マイタスク

マイタスクとは、特定の組織またはワークスペースで自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。タスクリストをソートすると、自分に合ったかたちでタスクを表示できます。

最近の割り当て

タスクが割り当てられると、「マイタスク」の最近の割り当てセクションに表示されます。この一番上のセクションの名前は好きに変更できますが、自分に割り当てられたタスクが最初に表示される「特別」なセクションであることを覚えておきましょう。このセクションは削除できません。

x@mail.asana.com 宛てのメールを送信してタスクを作成した場合、そのタスクはまず「マイタスク」の最近の割り当てセクションに表示されます。

カスタムセクション

マイタスク内では、仕事を整理するための独自のセクションを作成することができます。セクションの名前変更、並び替え、作成、削除などを行い、自分だけの使いやすい管理システムをデザインしましょう。

こちらにいくつか提案を用意しましたので、ぜひ参考にしてみてください。

マイタスクのルール

タスクを「今日」「近日」「後日」セクションの間で自動的に移動していた自動移動機能は廃止されました。ですが、ルールを使えば、この自動移動機能と同じことが行えます。

マイタスクにオートメーション機能を追加すると、トリアージなどの手動プロセスの時間を節約したり、セクション内でのタスクの移動を自動化できます。プリセットルールが集められたギャラリーから、トリガーとアクションのセットがすでに用意されているオプションを選択できます。それから必要なパラメーター (使用するセクションや担当者など) を指定できます。

以下のようなオートメーションを使って、マイタスクをカスタマイズできます。

1. 期日の接近に合わせてタスクを特定のセクションに移動する
2. タスクが期限を超過したときに、自動的にコメントを追加する
3. Business プランおよび Enterprise プランをご利用のお客様にはカスタムルールビルダーをご活用いただけます。プリセットオプションから選択してもいいですし、「カスタム」をクリックすれば他のオプションを表示することもできます。

ルールの設定されたセクションの横にはルールのアイコン (雷アイコン) が表示されるので、ルールが設定されていることがわかります。

こうしたルールを作成すると、期日の接近に伴い、タスクはマイタスク内のどこにあっても、指定されたセクションに移動します。これらのルールによって午前 0 時から午前 1 時の間にマイタスクが更新されると、タスクは最近の割り当てセクションまたは他のセクションから移動します。

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マイタスクのアプリ

頻繁に使用するアプリの連携は、プロジェクトに限定されるものではありません。アプリは、マイタスクに追加して、チームが最も多用するツールと連携させることもできます。

マイタスクにアプリを追加するには、マイタスクページの右上隅にある「カスタマイズ」ボタンをクリックし、表示される一覧からアプリを選択します。アプリのフィールドはマイタスク内の各タスクに表示されるので、アプリとワークフローをシームレスに連携させることができます。

3 つのビュー (リスト、ボード、カレンダー)

プロジェクトと同様に、リスト、ボード、カレンダーの各ビューを切り替えることができます。プロジェクトでどのようにセクションを使っているかによって、適したビューが異なる場合があります。

ソートと絞り込み

マイタスクは、期日、いいね、またはアルファベット順でソートすることができます。リストビューで「セクション内でソート」をオンにすると、タスクはセクション別にグループ分けされたまま、そのセクション内でソートされます。ただし、ボードビューの場合、セクションは非表示になることがなく、タスクは常にセクション内でソートされます。

カスタマイズ

マイタスクは以下の方法でカスタマイズできます。

• 特定のフィールドの表示をオン / オフする
• フィールドを並び替える
• フィールドの列のサイズを変更する

完了、未完了、すべて表示

このメニューでは、未完了タスクのみ、完了したタスクのみ、または自分に割り当てられたすべてのタスクを表示することができます。完了したタスクのみを表示する場合なら、完了日時 (今日、昨日、1 週間以内、2 週間以内、3 週間以内) を指定して表示することもできます。

マイタスクからタスクを作成する

マイタスクで作成したすべての新規タスクは自動的に自分に割り当てられ、あなたのみに公開されます。これをプロジェクトに追加すると、チームの他のメンバーにも表示されるようになります。

他のユーザーがあなたのマイタスクリストに作成したすべてのタスクは、自動的にあなたに割り当てられ、あなたとタスク作成者を含むすべてのコラボレーターにのみ公開されます。

レイアウトをデフォルトとして保存する

マイタスクではソート、フィルター、およびビューの設定が次回も使用できるように自動的に保存されます。

プロジェクトビューは自動的に保存されませんのでご注意ください。プロジェクトビューの保存方法は、こちらのガイド記事をご覧ください。

所属先のすべてのスペースの全タスクを表示する

所属先のスペース (ワークスペースおよび組織) ごとにマイタスクリストを表示するには、トップバーでスペースを切り替える必要があります。

ただし、サードパーティアプリの Taco と連携することにより、ワークスペースや組織の垣根を越えてすべてのタスクを 1 つのリストで見ることができます。

サードパーティツールは Asana が開発したものではないため、Asana サポートチームによるサポートは提供されません。

ドラッグ & ドロップ

マイタスクのリストは、期日順にソートされている場合を除いて、ドラッグ & ドロップで並び替えることができます。

7 日間カレンダービュー

マイタスクカレンダーを見て、重要な納期や今後のタスクを把握することができます。7 日間のカレンダービューを使うと、日ごとにその日が期限のタスクを並べ替え、優先度の高いタスクを一番上に表示することができます。

今週のフォーカス

マイタスクのメンバーシップ

「マイタスクのメンバーシップ」機能により、ユーザーは他者のマイタスクを管理するためのアクセスをリクエストできます。また、ユーザーは自身のマイタスクを管理するためのアクセスを、自身が選択したメンバーに対し承認することもできます。

本機能は、他者のマイタスクにおいてソート、並べ替え、もしくはセクションの作成を行う必要があるか、その作業を特定のユーザーに任せることが必要なワークフローにおいて役立ちます。

現状では、他のユーザーのマイタスクの画面を開くと、明示的な権限が付与されていない場合、以下が表示されます。

• そのユーザーのタスクのリスト
• ソートの順序を変更するオプション (変更は、あなた自身への表示においてのみ反映され、マイタスク所有者への表示に影響はありません。)
• フィルターを適用するオプション (上記と同様に、あなた自身への表示にのみ影響します。)
• タスクの並べ替え、セクションの表示、セクションの作成はできません。

アクセス承認前は、期日およびプロジェクトによるソートのみが可能ですが、アクセス承認後は、ソートをなしにするか、いいねでソートすることができるようになります。

他者のマイタスクへのアクセス承認を受けても、タスクのプライバシー設定には影響はありません。たとえば、アクセス承認前に特定のタスクが表示されなかった場合には、アクセス承認後にも表示はされません。

他のメンバーのマイタスクのリストビューにアクセスする

他のメンバーのマイタスクへのアクセスをリクエストする

他のメンバーのマイタスクへのアクセスをリクエストするには、そのユーザーのマイタスクのリストビューに移動し、ドロップダウンの矢印をクリックし、「管理許可をリクエスト」を選択します。

アクセスをリクエストすると、リクエストした相手に対しタスクが作成されます。

「共有」ボタンによりマイタスクへのアクセスを承認する

「共有」ボタンをクリックします。

メンバー名を入力し、「招待」をクリックします。

アクセスを承認すると、承認を受けた相手の受信トレイに通知が送られます。

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