프로젝트 종료: 자신 있게 프로젝트를 마무리하는 8가지 단계

훌륭한 것은 시작의 기술이지만, 더 훌륭한 것은 끝의 기술입니다.”

롱펠로는 확실히 멋진 마무리를 할 수 있었습니다. 미국 최고의 시인 중 한 명인 그는 훌륭한 결론이 시에 끈끈한 힘을 준다는 것을 이해했습니다. 반면, 부족한 결말은 최고의 글쓰기도 망칠 수 있습니다. Longfellow는 프로젝트 관리 인증을 받은 적이 없지만(19세기에 인증이 있었는지 확실하지는 않음), 프로젝트를 마무리하는 방법에 대해 몇 가지 가르침을 줄 수 있습니다. 

시처럼 프로젝트에도 훌륭한 마무리가 필요합니다. 프로젝트 계획을 완벽하게 실행하더라도, 결론이 엉성하면 모든 노력이 무용지물이 될 수 있습니다. 하지만 마무리를 잘하면 프로젝트의 핵심 내용, 다음 단계, 기억에 남는 힘을 명확히 할 수 있습니다. 

프로젝트 종료란? 

프로젝트 종료는 프로젝트의 마지막 단계로, 마무리 짓고, 결과를 전달하며, 팀과 함께 보고하는 단계입니다. 프로젝트 종료 단계는 프로젝트를 공식적으로 종료하고 다음 단계를 위한 구체적인 계획을 제공합니다. 여기에는 프로젝트 소유권을 다른 팀으로 이전하는 것, 업무를 개선하기 위해 새로운 프로젝트를 시작하는 것, 학습한 내용을 향후 프로젝트에 통합하는 것 등이 포함됩니다. 

팀의 필요에 맞게 프로젝트 종료 프로세스를 조정할 수 있지만, 다음은 포함해야 할 몇 가지 주요 단계입니다. 

• 최종 테스트 를 실행하여 프로젝트 결과물이 기대에 부합하는지 확인합니다(예: 출시 후 기능이 여전히 작동하는지 테스트하거나 이해관계자와 최종 결과물을 검토하는 것). 

• 프로젝트 계획을 검토하여 미완결 사항을 정리하고 아무것도 잊지 않았는지 확인하세요. 

• 관리 작업 완료: 문서 업데이트, 프로젝트 예산 확정, 리소스 재할당 등입니다. 

• 메모와 다음 단계를 이해관계자에게 전달합니다.

• 프로젝트 사후 분석 미팅 을 열어 배운 점을 검토하고 팀에 피드백을 제공하고 프로세스를 조정할 수 있는 기회를 제공합니다. 

• 프로젝트의 목표 대비 성과를 요약한 최종 보고서를 배포합니다.

프로젝트 관리 5단계

‘프로젝트 종료’라는 용어는 PMI(Project Management Institute)의 5단계 프로젝트 관리 모델 에서 유래되었습니다. PMI는 PMBOK® Guide 로도 알려진, 프로젝트 관리 지식 체계 가이드에서 이 5단계 모델을 설명합니다. 이 모델은 프로젝트의 라이프 사이클을 5단계로 나눕니다. 

• 프로젝트 착수: 프로젝트를 광범위하게 정의하고 승인을 얻습니다.

• 프로젝트 계획: 상세한 목표와 프로젝트 로드맵을 생성합니다.

• 프로젝트 실행: 처음 두 단계의 정보를 사용하여 프로젝트를 시작합니다. 

• 프로젝트 성과: KPI(핵심 성과 지표) 를 사용하여 효과를 측정합니다. 

• 프로젝트 종료: 마무리 짓고, 이해관계자에게 보고하고, 다음 단계를 마무리합니다. 

프로젝트 종료가 중요한 이유 

최종 마일스톤을 달성하거나 목표를 달성하는 것은 기분 좋은 일이지만, 그렇다고 해서 업무가 끝난 것은 아닙니다. 성공에 대한 축하를 마친 후에도 프로젝트가 공식적으로 종료되기 전에 목록에서 확인해야 할 중요한 작업이 남아 있습니다. 프로젝트 종료가 모든 사항을 확인하고 자신 있게 이니셔티브를 마무리하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요. 

