20 najlepszych wykresów do zarządzania projektami i wizualizowania postępów

Niezależnie od tego, czy jest to Twoje stanowisko, bycie kierownikiem projektu oznacza znajdowanie sposobów na efektywniejsze wykonywanie pracy. W przypadku zespołów pracujących w sprintach lub wykonujących zadania iteracyjne wizualizacja zadań może pomóc usprawnić komunikację i zapewnić przejrzystość. 

Wykresy do zarządzania projektami pomagają w rozwiązywaniu problemów, umożliwiając członkom zespołu wizualizację zadań i zrozumienie, w jaki sposób ich praca łączy się z szerszymi celami biznesowymi. Istnieje wiele różnych rodzajów wykresów, od wykresów Gantta po schematy blokowe. Mogą to być wykresy do planowania i przydzielania zasobów, takie jak wykresy Gantta, struktura podziału pracy (WBS) i metoda krytycznego ścieżki (CPM), wykresy do realizacji, takie jak tablice Kanban i osie czasu, oraz wykresy do raportowania, takie jak wykres słupkowy i wykres spalania. 

Przygotowaliśmy zestawienie 20 najbardziej efektywnych wykresów do zarządzania projektami w każdej z tych kategorii i opisaliśmy, w jaki sposób każdy z nich może przynieść korzyści Twojemu zespołowi i pomóc Ci osiągnąć cele.

Rodzaje wykresów do zarządzania projektami

Zarządzanie projektami obejmuje szereg zadań i obowiązków, dlatego wykorzystuje różne typy wykresów, aby sprostać różnym wymaganiom i etapom w ramach projektu. Każdy rodzaj wykresu do zarządzania projektami zapewnia inną perspektywę, która pomaga kierownikom projektów w wizualizacji, planowaniu i komunikowaniu kluczowych aspektów projektów.

Wybór najlepszego wykresu do zarządzania projektami zależy od takich czynników, jak zakres projektu, etap jego cyklu życia oraz rodzaj informacji, które należy przekazać interesariuszom. 

Najlepsze wykresy do zarządzania projektami w zakresie planowania i przydzielania zasobów

W zarządzaniu projektami często błędnie uważa się, że wykresy projektów są przydatne tylko do raportowania. W rzeczywistości niektóre z najcenniejszych wykresów projektowych to te, które pomagają planować projekty i przygotować zespół na sukces. 

Korzystanie z wykresów projektów do planowania i przydzielania zasobów może przynieść korzyści zespołowi na wszystkich poziomach: 

• Poszczególni współpracownicy mają jasny sposób na wizualizację nadchodzącej pracy.

• Liderzy zespołów mogą zadbać o to, aby dysponować wystarczającymi zasobami do osiągnięcia celów na czas.

Interesariusze uzyskują ogólny przegląd nadchodzących prac, co zwiększa zaangażowanie i poparcie.

Poniżej przedstawiamy dziewięć najlepszych wykresów do zarządzania projektami, które pomogą Ci w planowaniu i przydzielaniu zasobów: 

1. Wykresy Gantta

Wykres Gantta to poziomy wykres słupkowy używany do wizualizacji harmonogramu projektu poprzez przedstawienie zadań w czasie. Na tym wykresie każdy słupek oznacza zadanie lub przedsięwzięcie, a jego długość określa, jak długo powinno ono trwać. Użyj wykresów Gantta, aby zwizualizować oś czasu, zadania i cele w danym projekcie. 

Wykresy Gantta zyskały popularność w latach 1910. za sprawą Henry'ego Gantta, który nie był jednak ich pierwotnym twórcą. Wykresy Gantta przeszły długą drogę od czasu, gdy były używane do rejestrowania godzin pracy w fabrykach. Dziś służą do śledzenia postępów projektu w czasie rzeczywistym, wizualizacji zależności między zadaniami i przedstawiania ważnych kamieni milowych. 

Najlepszy dla: zespoły, które chcą wizualnie nakreślić plan projektu, aby móc koordynować zależne zadania i dotrzymywać terminów. Wykresy Gantta są pomocne w planowaniu i ustalaniu harmonogramu projektów od początku do końca. 

