マイタスク

マイタスクとは、特定の組織またはワークスペースで自分に割り当てられているすべての To-Do (Asana では「タスク」) のリストです。タスクリストをソートすると、自分に合った形でタスクを表示できます。

サイドバーのマイタスク

マイタスクにアクセスするには

サイドバーの「マイタスク」をクリックします。

最近の割り当て

タスクが割り当てられると、「最近の割り当て」セクションに表示されます。このセクションの名前は好きに変更できますが、自分に割り当てられたタスクが最初に表示される「特別」なセクションであることを覚えておきましょう。

マイタスク

x@mail.asana.com 宛てのメールを送信してタスクを作成した場合、そのタスクはまず「マイタスク」の最近の割り当てセクションに表示されます。

カスタムセクション

マイタスク内では、仕事を整理するための独自のセクションを作成することができます。セクションの名前変更、並び替え、作成、削除などを行い、自分だけの使いやすい管理システムをデザインしましょう。

こちらにいくつか提案を用意しましたので、ぜひ参考にしてみてください。

マイタスクのルール

これまでタスクを「今日」「近日」「後日」セクションの間で自動的に移動していた自動移動機能は廃止されました。ですが、ルールを使えば、この自動移動機能と同じことが行えます。

マイタスクにオートメーション機能を追加すると、トリアージなどの手動プロセスの時間を節約したり、セクション内でのタスクの移動を自動化できます。プリセットルールが集められたギャラリーから、トリガーとアクションのセットがすでに用意されているオプションを選択できます。それから必要なパラメーター (使用する列や担当者など) を指定できます。

以下のようなオートメーションを使って、マイタスクをカスタマイズできます。

  1. 期日の接近に合わせてタスクを特定のセクションに移動する
  2. タスクが期限を超過したときに、自動的にコメントを追加する
  3. Business プランおよび Enterprise プランをご利用のお客様にはカスタムルールビルダーをご活用いただけます。プリセットオプションから選択してもいいですし、「カスタム」をクリックすれば他のオプションを表示することもできます。

ルール gif

「今日」「近日」「後日」間の自動移動を再現する方法

タスクの後日から近日近日から今日への移動を再現するには、期日が近づいているときにタスクを近日セクションに移動させるルールとタスクの期日になったときにタスクを今日セクションに移動させるルールの 2 つをマイタスクに追加する必要があります。

これらのオートメーションを追加するには、以下を行います。

  1. ツールバーの「カスタマイズ」をクリックします 1.「ルールを追加」をクリックします
  2. 期日の接近ルールをクリックして追加します
  3. ルールによってタスクを特定のセクションに移動させる期日を選択します
  4. その選択した日にタスクを移動させる移動先のセクションを選択します

ルールの設定されたセクションの横にはルールのアイコン (雷アイコン) が表示されるので、ルールが設定されていることがわかります。

ルールの二重追加 gif

タスクの移動先とするセクションごとに、ルールを 1 つずつ追加することができます。たとえば、期日が 3 日後に迫っているときにタスクを近日セクションに移動させるルールと、期日になったときにタスクを今日に移動させる別のルールを 1 つずつ追加します。

こうしたルールを作成すると、期日の接近に伴い、タスクはマイタスク内のどこにあっても、指定されたセクションに移動します。これらのルールによって午前 0 時にマイタスクが更新されると、タスクは最近の割り当てセクションあるいは他のセクションから移動します。

マイタスクのアプリ

最も多用するアプリの連携は、プロジェクトに限定されるものではありません。アプリは、マイタスクに追加して、チームが最も多用するツールと連携させることもできます。

マイタスクにアプリを追加するには、マイタスクページの右上隅にある「カスタマイズ」ボタンをクリックし、表示される一覧からアプリを選択します。アプリのフィールドは、マイタスク内の各タスクに表示されますので、アプリとワークフローをシームレスに連携させることができます。

3 つのビュー (リスト、ボード、カレンダー)

プロジェクトと同様に、リスト、ボード、カレンダーの各ビューを切り替えることができます。プロジェクトでどのようにセクションを使っているかによって、適したビューが異なる場合があります。

ソートと絞り込み

マイタスクは、期日いいね、またはアルファベット順でソートすることができます。リストビューで「セクション内でソート」をオンにすると、タスクはセクション別にグループ分けされたまま、そのセクション内でソートされます。ただし、ボードビューの場合、セクションは非表示になることがなく、タスクは常にセクション内でソートされます。

カスタマイズ

マイタスクは以下の方法でカスタマイズできます。

  • 特定のフィールドの表示をオン / オフする
  • フィールドを並び替える
  • フィールドの列のサイズを変更する

カスタマイズ

完了、未完了、すべて表示

このメニューでは、未完了タスクのみ、完了したタスクのみ、または自分に割り当てられたすべてのタスクを表示することができます。完了したタスクのみを表示する場合なら、完了日時 (今日、昨日、1 週間以内、2 週間以内、3 週間以内) を指定して表示することもできます。

マイタスクからタスクを作成する

マイタスクで作成したすべての新規タスクは自動的に自分に割り当てられ、あなたのみに公開されます。これをプロジェクトに追加すると、チームの他のメンバーにも表示されるようになります。

他のユーザーがあなたのマイタスクリストに作成したすべてのタスクは、自動的にあなたに割り当てられ、あなたとタスク作成者を含むすべてのコラボレーターにのみ公開されます。

