펀치 리스트 템플릿

펀치 리스트 프로세스는 건설 업계에서 유래된 프로젝트 관리 수단입니다. 이 프로세스의 방식은 이렇습니다. 건설업체는 완성된 건설물을 둘러보며 프로젝트를 종료하기 전 보수가 필요한 곳이 있는지 최종적으로 살펴봅니다. 이때 발견된 보수 사항은 ‘펀치 리스트 항목’이 되며, 해당 항목의 보수를 완료하면 펀치 리스트 종이에 구멍을 뚫어(Punch) 표시합니다.

요즘은 종이에 목록을 작성하고 홀 펀치로 구멍을 뚫지 않아도 됩니다. 디지털 펀치 리스트 템플릿을 만들면 프로젝트의 최종 단계를 진행하는 동안 팀의 업무를 항상 체계적으로 관리하고 계획대로 진행할 수 있습니다. 또한 디지털 펀치 리스트 템플릿을 사용하면 팀이 동일한 정보에 실시간으로 접근할 수 있기 때문에 간편하게 프로젝트를 마무리할 수 있습니다.

펀치 리스트 템플릿이란 무엇인가요?

펀치 리스트 템플릿은 프로젝트의 최종 단계를 완료하기 위해 필요한 작업을 추가할 수 있는 복제 가능한 프레임워크입니다. 펀치 리스트 템플릿은 건설 프로젝트 관리에서 흔히 사용하지만, 어떠한 유형의 프로젝트 워크플로에도 사용할 수 있습니다.

펀치 리스트 템플릿을 사용하면 팀의 업무를 항상 체계적으로 관리할 수 있으며 팀이 기대하는 수준의 품질로 프로젝트의 최종 마무리 작업을 완료할 수 있습니다. 종이가 아니라 디지털 프로젝트 관리 툴을 사용하는 최신 펀치 리스트를 만들면 여러 팀원이 작업을 일제히 업데이트할 수 있습니다. 펀치 리스트는 모든 구성원이 누가 어떤 항목을 담당하는지 알고 있으며 이러한 정보가 실시간으로 업데이트될 때 가장 잘 활용할 수 있습니다. 이렇게 하면 특정 작업을 담당하는 사람에게 책임감을 부여하고 이해관계자나 협업 참여자가 실수로 업데이트 이전의 정보나 오래된 정보를 참고하는 일을 방지할 수 있습니다.

펀치 리스트 템플릿을 사용해야 하는 경우

펀치 리스트 템플릿은 건설 업계뿐만 아니라 어떠한 업계의 팀이 사용해도 좋은 효과적인 툴입니다. 펀치 리스트 템플릿을 사용하면 도움이 되는 몇 가지 경우는 다음과 같습니다.

• 최종 체크리스트로 활용: 펀치 리스트는 프로젝트의 최종 단계에서 품질을 확인할 수 있는 효과적인 수단입니다. 팀이 작업하는 프로젝트가 무엇이든 템플릿을 사용하여 팀이 관련된 모든 세부 사항을 점검할 수 있도록 하세요.

• 최종 제품의 일관성 확보: 팀이 동일한 제품을 여러 개 만드는 경우, 펀치 리스트 템플릿을 사용하면 일관성을 유지하는 데 도움이 됩니다. 모든 제품은 동일한 워크플로를 거치게 되어 최종 제품이 약간의 변화가 있더라도 일관성을 유지할 수 있습니다.

• 새로운 프로세스 또는 워크플로 테스트: 건설팀은 프로젝트의 최종 점검 과정이 매번 일관되기 때문에 펀치 리스트를 사용하는 경우가 많습니다. 팀이 품질 점검 프로세스에 변화를 주려 한다면, 펀치 리스트가 워크플로 변경의 좋은 출발점이 될 수 있습니다. 새로운 프로세스가 제대로 작동하지 않을 경우에는 이전의 기본적인 펀치 리스트 워크플로로 손쉽게 바꿀 수 있습니다.

펀치 리스트 템플릿에 포함해야 하는 정보는 무엇인가요?

펀치 리스트 템플릿을 사용하면 올바른 정보를 적절한 사람과 공유할 수 있습니다. 펀치 리스트 템플릿에 가장 많이 포함하는 정보는 다음과 같습니다.

• 작업의 위치: 건설 프로젝트의 경우, 작업의 위치는 작업이 이루어지는 건설물의 특정 공간이나 구역을 가리키는 경우가 많습니다. 이 외 프로젝트 유형의 경우, 작업하는 프로젝트의 영역이나 작업이 속한 프로젝트의 단계를 가리킬 수 있습니다.