업무가 완료된 상태인지 확인하세요

사전에 정의된 프로젝트 종료 프로세스를 따르면 업무가 완료된 상태이며 프로젝트 계획에서 어떤 작업도 빠트리지 않았음을 확인할 수 있습니다. 프로젝트의 마지막 단계에는 최종 테스트, 프로젝트 계획 검토, 이해관계자에게 결과 전달과 같이 놓치기 쉬운 모든 세부 정보가 포함되어 있으므로 모든 사항을 확인했다는 사실을 인지하고 프로젝트를 마무리할 수 있습니다. 

또한, 종결 단계는 업무가 효과적이고 완료된 것에 대해 이해관계자들과 합의를 도출하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 모두가 달성한 내용을 파악하고 프로젝트가 종료되었음을 이해할 수 있습니다. 

다음 단계를 명확하게 제시하세요

프로젝트가 제대로 종료되면 다른 팀에 업무를 인계하거나, 업무를 개선하기 위해 새로운 프로젝트를 시작하거나, 향후 이니셔티브에 주요 교훈을 통합하는 등의 구체적인 다음 단계가 있습니다. 

이렇게 하면 다음과 같은 원치 않는 시나리오를 방지하는 데 도움이 됩니다. 

• 프로젝트에 구체적인 종료일이 없으며 팀이 프로젝트를 무기한 유지할 책임이 있습니다. 예를 들어, 사이트 트래픽을 20% 개선하는 프로젝트가 있다고 가정해 보겠습니다. 프로젝트를 제대로 종료하지 않으면 사이트 트래픽을 개선하기 위해 작은 수정, 개선 및 테스트에 대해 무기한 책임을 져야 할 수 있습니다. 

• 프로젝트가 적절한 팀에 인계되지 않아 방치되어 있습니다. 예를 들어, 웹사이트에서 기능을 테스트하기 위해 새 프로젝트를 만들었다고 가정해 보겠습니다. 프로젝트를 제대로 종료하려면 이해관계자에게 프로젝트의 목표와 범위(예: 기능 테스트)를 달성했음을 알려야 합니다. 그런 다음 테스트 인사이트를 적절한 제품 팀에 전달하여 실제로 기능을 구축해야 합니다. 

배운 점 기록하기

모든 프로젝트는 팀이 배우고 개선할 수 있도록 해주며, 프로젝트를 종료하면 이러한 학습 내용을 프로젝트 메모에 남기는 대신 기록할 수 있습니다. 이는 사후 분석 미팅이 종료 프로세스에 포함되어 있기 때문에 팀이 다음에 잘한 점과 개선할 점을 돌아볼 수 있는 기회를 갖기 때문입니다. 팀과 프로젝트 종료에 대해 논의하면 팀원들이 현장의 관점을 제시할 수 있기 때문에 생각지도 못한 문제가 종종 드러납니다. 이는 시간이 지남에 따라 프로젝트 관리를 지속적으로 개선할 수 있음을 의미합니다. 모든 프로젝트에서 팀 프로세스, 커뮤니케이션 및 프로젝트 실행을 배우고 간소화할 수 있는 기회를 갖게 됩니다.

프로세스 개선 외에도 프로젝트 종료는 주요 프로젝트 학습 내용을 파악하고 공유하는 데 도움이 됩니다. 이해관계자와 공유하는 최종 보고서에서 A/B 테스트의 주요 내용, 사용자 리서치 연구 결과 또는 새로운 앱 기능 구축 타임라인 등 실제 프로젝트 데이터에서 얻은 교훈을 파악할 수 있습니다. 이렇게 하면 이해관계자가 프로젝트를 통해 배우고 이러한 결과를 자신의 업무에 통합할 수 있습니다. 

프로젝트 보고서 템플릿의 학습한 점 템플릿을 사용하면 사후 피드백을 수집하고 이를 향후 프로젝트에 직접 연결할 수 있는 안내 프로세스를 얻을 수 있습니다.