レイアウトをデフォルトとして保存する

マイタスクではソート、フィルター、およびビューの設定が次回も使用できるように自動的に保存されます。

プロジェクトビューは自動的に保存されませんのでご注意ください。プロジェクトビューの保存方法は、こちらのガイド記事をご覧ください。

所属先のすべてのスペースの全タスクを表示する

所属先のスペース (ワークスペースおよび組織) ごとにマイタスクリストを表示するには、トップバーでスペースを切り替える必要があります。

ただし、サードパーティアプリの Taco と連携することにより、ワークスペースや組織の垣根を越えてすべてのタスクを 1 つのリストで見ることができます。

サードパーティツールは Asana が開発したものではないため、Asana サポートチームによるサポートは提供されません。

ドラッグ & ドロップ

マイタスクのリストは、期日順にソートされている場合を除いて、ドラッグ & ドロップで並び替えることができます。

ドラッグ & ドロップ

7 日間カレンダービュー

マイタスクカレンダーを見て、重要な納期や今後のタスクを把握することができます。7 日間のカレンダービューを使うと、日ごとにその日が期限のタスクを並べ替え、優先度の高いタスクを一番上に表示することができます。

カレンダービュー

マイタスクの 7 日間カレンダービューでは、次のことを行えます。

*「週ビュー」をクリックすると、複数日にわたるタスクの表示 / 非表示を切り替え、長期間にわたるタスクが 1 週間の計画の際に邪魔になるのを防げます。この画面では、週ビューと月ビューの切り替えのほか、週末の表示 / 非表示を切り替えることもできます

  • また、ツールバーの「タスク」ボタンをクリックして、すべてのタスク、未完了のタスク、完了したタスクの表示を切り替え、カレンダービューを整理することもできます
  • タスクをドラッグ & ドロップして、1 日ごとにその日が期限のタスクを並べ替え、優先度の高いタスクを一番上に表示できます *「未スケジュール」ボタンをクリックすると、未スケジュールのタスク (期限のないタスク) が表示されます。このボタンをクリックすると、ミニカレンダーが表示され、特定の日付にすばやく移動できます。「未スケジュール」サイドバーから週ビューにタスクをドラッグして、特定の日にスケジュールすることもできます

今週のフォーカス

今週のフォーカス

今週のフォーカス

1 週間の「フォーカス」を設定して、その週の仕事に計画的に取り組みましょう。特定したその週の最優先事項を、モバイルでもウェブでも表示できます。「フォーカス」はどのプラットフォーム (デバイス) でも表示されるため、効果的な計画と実行、そして成果を上げることにつながります。

毎週月曜の朝に、モバイルアプリで「今週のフォーカス」の設定を促すメッセージが表示されます。モバイルアプリで設定した「今週のフォーカス」は、Asana のデスクトップ版とウェブ版にも表示されますが、編集はできません。「今週のフォーカス」は、1 週間を通じてマイタスクの上部に表示され、計画を立てる際の指針になります。

マイタスクのメンバーシップ

「マイタスクのメンバーシップ」機能により、ユーザーは他者のマイタスクを管理するためのアクセスをリクエストできます。また、ユーザーは自身のマイタスクを管理するためのアクセスを、自身が選択したメンバーに対し承認することもできます。

本機能は、他者のマイタスクにおいてソート、並べ替え、もしくはセクションの作成を行う必要があるか、その作業を特定のユーザーに任せることが必要なワークフローにおいて役立ちます。

現状では、他のユーザーのマイタスクの画面を開くと、明示的な権限が付与されていない場合、以下が表示されます。

  • そのユーザーのタスクのリスト
  • ソートの順序を変更するオプション (変更は、あなた自身への表示においてのみ反映され、マイタスク所有者への表示に影響はありません。)
  • フィルターを適用するオプション (上記と同様に、あなた自身への表示にのみ影響します。)
  • タスクの並べ替え、セクションの表示、セクションの作成はできません。

アクセス承認前は、「期日」および「プロジェクト」によるソートのみが可能ですが、アクセス承認後は、「なし」および「いいね」によってもソートが可能です。

他者のマイタスクへのアクセス承認を受けても、タスクのプライバシー設定には影響はありません。たとえば、アクセス承認前に特定のタスクが表示されなかった場合には、アクセス承認後にも表示はされません。

他のメンバーのマイタスクのリストビューにアクセスする

マイタスクの検索

他のメンバーのマイタスクのリストビューにアクセスする方法:

  1. 検索バーでメンバーの名前を検索します
  2. スクロールダウンして、「メンバー」の下にある名前をクリックします
  3. そのメンバーのタスクの一覧が表示されます

マイタスクの検索

他のメンバーのマイタスクへのアクセスをリクエストする

他のメンバーのマイタスクへのアクセスをリクエストするには、そのユーザーのマイタスクのリストビューに移動し、ドロップダウンの矢印をクリックし、「管理許可をリクエスト」を選択します。

マイタスクのリクエスト 1

アクセスをリクエストすると、リクエストした相手に対しタスクが作成されます。

「共有」ボタンによりマイタスクへのアクセスを承認する

マイタスクのリクエスト 2

共有」ボタンをクリックします。

マイタスクのリクエスト 3

メンバー名を入力し、「招待」をクリックします。

アクセスを承認すると、承認を受けた相手の受信トレイに通知が送られます。

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