프로젝트 종료 템플릿

마무리는 중요하며, 프로젝트 관리의 경우 특히 그렇습니다. 마지막 마일스톤을 달성한 후에도 업무를 완료하고, 결과를 공유하며, 다음 단계에 대한 결정을 내려야 합니다.

이러한 핵심 단계는 프로젝트를 성공적으로 마친 뒤의 여운이 남아 있는 상태에서 간과하기 쉽습니다. 하지만 프로젝트 종료 템플릿이 있으면 팀이 놓치는 부분 없이 프로젝트를 마무리할 수 있습니다.

프로젝트 종료 템플릿이란 무엇인가요?

프로젝트 종료 템플릿은 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 필요한 모든 단계가 포함되도록 미리 만들어진 가이드입니다. 이 템플릿은 모든 이니셔티브에 대해 팀이 따라야 할 로드맵을 제공하여 최종 테스트를 수행하고, 프로젝트 예산을 최종 확정하며, 이해관계자에게 최종 보고서를 전송하는 일과 같이 핵심적인 일을 모든 사람이 완료할 수 있도록 합니다.

템플릿을 만들려면 약간의 사전 작업이 필요하지만, 대신 향후 팀의 시간을 절약하고 수고를 덜 수 있습니다. 프로젝트를 끝낼 때마다 처음부터 새로 만드는 대신 템플릿을 복제하고 내용을 기입하고 다음 단계로 넘어가기만 하면 됩니다.

디지털 프로젝트 종료 템플릿의 이점

프로젝트 종료 프로세스에는 승인 확정부터 최종 테스트 수행까지 여러 가지 진행되는 요소가 포함됩니다. 추적해야 할 것이 너무 많은 상황에서 정적인 프로젝트 종료 템플릿을 사용하면 금세 최신 상태를 반영하지 못하게 됩니다. 따라서 이해관계자가 진행 상태에 대한 최신 정보를 파악할 수 있도록 끊임없이 정보를 업데이트해야 합니다.

디지털 프로젝트 종료 템플릿을 생성하면 Excel 스프레드시트로 프로젝트 정보를 추적하는 데 걸리는 시간을 절약하여 중요한 일에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다. 또한, 업무가 진행되는 동일한 곳에서 템플릿을 관리하므로 여러 툴을 전환할 필요 없이 팀 전체가 단일 정보 소스를 통해 업무 상태를 추적할 수 있습니다. 

디지털 프로젝트 종료 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다.

• 팀 전체가 모든 이니셔티브에 대해 동일한 프로젝트 종료 프로세스를 따르는 데 도움이 됩니다.

• 프로젝트 종료 관련 작업 배정 상태를 실시간으로 확인합니다.

• 승인, 마일스톤, 작업을 한 곳에서 추적합니다.

• 여러 가지 커뮤니케이션 툴을 전환할 필요가 없습니다.

• 프로젝트 종료 프로젝트를 이해관계자와 쉽게 공유합니다. 

• 프로젝트 종료 보고서나 프로젝트 종료 체크리스트를 별도로 만들지 않아도 됩니다.

• 타임라인, 칸반 보드, 목록 또는 캘린더 형식으로 프로젝트 종료 프로세스를 시각화합니다.

• 프로젝트 헌장 또는 프로젝트 개요와 같은 핵심 프로젝트 문서를 바로 작업에 첨부합니다.

프로젝트 종료 템플릿에 포함해야 하는 내용

프로젝트 종료 템플릿에는 이니셔티브를 성공적으로 마무리하는 데 필요한 모든 단계가 포함되어야 합니다. 팀마다 차이가 있지만, 프로젝트 종료 작업은 일반적으로 다음 네 가지 범주로 나눌 수 있습니다.

• 관리 작업: 프로젝트 계획 검토, 프로젝트 예산 및 프로젝트 기준 확정, 문서 업데이트, 프로젝트 사후 분석 미팅 주최와 같은 실행 단계입니다. 

• 테스트 계획: 프로젝트를 시작한 후 결과를 측정하고 공유하기 위해 따르는 단계입니다. 예를 들어 일주일이나 한 달 뒤에 결과를 측정해야 할 수 있습니다. 

