektami może być stresujące bez odpowiedniego szkolenia i zasobów. EPMO inwestują w PMO, zapewniając szkolenia, które pomagają kierownikom projektów rozwijać umiejętności techniczne i zarządcze wymagane do wykonywania pracy. Szkolenia mogą być prowadzone przez wewnętrznych lub zewnętrznych ekspertów w zakresie zarządzania projektami.

Ponadto EPMO zapewniają mentorów dla kierowników projektów, którzy wspierają ich podczas planowania i realizacji projektu, podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów.  

5. Zarządzanie eskalowanymi problemami

Eskalacja w zarządzaniu projektami przenosi problem na wyższy poziom priorytetu. Problemy te mogą wymagać interwencji zespołu wykonawczego. Aby usprawnić system zarządzania problemami, EPMO odpowiada za opracowanie wspólnych zasad i procesów eskalacji, które są stosowane we wszystkich działach. 

EPMO dokonuje przeglądu listy otwartych, eskalowanych problemów na spotkaniach kierownictwa, aby zidentyfikować ich wspólne przyczyny i zaproponować wszelkie niezbędne zmiany na poziomie działu, systemu lub organizacji. 

6. Rozliczanie czasu

Czas może mieć kluczowe znaczenie w cyklu życia projektu. Posiadanie solidnego systemu śledzenia czasu pozwala precyzyjnie mierzyć, na co jest on poświęcany w projekcie. EPMO może wykorzystywać dane z kart czasu pracy każdego zespołu do opracowywania wytycznych dotyczących planowania i szacowania przyszłych projektów.

7. System informacyjny

System informatyczny jest podstawą EPM. Korzystanie z solidnego oprogramowania do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie może przynieść ogromne oszczędności czasu, jeśli chodzi o planowanie, raportowanie i śledzenie projektów. 

Na przykład narzędzie do raportowania w Asanie umożliwia śledzenie postępów projektów w czasie rzeczywistym i zapewnia elastyczność w gromadzeniu i udostępnianiu statystyk zespołom projektowym i działom. 

Zebrane dane projektowe mogą być wykorzystane w czterech rodzajach raportów:

1. Wykorzystanie zasobów

2. Wykorzystanie zasobów

3. Postęp projektu

4. Aktywność w ramach projektu

Statystyki zawarte w tych raportach pozwolą Ci lepiej wspierać zespół w wykonywaniu pracy.  

Jak wdrożyć zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie

Jeśli Twoje zespoły mają trudności ze śledzeniem bieżących projektów i skutecznym monitorowaniem postępów i wyników, EPM może być dobrym rozwiązaniem. 

Po pierwsze, należy skonfigurować strukturę firmy tak, aby wspierała system EPM, co może wymagać wprowadzenia zmian w firmie. Przed przejściem na EPM zespół zarządzający musi przeanalizować bieżącą strukturę firmy, zidentyfikować potencjalne bariery z operacyjnego punktu widzenia i zdecydować, czy jest to dobra strategia w dłuższej perspektywie.

Gdy Twoja firma będzie gotowa do wdrożenia EPM, wykonaj następujące kroki, aby rozpocząć:

1. Określ, w jaki sposób EPM będzie używane

Pierwszy krok polega na określeniu, w jaki sposób EPM będzie wykorzystywane poprzez przegląd bieżących procesów i identyfikację problemów. Rozważ następujące pytania:

• Jakie są obowiązki biura zarządzania projektami?

• Jakie zasoby są potrzebne do tego kroku?

• W jaki sposób EPM przyczyni się do realizacji strategicznych celów firmy?  

• Kto przyjmie na siebie nowe role?

Każde z tych pytań pomoże Ci wdrożyć skuteczny proces EPM.  

2. Zaangażowanie interesariuszy

Następny etap polega na przekazaniu planu interesariuszom lub członkom zarządu. Wyjaśnij korzyści płynące z przejścia na EPM i sposób jego realizacji. 

