효과적인 스프린트 회고 미팅을 진행하는 방법

알버트 아인슈타인은 이렇게 말했습니다. "미치는 같은 일을 반복하면서 다른 결과를 기대하는 사람이다." 수학 천재가 양자 역학(그게 뭐든간에)에 대해 이야기하고 있었을 가능성이 높지만, 같은 개념이 프로젝트 관리에도 적용됩니다. 원하는 방식으로 일이 진행되지 않는다면, 똑같은 일을 계속하는 것은 어리석은 일입니다. 

그러나 접근 방식을 개선하려면 상황이 어떻게 진행되고 있는지 돌아봐야 합니다. 바로 이럴 때 스프린트 회고가 도움이 될 수 있습니다. 

스프린트 회고란 무엇인가요? 

스프린트 회고는 스프린트 종료 시 애자일 프레임워크 내에서 진행되는 미팅의 일종입니다. 스프린트 회고를 진행하는 동안 팀은 다음 스프린트를 위해 잘된 부분과 개선할 부분을 되돌아봅니다. 

스크럼에서 스프린트는 보통 2주간의 업무 세션으로 구성되며, 마지막에 특정 결과물이 산출됩니다. 이러한 방식으로 업무를 정리하면 팀이 신속하게 업무를 수행하는 데 필요한 집중력을 얻을 수 있을 뿐만 아니라, 이후 각 스프린트에서 프로세스를 개선하고 반복할 수 있는 기회를 얻을 수 있습니다. 이것이 스프린트 회고가 스크럼 프로세스의 필수적인 부분인 이유입니다. 스프린트 회고를 통해 팀은 스프린트 프로세스를 되돌아보고 지속적으로 개선할 수 있습니다.

스프린트 회고 vs 스프린트 리뷰 미팅

스프린트 리뷰 미팅도 스프린트 종료 시 진행되지만, 프로세스 개선에 집중하는 대신 애자일 또는 스크럼 팀이 달성한 업무를 보여줄 수 있는 기회입니다. 스프린트 리뷰 미팅에서 팀은 일반적으로 제품 데모를 사용하여 성과를 제시하며, 교차 기능 이해관계자가 각 결과물을 시각화하고 이해하는 데 도움이 됩니다.

스프린트 회고의 목적은 스프린트 기간 동안 잘 진행된 프로세스와 그렇지 않은 프로세스를 식별하는 것입니다. 이 미팅은 특정 결과물보다는 팀의 스프린트 워크플로를 최적화하기 위한 프로세스 개선에 더 중점을 둡니다. 

스프린트 회고는 누구에게 필요한가요? 

팀이 스크럼을 사용하는 경우 각 스프린트가 끝날 때 회고를 수행해야 합니다. 스크럼은 제품, 엔지니어링 또는 소프트웨어 개발 팀에서 가장 일반적으로 사용하는 애자일 방법론의 일종입니다. 그러나 빠르게 구축하고 반복하려는 모든 팀은 스크럼을 사용하고 정기적인 스프린트 회고를 수행하여 이점을 얻을 수 있습니다. 

팀이 스프린트에서 일하지 않더라도 프로젝트를 완료하거나 목표를 달성할 때마다 회고를 수행할 수 있습니다. 이렇게 하면 경험을 통해 배우고 다음 프로젝트에 이러한 학습을 통합할 수 있습니다. 

스프린트 회고에는 누가 참석하나요? 

지난 스프린트에서 작업을 수행한 팀원만 스프린트 회고에 참석해야 합니다. 여기에는 회의를 진행하는 스크럼 마스터 (스크럼 팀 리더), 개별 팀 멤버, 때로는 제품 소유자도 포함됩니다. 일반적으로 데일리 스크럼(일명 스탠드업)에 참석하는 모든 사람은 스프린트 회고에 포함되어야 합니다. 

팀에 직접적으로 속하지 않은 이해관계자와 관리자는 일반적으로 스프린트 회고에 참석하지 않습니다. 레트로스펙티브는 실제로 제품 팀에 관한 것이기 때문입니다. 각 팀원이 피드백을 제공하고 스프린트 프로세스를 개선할 수 있는 방법을 브레인스토밍하는 공간입니다. 스프린트 회고 미팅 참석을 제한하면 제품 팀이 집중력을 유지하고 잘못된 점을 편안하게 표현할 수 있습니다. 

교차 기능 이해관계자와 관리자는 스프린트 회고에 참석하지 않지만 스프린트 리뷰 미팅에는 참석합니다.