• 프로젝트 승인: 프로젝트를 완료하였고 요구되는 사양을 충족했음을 확인하는 데 필요한 승인 작업입니다. 

• 인계: 프로젝트를 끝낸 후 배정해야 하는 후속 프로젝트 결과물과 남은 실행 과제입니다. 

템플릿에 이러한 네 가지 범주 각각을 위한 섹션을 만드세요. 각 섹션에 작업을 입력하려면 팀의 이상적인 프로젝트 종료 프로세스가 어떤 형태일지 생각해 보세요. 모든 것을 확실히 마무리 짓기 위해 완료해야 할 실행 작업은 무엇인가요? 어떤 방식으로 결과를 테스트하고 공유할 건가요? 프로젝트를 승인해야 하는 사람은 누구이며, 다른 사람에게 배정해야 할 잔여 작업은 무엇인가요?

더 자세한 정보를 제공하려면 사용자 지정 필드를 생성하여 각 작업의 상태를 추적하세요(예: ‘시작하지 않음’, ‘진행 중’ 또는 ‘완료됨’). 또한, 마일스톤을 생성하여 프로젝트의 주요 달성 사항을 추적하고 Asana의 승인 기능을 사용하여 이해관계자가 클릭 한 번만으로 손쉽게 프로젝트 완료를 승인하도록 만들 수 있습니다.

템플릿을 생성할 때 세부적인 모든 것을 확정해야 할 필요는 없다는 점을 기억하세요. 언제든 나중에 향후 프로젝트 각각에 맞게 작업을 추가하거나 조정할 수 있습니다.

포함된 기능

• 타임라인 보기: 타임라인 보기는 모든 작업을 가로 막대형 차트로 표시하는 간트 스타일 프로젝트 보기입니다. 각 작업의 시작일과 종료일뿐만 아니라 작업 간의 종속 관계도 확인할 수 있습니다. 타임라인 보기로 계획이 전체적으로 어떻게 구성되는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 모든 업무를 한 곳에서 확인할 수 있으므로 업무가 시작되기 전에 상충되는 종속 관계를 식별하고 이에 대응하여 모든 목표를 계획대로 달성할 수 있습니다.

• 승인: 단순히 작업을 완료하는 것만이 아니라 결과물이 승인되었는지 여부를 파악해야 할 때가 있습니다. 승인은 Asana의 특별한 작업 유형으로 작업을 ‘승인’, ‘변경 요청’ 혹은 ‘거절’할 수 있는 옵션이 있습니다. 이렇게 승인 상태를 표시하면 작업 소유자가 취해야 할 조치와 업무 승인 여부를 명확하게 파악할 수 있습니다.

• 마일스톤: 마일스톤은 프로젝트의 중요한 체크 포인트를 나타냅니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 마일스톤을 설정하여 목표 대비 진행 상태를 팀원과 프로젝트 이해관계자가 파악하도록 할 수 있습니다. 마일스톤을 원대한 프로젝트 목표를 향한 과정 속에서 작은 성취들을 축하하는 기회로 활용하세요. 

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

추천 앱

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Salesforce: 영업팀, 고객 성공팀, 서비스팀이 Asana에서 지원팀과 직접 커뮤니케이션하여 병목 현상을 없애세요. 첨부 파일을 공유하고 판매 전 니즈를 충족할 수 있도록 실행과 추적이 가능한 작업을 생성할 수 있습니다. Service Cloud로 Asana에서 도입팀 및 서비스팀을 지원팀과 연결하여 뛰어난 고객 경험을 선사하세요.

• Hubspot: HubSpot Workflows를 사용하여 자동으로 Asana 작업을 생성하세요. HubSpot Workflows를 사용하면 HubSpot CRM의 모든 고객 데이터를 사용하여 자동화된 프로세스를 생성할 수 있습니다. 이 연동을 통해 HubSpot에서 거래나 티켓이 종료되었을 때와 같이 팀 간에 수월하게 업무를 인계할 수 있습니다.

• Jira: 기술 팀과 비즈니스 팀 간의 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스의 가시성을 높이세요. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 원활하게 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다.

FAQ