2. Struktura podziału pracy (WBS)

Struktura podziału pracy to metoda służąca do wizualnego podziału działań projektowych na mniejsze jednostki. Ty i Twój zespół projektowy możecie użyć struktury podziału pracy, aby zwizualizować wymagane produkty końcowe i zależności, jednocześnie usprawniając komunikację.

W strukturze podziału pracy istnieją trzy poziomy, które obejmują zadania nadrzędne, zależności i zależności podrzędne. Te poziomy dzielą zadania na najprostsze formy, pokazując pracę wymaganą do ukończenia zadania nadrzędnego. Wypróbuj szablon struktury podziału pracy, aby zastosować tę strukturę w swoim kolejnym złożonym projekcie.

Najlepszy dla: zespoły pracujące nad złożonymi projektami, które chcą podzielić zadania na mniejsze części. WBS pomaga wizualizować zależności, łącząc zadania z większymi celami. 

3. Metoda ścieżki krytycznej (CPM)

Ścieżka krytyczna to najdłuższa sekwencja czynności, które zespół musi wykonać w terminie, aby cały projekt został ukończony. Metoda ścieżki krytycznej to technika używana do określenia ilości czasu wymaganej do wykonania każdego z tych działań. 

Opóźnienia w realizacji zadań krytycznych mogą mieć wpływ na cały projekt, dlatego metoda ścieżki krytycznej pomaga lepiej przydzielać zasoby i unikać wąskich gardeł. Po określeniu ścieżki krytycznej możesz zaplanować zadania z odpowiednim wyprzedzeniem, aby zespół mógł ukończyć projekt zgodnie z harmonogramem. 

Najlepszy dla: zespoły, które chcą ukończyć projekt w możliwie najbardziej efektywnym czasie. Ten rodzaj wykresu do zarządzania projektami pomaga zaplanować produkty końcowe i daty wykonania projektu. 

4. Wykresy PERT

Skrót PERT (ang. Program Evaluation and Review Technique) oznacza probabilistyczną metodę planowania i kontroli projektu. Wykres PERT to narzędzie używane do planowania, organizowania i mapowania zadań w projekcie. Możesz go użyć, aby uzyskać wizualną reprezentację osi czasu projektu, która rozbija poszczególne zadania.

Celem wykresu PERT jest lepsze zrozumienie, jak połączyć zadania ze sobą, dając jasny obraz zależności. Możesz użyć tego wykresu do zarządzania projektami, aby ocenić wymagane zasoby i oszacować czas trwania zadania oraz przydział zespołu.

Najlepszy dla: zespoły pracujące nad projektem ze złożonymi zależnościami podrzędnymi. Wykres PERT pomaga dokładnie przydzielać zasoby, dzięki czemu terminy są dotrzymywane. 

5. Schematy blokowe

Schemat blokowy to diagram przedstawiający graficznie kroki, sekwencje i decyzje dotyczące przepływu pracy. Możesz użyć schematu blokowego, aby zaplanować, zwizualizować i udokumentować ważne kroki w procesie. 

Schemat blokowy może zawierać różne narzędzia do wizualizacji, takie jak wykres PERT lub diagram swimlane. Schemat blokowy może być używany do różnych celów, w tym do upraszczania złożonych przepływów pracy, organizowania zadań i identyfikowania wąskich gardeł. 

Najlepszy dla: zespoły mające trudność z rozwiązywaniem wąskich gardeł i organizowaniem zadań. Schemat blokowy ułatwia wizualizację problemów i rozwiązań w projekcie. 

6. Diagramy sieciowe

Diagram sieciowy składa się z pól i strzałek, które przedstawiają zadania i wizualizują, czy są one krytyczne, czy nie. Jest to jedno z wielu narzędzi do równoważenia zasobów, które służy do dostosowywania dat projektu i oceny dostępnych zasobów. 

Użyj diagramu sieciowego, aby zmapować chronologię i harmonogram zadań w projekcie.  Zaplanuj czas trwania projektów i śledź postępy za pomocą diagramu sieciowego.  

Najlepszy dla: zespoły mające trudności z utrzymaniem projektów na właściwych torach i ustalaniem priorytetów. Diagram sieciowy pomaga nadać priorytet kluczowym zadaniom. 

