ファストトラッキングとクラッシング: プロジェクトのスケジュールを短縮するヒント

プロジェクトの締め切りがどんどん近づき、何度か分析を行った結果、今のペースでは、チームがプロジェクト目標をクリアするのは無理だと気付くー。これはプロジェクトマネージャーにとって、頭の痛いシナリオでしょう。

幸運なことに、そういう場合にスケジュールの短縮に利用できるプロジェクト管理の手法がいくつかあります。この記事では、ファストトラッキングとクラッシングについて解説し、これらを使ってプロジェクトのタイムラインを短縮すべき場面もご紹介します。

ファストトラッキングとは

ファストトラッキングは、タスクが 1 つずつではなく同時に完了するようプロジェクトタスクを計画し直すことで、スケジュールを短縮するプロジェクト管理手法です。ファストトラッキングは、完了すべきタスク間に依存関係がないプロジェクトにのみ使用できます。

これをわかりやすくするために、2 つのタスクを表示したガントチャートを思い浮かべてください。1 つのタスクは進行中で、もう 1 つのタスクは、前のタスクが完了するまで開始しないことになっています。ファストトラッキングでは、第 2 のタスクをずらして、第 1 のタスクと並行して進行させ、両方のタスクを同時に完了させます。ただしこれが可能なのは、第 2 のタスクが 第 1 のタスクと依存関係にない場合のみなので、注意が必要です。

ファストトラッキングのテクニックは、プロジェクトが締め切りまでに完了しないリスクがある場合に使用します。

クラッシングテクニックとは

プロジェクトのクラッシングは、プロジェクトにリソースを追加して、2 つのタスクを同時に完了するスケジュール短縮の手法です。「プロジェクトマネジメント知識体系 (PMBOK® ガイド)」では、クラッシングテクニックを、「最小増分コストでプロジェクトスケジュールを短縮する方法」と定義しています。最小増分コストとは、生産量を 1 単位増加するために必要となるコストを指します。ソフトウェア開発のような業界でこれを測定するのは困難ですが、製造業などの生産に関連する業界では容易に管理できます。

ファストトラッキングとクラッシングをそれぞれ使うべきタイミング

これらのプロジェクトスケジュールの短縮テクニックは、プロジェクトが締め切りに間に合わない場合によく使われます。ファストトラッキングとクラッシングを同時に実施して、プロジェクトの完了を早めることもできます。

プロジェクトをスピードアップするには、両方のテクニックを併用するのが最善ですが、必要に応じて一方のみを使用することもできます。たとえば、チームメンバーを増員する予算がなければ、クラッシングは難しいかもしれません。その場合は、チームの作業時間を倍にしたり、別のチームから応援を頼んでファストトラッキングを実施するしかないでしょう。

プロジェクトのファストトラッキングとクラッシングを成功に導くには

プロジェクトの予定が押して、タイムラインの短縮が必要になったら、とるべき基本ステップは次の通りです。

1. 現在のプロジェクトに必要なことを把握する

プロジェクトのタイムラインを短縮する前に、プロジェクトの現在の進捗を確認することが大切です。プロジェクトマネージャーはここで次の質問について考えましょう。

• 節約すべき時間数はどれだけか？節約するべき時間数がわかれば、ファストトラッキングやクラッシングでプロジェクトのタイムラインをどれだけ短縮するべきかを判断できます。

• クリティカルパス上に同時進行できないタスクはあるか？クリティカルパス上のタスクは 1 つの流れにまとめておきます。ただし、クリティカルパスに依存していないその他のタスクは、同時進行できるようにスケジュールを組み直すことを検討しましょう。

• 他に利用できる追加のリソースはあるか？リソース管理計画で、他に利用できる追加リソースがないか確認します。たとえば、外部スタッフや追加のチームメンバーを雇用する予算の余地などがこれに該当します。

プロジェクトのファストトラッキングの例:

デザインチームがブランドの見直しプロジェクトに取り組んでいます。当初のタイムラインでは、新しいブランドガイドラインが設定されたらすぐ、デザイナーたちが様々なアセットを順番に作り直すことになっていました。しかし、チームはプロジェクト管理ツールでタイムラインを見直し、デザイナーに新しいブランドアセットの制作を同時進行させて、プロジェクトの所要時間を短縮できるよう、スケジュールを組み直しました。

2. プロジェクトスケジュールの調整

前のステップで把握した節約すべき時間数に基づき、短縮されたタイムラインに合うようにプロジェクトのスケジュールを組み直します。

このプロセスを視覚化するには、ガントチャートを使用します。ガントチャートは水平方向の棒グラフで、プロジェクトの様々なタスクのタイムラインを図で示します。一行に完了すべきクリティカルパスの業務を示し、タスクと並行している別の一行に、同じく完了すべきそれ以外のすべてのタスクを示します。

