상태 보고서

마지막으로 프로젝트의 상태를 추적했던 때를 떠올려 보세요. 스프레드시트, 이메일 스레드, 프로젝트 파트너와 같은 여러 소스에서 정보를 수동으로 가져온 다음 주요 이해관계자가 읽기를 바라며 긴 이메일로 보내야 했을 것입니다.

효과적인 상태 보고서를 작성하려면 프로젝트 팀원과 이해관계자가 계획대로 진행 중인 작업, 문제점, 예정된 다음 단계를 빠르게 파악할 수 있도록 보고서를 쉽게 작성하고 빠르게 소화할 수 있어야 합니다. 바로 이럴 때 Asana의 상태 보고서 템플릿이 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트 상태, 요약, 성과, 방해 요소와 같은 섹션이 미리 채워져 있어 이해관계자가 중요한 프로젝트 정보를 빠르게 파악할 수 있습니다. 또한 보고서가 Asana에서 팀의 업무와 직접 연결되므로 시간이 많이 소요되는 데이터 수집을 건너뛸 수 있습니다. 수동으로 작성하는 상태 이메일은 이제 그만두고 새로운 업무 방식을 시작하세요. 

프로젝트 상태 보고서란?

프로젝트 상태 보고서는 프로젝트 진행 상태에 대한 업데이트를 제공하는 시기적절한 문서입니다. 상태 보고서를 통해 팀과 주요 이해관계자는 프로젝트의 진행 상태에 대한 개략적인 개요를 파악할 수 있으므로 계획대로 진행 중인 작업, 진행 중인 작업, 예정된 작업을 빠르게 확인할 수 있습니다. 또한 예정된 방해 요소와 프로젝트 위험을 강조하여 프로젝트를 계획대로 진행하고 범위 변동을 방지할 수 있습니다. 

일반적으로 주간 또는 월간으로 발송되는 프로젝트 상태 보고서는 모든 구성원이 최신 정보를 파악할 수 있도록 해주므로 상태 업데이트를 보내는 데 소요되는 시간을 줄이고 영향력이 큰 업무를 완수하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 

상태 보고서 템플릿이란?

상태 보고서 템플릿은 프로젝트 상태 보고서의 템플릿 버전입니다. 각 상태 보고서에 포함되어야 하는 주요 섹션과 정보를 개략적으로 설명하여 상태 업데이트의 프레임워크 역할을 합니다. 상태 보고서 템플릿에 섹션이 미리 채워져 있으므로 섹션을 작성하여 프로젝트 팀에 보내기만 하면 됩니다. 

Asana 와 같은 대규모 업무 관리 플랫폼에 내장된 상태 보고서 템플릿을 찾아보세요. 이렇게 하면 상태 업데이트가 팀의 업무에 직접 연결되어 앱을 전환하지 않고도 모든 프로젝트나 팀에서 데이터를 가져올 수 있습니다. 프로젝트 상태 보고서 템플릿을 사용하면 수동으로 정보를 추적하거나 다양한 소스에서 숫자를 가져오는 대신 정보를 한 곳에 모아두어 모든 구성원이 한 곳에서 최신 정보를 파악할 수 있습니다.

상태 보고서 템플릿에 포함해야 하는 내용 

효과적인 진행 보고서를 작성하는 핵심은 프로젝트 진행 상태, 최근 성과, 예정된 방해 요소, 다음 단계를 효율적으로 요약하는 것입니다. 간결한 상태 업데이트는 주요 이해관계자와 프로젝트 팀원에게 필요한 모든 정보를 한눈에 제공합니다.

Asana에서 상태 보고서 템플릿에는 중요한 프로젝트 정보를 쉽게 강조할 수 있는 섹션이 미리 채워져 있습니다. 프로젝트에 대한 상태 업데이트를 생성하면 보고서에 다음 섹션이 미리 채워집니다.

• 보고서 이름. 보고하는 프로젝트와 상태 보고서에 포함된 날짜와 같은 특정 업데이트와 관련된 모든 정보를 요약해야 합니다.

• 프로젝트 이름, 프로젝트 매니저, 프로젝트 타임라인, 프로젝트의 우선순위와 같은 구체적인 프로젝트 세부 정보. 

• 계획대로 진행 중, 위험한 상태, 계획에서 벗어남 등 프로젝트 상태를 나타내는 상태 태그. 

• 프로젝트의 현재 상태에 대한 요약. 여기에는 현재까지의 프로젝트 진행 상태에 대한 개요가 포함되어야 합니다.

• 마지막 업데이트 이후 팀이 달성한 구체적인 성과 (예: 달성한 프로젝트 마일스톤 또는 강조하고 싶은 통계).

• 프로젝트 진행을 늦추는 현재 프로젝트 방해 요소와 사전에 해결해야 할 향후 방해 요소.

• 상태 업데이트 후 회원님과 팀이 취할 다음 단계.