7. Schematy macierzowe

Schemat macierzowy pomaga zrozumieć zależności między zestawami danych, funkcjami i elementami projektu. Możesz użyć tego schematu do identyfikacji problemów, przydzielania zasobów i oceny obszarów możliwości w projekcie. 

Istnieje wiele różnych wykresów macierzowych, w tym w kształcie litery L, Y, C, T i X. Przeanalizuj cel i punkty danych projektu, aby wybrać odpowiedni schemat dla swojego zespołu. 

Najlepszy dla: zespoły pracujące nad projektami opartymi na danych, które potrzebują pomocy w łączeniu zadań z celami. Schemat macierzowy pomaga zespołowi zrozumieć związek między danymi a celami. 

8. Diagram przyczynowo-skutkowy

Diagram przyczynowo-skutkowy jest pomocny podczas burzy mózgów, szczególnie gdy zespół identyfikuje i analizuje potencjalne przyczyny konkretnego problemu w projekcie. Ten wykres do zarządzania projektami pomaga zidentyfikować czynniki, które mogą nie być od razu widoczne.

Diagramy przyczynowo-skutkowe umożliwiają członkom zespołu przeprowadzenie dogłębnej analizy poprzez wizualne wyróżnienie zmiennych projektu i ich potencjalnych skutków. Jest to przydatne narzędzie do dzielenia skomplikowanych problemów na łatwiejsze do opanowania części, umożliwiające rygorystyczne spojrzenie na każdy element i jego wpływ na projekt.

Najlepszy dla: zespoły, które mają do czynienia ze złożonymi problemami, zwłaszcza w projektach, w których wskazanie i zrozumienie przyczyn źródłowych ma kluczowe znaczenie dla skutecznego rozwiązania problemów i powodzenia projektu.

9. Wykres analizy SWOT

Wykres analizy SWOT ocenia mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia związane z projektem. Podczas pracy nad projektami Agile tego rodzaju przegląd jest szczególnie ważny przy opracowywaniu dobrych strategii i podejmowaniu mądrych wyborów.

Ten wykres do zarządzania projektami umożliwia zespołom dostosowanie celów do wewnętrznych mocnych i słabych stron, a także zewnętrznych szans i zagrożeń. Pomaga to zrozumieć ich pozycję w obliczu wyzwań związanych z projektem i zmian na rynku.

Najlepszy do: zespoły Agile, które chcą dostosować i zmienić swoje strategie w odpowiedzi na zmieniającą się dynamikę projektu i czynniki zewnętrzne.

Wykresy do zarządzania projektami najlepiej sprawdzają się podczas realizacji

Po zakończeniu procesu planowania użyj wykresów projektów, aby wykonać swoją pracę. Śledź dokładnie, kto, co, na kiedy i dlaczego musi wykonać. Utrzymuj swój zespół na właściwych torach dzięki centralnemu źródłu informacji i informuj go o wszelkich zmianach w czasie rzeczywistym. 

Przyjrzyjmy się sześciu najlepszym wykresom do zarządzania projektami, które pomogą Ci w realizacji pracy: 

10. Tablice Kanban

Tablice Kanban to sposób na wizualizację pracy do wykonania, zwłaszcza gdy przechodzi ona przez kolejne etapy. Być może znasz tablice Kanban w formie tablicy lub kartki papieru z karteczkami samoprzylepnymi.

Wirtualne tablice Kanban to bardziej dynamiczne narzędzia do zarządzania zadaniami. Umożliwiają one śledzenie postępów w realizacji zadań na różnych etapach w czasie rzeczywistym. Chociaż etapy te różnią się w zależności od zespołu, w Twoim przypadku mogą to być: Nowe, Gotowe, W toku, W przygotowaniu, Wstrzymane i Ukończone.

Najlepszy dla: zespoły, które dążą do ciągłego doskonalenia i wolą pracować etapami, uzyskując jasno określone rezultaty. Ten wykres do zarządzania projektami pomaga zwizualizować etapy projektu. 