스프린트 회고 미팅의 이점 

시간이 지남에 따라 지속적으로 개선하는 것은 스크럼 프레임워크의 핵심 원칙입니다. 스크럼 팀이 항상 학습한 내용을 기록하고 다음 스프린트 주기에 반영할 수 있도록 각 스프린트에 회고가 포함되는 것은 바로 이런 이유 때문입니다. 이렇게 하면 각 스프린트가 팀이 스프린트 플래닝 프로세스를 개선할 수 있는 학습 주기의 역할을 하게 됩니다. 

스프린트 회고는 팀이 다음을 달성하는 데 도움이 됩니다.

• 잘 진행되고 있는 일을 축하하고 계속 진행합니다. 예를 들어, 스프린트 회고를 통해 작업이 예상보다 오래 걸렸을 때 팀의 적극적인 커뮤니케이션을 인정하고 지원할 수 있습니다. 긍정적인 피드백은 팀이 계속해야 할 일에 대한 명확성을 제공할 뿐만 아니라 팀의 참여도를 유지하고, 팀워크를 촉진하며, 스트레스의 부정적인 영향을 줄여줍니다.   

• 개선해야 할 부분을 파악합니다. 예를 들어, 팀은 각 작업이 완료된 데 걸리는 시간을 추정하는 방식을 변경할 것을 제안할 수 있습니다. 또는 유사한 작업이 함께 배치되도록 백로그 개선 프로세스를 개선하는 것이 좋습니다. 건설적인 피드백 없이는 여러분과 팀이 발전할 수 없기 때문에 스프린트 프로세스를 최적화할 수 있는 방법을 파악하는 것이 필수적입니다. 

• 스프린트 플래닝 프로세스 개선을 구현하기 위한 계획을 수립하세요. 개선 사항을 제안하는 것과 이를 실행하는 것은 서로 다릅니다. 스프린트 회고가 진행되는 동안 팀은 다음 스프린트로 가져갈 구체적인 실행 과제를 선택합니다. 예를 들어, 각 작업에 필요한 시간을 추정하기 위해 포인팅 시스템을 구현할 수 있습니다. 실행 과제를 만들면 팀이 스프린트 프로세스 개선을 실행할 책임이 있습니다. 

스프린트 회고 미팅 안건

스프린트 회고 미팅을 진행하는 방법이 한 가지만 있는 것은 아닙니다. 시간이 지남에 따라 팀에 가장 적합한 방법을 파악하고 그에 따라 스프린트 회고 안건을 조정하고 다듬을 수 있습니다. 표준 안건 템플릿을 만들면 팀과 쉽게 공유하고 미리 피드백을 수집할 수 있습니다. 이렇게 하면 최대한 많은 정보를 바탕으로 논의할 수 있습니다. 

하지만 우선 안건에 다음 기본 단계가 포함되어 있는지 확인하세요. 

1. 미팅의 목표를 설정합니다

스프린트 회고의 목표를 미리 설정하면 팀이 수행 중인 작업에 집중하는 데 도움이 됩니다. 목표를 설정하면 모두가 같은 목표를 향해 노력할 수 있습니다. 이를 위해 스프린트 회고가 팀에 어떤 의미인지 브레인스토밍하는 시간을 가지세요. 이렇게 하면 해당 목표를 사용하여 앞으로 모든 미팅을 이끌 수 있습니다. 예를 들어, 팀의 목표는 잘못된 일에 대한 비난을 가하는 것이 아니라 스프린트 플래닝 프로세스를 개선하기 위해 솔직하고 건설적인 피드백을 제공하는 데 초점을 맞출 수 있습니다. 

2. 팀 피드백 수집 

팀은 스프린트 프로세스를 개선하기 위해 필요한 최고의 정보 소스입니다. 팀은 일상 업무를 수행하는 사람들이므로 스프린트가 원활하게 진행되도록 하려면 팀의 의견이 중요합니다. 또한 팀으로부터 직접 피드백을 수집하면 스프린트 프로세스가 모든 사람의 개별 업무 스타일과 니즈에 맞게 작동하도록 하는 데 도움이 됩니다. 

스프린트 회고 미팅 1~2일 전에 각 팀원에게 다음 질문을 보내 미팅 전에 브레인스토밍하고 피드백을 제공할 수 있도록 하세요.

• 지난 스프린트에서 잘 진행된 점은 무엇인가요?

• 잘 되지 않은 점은 무엇인가요? 

• 무엇을 배웠나요? 

• 다음에는 무엇을 다르게 해야 할까요?

간단하게 하려면 회의 안건과 함께 이러한 질문을 공유하세요(미리 보내는 경우도 있으므로). Asana 와 같은 프로젝트 관리 툴을 사용하면 더욱 간소화할 수 있습니다. 예를 들어, 스프린트 회고 템플릿 을 사용하여 한 곳에서 안건을 공유하고 피드백을 수집할 수 있습니다. 

