Asana 間で仕事をつなげる

Asana を使っているお客様が実感する便利なポイントの 1 つに、Asana で仕事をつなげると、重複やコンテキストの欠落を感じることなくさまざまな場所で仕事を確認できるということです。チームメイトが必要な情報を検索したり、他の場所で追跡中の仕事を作り直したりする必要がないため、時間を節約できます。

@メンションを使う

@メンションの使い方

@メンションを使うと、Asana の説明またはコメントフィールドで、プロジェクトや会話、チームメイト、タスクへのリンクを作成できます。まず @ を入力し、次にリンクする Asana ユーザーまたは情報の名前を入力します。

@メンションを使ってチームメイトやプロジェクト、会話、タスクへのリンクを作成

@メンション使用時のヒント

  • 背景情報に対するリンク—他のタスクやプロジェクト、会話を @メンションすると、それまでの仕事の履歴やコンテキストに即座にアクセスできるため、チームメイトがわざわざこの情報を検索する必要がなくなります。

  • 関連するタスクの呼び出し—タスクが別のタスクと関連する場合、コメントやタスクの説明でそのタスクを @メンションすることで、他に関連する仕事が進行中であることをチームメイトに知らせることができます。

  • 特定のチームメイトに向けたコメント—タスクや会話でチームメイトを @メンションすると、そのユーザーはフォロワーとして追加されます。フォロワーには通知が送信されるので、コメントを確実に確認してもらうことができます。

タスクを複数のプロジェクトに追加する

タスクを複数のプロジェクトに追加する方法

仕事の重複を減らすために Asana のタスクを複数のプロジェクトへ追加する GIF

上のタスクは「Website Launch」と「Weekly Team Meeting」の 2 つのプロジェクトに含まれています。

1 つのタスクを複数のプロジェクトに追加することは、Asana をワークフローに合致させるための大切なステップです。Tab + P を押すと表示される + ボタンを使って、タスクを複数のプロジェクトに追加できます(必要に応じていくつでも)。 タスクが更新された場合、変更内容は両方のプロジェクトに反映されます (2 つのプロジェクト内で表示されているだけで両者は同一のタスクであるため)。重複して作成しなくても、同一の情報をさまざまなコンテキストやプロジェクトで確認することができます。

タスクを複数のプロジェクトに追加するときのヒント

  • 会議でタスクについて話し合う—プロジェクト内のタスクを会議のプロジェクトに追加します。このタスクについて必ず話し合うことができると同時に、関連する仕事のコンテキストでそのタスクを確認することができます。

  • タスクが複数のプロジェクトに関連している—2 つのチームからの引き継ぎや仕事が必要なタスクを両方のチームのプロジェクトに追加します。そのタスクに関する情報や会話を重複して作成しなくても、全員が進捗を追跡できます。

  • タスクが高レベルの目標やマイルストーンに関連している—プロジェクトを使って、チームや会社で目標を追跡します。目標を達成するためのステップを追跡するプロジェクトがある場合、目標タスクを目標プロジェクトとイニシアチブを追跡するプロジェクトの両方に入れることができます。

依存関係を作成する

タスクの依存関係の作成方法

まず、依存するタスクを開いて右ウィンドウ右ウィンドウ 右ウィンドウには、タスクや会話の詳細が表示されます。 続きを読む からタスクのアクションメニュー (三点リーダーアイコン) をクリックし、依存関係を持たせる…を選択します。次に、現在のタスクに着手する前に完了する必要があるタスクを検索し、選択します。

タスクに他のタスクに対する待機状態を持たせることで Asana で依存関係を示す

タイムラインで、直接依存関係を設定することも可能です。タスクにカーソルを合わせると表示されるコネクタアイコンをクリックし、他のタスクにドラッグします。

Asana でタイムラインに依存関係を作成する GIF

選択すると、そのタスクは他のタスクに依存します。まだ開始する準備ができていないことを知らせるために、タスクの上部に黄色のバナーが表示されます。タスクを開始する準備ができたら、その旨の通知がマイ受信トレイマイ受信トレイ マイ受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話のアクティビティが表示されます。 続きを読む に届きます。

最初のタスクで期日が変更された場合は通知が届き、必要に応じて依存するタスクの期日を更新することができます。タイムラインでは、タスクをドラッグするだけで簡単に依存関係の重複を修正し、プロジェクトを正しい方向に導くことができます。

最初のタスクで期日が変更された場合は通知が届き、必要に応じて依存するタスクの期日を更新することができます。

依存関係使用時のヒント

プロジェクトは、タスクリストの順序通りに進むシンプルなものばかりではありません。より複雑なプロジェクトがある場合や複数のチームでプロジェクトに取り組んでいる場合、依存関係を使って進行中の要素をすべて追跡することで仕事を適切なタイミングで着手し、変更が生じたときにも容易に伝達することができます。

タイムラインでプロジェクトを計画すると、チームが仕事に取りかかる前に依存関係を簡単に確認し全体の計画ができるため、よりスムーズにワークフローを築くことができます。

依存関係の活用例をいくつかご紹介します。

カスタムフィールドを使う

プロジェクトにカスタムフィールドを追加すると、各タスクでより多くの情報を追跡できるようになります。ドロップダウン、数字、またはテキストフィールドを作成することで、情報を取得して進捗やステータスなどを追跡することが可能です。また、同じフィールドを複数のプロジェクトで使ったり、フィールドをカレンダービューで表示したり、プロジェクトをフィールドでソートすることもできます。

Asana のカスタムフィールドであらゆることを追跡。たとえば投稿カレンダーで Asana を利用する場合、カスタムフィールドでソートしてすべての仕事をステージごとに確認が可能

