Asana で仕事をつなげる

Asana を使うお客様が便利さを実感するのが、Asana で仕事をつなげると、さまざまな場所にその仕事が現れ、重複もなくコンテキストが失われることもない点。チームメイトが必要な情報を検索したり、他の場所で追跡中の仕事を作り直したりする必要がないため、時間を節約できます。

@メンションを使う

@メンションの使い方

@メンションを使うと、Asana のプロジェクトやタスクの説明またはコメントフィールドで、他のプロジェクトや会話、チームメイト、タスクにリンクできます。まず @ を入力し、次にリンクする Asana ユーザーまたは情報の名前を入力します。

@メンションを使ってチームメイトやプロジェクト、会話、タスクへのリンクを作成

@メンションが便利な場合

  • 背景情報へのリンク: 他のタスクやプロジェクト、会話を @メンションすると、それまでの仕事の履歴やコンテキストに即座にアクセスできるため、チームメイトがこの情報を検索しなくて済みます。

  • 関連するタスクを知らせる: タスクが別のタスクと関連する場合、コメントやタスクの説明でそのタスクを @メンションすることで、他に関連する仕事が進行中であることをチームメイトに知らせることができます。

  • 特定のチームメイトに向けたコメント: タスクや会話でチームメイトを @メンションすると、そのユーザーはフォロワーとして追加されます。フォロワーには通知が送信されるので、コメントを確実に確認してもらうことができます。

タスクを複数のプロジェクトに追加する

タスクを複数のプロジェクトに追加する方法

Asana をワークフローにフィットさせるための重要なステップが、1 つのタスクを複数のプロジェクトに追加すること。Tab + P を押すと表示される + ボタンを使って、タスクを必要に応じて複数のプロジェクトに追加できます。 タスクが更新された場合、変更内容は追加したすべてのプロジェクトに反映されます (複数のプロジェクト内で表示されているだけで両者は同一のタスクであるため)。仕事を重複することなく、同一の情報をさまざまなコンテキストやプロジェクトの中で確認できます。

タスクを複数のプロジェクトに追加すると便利な場合

  • あるタスクについて会議で話し合いたいとき: 元のプロジェクトにそのタスクを入れたまま、そのタスクを会議のプロジェクトに追加します。そうすれば議題にするのを忘れることなく、しかも関連する仕事のコンテキストに基づいてタスクを確認できます。

  • タスクが複数のプロジェクトに関連している場合: 2 つのチームが関わる引き継ぎや仕事のタスクを両方のチームのプロジェクトに追加します。そのタスクに関する情報や会話が重複することなく、全員が進捗を追跡できます。

  • タスクが経営レベルの目標やマイルストーンに関連している場合: プロジェクトを使って、チームや会社で目標を追跡します。目標を達成するためのステップを追跡するプロジェクトがある場合、目標タスクを目標プロジェクトとイニシアチブを追跡するプロジェクトの両方に入れておきましょう。

依存関係を作成する

タスクの依存関係の作成方法

まず、依存するタスクを開いて右ウィンドウ右ウィンドウ 右ウィンドウには、タスクや会話の詳細が表示されます。 続きを読む からタスクのアクションメニュー (三点リーダーアイコン) をクリックし、「依存するタスクにする」を選択します。次に、現在のタスクに着手する前に完了する必要があるタスクを検索し、選択します。

タスクが他のタスクの待機状態であることを表示し、Asana で依存関係を示す

タイムラインで、直接依存関係を設定することもできます。タスクにカーソルを合わせると表示されるコネクタアイコンをクリックし、他のタスクにドラッグします。

Asana のタイムラインで依存関係を作成する GIF

選択すると、そのタスクはもう一方のタスクに依存していることが表示されます。タスク上部の黄色のバナーは、まだ開始する準備ができていないことを意味しています。タスクを開始する準備ができたら、その旨の通知が受信トレイ受信トレイ 受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話に関するアクティビティが表示されます。 続きを読む に届きます。

最初のタスクで期日が変更されると通知が届き、必要に応じて依存するタスクの期日を更新できます。タイムラインでは、タスクをドラッグ & ドロップするだけで簡単に依存関係の重複を修正し、プロジェクトを進められます。

最初のタスクで期日が変更されると通知が届き、必要に応じて依存するタスクの期日を更新できます。

依存関係を使用すると便利な場合

プロジェクトは、タスクリストの順序通りに進むシンプルなものばかりではありません。より複雑なプロジェクトや複数のチームでプロジェクトに取り組んでいる場合には、依存関係を使ってすべての進行中の仕事を追跡することで、適切なタイミングで仕事に着手し、変更が生じたときにも容易に情報を共有できます。

タイムラインでプロジェクトを計画すると、チームが仕事に取りかかる前に依存関係を簡単に確認し全体の計画ができるため、よりスムーズなワークフローを築くことができます。

依存関係の活用例をいくつかご紹介します。

カスタムフィールドを使う

プロジェクトにカスタムフィールドを追加すると、各タスクでより多くの情報を追跡できるようになります。ドロップダウン、数字、またはテキストフィールドを作成することで、情報を取得して進捗やステータスなどを追跡できます。また、同じフィールドを複数のプロジェクトで使ったり、フィールドをカレンダービューで表示したり、プロジェクトをフィールドごとにソートすることも可能です。

Asana のカスタムフィールドであらゆることを追跡。たとえばエディトリアルカレンダーで Asana を利用する場合、カスタムフィールドでソートしてすべての仕事をステージごとに確認できます

