Asana はあらゆる種類のチームに対応しており、チームに合わせてカスタマイズする方法はたくさんあります。同じ機能でも、チームによって使用方法がまったく異なるかもしれません。学びながら試行錯誤することで、自分たちにとって最適な使い方が分かってきます。そこで、Asana を使いこなすためのヒントをご紹介します。
1. マイタスクで To-Do リストを確認する
同僚が割り当てたタスクがどこにあるか分からない。または、今日取り組むべき仕事を確認したい。そんなときはマイタスクを使います。自分に割り当てられているすべてのタスクがここに集められます。ここで、完了した仕事、まもなく期限のタスク、これから発生する仕事を絞り込むことができます。1 日を通じてマイタスクを確認することで、仕事を順調に進められますし、新しい仕事が入ってきたことにも気づけます。
マイタスクを使う際のヒント:
すべてのタスクに期日を設定し、今日、近日、後日のいずれかで優先度をつけましょう。そうすれば、後で予定されている仕事を見失ったり、大量のタスクに気を取られたりすることなく、最優先事項に集中できます。
マイタスクの右上隅にあるフィルターアイコンをクリックして、期日や完了状況でタスクをソートできます。完了タスクを表示すると、自分がどれだけのことを達成したのかを実感できます。これは素早く確認できる進捗レポートのようなものです。
カレンダービューを使って、短期的および長期的なスケジュールを見える化し、自分のキャパシティを把握しましょう。そして、タスクをドラッグ & ドロップして期日を変更できます。
タスクに関するその他のヒントについては、How to Asana をご覧ください。
2. チームメイトやタスク、プロジェクトを @メンションする
タスクに同僚の注意を引きたい場合や、他の仕事とリンクさせたい場合、あるいはプロジェクトを簡単に共有したい場合は、@ と入力し、続けて Asana でリンクしたいメンバー、タスク、プロジェクトの名前を入力するだけです。チームメイトを @メンションすると、相手に通知が届きます。タスクやプロジェクトの場合は、Asana の仕事にリンクされます。チームメイトがメッセージを見たかどうかを気にしたり、何十もの参照資料を送ったりする必要はもうありません。
3. カスタムテンプレートを使ってプロセスを文書化し、迅速化する
デザイナーに情報が共有されなかったためにキャンペーンが遅れた経験や、全員が他の誰かがテストしたと思い込んでいたために、メールのテストが行われなかった経験はありませんか？明確なプロセスを作成し、維持するのは面倒な作業です。しかし、Asana の機能を活用すれば、その作業を簡単に行えます。
Asana のカスタムテンプレートは、プロセスを文書化して確立する最も簡単かつ迅速な手段です。これにより、新しいプロジェクトをすばやく開始できます。誰でもテンプレートからプロジェクトを作成できるため、常に正しい手順に従い、プロジェクトを成功させるために必要な情報を得ることができます。
カスタムテンプレートを使う際のヒント:
テンプレートは自動的にコメント限定になり、手順が変更されないようにロックされます。そのため、誰かが誤って変更を加えることはありません。
繰り返し行うプロセスはすべてカスタムテンプレートに変換できます。イベント計画、新入社員のオンボーディング、製品リリースなどのプロセスは、テンプレート化すると便利です。
4. タスクを複数のプロジェクトに追加して、コンテキストを明確にする
仕事が 1 つのプロジェクトに限定されない場合もあります。たとえば、エディトリアルカレンダーで管理しているブログ記事が、今後のマーケティングキャンペーンに使用される場合などです。タスク (および仕事) を複製する代わりに、両方のプロジェクトに追加するだけです。そうすれば、仕事と更新情報を同じ場所で管理しながら、関係者は自分にとって最も使いやすいプロジェクトで仕事を確認できます。
ブログのレビュー担当者は、エディトリアルカレンダープロジェクトから下書きに簡単にアクセスできます。また、キャンペーンマネージャーは、プロジェクトに目を通して、コンテンツが順調に進んでいることを確認できます。
5. 開始日を使ってタスクの期間を示す
期日は仕事の締め切りを示しますが、直前まで放置されたり、納期が長すぎて見落とされたりすることがよくあります。代わりに、開始日を使って仕事のペースを調整し、プロジェクト計画がチームメイトに仕事を完了するのに十分な時間を与えていることを確認できます。
6. すべてを色分けする
Asana を使えば、机が付箋や蛍光ペンで埋め尽くされることはありませんが、依然として色は Asana の大事な要素です。仕事を整理するために役立つ色を追加するオプションを多数用意しています。プロジェクトの種類を示す色を設定したり、サイドバーを整理したりできます。これらを行うには、プロジェクトヘッダードロップダウンをクリックして色を選択するだけです。 カスタムフィールドに色を設定することもできます。
これにより、チームメイトは色を見るだけで情報に簡単に目を通すことができます。カスタムフィールドがある場合は、赤を「保留中」、黄色を「レビュー中」、緑を「完了」に使用できます。
7. チームの Asana の使い方に関するルールを設定する
Asana にはたくさんの使い方があります。当社では、「正しい使い方」について多くのアドバイスを提供していますが、最終的には、チームにとって最適な使い方が「正しい」使い方です。Asana を使い始めたばかりの場合は、Asana のルールガイドを確認し、チームとミーティングを行って、Asana を使ってどのようにコミュニケーションやコラボレーションを行っていくかを話し合いましょう。
以下のような点について決めるとよいでしょう。
タスクを割り当てる前に、どのような情報をタスクに含める必要があるか。
最新情報をどのように共有するか。
プロジェクトの作成と管理を誰が行うか。
How to Asana を確認して、Asana のコミュニケーションルールに関するヒントをチェックしましょう。
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