프로젝트가 완료되었음을 어떻게 알 수 있나요? 

프로젝트를 종료하기 전에 프로젝트가 완료된 상태인지 확인해야 합니다. 하지만 정확히 무엇을 의미할까요? 

프로젝트가 완료되었는지 확인하는 몇 가지 방법이 있지만, 가장 큰 지표는 계획 중에 설정한 프로젝트 목표를 달성했는지 여부입니다. 사용하는 목표 설정 방법론에 관계없이 목표는 프로젝트의 성공을 정의하고 목표를 달성하기 위한 명확한 목표를 제공합니다. 목표 및 핵심 지표 결과(OKR), 주요 성과 지표(KPI), SMART 목표 등 여러 가지 목표 설정 방법이 있습니다. 

모든 프로젝트가 목표를 달성하는 것은 아니며, 괜찮습니다. 목표를 달성하지 못했더라도 다음과 같은 경우 프로젝트가 완료되었음을 알 수 있습니다.

• 프로젝트 범위에 명시된 결과물을 완료된 경우 

• 프로젝트 타임라인이 완료된 경우

• 전체 프로젝트 예산 을 사용한 경우

프로젝트를 종료하는 8단계

프로젝트를 종료하는 것이 어렵지 않아도 됩니다. 프로젝트를 진행하면서 팀에 효과적인 것과 효과적이지 않은 것이 무엇인지 알게 될 것입니다. 이러한 지식을 바탕으로 나만의 프로젝트 종료 모범 사례를 개발할 수 있습니다. 

프로젝트를 공식적으로 종료하는 것이 처음이라면 아래 8단계를 시도해 보세요. 앞으로 프로세스를 개선할 수 있도록 효과적인 것과 효과적이지 않은 것에 대해 메모하세요.

1. 최종 테스트 수행

이 첫 번째 단계는 신제품이나 기능 출시에 중점을 둔 팀에 가장 유용합니다. 프로젝트 업무를 공식적으로 종료하기 전에 최종 테스트를 실행하여 최종 결과물이 안정적이고 예상대로 작동하는지 확인하세요. 특히 많은 수의 고객에게 제품을 출시한 경우, 출시 후 성능이 변경되는 경우가 많기 때문에 중요합니다. 제품이 실제로 출시되기 전에 대규모로 실행되는 방식을 예측하기가 어려울 수 있습니다. 

기술 테스트를 실행하는 것 외에도 고객 피드백(특히 소셜 미디어 채널)을 모니터링하여 사용자가 눈에 띄는 제품 오류를 겪고 있는지 확인할 수 있습니다. 큰 문제가 발생하면 이를 해결하기 위한 후속 프로젝트를 만드세요.

2. 미완결된 부분을 마무리합니다

다음으로, 프로젝트 계획을 검토하고 미완료 작업을 표시할 차례입니다. 이렇게 하면 미완결된 부분을 정리하고 중요한 단계를 잊지 않을 수 있습니다. Asana 와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하면 모든 프로젝트 작업과 마감일, 소유자, 완료 상태를 한 곳에서 확인할 수 있어 이 단계를 쉽게 수행할 수 있습니다. 

잊어버린 것이 있다면 걱정하지 마세요. 완료되지 않은 작업을 확인하고 프로젝트 범위에 포함되는지 또는 범위를 벗어나는지 결정하세요. 범위에 해당하는 경우, 남은 작업을 처리할 계획을 세우세요. 범위를 벗어난 작업이라면 이해관계자에게 알리고 해당 작업을 적절한 팀에 인계하세요. 

예를 들어, 개발팀이 웹사이트 재디자인 프로젝트를 방금 완료했으며, 사이트의 배너 이미지를 업데이트하는 작업이 완료된 것이 아니라는 사실을 알게 되었다고 가정해 보겠습니다. 프로젝트 범위 기술서를 참고한 후, 팀이 주로 인프라 개선에 집중했기 때문에 이 작업은 범위를 벗어난다고 판단합니다. 따라서 남은 작업을 디자인 팀에 전달하면, 디자인 팀은 개발 팀이 만든 인프라를 사용하여 배너 이미지를 업데이트할 수 있습니다. 

