ポッドキャスト計画テンプレート

残念無念。ポストプロダクションの作業であなたが試したいと狙っていた最高の編集テクニックをチームメイトがうっかり抜かしてしまいました。これを使えばポッドキャストは確実に話題になるはずだったのに…。こうした事故が一度起きるだけでも腹立たしいものですが、あなたやチームが制作プロセスの調整方法を確立しない限り、残念な目に遭うのはあなたのポッドキャストであり、オーディエンスです。

幸い、前もって計画を立てれば、こうした事態は避けられます。ポッドキャストを公開する場合、当然、オーディエンスや顧客と今以上に深くつながろうという戦略があります。デジタルのポッドキャスト計画テンプレートを作成し、手元のタスクに集中しつつ、必要な手順をすべてクリアし、素晴らしいエピソードを公開しましょう。

ポッドキャスト計画テンプレートとは？

ポッドキャスト計画テンプレートは、ポッドキャストのための情報やリソースのほか、計画が必要なタスクのすべてが含まれるツールで、何度も繰り返し利用できます。質が高く、一貫性のあるポッドキャストエピソードを制作・製作するためには、作業を整理しておく必要がありますが、その方法の一つがポッドキャスト計画テンプレートです。こうしたテンプレートは通常、個々のワークフローに従っていくつかのセクションに分かれます。

ポッドキャスト制作のライフサイクルを通じて活用できるテンプレートには、以下のようにさまざまな種類があります。

• ポッドキャスト計画タスクリスト。このテンプレートには、すべてのポッドキャストに関する To-Do リストの項目が含まれます。エピソードごとにテンプレートを複製し、制作のスケジュールや情報共有を滞りなく行うために活用します。たとえば、リサーチ、ポッドキャストコンテンツ、ポストプロダクションのセクションを作成し、それぞれに関連のタスクをまとめるとよいでしょう。

• ポッドキャストエピソードの概要。ポッドキャスト計画テンプレートを、各エピソードの概要をまとめるために使用することもできます。このタイプのテンプレートでは、ポッドキャストの導入、インタビューの質問、締めくくりの考察といったセクションを設定します。

ポッドキャスト計画テンプレートは必要ですか？

ポッドキャストのホスト役は、生まれつき会話を始めるのが得意な人でしょうが、整理整頓の達人とは限りません。どんなに才能と人柄に優れたクリエイターも、ポッドキャスト計画テンプレートを使ってプロセスを組み立てるメリットはあるはずです。

エピソードのどの要素も、正確に決まった順序で組み立てる必要があり、人の名前や肩書きなどは、念を入れて確認しなくてはなりません。私たちはカスタムのプロジェクトテンプレートを作成し、エピソードごとに 18～20 件のタスクに整理しました。しっかりとした土台のテンプレートを作成し、番組ごとのニーズに合わせてカスタマイズします。見落としを防ぐために、あらゆる手順を 1 か所で追跡することが、私たちにとって非常に重要なのです。”

特に、プロジェクト管理ツールなどのデジタルプラットフォームで作成したポッドキャスト計画テンプレートは便利です。To-Do を整理し、締め切りを追跡しやすいだけでなく、デジタルのポッドキャスト計画テンプレートでは、次のことが可能になります。

• 細かい作業のリマインダーになる。インタビューする相手の名前の綴りが正しいかどうか確認するといった、細かい作業が大きな違いをもたらします。テンプレートを使えば、こうした些細なようで重要な情報や作業の見落としを防げます。

• 短時間で計画を立てられる。デジタルのポッドキャスト計画テンプレートを作成すれば、数分で複製して記入できるので、すぐに制作作業に取り掛かれます。

• 情報を一括管理する。すべての資料を 1 か所にまとめておけるので、必要なときにいつでも参照できます。

• 詳細情報を共有する。ポッドキャストチームはもちろん、広告主やインフルエンサーなど、外部パートナーとも簡単に情報を共有できます。

• 一貫性を保つ。トピックや意見が行き当たりばったりでは、聞く人が大変です。ポッドキャスト制作のプロセスと、各エピソードで何を伝えるのかを明確にまとめておくことで、テーマからの脱線を防ぎ、一貫性のあるコンテンツ制作のルーティンを打ち立てられます。

• ビジネスの成長に応じて規模を拡大する。ビジネスの成長や拡大に応じてテンプレートを調整し、スケーリングできます。

ポッドキャスト計画テンプレートの作成方法

ポッドキャスト計画テンプレートをどう作るかは、作る人の判断によりますが、一般的には、次の 5 つのステップを押さえることが基本になります。

1. プロジェクト管理ソフトウェアなど、デジタルフォーマットを選択します。これによってポッドキャスト計画テンプレートを簡単に複製して使うことができます。

2. テンプレートを使って重要なタスクをすべて把握する。どんな To-Do も小さすぎることはありません。すべてを 1 か所にリスト化することで、確実にタスクの見落としを防げます。

3. セクションを使って仕事を整理する。ポッドキャストは多くの場合、制作準備、制作、制作後編集を経て完成します。セクションやタグを使って、自分がどのステージにいるのかを明確にし、全員と認識を揃えましょう。

4. テンプレートを保存して、関係者全員と共有する。外注業者やフリーランス、パートナーの代理店がポッドキャストの制作に関わっている場合は、全員がテンプレートを信頼できる唯一の情報源として活用できます。 

5. テンプレートを複製して、すべての新エピソードに利用します。

反復的なタスクが新しく発生するたびに、テンプレートに追加すれば、以後、見落とす心配がありません。”