일부 스크럼 팀은 시작-중지-계속 방법이라고 하는 훨씬 더 간단한 접근 방식을 사용하여 피드백을 수집합니다. 이 접근 방식을 통해 각 팀원은 팀이 시작해야 할 일, 중단해야 할 일, 계속해야 할 일을 파악합니다. 

3. 인사이트 도출하기

이제 팀으로부터 비동기적으로 데이터를 수집했으므로 회고 미팅 자체에서 패턴과 공통적인 스레드를 식별할 수 있습니다. 이는 여러 팀원이 공유하는 문제점, 향후 스프린트로 이어질 주요 학습 내용, 팀을 위해 작업 중인 이전 스프린트의 관행일 수 있습니다. 패턴을 파악하면 팀이 다음 스프린트를 위해 설정해야 하는 실행 과제의 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 여러 팀원이 작업을 완료하기에 정보가 충분하지 않다고 표시한 경우, 실행 과제로 해결해야 합니다. 

가능하다면 회고하는 동안 팀 전체와 화면을 공유하거나 공유 문서나 화이트보드에서 협업할 수 있는 방법을 찾으세요. 이렇게 하면 여러분이 메모를 하고, 실행 과제를 기록하고, 각 개인의 피드백을 진지하게 고려하고 있음을 보여줄 수 있습니다. 특히 회고 미팅을 처음 진행하는 경우, 참여를 시작하고 대화를 실행 가능한 단계로 전환할 수 있는 좋은 방법입니다. 

다음은 미팅 중에 피드백을 시각화하고 수집하는 방법의 예시입니다. 이 칸반 보드에는 미팅 안건과 질문과 다양한 피드백 카테고리를 기록하는 열이 포함되어 있습니다. 

4. 실행 과제 설정

이제 일반적인 문제점을 해결하기 위한 실행 과제 를 만들 차례입니다. 실행 과제는 명확한 소유자와 마감일이 지정된 구체적인 다음 단계입니다. 따라서 다음 단계가 완료된 것을 확인하는 것은 여러분과 팀의 책임입니다. 스프린트 회고 중에 실행 과제를 설정하면 누가 언제 어떤 일을 하는지 명확하게 파악할 수 있습니다. 또한 팀이 그룹의 성공을 위해 각 실행 과제가 왜 중요한지 이해하는 데 도움이 됩니다. 

위의 예시를 계속 살펴보자면, 여러 팀원이 작업을 완료하기에 충분한 정보가 없다고 공유하는 경우, 스프린트 백로그 구체화 단계에서 이해관계자로부터 더 많은 배경 정보를 수집하는 실행 과제를 만들 수 있습니다.

5. 미팅 마무리하기

스프린트 회고가 끝날 때 몇 분 정도 시간을 내어 회의를 마무리하세요. 마무리하는 동안 미팅을 간략하게 요약하고, 모든 사람의 참여에 감사 인사를 표하고, 그룹과 실행 과제를 공유하는 방법을 확인하세요. 회고를 공식적으로 마무리하면 팀의 시간과 노력을 소중히 여긴다는 것을 보여줄 수 있습니다. 또한, 모든 구성원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있습니다. 

스프린트 회고의 일반적인 문제점과 해결책

스프린트 회고 미팅은 특히 처음 계획하는 경우 탐색하기 어려울 수 있습니다. 다음은 주의해야 할 몇 가지 일반적인 함정과 이를 방지하기 위한 해결책입니다.

시간이 부족함

애자일 방식의 레트로스펙티브에는 다루어야 할 내용이 많기 때문에 이러한 미팅은 할당된 시간을 훨씬 초과하여 진행되는 것이 일반적입니다. 다행히도 몇 가지 간단한 해결책으로 회고를 계획대로 진행할 수 있습니다. 

• 미팅 전에 안건을 만들고 공유합니다. 명확한 미팅 안건을 작성하는 것은 효율적인 미팅을 진행하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 안건에는 논의할 주제 목록과 각 주제에 할당된 시간이 포함되어야 합니다. 이렇게 하면 집중력을 유지하고, 필요할 때 다음 주제로 넘어가고, 안건에 있는 모든 내용을 확인할 수 있습니다. 안건을 미리 공유하면 팀원들이 준비하고 기여할 수 있도록 도와주므로 시간을 절약할 수 있습니다.

• 미팅이 얼마나 오래 지속되어야 하는지 고려하세요. 스프린트 회고 안건에 있는 모든 것을 완료할 수 있도록 충분한 시간을 확보해야 합니다. 미팅의 길이는 팀원 수, 스프린트 기간, 회고 프로세스를 빠르게 진행해야 하는 새로운 팀원이 있는지 여부 등 특정 상황에 따라 달라질 수 있습니다. 일반적으로 일주일 스프린트에는 45분, 2주 스프린트에는 1.5시간, 3주 스프린트에는 2.25시간, 한 달 스프린트에는 3시간을 할애해야 합니다. 특히 온라인으로 미팅을 진행하는 경우, 세션을 더 오래 진행하려면 30분마다 짧은 휴식을 취해야 합니다. 연구에 따르면 화상 통화 중 30분 이상 집중하기가 어렵습니다. 