3. 관리 작업 완료

이제 미완결된 부분을 정리했으므로 프로젝트의 관리 측면을 해결할 차례입니다. 관리 작업은 프로젝트에 따라 다를 수 있지만, 고려해야 할 일반적인 작업은 다음과 같습니다. 

• 모든 프로젝트 파일과 자산이 올바른 위치에 있는지, 이해관계자가 해당 위치를 알고 있는지 확인하세요. 

• 프로세스 문서, 프로젝트 예산, 프로젝트 일정 과 같은 프로젝트 문서를 업데이트합니다. 이 과정에서 예상치를 실제 결과와 비교하여 정확한지 확인하세요. 예를 들어, 예산과 프로젝트 타임라인의 예상 결과와 실제 결과를 비교합니다.

• 공급업체 계약이나 합의서와 같은 프로젝트 문서에 서명했는지 확인하세요. 

• 물품, 하도급업체, 기부자 또는 이와 유사한 외부 이해관계자에 대한 계약을 종료하세요. 

• 프로젝트 재무를 마무리합니다. 최종 결제가 수신되거나 전송되었는지 확인하고, 재무팀에 최종 예산 번호와 함께 업데이트를 보내세요. 

• 팀 멤버가 다른 프로젝트에 재배정되었는지 확인하세요. 

• 필요에 따라 장비 또는 기타 프로젝트 리소스를 다른 팀에 판매하거나 이전합니다 . 

4. 팀에 다음 단계에 대해 알립니다

다음으로, 팀에 메모를 작성하여 마무리 계획에 대해 알리세요. 미완료된 프로젝트 결과물의 소유권을 어떻게 처리하거나 이전할 것인지 등 다음 단계에 대해 알려주세요. 또한, 팀에 회고, 프로젝트 사후 분석 또는 이해관계자와의 최종 미팅과 같이 참석해야 하는 마무리 이벤트에 대해 알려주세요. 사후 분석에서 팀이 피드백을 제공하기를 원한다면 지금이 팀이 준비를 시작할 수 있도록 알려줄 때입니다. 

5. 이해관계자에게 업데이트를 제공하고 최종 보고서를 보냅니다

팀과 소통한 후에는 이해관계자와 동기화할 차례입니다. 이는 비동기식 업데이트 또는 공식 마무리 미팅일 수 있습니다. 형식에 관계없이 다음 정보를 포함해야 합니다. 

• 프로젝트 달성 사항 요약, 설정한 목표 대비 성과, 주요 성공 또는 실패를 포함한 최종 보고서. 

• 범위 내에 있는 미완료 항목 목록과 이를 해결하는 방법. 

• 범위를 벗어난 미완료 항목 목록, 간단한 설명 및 적절한 팀에 후속 조치를 취하는 방법에 대한 세부 정보. 

• 현재 프로젝트의 일부로 완료하거나 다른 팀에 전달할 계획인 빠른 후속 조치 목록.

• 피드백 요청. 이상적으로는 설문지 또는 설문조사 양식으로 작성된 피드백이 될 수 있습니다. 

6. 프로젝트 사후 분석 미팅을 개최합니다

프로젝트 사후 분석 미팅을 개최하는 것은 각 프로젝트에서 배운 점을 파악하고 검토하는 가장 좋은 방법입니다. 사후 분석을 진행하는 동안 팀원들은 잘된 점, 잘되지 않은 점, 다음에 개선할 수 있는 점에 대해 피드백을 제공할 수 있습니다. 

다음번 사후 분석을 진행하기 전에 고려해야 할 몇 가지 팁은 다음과 같습니다. 

• 사후 분석 미팅 최소 이틀 전에 팀원들에게 생각할 질문 목록을 보내세요. 이러한 질문은 다음과 같이 간단할 수 있습니다. "잘된 점, 잘되지 않은 점, 무엇을 배웠나요?" 이를 통해 팀은 미리 생각을 정리하여 참여할 준비가 되었다고 느낄 수 있습니다. 