11. Wykresy Pareto

Zasada Pareto zakłada, że 20% nakładów pracy i wysiłku odpowiada za 80% rezultatów. Użyj wykresu Pareto, aby zwizualizować zadania w projekcie w oparciu o zasadę 80/20. Jest to doskonałe narzędzie do wizualizacji danych, które zazwyczaj łączy elementy wykresu słupkowego i liniowego, gdzie poszczególne zadania są przedstawiane jako słupki na osi pionowej, a ich skumulowany wpływ jest pokazany na wykresie liniowym na osi poziomej. 

Możesz użyć tego typu wykresu do zarządzania projektami, aby określić priorytety i podejmować najlepsze decyzje dla swojego zespołu. Zastanów się, które zadania będą miały największy wpływ, a zajmą tylko 20% czasu Twojego zespołu. Pomoże to dostosować mniejsze zadania do większych celów i nadać zespołowi jasny kierunek. 

Najlepszy dla: zespoły o dużym obciążeniu pracą, które potrzebują pomocy w ustalaniu priorytetów projektów. Wykres Pareto pomaga uporządkować zadania według priorytetów, aby można było skupić się na tych o największym wpływie. 

12. Macierz RACI

Macierz RACI, określając role i obowiązki w zespołach projektowych, zachęca do odpowiedzialności i otwartości. Każdy członek zespołu jest przypisany do jednej z czterech ról: odpowiedzialny (Responsible), nadzorowany (Accountable), konsultowany (Consulted) lub informowany (Informed). Macierz RACI, określając odpowiedzialność za zadania, zapewnia, że każdy członek zespołu ma jasność co do swoich obowiązków i wymagań.

Ten wykres do zarządzania projektami jest szczególnie skuteczny w minimalizowaniu nieporozumień i zapewnianiu, że wszyscy interesariusze są na bieżąco przez cały cykl życia projektu.

Najlepszy do: projekty z wieloma interesariuszami korzystają na tym podejściu, ponieważ upraszcza ono komunikację, wyjaśnia role i obowiązki oraz zmniejsza możliwość powielania lub pomijania zadań.

13. Osie czasu projektów

Oś czasu projektu pomaga trzymać się harmonogramu, aby dotrzymać terminów. Zaplanuj postępy w realizacji projektu i połącz mniejsze zadania z większymi celami biznesowymi za pomocą osi czasu projektu. 

Aby rozpocząć, utwórz oś czasu projektu, wymieniając zadania do wykonania, szacując czas trwania każdego przedsięwzięcia i określając zależności. Gdy oś czasu będzie gotowa, udostępnij ją wszystkim interesariuszom projektu, aby mieli wgląd w Twoje przedsięwzięcia i terminy w czasie rzeczywistym, a także we wszelkie zmiany wprowadzane w trakcie realizacji projektu. 

Najlepszy dla: zespoły, które chcą dotrzymywać napiętych terminów. Osie czasu projektów pomagają zwizualizować pracę potrzebną do osiągnięcia celów. 

14. Diagramy rybiej ości

Użyj diagramu rybiej ości (Ishikawy), aby przedstawić problemy lub wąskie gardła w projekcie. Ten rodzaj diagramu jest również powszechnie nazywany wykresem przyczynowo-skutkowym. Na diagramie Ishikawy głowa ryby reprezentuje problem lub wąskie gardło, które próbujesz rozwiązać, podczas gdy ości reprezentują różne kategorie i powiązane zadania. 

Możesz użyć diagramu rybiej ości, aby rozwiązać problemy związane z przyczynami źródłowymi z pomocą członków zespołu. Przykładami problemów są brak zasobów i nieprawidłowe dane projektu. 

Najlepszy dla: zespoły mające trudności z rozwiązywaniem problemów projektowych w czasie rzeczywistym. Diagram rybiej ości pomaga powiązać problemy z potencjalnymi rozwiązaniami, dzięki czemu można określić najlepsze kolejne kroki. 

15. Karta kontrolna

Karta kontrolna to sposób na wizualizację zmian w projekcie. Możesz użyć karty kontrolnej, aby zrozumieć, ile czasu zajmuje ukończone zadanie w porównaniu z przydzielonymi zasobami. Dzięki temu uzyskasz prawdziwy obraz postępów projektu w czasie. 

