SIPOC-sjabloon

Als je al lang zaken doet, zijn je processen waarschijnlijk automatismen geworden - je gaat erdoor zonder er zelfs bij na te denken. Maar het is niet omdat jij ze vanbinnen en vanbuiten kent, dat je belanghebbenden dat ook doen. Deze stappen uitschrijven, kan helpen om belanghebbenden exact te tonen hoe jij te werk gaat, zodat er minder ruimte is voor verwarring.

En dit is waar je SIPOC-sjabloon nuttig kan zijn. Het is een tool waarmee je je operationele processen kunt visualiseren en optimaliseren.

Wat is een SIPOC-diagram?

Een SIPOC-diagram geeft een algemeen overzicht van klantcentrale stappen voor leveranciers, inputs, proces, outputs en klanten. Het doel is om belanghebbenden een idee te geven van het grotere plaatje en hoe je processen werken, zonder al teveel specifieke details. SIPOC-diagrammen worden vaak gebruikt in de 'definiëring'-fase van Six Sigma of andere soorten van lean projectbeheer - projectbeheerraamwerken die processen stroomlijnen om fouten of inconsistentie in het eindproduct te verminderen.

SIPOC is een afkorting die staat voor:

• Suppliers: de inputs die je proces van start laten gaan.

• Inputs: de middelen die je proces nodig heeft om te functioneren.

• Proces: het procesoverzicht.

• Outputs: de resultaten en uitkomsten van het proces.

• Customers: de personen die de outputs of voordelen ontvangen.

SIPOC-diagrammen zijn visuele tools. Het diagram werkt als een stroomdiagram of proceskaart en beweegt van het ene onderdeel van je proces naar het andere met alleen de relevante elementen en algemene stappen betrokken bij elk onderdeel.

Voordelen van het gebruik van een SIPOC-sjabloon

Als je regelmatig SIPOC-diagrammen gebruikt, maak je best een sjabloon. Zo hoef je niet telkens een nieuw aan te maken. Dit zal je niet alleen tijd en energie besparen (wat het sowieso zal doen), maar het is ook afgestemd op de lean Six Sigma-methodologie. Het idee achter Six Sigma is namelijk om fouten in procesoutputs te verminderen, en door een sjabloon voor je SIPOC-diagrammen te gebruiken, verminder je uitermate menselijke fouten. Met een sjabloon maakt het niet uit wie het SIPOC-diagram maakt, je bent zeker dat het consistent zal zijn.

Een SIPOC-sjabloon gebruiken

Je SIPOC-sjabloon ondersteunt het bedrijfsprocesbeheer - een manier om je bedrijfsprocessen te analyseren en verbeteren. Je kunt je SIPOC-sjabloon gebruiken als onderdeel van je bedrijfsprocesbeheer om te verzekeren dat de processen opgenomen in je SIPOC-diagrammen consistent zijn en voldoen aan je standaarden. Nadat je je SIPOC-model hebt gefinetuned en opgeslagen als sjabloon, kunnen teamleden dit sjabloon gebruiken om een nieuw diagram te maken om elk SIPOC-proces te documenteren.

Door je SIPOC-sjabloon samen te voegen met je bedrijfsproces-workflow vereenvoudig en stroomlijn je de manier waarop je SIPOC-diagrammen maakt. Door een sjabloon te integreren in je werkbeheersoftware kun je eenvoudig je sjabloon dupliceren met één enkele klik, het delen met belanghebbenden en je processen coördineren overheen teams. Je kunt zelfs teamleden toewijzen aan specifieke stappen, zodat anderen weten wie verantwoordelijk is voor elk onderdeel van je SIPOC-proces.

Use case-voorbeeld voor je SIPOC-sjabloon: autofabrikant

Eens je een SIPOC-sjabloon gemaakt hebt, kun je het dupliceren elke keer je een nieuw bedrijfsproces maakt dat gedocumenteerd moet worden. Laten we een autofabrikant nemen als voorbeeld. Je kunt je sjabloon gebruiken om een SIPOC-diagram te maken dat een algemeen procesoverzicht biedt van de belangrijkste stappen voor het verkrijgen van een auto, van de bestelling van de klant helemaal tot de outputs van dit proces.

• Suppliers: de leveranciers in dit voorbeeld zijn waarschijnlijk klanten, fabrikanten en andere bedrijven die je gebruikt voor materialen.

• Inputs: hier maak je een lijst van wat er nodig is om een auto te maken. Denk verder dan enkel de fysieke materialen, zoals klantenverzoeken en prijs.

• Proces: welke stappen moet je nemen om je materialen van ruwe goederen om te zetten in een auto?

• Outputs: eenvoudig uitgelegd zijn de outputs van je autoproductieproces de eindresultaten van het productieproces. In dit geval, je klant die de auto ontvangt en het autobedrijf dat de betaling ontvangt.

• Customers: wie ontvangt de voordelen van dit proces? Dit omvat de klant die de auto koopt, autoverdelers en je bedrijf.

Geïntegreerde functies

• Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bordachtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

• Rapporteren. Rapporten in Asana vertalen projectgegevens in visuele grafieken en verteerbare diagrammen. Door te rapporteren over werk waar werk leeft, kun je dubbel werk verminderen en het onnodig wisselen van de app verminderen. En omdat al het werk van je team al in Asana zit, kun je gegevens uit elk project of team halen om op één plek een nauwkeurig beeld te krijgen van wat er gebeurt.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Projectoverzicht. Projectoverzicht is je one-stop-shop voor alle belangrijke projectcontext. Geef je team een overzicht in vogelvlucht van het wat, waarom en hoe van je projectwerk. Voeg een projectbeschrijving toe om de toon te zetten voor hoe je in Asana samenwerkt. Deel dan alle belangrijke bronnen en context, zoals vergadergegevens, communicatiekanalen en projectbriefings, op één plaats..

Aanbevolen apps

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

Veelgestelde vragen