Projectrapportagesjabloon

Volg de prestaties van je project op de voet met een projectrapportagesjabloon. Houd iedereen op de hoogte van wat er voltooid is en waar je project naartoe gaat.

Maak je sjabloon

INTEGRATED FEATURES

reporting iconRapportenfield-add iconAangepaste veldenmilestone iconMijlpalencalendar-star iconStartdatums

Recommended apps

Google Workspace-logo
Google Workspace
Dropbox
Dropbox
Microsoft-pictogram
OneDrive
Jira Cloud-pictogram
JIRA Cloud

Delen
facebooktwitterlinkedin

"Wat is de status van dit project?"

Als je projectmanager bent, heb je deze vraag waarschijnlijk vaker gehoord. Om deze vraag te kunnen beantwoorden, moest je waarschijnlijk in rapportagedashboards graven, je inbox doorspitten en een rondje maken langs je teamleden. Maar stel je eens voor dat er een gemakkelijkere manier is - een single source of truth waar je snel zou kunnen zien wat er voltooid is, wat er vervolgens aan de beurt is en hoeveel voortgang je al hebt geboekt in het bereiken van je projectdoelen.

Mogen we voorstellen: het projectrapportagesjabloon.

[Product UI] Universele rapporten, interactieve dashboards in Asana (Zoeken en Rapporteren)

Wat is een projectrapportagesjabloon?

Een projectrapportagesjabloon is een herbruikbare handleiding waarmee je snel een projectrapport kunt maken. Bijvoorbeeld een wekelijks statusrapport of maandelijks voortgangsrapport. Het is een raamwerk dat je kunt gebruiken aan het begin van elk nieuw project, zodat je altijd weet welk type informatie je moet bijhouden. Je hoeft alleen maar het sjabloon te kopiëren, de vereiste informatie in te vullen en aan de slag te gaan.

Projectrapportage is niet alleen belangrijk voor het op de hoogte houden van belanghebbenden. Het helpt je ook je werk bij te houden, blokkades aan te pakken en ervoor te zorgen dat het werk op tijd wordt voltooid. Je projectrapportagesjabloon laat in één oogopslag zien wat je volgende stap zou moeten zijn en welke voortgang je boekt op weg naar het bereiken van je projectdoelen.

De voordelen van een digitaal projectrapportagesjabloon

Geen project is in steen gebeiteld. Prioriteiten en tijdlijnen veranderen in de loop van de tijd, en hoe meer deliverables je team voltooit, hoe dichter je bij de realisatie van je projectdoel komt. Een digitaal projectrapportagesjabloon kan wijzigingen die in de loop van de tijd plaatsvinden vastleggen op een manier die statische sjablonen niet kunnen. Het werkt in realtime bij, zodat je weet wat er voltooid is en wat de volgende stap is. En als je prioriteiten veranderen, kun je het sjabloon makkelijk bijwerken om je belanghebbenden op de hoogte te houden.

Met een digitaal projectrapportagesjabloon kun je:

  • De voltooiing van taken in realtime bijhouden.

  • Belanghebbenden een single source of truth geven voor de status van je project. 

  • In één oogopslag zien hoeveel voortgang je hebt geboekt in de richting van de projectdoelen. 

  • Makkelijk je sjabloon updaten als tijdlijnen en prioriteiten veranderen. 

  • Doelen, key performance indicators (KPI's, belangrijkste prestatie-indicatoren), projectdeliverables, en de projectstatus op één plek bijhouden. 

  • Je rapportagesjabloon visualiseren met aanpasbare dashboarden, zonder extra werk. 

  • Taken toewijzen en deadlines instellen, zodat het voor iedereen helder is wie wat doet en wanneer het af moet zijn. 

  • Relevant Google Docs, spreadsheets, afbeeldingen en meer bijvoegen. 

Je digitale projectrapportagesjabloon structureren

Het eenvoudigste projectrapportagesjabloon moet de volgende informatie bevatten:

  • De actuele voortgang die is geboekt in de richting van het bereiken van je projectdoelen.

  • Taken die je momenteel prioriteit geeft. 

  • Alle problemen of blokkades die van invloed kunnen zijn op de voortgang. 

  • Voltooide taken of projectmijlpalen

Maak om je sjabloon in te delen een sectie voor elk van deze categorieën:

Voortgang naar doelen

In deze sectie moet je ruimte hebben om je projectdoelstellingen te documenteren, de KPI's die je gebruikt om ze te meten, en de voortgang die je al hebt geboekt in de richting van het bereiken van deze doelen.

Maak de volgende kolommen om deze informatie bij te houden:

  • Doel: Een overkoepelende doelstelling die je wilt bereiken. Bijvoorbeeld: "meer verkeer naar je startpagina.\”

  • KPI: Een meeteenheid waarmee je de voortgang in de richting van het realiseren van je doel kunt meten. Je kunt bijvoorbeeld het verkeer naar je startpagina meten door het aantal bezoekers aan je website bij te houden. 

  • Huidige prestatie: De huidige meetwaarde van je gekozen KPI. Bijvooreeld: "1,2 miljoen websitebezoekers".

  • Gewenste prestatie: De gewenste meetwaarde van je gekozen KPI, de meetwaarde waarmee je je projectdoel realiseert. Bijvoorbeeld: "2 miljoen websitebezoekers".