カスタムフィールドの追加方法

カスタムフィールドを追加するには、プロジェクト上部にある青色のカスタムフィールドを追加をクリックします。ここで追跡を必要とする情報に応じたカスタムフィールドを作成・管理することができます。追加したフィールドは、対象のプロジェクトのリストビューとそのプロジェクトのタスクの説明に表示されます。対象のプロジェクトにアクセスできる全員が、このフィールドの値を編集できます。

Asana プロジェクトの上部にある青いリンクをクリックすることでカスタムフィールドを作成およびアクセスする GIF

カスタムフィールド使用時のヒント

カスタムフィールドは、ほぼ無限に活用方法があります (ヘルプ記事で例をご覧ください) が、カスタムフィールドをプロジェクトに追加するタイミングがわかりやすくなる一般的なヒントを以下にご紹介します。

カスタムフィールドの使用が適している例

  • 特定のデータをプロジェクトのすべてのタスクに追加する
  • プロジェクト間のタスクを管理するために必要な標準的な情報がある (優先度、所要時間、工程など)
  • プロジェクトの各タスクの特定の情報をチームメイトに確実に入力してほしい
  • 特定のデータフィールド (優先度や時間、ステージなど) を検索したり、そのレポートを作成する必要がある

Asana の高度な検索でカスタムフィールドを表示

フォームを使ってプロジェクトブリーフおよびリクエストの詳細を取り込み対応をスピードアップ

リクエストを出したりプロジェクト要件を説明するのにドキュメントやメールの方が慣れているかもしれませんが、この情報は時にまとまりがなく不完全なため、見落とさないにしても、混乱と減速の原因になります。代わりに、フォームを作成し、リクエストのプロセスを統一します。フォームは送信されると特定のプロジェクトに紐付けられ、必要な情報を事前に集め、管理も 1 か所でまとめてできます。

クリエイティブブリーフを提出するために Asana で作成したフォームのスクリーンショット

フォームは、フォームリンクを送った相手なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) 送信することができます。送信されたフォームの詳細はプロジェクトのタスクになるため、優先度を設定できます。

フォームはこちらのステップでセットアップできます

連携によりメールおよびツール間で仕事をつなげる

Asana は仕事の管理と調整をサポートするツールですが、多くのユーザーが G Suite アプリMicrosoftSlackAdobe Creative Cloudなどのアプリも併用しています。

Asana では、よく使われているツールやアプリと連携し、すべてをつなげて仕事の重複を削減し、よりシームレスにコラボレーションができます。特に強力なのはメールやメッセージツールとの統合で、会話を実行に結びつけることができます。Gmail アドオンOutlook アプリSlack との統合を利用すれば、ツールを切り替えずに会話をタスクに変換できます。またクリエイターは Adobe Creative Cloud との統合により、Illustrator、Photoshop、InDesign から直接 Asana のタスクを確認し実行することができます。

Adobe Creative Cloud の連携により Asana のタスクが Adobe プログラム内に表示されているスクリーンショット

Asana と連携できるすべてのアプリは、こちらのページでご覧ください。

ポートフォリオで 1 つのイニシアチブに対するすべてのプロジェクトを一緒にモニタリングする

役割にかかわらず、いくつものプロジェクトが絡み合って進行するのが仕事というものです。このため多くの従業員が、社内の他の従業員に対する最新情報の報告義務を負っています。ポートフォリオを利用すると、特定のイニシアチブのためのすべてのプロジェクトのステータスをリアルタイムにモニタリング、レポート、確認することができます (たとえば、会社の目標/OKR につながるすべての主要プロジェクトを追跡できます)。

ポートフォリオでは、各プロジェクトの進捗タブから取り出された情報 (カスタムフィールドのオプションを含む) を一度に確認できるように、最も重要な情報が 1 つのビューに表示されます。また、Google スプレッドシートのレポート機能を使って進捗やリスクをさらに視覚化し分析することも可能です。

ポートフォリオは特定のイニシアチブやチームのすべてのプロジェクトを 1 か所で追跡するための最善の手段

ポートフォリオの使い方

ポートフォリオにはサイドバーからアクセスします。一緒に追跡するすべてのプロジェクトに対して 1 つのポートフォリオを作成できます。

  1. サイドバーをクリックし、ポートフォリオを選択。
  2. 新規ポートフォリオをクリックし、ポートフォリオの名前を付けて作成します。ポートフォリオは主要なイニシアチブ、会社の目標/OKR、チームごとの優先度が最も高いプロジェクトなどをもとに作成することをお勧めします。
  3. 作成したら、プロジェクトを追加ボタンをクリックし、そのポートフォリオで追跡したいすべてのプロジェクトの名前を入力。
  4. プロジェクトのリストに、プロジェクトのステータス、進捗、期日、優先度、およびプロジェクトオーナーを示す列が表示されます。
  5. ここから、ポートフォリオで追跡する他のカスタムフィールドを追加したり、フィールドでフィルタリングおよびソートしたりすることが可能。

ポートフォリオ作成のヒント

  • 一度に複数のプロジェクトの管理を任されている場合 (たとえば、マーケティングキャンペーン製品リリースの主導)
  • 主要なイニシアチブの進捗を経営陣やリーダーに報告する場合 (OKR の追跡や部門レベルのステータス更新など)
  • クライアントのプロジェクトや顧客を管理する場合 (クライアントのすべてのプロジェクトを確認し、進捗をすばやくチェックできます)
  • 複数の 1on1 ミーティングを行うマネージャー (すべてのミーティングを 1 か所にまとめて見つけやすくすることができます)
  • ”お気に入り”機能をよく使うユーザーなら、ポートフォリオを利用して本当に優先度の高いプロジェクトを効率的に整理できます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。