참여 부족

피드백을 공유하는 것은 어렵습니다. 특히 팀원이 불만 사항을 공유하는 것이 불편하거나 자신의 의견이 소중히 여겨지지 않는다고 느낄 때는 더욱 그렇습니다. 하지만 스프린트 프로세스를 개선하려면 팀의 건설적인 피드백이 필요합니다. 참여를 높이고 모두가 성공적으로 기여할 수 있도록 준비하는 몇 가지 방법을 소개합니다. 

• 팀원들이 미리 생각을 정리할 수 있도록 프롬프트를 미리 공유하세요. 사람들이 즉석에서 생각하기가 어려울 수 있습니다. 회고 미팅에서 처음으로 어려운 질문을 던지는 대신, 최소 며칠 전에 프롬프트 목록을 보내세요. 여기에는 무엇이 잘 되었는지, 무엇이 잘 되지 않았는지, 다음에는 무엇을 다르게 해야 하는지와 같은 질문이 포함될 수 있습니다. 

• 분위기를 풀어주세요. 가벼운 질문으로 시작하여 미팅을 즐겁고 협업적인 분위기로 이끌어 가세요. 팬들이 좋아하는 질문으로는 "핫도그는 샌드위치인가요?", "감자라면 어떤 요리법이 좋을까요?", "지금 CEO에게 이모티콘을 보내야 한다면 무엇을 보낼 건가요?" 등이 있습니다. 

• 감사를 표하세요. 팀이 피드백을 공유하기를 원한다면 안전한 공간을 만들고 팀의 경험과 의견이 중요하다는 것을 보여주어야 합니다. 즉, 팀원들이 의견을 제시할 때 적극적으로 경청하고 의견을 기록하여 소중하다는 것을 보여주어야 합니다. 특히 피드백이 건설적인 경우, 팀원들의 의견에 진심으로 감사하는 것을 잊지 마세요. 건설적인 피드백을 제공하는 것은 어렵지만 스프린트 프로세스를 개선하는 데 중요한 요소이기도 합니다. 

다음 단계가 불분명함

건설적인 피드백을 주고받는 데 몇 시간을 할애하고, 회고 미팅을 마무리하고, 그 후에는 아무 일도 일어나지 않는다고 상상해 보세요. 후속 조치도 없고, 실행 과제도 없으며, 변경된 것도 없습니다. 이런. 

이러한 고통스러운 상황이 발생하지 않도록 스프린트 회고 중에 수집한 인사이트를 기록하고 이를 따르세요. 방법은 다음과 같습니다. 

• 가능하면 메모를 하고 화면을 공유하세요. 스크럼 마스터 또는 제품 매니저는 미팅 진행자이며 스프린트 회고 미팅 중에 메모를 작성해야 합니다. 이렇게 하면 팀원들이 피드백을 제공하는 데 집중할 수 있습니다. 미팅 메모는 중요한 사항과 후속 조치가 필요한 실행 과제를 기억하는 데 필수적입니다. 메모 작성 방법은 다양하지만, 논의된 주제, 주요 결정 사항, 실행 과제 등이 가장 중요합니다.  

• 실행 과제를 후속 조치로 처리하세요. 구체적인 실행 과제를 설정하는 것은 피드백을 따르고 스프린트 프로세스를 지속적으로 개선하기 위한 스프린트 회고의 목적을 달성하는 가장 좋은 방법입니다. 훌륭한 실행 과제에는 명확한 소유자, 마감일, 동사로 시작하는 설명이 있어 무엇을 해야 하는지 명확합니다. 예를 들어, '백로그 개선 전에 이해관계자로부터 작업 배경 정보 수집하기'는 '작업 배경 정보 더 보기'보다 훨씬 명확합니다. 

• 정보에 쉽게 접근할 수 있도록 하세요. 메모와 실행 과제는 훌륭하지만 팀과 쉽게 공유할 수 없다면 큰 도움이 되지 않습니다. 쉽게 분실할 수 있는 문서와 이메일을 전달하는 대신 Asana 와 같은 프로젝트 관리 툴을 사용하여 스프린트 회고를 정리하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 미팅 안건을 공유하고, 실시간으로 메모를 작성하고, 실행 과제를 모두 한 곳에서 배정할 수 있습니다. 또한 Asana를 사용하여 스프린트를 조율하는 경우, 팀은 필요한 정보를 얻기 위해 여러 툴을 왔다 갔다 할 필요가 없습니다.