  • Vervaldatum: De geschatte tijdlijn voor elk doel. 

  • Verantwoordelijke: De persoon die verantwoordelijk is voor het monitoren en bereiken van elk doel. 

Het bijhouden van doelen in een digitaal projectrapportagesjabloon werkt goed voor individuele teams, maar je kunt je proces voor het bijhouden van doelen op een nog hoger plan brengen met de Asana-functie Doelen. Doelen werkt niet alleen op teamniveau, maar is een organisatiebrede tool die je hele bedrijf kan helpen doelen te stellen, bij te houden en erover te communiceren.

Doelen stellen en bereiken met Asana

Taken die je momenteel prioriteit geeft

Wanneer je ziet welke taken er gedaan moeten worden, kun je proactief alle blokkades opruimen die het aankomende werk kunnen beïnvloeden. Daarnaast geeft een overzicht van de taken die je prioriteit geeft je een idee van de voortgang van het project in de loop van de tijd. Deze sectie kan er verschillend uitzien, afhankelijk van de specifieke behoeften van je project. Als je bijvoorbeeld een wekelijks statusrapportsjabloon maakt, kun je in deze sectie de takenlijst van het team voor deze week opnemen. 

Voltooide taken of mijlpalen

In deze sectie kun je zien wat je tot nu toe hebt bereikt. De sectie illustreert de concrete voortgang die je hebt geboekt in de richting van het bereiken van elke deliverable, en helpt je om taken in de wachtrij te zetten die als volgende aan de beurt zijn. Je kunt dit gedeelte ook aanpassen aan de specifieke behoeften van je project - bijvoorbeeld taken die vorige week zijn voltooid, of een lijst met alle voltooide mijlpalen voor je gehele project.. 

Problemen of blokkades

Maak ten slotte een sectie voor het documenteren van eventuele blokkades of knelpunten die van invloed zouden kunnen zijn op het aankomende werk. Dit helpt je proactief problemen op te lossen voordat ze een groter probleem worden. De sectie kan ook belanghebbenden helpen te begrijpen waarom bepaalde deliverables langer op zich laten wachten dan verwacht. 

Functies en apps die je uit kunt proberen

Probeer deze functies en app-integraties om het meest uit je projectrapportagesjabloon te halen:

Geïntegreerde functies

  • Rapporteren. Rapporteren in Asana vertaalt projectgegevens in visuele grafieken en begrijpelijke diagrammen. Door op de plek waar het werk zich bevindt te rapporteren over werk, kun je dubbel werk verminderen en hoef je minder tussen apps te switchen. En omdat al het werk van je team al in Asana zit, kun je gegevens uit elk project of team halen om op één plek een nauwkeurig beeld te krijgen van wat er gebeurt..

  • Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

  • Mijlpalen. Mijlpalen vertegenwoordigen belangrijke controlepunten van een project. Door voor de gehele duur van je project mijlpalen in te stellen, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten in welk ritme je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine successen te vieren op weg naar het grotere projectdoel. 

  • Startdatums. Soms moet je niet alleen bijhouden wanneer een taak klaar moet zijn, maar ook wanneer je eraan moet beginnen. Starttijden en -datums geven je teamleden een duidelijk idee van de tijd die nodig is om elke taak af te ronden. Gebruik startdatums om werk te bepalen, bij te houden en te beheren en stem zo de doelstellingen van je team op elkaar af en voorkom dat afhankelijkheden door de mazen van het net vallen. 

Aanbevolen apps

  • Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

  • Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

  • OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

  • Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

Veelgestelde vragen

Heb ik een projectrapportagesjabloon nodig?

Door een projectrapportagesjabloon te maken, kun je tijd besparen wanneer je een nieuw initiatief start. In plaats van een geheel nieuwe rapportagestructuur op te zetten, kun je gewoon het sjabloon kopiëren en invullen. Het gebruik van een rapportagesjabloon zorgt er ook voor dat jij (en je team) alle stappen zet die nodig zijn om je projectplan en projecttijdlijn op schema te houden, en updates over de voortgang doorgeeft aan de belanghebbenden.

Met wie moet ik mijn projectrapportagesjabloon delen?

Je projectrapportagesjabloon is een single source of truth voor je hele projectteam om de algehele voortgang van het project, de huidige status van het werk, en de aankomende actiepunten te zien. Deel het met alle belangrijke belanghebbenden, waaronder je primaire team, je projectsponsor, en iedereen die op de hoogte moet blijven van projectupdates.

Welke soorten projectstatusrapportsjablonen kan ik maken?

We hebben hierboven uitgelegd hoe je een eenvoudig projectrapportagesjabloon kunt maken. Je kunt echter tal van verschillende soorten statusrapportsjablonen maken, zoals statusrapporten over het projectbudget, projectgezondheidsrapporten en wekelijkse projectstatusrapporten. De basisstructuur is hetzelfde, welk soort rapportage je ook wilt uitvoeren. Dat betekent dat je kunt beginnen met de basisstructuur die we hebben geschetst, en deze vervolgens naar behoefte kunt aanpassen.

Sjablonen maken met Asana

Leer hoe je vandaag nog een aanpasbaar sjabloon in Asana kunt maken met een gratis Premium-proefversie.

Aan de slag