Aby utworzyć kartę kontrolną, zacznij od określenia górnej i dolnej granicy, takiej jak czas trwania zadania lub liczba zasobów, aby przedstawić ustalone kamienie milowe. Nieprzewidywalne zmiany, które przekraczają te limity, oznaczają drastyczne wahania. Po zidentyfikowaniu tych wahań za pomocą karty kontrolnej możesz szybko je rozwiązać.

Najlepszy dla: zespoły, które mają trudności z rozwiązywaniem problemów, które opóźniają projekty lub powodują ich opóźnienie. Ten rodzaj wykresu do zarządzania projektami pomaga utrzymać się na właściwych torach przy przydzielonych zasobach.

Wykresy do zarządzania projektami przydatne w raportowaniu

Krytyczną, ale czasami pomijaną częścią zarządzania projektami jest raportowanie o pracy po jej zakończeniu. Osiągnięcie celów projektu to świetny wynik, ale bez możliwości raportowania pracy zespół nie może wyciągnąć wniosków z sukcesów ani błędów. 

Skuteczne wykresy projektowe do raportowania dają możliwość wyciągnięcia cennych wniosków z projektu i zastosowania ich w przyszłości. 

Na początek zapoznaj się z tymi pięcioma rodzajami wykresów do raportowania:

16. Wykresy słupkowe

Wykres słupkowy to tradycyjne podejście do wizualizacji danych projektu. Jego celem jest pomiar zmiennych projektu na podstawie kamieni milowych. Dzięki prostemu formatowi i wszechstronnym komponentom nic dziwnego, że tak wiele zespołów korzysta z wykresów słupkowych. 

Możesz utworzyć wykres słupkowy, nanosząc wybrane zmienne, takie jak godziny zadania lub koszt projektu, na osiach X i Y. Taki układ pozwala szybko przyswoić dane projektowe i udostępnić je kluczowym interesariuszom. 

Wykresy słupkowe można tworzyć ręcznie, ale najlepszym sposobem jest użycie uniwersalnego narzędzia do raportowania. Gdy wykres słupkowy jest bezpośrednio połączony z pracą zespołu, możesz ograniczyć pracę ręczną i powielanie zadań oraz poświęcić więcej czasu na ważne inicjatywy.

Najlepszy dla: zespoły poszukujące prostego sposobu na wizualizację elementów projektu. Wykres słupkowy pomaga analizować różne zmienne projektu w odniesieniu do celów 

17. Wykresy spalania

Wykres spalania to wizualne przedstawienie pozostałej do wykonania pracy na tle czasu potrzebnego do jej ukończone. Możesz użyć wykresu spalania, aby oszacować czas trwania zadania, przeanalizować problemy i określić datę ukończenia projektu.

Celem tego wykresu do zarządzania projektami jest dokładne planowanie przyszłych zasobów na podstawie danych. Aby utworzyć wykres spalania, należy na wykresie zestawić szacowany czas trwania zadania z rzeczywistym czasem. Dzięki temu zobaczysz, jak wygląda idealny czas pracy w porównaniu z rzeczywistym. 

Najlepszy dla: zespoły, które chcą analizować szacowany czas pracy w porównaniu z rzeczywistym. Wykres spalania pomaga określić daty wykonania projektu. 

18. Wykresy wykonanej pracy

Wykres wykonanej pracy różni się od wykresu spalania tym, że przedstawia ilość pracy pozostałej do ukończenia, a nie czas jej trwania. Krótko mówiąc, śledzi postępy projektu, a nie czas. 

Aby utworzyć wykres wykonanych zadań, należy zestawić idealną liczbę pozostałych zadań z rzeczywistą liczbą pozostałych zadań. Dzięki temu łatwo zorientujesz się, gdzie potrzebne są dodatkowe zasoby. Możesz użyć zarówno wykresu spalania, jak i wypalania, aby uzyskać pełny obraz wydajności zespołu.

Najlepszy dla: zespoły, które chcą analizować szacowaną i rzeczywistą ilość pracy. Wykres wykonania pomaga określić przydział zasobów. 