3. Wdrożenie procesów EPM

Aby uruchomić EPM, musisz utworzyć listę wymagań i faz dla swojego planu wdrożenia. Lista ta powinna zawierać szczegółowe informacje na temat zmian w bieżących zespołach, technologiach i szkoleniach, które zostały uzgodnione z interesariuszami. Wdrożenie może być stopniowe lub mieć ustaloną datę.

4. Monitoruj wdrażanie EPM

Przeprowadzaj okresowe przeglądy postępów we wdrażaniu EPM. Sprawdź, jak radzi sobie nowy Biuro Zarządzania Projektami w przedsiębiorstwie, jak dobrze współpracuje z innymi biurami zarządzania projektami i zidentyfikuj potencjalne wyzwania w miarę postępu zmian. Jest to również odpowiedni moment, aby zgłosić wszelkie problemy zespołowi zarządzającemu i w razie potrzeby wprowadzić zmiany w planie wdrożenia. 

Wraz ze zmianami w zespołach dział kadr może również potrzebować modyfikacji procesów w celu wsparcia nowego modelu EPM. Członkowie zespołu EPMO mogą również wymagać dodatkowych zasobów, takich jak sprzęt, oprogramowanie EPM i odpowiednie szkolenia. 

Metody zarządzania projektami w przedsiębiorstwie

Nie ma uniwersalnego podejścia do EPM, ponieważ zależy ono od zasobów, procesów i celów Twojej firmy. Oto kilka sposobów, w jakie EPM można zintegrować z bieżącymi procesami zarządzania projektami.

Wybór projektu

Jest to proces oceny pomysłów na projekty i priorytetyzacji tych, które wspierają ogólny cel organizacji. Projekty muszą zostać zatwierdzone i przyczyniać się do sukcesu organizacji, w przeciwnym razie mogą marnować zasoby firmy. 

Planowanie projektu

Przed rozpoczęciem projektu ważne jest, aby rozpocząć od jasnego planu projektu z określonymi etapami. Jest to szczególnie ważne w przypadku złożonych projektów, które mają dłuższe terminy lub wymagają współpracy wielu działów. Podczas planowania pomocne może być użycie wykresów Gantta lub tablic Kanban do podziału i zaplanowania zadań. Biuro zarządzania projektami (EPMO) powinno ustalić standardy tworzenia planów projektów i prognozowania budżetu. 

Zakończenie projektu

Nie wszystkie wybrane projekty okażą się udane lub przyniosą oczekiwane rezultaty. Kierownicy projektów w przedsiębiorstwie powinni być w stanie rozpoznać projekty, które mają potencjał, aby zapewnić obiecane zwroty, oraz projekty o słabszych wynikach, które należy zakończyć wcześniej. EPMO powinno również opracować plany zakończenia zarówno udanych, jak i nieudanych projektów.

Kontrola projektu

Kontrola projektu to procesy gromadzenia danych projektowych i śledzenia postępów. Działania mogą obejmować monitorowanie kosztów, tworzenie struktury podziału pracy w celu wizualizacji produktów końcowych oraz opracowywanie strategii poprawy wydajności projektu.

Standaryzacja procesów zarządzania projektami za pomocą EPM usprawni przyszłe cykle życia projektów, co przyniesie korzyści zarówno PMO, jak i samej firmie. 

EPMO a PMO

Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie i tradycyjne zarządzanie projektami mają podobne obowiązki, ale różnią się celem i zakresem. Poniżej znajduje się bardziej szczegółowe porównanie tych dwóch systemów.

Tradycyjne zarządzanie projektami

Według Paula Dinsmore 'a z Project Management Institute (PMI) zarządzanie projektami koncentruje się na tym, jak zrealizować projekt „skutecznie i wydajnie”. 

• Jak to działa: biuro zarządzania projektami (PMO) jest odpowiedzialne za planowanie, zarządzanie i realizację projektów w celu spełnienia wymagań bez konieczności koncentrowania się na celach firmy na wysokim szczeblu. PMO działają na poziomie taktycznym i operacyjnym oraz podlegają EPMO. 