• 작업의 상세 정보 또는 설명: 작업을 끝내기 위해 완료해야 하는 업무에 대한 간단한 설명입니다. 작업의 이름을 동사형으로 작성하면 팀이 취해야 하는 조치가 무엇인지 정확히 파악할 수 있습니다.

• 작업 우선순위: 다른 작업과 비교하여 개별 작업의 중요도를 나타낸 것입니다. 작업 우선순위는 작업 종속성이 있을 경우 특히 도움이 됩니다. 작업 우선순위를 통해 적절한 작업을 더 먼저 처리할 수 있기 때문입니다.

• 담당 팀원: 해당 작업을 배정받은 담당 팀원을 가리킵니다. 해당 작업에 대해 궁금한 사항이 있을 때 이 팀원에게 문의합니다.

• 작업 마감일: 작업을 완료해야 하는 날짜 또는 마감일입니다.

• 작업의 상태: 이 정보는 작업이 현재 진행되고 있는지 여부를 나타냅니다. 가장 많이 사용되는 상태는 ‘시작하지 않음’, ‘진행 중’, ‘완료됨’입니다. 이러한 상태가 가장 많이 사용되지만, 팀은 워크플로에서의 작업의 위치를 나타내기 위해 더욱 상세한 상태를 사용할 수도 있습니다.

포함된 기능

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 종속 관계: 작업 종속성 기능으로 작업을 다른 작업이 완료되기를 기다리는 상태로 표시하세요. 자신의 업무가 완료되어야 다른 사람이 업무를 시작할 수 있다는 것을 파악하면 이에 맞게 업무를 우선으로 처리할 수 있습니다. 팀에 협업 워크플로가 갖춰져 있다면 다른 작업이 완료되길 기다리고 있는 작업이 무엇인지 쉽게 파악하고 자신이 맡은 업무를 언제 시작해야 하는지 알 수 있습니다. 첫 번째 작업이 완료되면 담당자에게 해당 작업이 완료되길 기다리는 종속 작업을 시작할 수 있다는 알림이 전송됩니다. 혹은 선행 작업의 일정이 변경되면 그에 따라 종속 작업의 마감일 조정이 필요한지 확인할 수 있도록 Asana에서 알림을 전송합니다.

• 승인: 단순히 작업을 완료하는 것만이 아니라 결과물이 승인되었는지 여부를 파악해야 할 때가 있습니다. 승인은 Asana의 특별한 작업 유형으로 작업을 ‘승인’, ‘변경 요청’ 혹은 ‘거절’할 수 있는 옵션이 있습니다. 이렇게 승인 상태를 표시하면 작업 소유자가 취해야 할 조치와 업무 승인 여부를 명확하게 파악할 수 있습니다.

• 프로젝트 상태 업데이트: 더 이상 프로젝트 상태가 어떤지 여러 툴에서 정보를 찾아보거나 이메일로 대신할 수 있는 불필요한 미팅에 참석할 필요가 없습니다. Asana의 프로젝트 상태 업데이트 기능은 간편하게 사용할 수 있을 뿐만 아니라 팀의 업무에 직접 연결되어 있습니다. 따라서 팀원은 프로젝트 계획, 커뮤니케이션 계획, 프로젝트 목표, 마일스톤, 결과물 등의 추가적인 프로젝트 정보를 쉽게 얻을 수 있습니다. 결과적으로, 프로젝트 상태 보고서 기능을 통해 수작업을 줄이고, 정보를 한 곳에 보관하고, 모두가 새로운 소식에 대한 알림을 받을 수 있습니다.

추천 앱

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Zendesk: Asana의 Zendesk 연동을 사용하면 Zendesk 티켓에서 바로 Asana 작업을 쉽고 빠르게 생성할 수 있습니다. 배경 정보를 추가하고, 파일을 첨부하고, 기존 작업을 연결하여 티켓을 종료하기 위해 필요한 작업을 추적할 수 있습니다. 또한, 이 연동은 두 시스템 전반에 걸쳐 연결된 가시성을 제공해 주어 어떤 툴을 사용하든 모두가 필요한 정보를 빠르게 확인할 수 있습니다.

• Jira: 기술 팀과 비즈니스 팀 간의 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스의 가시성을 높이세요. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 원활하게 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다.

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