おすすめの機能

Asana を使うお客様が便利さを実感するのが、Asana で仕事をつなげると、さまざまな場所にその仕事が現れ、重複もなくコンテキストが失われることもない点です。

@メンションを使ってチームメイトに呼び掛け、仕事を参照する

@メンションを使うと、Asana のプロジェクトやタスクの説明またはコメントフィールドで、他のプロジェクトやメッセージ、チームメイト、タスクへのリンクを作成できます。

@メンションが便利な場合

• 背景情報へのリンク: 他のタスクやプロジェクト、メッセージを @メンションすると、それまでの仕事の履歴やコンテキストに即座にアクセスできるため、チームメイトがこの情報を検索しなくて済みます。

• 関連するタスクを知らせる: タスクが別のタスクと関連する場合、コメントやタスクの説明でそのタスクを @メンションすることで、他に関連する仕事が進行中であることをチームメイトに知らせることができます。

• 特定のチームメイトに向けたコメント: タスクや会話でチームメイトを @メンションすると、そのユーザーはフォロワーとして追加されます。フォロワーには通知が送信されるので、コメントを確実に確認してもらうことができます。

同じタスクを複数のプロジェクトに追加して仕事の重複を防ぐ

「Tab + P」を押し、表示される「+」ボタンを使えば、タスクを必要な数のプロジェクトに追加 (マルチホーム) できます。 タスクが更新されると、変更内容が両方のプロジェクトに反映されます (同じタスクが 2 つのプロジェクトに追加されているため)。

タスクを複数のプロジェクトに追加すると便利な場合

• あるタスクについて会議で話し合いたいとき: 元のプロジェクトにそのタスクを入れたまま、そのタスクを会議のプロジェクトに追加します。そうすれば議題にするのを忘れることなく、しかも関連する仕事のコンテキストに基づいてタスクを確認できます。

• タスクが複数のプロジェクトに関連している場合: 2 つのチームが関わる引き継ぎや仕事のタスクを両方のチームのプロジェクトに追加します。そのタスクに関する情報やメッセージが重複することなく、全員が進捗を追跡できます。

• タスクが経営レベルの目標やマイルストーンに関連している場合: プロジェクトを使って、チームや会社で目標を追跡します。目標を達成するためのステップを追跡するプロジェクトがある場合、目標タスクを目標プロジェクトとイニシアチブを追跡するプロジェクトの両方に入れておきましょう。

依存関係を使って仕事を適切なタイミングと順番でスタートする

タスク同士の依存関係を設定すれば、タスクの引き継ぎがはっきりとし、スムーズに行えます。チームメイトは、誰の仕事をブロックしているのか、誰の仕事の完了を待っているかがわかります。この設定は、タスクの中でも行えますし、タイムラインビューでタスクをドラッグ & ドロップしても行えます。

最初のタスクで期日が変更されると通知が届き、必要に応じて依存するタスクの期日を更新できます。

依存関係を使用すると便利な場合

• 製品リリース: 「全ユーザーにリリース」が「ベータテスターからのフィードバックを反映」を待機
• エディトリアルカレンダー: 「公開に向けて最終版ブログを完成」が「校閲を反映」を待機
• イベントプランニング: 「会場を確保」が「予算の承認」を待機
• バグ追跡: 「修正の優先度を設定」が「バグを再現」を待機
• デザインレビュー: 「デザインを開始」が「カラーパレットを選択」を待機
• 新入社員のオンボーディング: 「福利厚生を選択」が「IT 部門からログイン情報を取得」を待機

カスタムフィールドを使って、具体的な詳細を絞り込み、ソートし、追跡する

プロジェクトにカスタムフィールドを追加すると、各タスクでより多くの情報を追跡できるようになります。ドロップダウン、数字、またはテキストフィールドを作成することで、情報を取得して進捗やステータスなどを追跡できます。また、同じフィールドを複数のプロジェクトで使ったり、フィールドをカレンダービューで表示したり、プロジェクトをフィールドごとにソートすることも可能です。

カスタムフィールドを使用すると便利な場合

以下のような場合には、カスタムフィールドの使用が適しています。

• プロジェクトのすべてのタスクに特定のデータを追加する場合
• プロジェクト間のタスクを管理するために必要な標準的な情報がある場合 (優先度、所要時間、工程など)
• プロジェクトの各タスクについて、特定の情報をチームメイトに確実に入力してほしいとき
• 特定のデータフィールド (優先度や時間、ステージなど) を検索したり、そのレポートを作成する必要がある場合

フォームを使ってプロジェクトの要旨およびリクエストの詳細を把握し、対応をスピードアップ

リクエストの送信やプロジェクト要件の説明に文書やメールを使うことに慣れているかもしれませんが、この情報はしばしばまとまりがなく不完全なため、見落とされなかったとしても、混乱と減速の原因になります。代わりにフォームを作成し、リクエストのプロセスを統一しましょう。送信されたフォームは特定のプロジェクトに紐付けられ、必要な情報を事前に集め、管理も 1 か所でまとめてできます。

フォームリンクを送った相手なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) フォームを送信することができます。送信されたフォームの詳細はプロジェクトのタスクになるため、優先度を設定できます。

フォームはこちらの手順でセットアップできます。

連携によりメールおよびツール間で仕事をつなげる

Asana は仕事の管理と調整をサポートするツールですが、多くのユーザーは Google Workspace アプリ、Microsoft、Slack、Adobe Creative Cloud などのアプリも併用しています。

そこで Asana では、よく使われているツールやアプリと連携し、すべてをつなげて仕事の重複を減らし、よりシームレスなコラボレーションを可能にします。特に強力なのはメールやメッセージツールとの連携で、会話をアクションに結びつけることができます。Gmail アドオン、Outlook アプリ、Slack との連携を利用すれば、ツールを切り替えずに会話をタスクに変換できます。またクリエイターは Adobe Creative Cloud との連携により、Illustrator、Photoshop、InDesign の中で直接 Asana のタスクを確認し実行できます。

Asana と連携できるすべてのアプリは、こちらのページでご確認ください。