また、エピソードのリサーチ用テンプレート、スクリプトやコンテンツ戦略のテンプレート、アプローチするスポンサー候補のチェックリストなど、ポッドキャスト関連のワークフローについてもテンプレートを作成できます。

ポッドキャスト計画テンプレートに記載する情報

ポッドキャスト計画テンプレートには、制作準備からプロモーションまでの全工程についてあらゆる詳細を記載します。各ステージにセクションを設け、タスクによって細分化し、それぞれをチームメンバーに割り当てて締め切りを設定すれば、計画通り進められます。ここでは初めてテンプレートを使用する場合に、おすすめのタスクのアイデアをご紹介します。

• 制作準備関連タスク: エピソードの制作前の作業をすべてリストアップします。制作準備関連のタスクには、たとえばリサーチ、メモのまとめ、公開に必要なフォームの署名をもらうことなどが挙げられます。

• 制作: エピソードを制作する際に、毎回行う作業について考えましょう。本格的なポッドキャストなら、スタジオを確認したり、ゲストをホテルからスタジオに送迎したりといった仕事があるかもしれません。小規模なポッドキャストでは、ノイズブロッカーをオンにするなどの、レコーディング中の手順も制作関連のタスクに含まれます。

• 制作後編集の指示: エピソードの編集や、Spotify や YouTube へのアップロードに合わせてフォーマットを変更するなど、チームがポストプロダクション中にエピソードを適正に管理するためのすべての作業が含まれます。

• マーケティング: 制作前のプロモーションやポストプロダクションでのプッシュ型マーケティングなど、マーケティング戦略に合わせたタスクをフォローします。

• リソースと参考資料: すべての関連資料を 1 か所にまとめます。たとえば、ポッドキャストでカバーしない内容についてまとめた「質問しないこと」リストを作成しましょう。

Asana のテンプレートは、私たちが一貫性を維持する上で欠かせません。テンプレートのおかげで、スケジュール通りにエピソードを公開し、オーディエンスにプロモーションを行うために、何をすべきか正確に把握できます。”

組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• フォーム: フォームに入力すると、Asana のプロジェクトに新しいタスクとして表示されます。フォームを介してリクエストを受け付けることで、仕事の開始手順を統一し、必要な情報を収集し、仕事の見落としを防ぐことができます。リクエストをその場限りのプロセスとして処理するのではなく、標準化したシステムや全員の回答が必須の質問セットを作成するとよいでしょう。あるいはブランチングロジックを用いれば、ユーザーの回答に合わせた質問を提示することもできます。フォームを使うことで、入ってくるリクエストを管理する時間と手間を省き、重要な仕事により多くの時間を使えるようになります。

• メッセージ: 具体的なアクションにつながらない情報を共有する必要がある場合は、Asana のメッセージ機能をおすすめします。メッセージを使用すると、アクションが不要な仕事について、Asana 内でコミュニケーションをとることができます。個人、チーム、プロジェクトを自由に組み合わせてメッセージを送れるので、メンバー全員で共通認識を持てます。また、Asana のタスク、プロジェクト、目標にリンクすることで、メッセージの受信者が簡単に背景情報を把握し、詳細を把握できるようになります。

• プロジェクトステータス更新: 複数のツールを切り替えて、プロジェクトのステータスに関する情報を探したり、メールで済むような内容のミーティングに参加したりする状況に別れを告げましょう。Asana のプロジェクトステータス更新は使い方が簡単なだけでなく、チームが実行する仕事に直接紐づいています。そのためチームメンバーは、プロジェクト計画やコミュニケーション計画、目標、マイルストーン、成果物などのプロジェクトに関連する情報に容易にアクセスできます。プロジェクトステータスレポートを使えば、手作業を減らし、情報を一元管理して、最新の情報をメンバーに伝えられます。

おすすめのアプリ

• Vimeo: 文章で言いたいことを伝えることはできますが、文字だけでは話し方や感情、表情を伝えることはできません。Vimeo が提供する Asana のビデオメッセージング機能なら、会議を開かなくてもチームに必要なコンテクストを伝えられます。自分の姿や操作画面を録画した短い動画を、タスクやプロジェクト、メッセージ、コメントに埋め込むことで、情報や状況がよりわかりやすく伝わります。Asana によって録画した動画の文字起こしが自動で作成されるため、動画の内容を読んだり、検索したりすることもできます。フィードバック、質問、タスクの割り当てまで、すべてを Asana 上で進められます。

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Adobe Creative Cloud: クリエイティブチームが最高の仕事をするには、デザイン作業に集中できることが重要です。Asana と Adobe Creative Cloud を連携すれば、クリエイティブチームやデザインチームは、仕事の開始に必要な情報の入手も、レビュアーや承認者からのフィードバックの受け取りも、仕上がったアセットの提出も、すべて Photoshop、Illustrator、InDesign を離れることなく行えます。新しいタスクを確認する、デザインを共有する、Adobe XD 共有リンクを埋め込む、Asana で受け取ったフィードバックを反映するといったあらゆる作業を Adobe Creative Cloud の中で実行できます。

• Canva: Canva for Asana の連携により、Canva の美しいデザインを Asana のプロジェクトに簡単に埋め込み、プロジェクトに命を吹き込めます。Canva との連携で、プレゼン資料から SNS 用素材、ワイヤーフレーム、動画まで、あらゆるアイデアやデザインを 1 か所に集め、シームレスなコミュニケーションやコラボレーションを可能にします。

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