• Wymagania: kierownicy projektów powinni być biegli w prowadzeniu zespołu, komunikacji i rozwiązywaniu problemów. Kierownicy projektów powinni być dobrze zorientowani w tworzeniu map drogowych projektów, planowaniu i zarządzaniu zadaniami. Ponadto powinni znać różne style zarządzania, takie jak Agile, Scrum i model kaskadowy.  

Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie (EPM)

Według Dinsmore EPM koncentruje się na tym, jak sprawić, aby business był „bardziej adaptacyjny, responsywny, a tym samym bardziej dochodowy w szybko zmieniającym się środowisku wieloprojektowym”.

• Jak to działa: EPMO mają podobne obowiązki jak PMO, z dodatkowym zadaniem polegającym na dostosowaniu portfolio projektów do celów całej firmy. EPMO działają również na poziomie strategicznym. 

• Wymagania: kierownicy projektów korporacyjnych muszą zwracać uwagę na szczegóły, umieć równoważyć zależności między różnymi projektami oraz dobrze rozumieć firmę i branżę. Stanowisko to może wymagać specjalistycznego szkolenia w celu zdobycia dodatkowych umiejętności technicznych. 

Niezależnie od różnic, PMO i EPMO mogą współpracować, aby zapewnić widoczność projektów realizowanych w całej firmie. 

Korzyści z zarządzania projektami w przedsiębiorstwie

Największą zaletą wprowadzenia EPM w firmie jest to, że może ono znacznie poprawić bieżące praktyki zarządzania projektami, aby lepiej dostosować je do strategicznych celów firmy. 

Oto, w jaki sposób EPM może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi. 

Zapewnia zasoby, których potrzebujesz

Biuro EPMO zajmuje się przydzielaniem zasobów, aby zapewnić Ci zasoby potrzebne do realizacji projektów. Może również rozpoznawać i zwracać uwagę na niedofinansowane projekty, które mają potencjał. I odwrotnie, może zidentyfikować projekty o niskiej wydajności i zalecić niezbędne zmiany w celu ograniczenia strat.  

Zapewnia dodatkowe wsparcie dla Twojego zespołu

Jeśli kiedykolwiek napotkasz problemy, które wykraczają poza zakres Twojej roli, możesz poprosić o pomoc EPMO. Jego członkowie udzielą wskazówek, jak rozwiązać problemy lub poproszą zespół przywódczy o interwencję w razie potrzeby. Biuro może również zapewnić mentoring i szkolenia wspierające rozwój zawodowy.   

Poprawia wskaźniki sukcesu projektów

Zespoły spędzają co tydzień o 30% więcej czasu na powielaniu pracy. EPM pomaga rozwiązać ten problem i poprawić wydajność, analizując dane dotyczące czasu pracy zespołu i identyfikując sposoby usprawnienia przepływu pracy w projekcie, aby upewnić się, że czas jest dobrze wykorzystywany.

Poprawia ogólne standardy zarządzania projektami

Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie obejmuje ustanowienie spójnej struktury raportowania, procesów zarządzania ryzykiem oraz centralizację zarządzania projektami i zadaniami. Postępowanie zgodnie z tymi wytycznymi pomoże Ci utrzymać dobrą organizację podczas koordynowania projektów i raportowania do biura zarządzania projektami w przedsiębiorstwie. 

Przenieś zarządzanie projektami na poziom przedsiębiorstwa

Przejście na EPM to duży krok dla firmy, ponieważ może wiązać się z pewną restrukturyzacją, ale w dłuższej perspektywie poprawi zarządzanie projektami na wszystkich poziomach. 

Definiując nowe procesy zarządzania projektami, skorzystaj z narzędzi EPM, takich jak oprogramowanie do zarządzania projektami, aby wygodniej planować projekty i tworzyć raporty. 

Zarządzanie projektami na poziomie całej firmy może wymagać dużego nakładu pracy. Przeczytaj nasz przewodnik po 9 strategiach skutecznego zarządzania wieloma projektami.