カスタムフィールドの追加方法

カスタムフィールドを追加するには、プロジェクト上部にある青色の「カスタムフィールドを追加」をクリックします。ここで、追跡を必要とする情報に応じてカスタムフィールドを作成し管理できます。追加したフィールドは、対象のプロジェクトのリストビューとそのプロジェクトの全タスクの説明に表示されます。対象のプロジェクトにアクセスできる全員が、このフィールドの値を編集できます。

Asana プロジェクトの上部にある青色のリンクをクリックしてカスタムフィールドを作成し、アクセスする GIF

カスタムフィールドを使用すると便利な場合

カスタムフィールドは、さまざまな活用方法があります (ヘルプ記事で例をご覧ください) が、どんな場合にカスタムフィールドをプロジェクトに追加するべきか判断しやすくなる一般的なヒントを以下にご紹介します。

以下のような場合には、カスタムフィールドの使用が適しています。

  • プロジェクトのすべてのタスクに特定のデータを追加する場合
  • プロジェクト間のタスクを管理するために必要な標準的な情報がある場合 (優先度、所要時間、工程など)
  • プロジェクトの各タスクについて、特定の情報をチームメイトに確実に入力してほしいとき
  • 特定のデータフィールド (優先度や時間、ステージなど) を検索したり、そのレポートを作成する必要がある場合

Asana の高度な検索でカスタムフィールドを表示

フォームを使ってプロジェクトブリーフおよびリクエストの詳細を把握し、対応をスピードアップ

リクエストの送信やプロジェクト要件の説明に文書やメールを使うことに慣れているかもしれませんが、この情報はしばしばまとまりがなく不完全なため、見落とされなかったとしても、混乱と減速の原因になります。代わりにフォームを作成し、リクエストのプロセスを統一しましょう。送信されたフォームは特定のプロジェクトに紐付けられ、必要な情報を事前に集め、管理も 1 か所でまとめてできます。

クリエイティブブリーフを提出するために Asana で作成したフォームのスクリーンショット

フォームリンクを送った相手なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) フォームを送信することができます。送信されたフォームの詳細はプロジェクトのタスクになるため、優先度を設定できます。

フォームはこちらの手順でセットアップできます

連携によりメールおよびツール間で仕事をつなげる

Asana は仕事の管理と調整をサポートするツールですが、多くのユーザーは G Suite アプリMicrosoftSlackAdobe Creative Cloud などのアプリも併用しています。

そこで Asana では、よく使われているツールやアプリと連携し、すべてをつなげて仕事の重複を減らし、よりシームレスなコラボレーションを可能にします。特に強力なのはメールやメッセージツールとの連携で、会話をアクションに結びつけることができます。Gmail アドオンOutlook アプリSlack との連携を利用すれば、ツールを切り替えずに会話をタスクに変換できます。またクリエイターは Adobe Creative Cloud との連携により、Illustrator、Photoshop、InDesign の中で直接 Asana のタスクを確認し実行できます。

Adobe Creative Cloud の連携により Asana のタスクが Adobe プログラム内に表示されているスクリーンショット

Asana と連携できるすべてのアプリは、こちらのページでご確認ください。

ポートフォリオで 1 つのイニシアチブに対するすべてのプロジェクトをまとめてモニタリングする

役割にかかわらず、いくつものプロジェクトが絡み合って進行するのが仕事というものです。このため多くの従業員が、社内の他の従業員に対して最新情報の報告を行う責任があります。ポートフォリオを利用すると、特定のイニシアチブのためのすべてのプロジェクトのステータスをリアルタイムにモニタリング、レポート、確認できます (たとえば、会社の目標 / OKR につながるすべての主要プロジェクトを追跡できます)。

ポートフォリオには各プロジェクトの「進捗」タブから情報が集められ、カスタムフィールドオプションによって、1 つのビューで最重要な情報をすばやく確認できます。また、Google スプレッドシートのレポート機能を使って進捗状況や問題のあるタスクを細かく視覚化し分析することも可能です。

ポートフォリオは特定のイニシアチブやチームのすべてのプロジェクトを 1 か所で追跡するための最適な手段です

ポートフォリオの使い方

ポートフォリオにはサイドバーからアクセスします。まとめて追跡するすべてのプロジェクトに対して 1 つのポートフォリオを作成できます。

  1. サイドバーをクリックし、「ポートフォリオ」を選択します。
  2. 新規ポートフォリオ」をクリックし、ポートフォリオの名前を付けて作成します。ポートフォリオは主要なイニシアチブ、会社の目標 / OKR、チームごとの優先度が最も高いプロジェクトを対象に作成することをおすすめします。
  3. 作成したら、「プロジェクトを追加」ボタンをクリックし、そのポートフォリオで追跡するすべてのプロジェクト名を入力します。
  4. プロジェクトのリストに、ステータス、進捗、期日、優先度、およびプロジェクトオーナーを示す列が表示されます。
  5. ここから、ポートフォリオで追跡する他のカスタムフィールドを追加したり、フィールド別にフィルタリングやソートしたりできます。

ポートフォリオを作成すると便利な場合

  • 一度に複数のプロジェクトの管理を任されている場合 (たとえば、マーケティングキャンペーン製品リリースのリーダーなど)
  • 主要なイニシアチブの進捗を経営陣やリーダーに報告する場合 (OKR の追跡や部門レベルのステータス更新など)
  • クライアントのプロジェクトやアカウントを管理する場合 (該当クライアントのすべてのプロジェクトをまとめて確認し、進捗をすばやくチェックできます)
  • 複数の 1 on 1 ミーティングを行うマネージャー (すべてのミーティングを 1 か所にまとめて探しやすくすることができます)
  • ”お気に入り” 機能をよく使うユーザーなら、ポートフォリオを利用して本当に優先度の高いプロジェクトを効率的に整理できます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。