또한 상태 보고서의 '하이라이트' 섹션을 사용하여 마일스톤, 작업 또는 승인 완료와 같이 마지막 업데이트 이후 완료된 팀의 성과를 보여줄 수 있습니다. 상태 보고서 템플릿은 Asana에서 직접 수치를 가져오므로 수동으로 데이터를 가져올 필요 없이 이해관계자에게 쉽게 정보를 제공할 수 있습니다.  

상태 보고서 템플릿의 이점

상태 보고서는 팀원과 교차 기능 이해관계자에게 프로젝트의 진행 상태에 대한 정보를 제공하고 보조를 맞출 수 있도록 해줍니다. Asana에서 상태 보고서 템플릿을 사용하면 팀이 수행하는 업무를 상태 업데이트에 직접 연결하여 수동 데이터 수집을 줄이고 프로젝트 목표를 향한 진행 상황을 빠르게 파악할 수 있습니다.  

Asana의 상태 보고서 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다.

• 프로젝트 상태를 프로젝트 팀원과 주요 이해관계자에게 신속하게 전달합니다. 

• 계획대로 진행 중인 사항과 주의가 필요한 사항에 대한 실시간 가시성을 제공합니다. 

• 프로젝트의 상태를 개략적으로 요약하여 불필요한 커뮤니케이션을 줄이는 동시에 모든 사람이 하이라이트와 주요 지표를 파악할 수 있도록 합니다. 

• 프로젝트 상태를 추적하고 팀 전체가 프로젝트의 진행 상태에 대해 확신할 수 있도록 합니다. 

• 방해 요소를 사전에 파악하고 해결하여 프로젝트를 계획대로 진행하고 프로젝트 마감일을 준수할 수 있습니다. 

• 상태 업데이트를 업무가 이루어지는 곳과 직접 연결하여 앱 전환을 줄이고 수동 데이터 수집을 줄입니다. 

• 포트폴리오 를 활용하여 여러 프로젝트에서 팀의 진행 상태를 추적합니다.

• 다음 단계와 실행 과제를 공유하여 팀을 조율하세요. 

• 비생산적인 상태 업데이트 미팅과 이메일을 줄일 수 있습니다. 

Asana의 상태 보고서 템플릿과 함께 사용할 수 있는 기능 및 앱

평균적인 지식 근로자는 하루에 9개의 앱 사이를 전환하며, 이러한 앞뒤로의 전환은 주의 분산과 생산성 저하로 이어집니다. 바로 이럴 때 Asana의 연동과 앱이 도움이 됩니다. 한 곳에서 프로젝트 데이터를 추적하고 Google 드라이브와 같은 앱을 동기화할 수 있는 기능을 활용하면 Asana에서 모든 프로젝트 작업을 위한 중앙 집중식 기록 시스템을 만들 수 있습니다.

통합된 기능

1. 보고서. Asana에서 보고서를 작성하면 프로젝트 데이터를 시각적 차트와 이해하기 쉬운 그래프로 변환할 수 있습니다. 업무가 수행되는 곳에서 보고서 기능을 사용하여 중복되는 업무를 줄이고 앱 간의 불필요한 전환을 방지할 수 있습니다. 또한 팀의 모든 업무가 이미 Asana에서 진행되므로 모든 프로젝트나 팀에서 데이터를 가져와 어떤 일이 발생하고 있는지를 한 곳에서 정확하게 파악할 수 있습니다.

2. 마일스톤. 마일스톤은 프로젝트의 중요한 체크 포인트를 나타냅니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 마일스톤을 설정하여 목표 대비 진행 상태를 팀원과 프로젝트 이해관계자가 파악하도록 할 수 있습니다. 마일스톤을 원대한 프로젝트 목표를 향한 과정 속에서 작은 성취들을 축하하는 기회로 활용하세요. 

3. 승인. 단순히 작업을 완료된 것만이 아니라 결과물이 승인되었는지 여부를 파악해야 할 때가 있습니다. 승인은 Asana에서 ‘승인’, ‘변경 요청’ 혹은 ‘거절’할 수 있는 옵션이 있는 특별한 작업 유형입니다. 이렇게 승인 상태를 표시하면 작업 소유자가 취해야 할 조치와 업무 승인 여부를 명확하게 파악할 수 있습니다. 

4. 프로젝트 상태 업데이트. 더 이상 프로젝트 상태가 어떤지 여러 툴에서 정보를 찾아보거나 이메일로 대신할 수 있는 불필요한 미팅에 참석할 필요가 없습니다. Asana의 프로젝트 상태 업데이트 기능은 간편하게 사용할 수 있을 뿐만 아니라 팀의 업무에 직접 연결되어 있습니다. 따라서 팀원은 프로젝트 계획, 커뮤니케이션 계획, 프로젝트 목표, 마일스톤, 결과물 등의 추가적인 프로젝트 정보를 쉽게 얻을 수 있습니다. 결과적으로, 프로젝트 상태 보고서 기능을 통해 수작업을 줄이고, 정보를 한 곳에 보관하고, 모두가 새로운 소식에 대한 알림을 받을 수 있습니다. 

추천 앱

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