19. Wykresy kołowe

Wykres kołowy to tradycyjny wykres podobny do wykresu słupkowego, ale różniący się układem wizualnym. Wykres kołowy przedstawia poszczególne elementy projektu. Na przykład, jeśli przewidujesz, że faza badawcza będzie stanowić 10% projektu, a przekracza 20%, wiesz, gdzie rozpocząć analizę obszarów wymagających poprawy.

Możesz użyć wykresu kołowego, aby śledzić istotne elementy dużego projektu, aby lepiej zrozumieć alokację zasobów oraz ważne wskaźniki i statystyki. 

Najlepszy dla: zespoły, które chcą zrozumieć podział danego projektu. Ten wykres do zarządzania projektami pomaga zespołowi wizualizować wiele komponentów względem siebie, aby określić, na co poświęca się najwięcej czasu lub zasobów. 

20. Wykres raportu o statusie

Wykres raportu o statusieżany również pulpitem nawigacyjnym, oferuje szczegółowe aktualizacje i przeglądy postępów projektu. Łącząc widoki osi czasu i wizualizację danych, wykres raportu o statusie zapewnia jasne i zwięzłe przedstawienie bieżącego statusu projektu, kamieni milowych i potencjalnych wyzwań.

Ten kompleksowy wykres do zarządzania projektami służy jako wizualne podsumowanie, pokazując kluczowe aspekty, takie jak postęp, alokacja zasobów, stan budżetu i nadchodzące terminy. Jest to cenne narzędzie do informowania i angażowania interesariuszy, które jednocześnie ułatwia podejmowanie decyzji w oparciu o dane.

Najlepszy wybór dla projektów, w których interesariusze muszą być regularnie informowani o postępach i statusie.

Zalety wykresów do zarządzania projektami

Skuteczne zarządzanie projektami jest kluczem do sukcesu każdego przedsięwzięcia, dużego lub małego. Możesz poprawić skuteczność i przejrzystość planowania i realizacji projektu, wdrażając różne rodzaje wykresów do zarządzania projektami. Wykresy te są nie tylko narzędziami dla organizacji, ale mają kluczowe znaczenie dla pomyślnej realizacji projektu. Oto kilka najważniejszych zalet:

• Wizualizacja złożonych danych. Wykresy do zarządzania projektami przekształcają złożone dane projektowe w przejrzyste, łatwe do zrozumienia formaty wizualne. To uproszczenie jest niezbędne, aby wszyscy członkowie zespołu mogli zrozumieć informacje i wykorzystać je w praktyce. Ułatwia to podejmowanie decyzji i pomyślne zakończenie projektu.

• Lepsze planowanie projektów: wykresy do zarządzania projektami są niezbędne przy tworzeniu szczegółowych planów i harmonogramów. Stanowią one mapę drogową projektu, uwypuklając kluczowe kamienie milowe i terminy, które są niezbędne do utrzymania projektu na właściwych torach i zapewnienia jego terminowego ukończenia.

• Usprawniona komunikacja w zespole: jednym z największych wyzwań w każdym projekcie jest utrzymanie jasnej i spójnej komunikacji. Wykresy oferują wizualną reprezentację statusu projektu i aktualizacji, ułatwiając członkom zespołu pozostawanie na bieżąco i koordynację działań.

• Śledzenie i raportowanie postępów: monitorowanie bieżącego postępu projektu jest ważne. Wykresy do zarządzania projektami to wizualne narzędzie do śledzenia postępów w realizacji zaplanowanych celów. Ułatwiają one raportowanie statusu projektu interesariuszom i wprowadzanie niezbędnych korekt.

Wizualizacja pracy i zwiększenie przejrzystości

Wykres do zarządzania projektami może pomóc Twojemu zespołowi lepiej przyswoić informacje o projekcie dzięki prostym wizualizacjom. Może to pomóc w usprawnieniu planowania projektu poprzez ustalenie jasnych oczekiwań z wyprzedzeniem. 

Chociaż istnieje wiele różnych typów wykresów projektów, oprogramowanie do zarządzania projektami ułatwia tworzenie diagramów. Narzędzie do zarządzania projektami może pomóc Ci osiągnąć cele, od przełączania się między projektami i zadaniami po przechowywanie informacji zwrotnych i komunikacji zespołu w jednym miejscu.