プロジェクトを視覚化すると、プロジェクト関係者にタイムラインの変更を分かりやすく知らせることができ、同時に誰がいつまでに何を達成するかを示すことができます。

[ビフォー / アフターのスクリーンショット]

3. パフォーマンスのモニタリング

プロジェクトのファストトラッキングを開始したら、パフォーマンスのモニタリングを行います。プロジェクトタイムラインを短縮するためにチームメンバーを追加した場合は、新しいメンバーに、現在のプロジェクトスコープ、スケジュール、期間を確実に伝えましょう。パフォーマンスをモニタリングして、仕事の質がプロジェクトチームの基準に達していることを確認することも必要です。時間を惜しまず、成果物とタスクを定期的にチェックして、プロジェクトが引き続き期待値を満たしていることを確かめましょう。

仕事の質を評価することに加え、プロジェクトのコストをモニタリングしましょう。クラッシングテクニックのよくある問題は、追加コストです。クラッシングでは、主に最小限の予算で締め切りを守ることを目指すため、プロジェクトコストが著しく増加していることに気づいたら、プロジェクトスコープの範囲内に収まるよう、可能な限り規模の縮小に努めましょう。

4. 振り返り、今後に応用する

プロジェクトの短縮を予め計画する人はいませんが、うまくいったことや改善が必要なことを次のプロジェクトのために記録しておくことは重要です。事後評価ミーティングを行うと、次のプロジェクトでファストトラッキングやクラッシングを回避する方法を見つける上で役に立ちます。

次のような問いについて考えてみましょう。

• このプロジェクトで成功した点は何か？

• このプロジェクトで失敗した点は何か？

• プロジェクトで、予測よりも時間がかかった面はあったか？

• プロジェクト中、最も困難な課題は何だったか？

プロジェクトのファストトラッキングとクラッシングにおける潜在的な問題点

ファストトラッキングとクラッシングは、プロジェクトのスケジュールを守るための一般的なプロジェクト管理手法ですが、これを常態化させてはいけません。どちらもピンチを救ってはくれますが、次のような問題が起きる可能性を含んでいるためです。

チームメンバーの燃え尽き症候群のリスクが高まる

ファストトラッキングの性質上、チームが担当する仕事範囲が広がる可能性が非常に高まります。

プロジェクトの開始時点で、チームは一定量のタスクを引き受けることを予測していますが、ファストトラッキングが導入されると、追加で予期しない業務を課される可能性があります。これによって、燃え尽き症候群のリスクが高まる恐れがあります。

これを予防する方法の一つが、チームの業務の確認と追跡を容易に行えるプロジェクト管理ツールを利用することです。ワークマネジメントソフトウェアを使ってチームの仕事量を把握することで、誰に余力があり、誰が業務の応援を必要としているかを視覚化しやすくなります。

コストの上昇

クラッシングの目的は、リソースを追加し、業務のスピードを上げて期日通りに仕事を仕上げることです。チームに新たなメンバーを追加するため、この手法はコストの上昇を招くことが一般的です。クラッシングでは増分コストを最小限にとどめることを目指しますが、こうした追加コストによってプロジェクトが予算オーバーになることが少なくありません。

プロジェクトの予算超過を防止するには、定期的なステータス更新に予算に関する最新情報を含めるのがおすすめです。これによって、プロジェクトマネージャーと関係者は、その都度予算の制約を把握できます。

仕事の質の低下

複数のタスクが同時進行すると、同じく同時に出来上がってくるプロジェクトの成果物すべてを把握することがプロジェクトマネージャーにとって難しくなってきます。利用できるリソースやチームの余力によっては、業務のスピードアップの性質上、仕事の質が落ちかねません。

この問題への対策として、品質保証のためのリソースを一部確保しておきましょう。レビュー回数を 1 回増やすことで、成果物の品質の低下を避けられます。

プロジェクト管理ツールで、プロジェクトのタイムライン管理が容易に

ファストトラッキングもクラッシングも、チームがプロジェクトのスケジュールを維持するために役立ちます。とはいえどんな戦略をとっても、全員がタスクとタイムラインに関する情報を共有することは欠かせません。そのためには、Asana のようなワークマネジメントツールを使用することがベストです。Asana なら、チームは 1 つの共有スペースで業務に取り組めるため、するべきこと、優先すべき業務、仕事の締め切りを瞬時に把握できます。