• 미팅 중에 화면을 공유하고(가능한 경우) 각 사람의 피드백을 기록하기 위해 적극적으로 메모하세요. 이렇게 하면 팀은 자신의 의견이 소중하다는 것을 알 수 있습니다. 

• 미팅 중에 각 팀원이 피드백을 공유할 수 있는 시간을 주세요. 이렇게 하면 모든 사람의 의견을 들을 수 있습니다. 

• 미팅이 끝날 때 시간을 내어 팀원들의 의견에 감사 인사를 전하세요. 팀의 피드백을 구체적인 실행 과제로 전환할 때(다음 단계에서 다룰 예정) 팀에 업데이트를 보내 우려 사항을 해결하는 방법을 알리세요. 

7. 개선을 위한 로드맵 작성하기

프로젝트가 어떻게 진행되었는지 분석한 후에는 미래를 내다볼 차례입니다. 이 시점에서 프로젝트 로드맵을 사용하여 최종 결과물과 관리 프로세스를 개선하고 반복할 방법을 계획할 수 있습니다. 

1. 첫 번째 단계의 최종 테스트 결과를 고려하고 해결하고자 하는 우선순위 문제를 식별하세요. 예를 들어, 많은 고객이 느린 로딩 시간에 대해 불만을 제기하는 경우 사이트 로딩 속도를 개선하기 위한 이니셔티브를 우선적으로 고려할 수 있습니다. 

2. 이해관계자와 프로젝트 팀으로부터 받은 피드백을 취합합니다. 공통적인 주제를 찾고 해결하고자 하는 실행 과제를 강조하세요. 예를 들어, 팀원이 작업을 완료할 시간이 충분하지 않다고 공유한 경우, 향후 프로젝트 일정에 추가적인 버퍼 시간을 추가하는 실행 과제를 설정할 수 있습니다. 

3. 로드맵을 작성하여 이러한 실행 과제를 언제 어떻게 해결할지 계획합니다. 

4. 팀에 로드맵에 대한 피드백을 요청하고 관련 이해관계자의 승인을 받으세요. 

향후 개선을 위한 로드맵을 작성하면 최종 결과물과 프로젝트 관리 프로세스를 지속적으로 개선하고 반복할 수 있습니다. 또한 현재 프로젝트를 공식적으로 종료한 다음 완전히 새로운 이니셔티브에서 개선 사항을 해결할 수 있습니다. 이렇게 하면 최종 결과물이 '완벽'해질 때까지 프로젝트가 지연되는 것을 방지할 수 있습니다(어쨌든 실제로 달성할 수 없는 일입니다).

8. 축하하기

마지막으로, 팀의 성과를 축하할 시간을 마련하세요. 감사를 표하는 것은 직장에서 강력한 조직 문화를 조성하고 팀워크를 증진하는 데 매우 중요합니다.

축하는 선물이나 카드, 감사 메시지, 팀 해피아워 또는 오후에 근무하지 않는 시간 등 다양한 형태로 진행될 수 있습니다. 팀의 역동성과 각 팀원의 선호도를 고려하여 모두가 가장 좋아할 것이라고 생각하는 옵션을 선택하세요. 

자신 있게 마무리하세요

축하합니다! 방금 프로젝트를 성공적으로 마무리했습니다. 모든 확인란을 체크하고 모든 미완된 부분을 정리했습니다. 이제 모든 것이 처리되고 다음 단계를 위한 구체적인 계획이 있다는 것을 알고 안심하고 다음 이니셔티브로 넘어갈 수 있습니다. 

팀의 종료 프로세스를 표준화하려면 프로젝트 종료 프로세스를 사용자 지정 프로젝트 템플릿으로 전환하는 것이 좋습니다. 템플릿을 사용하면 프로젝트를 마무리할 때마다 복제하여 재사용할 수 있는 미리 정의된 단계(예: 체크리스트)를 생성할 수 있습니다.