Asana のルールを作る

チームに対する Asana の紹介が終わったら、次は全員で主要なルールの確認を行いましょう。あらかじめチームで Asana の使い方についてルールを作っておくことで、長い目で見たときにチームを成功に導くことができます。また、後で Asana Premium の機能を活用するにも役立ちます。共通のルールによって、チームの全員が気持ちよく Asana を使用できるでしょう。

チームに対して Asana を紹介したら、まだ各自の使用パターンができないうちに、早めにチームのルールについて話し合うことをおすすめします。全員にとって使いやすい方法を見つけるのが大切。Asana ルールのプロジェクトを作成したら、ルール会議を開きましょう。

プロジェクトを使ってチームで Asana のルールを作る

チームごとの独自の希望はさておき、まずルールを定義する上で役に立つアドバイスをいくつかご紹介します。

タスクのルール

タスクの作成方法

チーム全員に、それぞれがタスクを作成し、メンバーの誰にでも割り当てるように勧めてください(部下が上司にタスクを割り当てるのも当然OKです)。 全員がアイデアを出し、アクションアイテムを前に進められる環境でこそ、Asana の力は最大限に発揮されます。

タスク名の付け方

タスク名は、具体的かつ必要なアクションに即したものにしましょう。たとえば、単に「ブログ記事」とするよりも、「[ブログタイトル] のブログ記事を書く」や「[ブログタイトル] のブログ記事を公開」という名前にした方が、やるべきことが明確になります。

特定のワークフローで移動するタスクには、決まった命名ルールを作成すると良いでしょう。

良いタスクとは

「良い」タスクを作成するために何が必要か、詳細をチームで決めましょう。すべてのタスクには、説明、期日、担当者、フォロワー、サブタスク、コメントを追加するスペースがあります。担当者が作業しやすくなるようなコンテキストや重要な情報を含めることをおすすめします。

  • タスクの説明の中に、関連するタスク、プロジェクト、会話を @メンションし、必要な作業のリンクを加える。
  • 文書について言及する際は、ファイルを添付する。
  • 期限がわかり次第、あるいは妥当な範囲で現実的な期日をチームメイトに対して設定し、仕事をモニタリングする。
    • タスクを期限までに無事完了できるよう、開始日と期日を追加して仕事に着手すべきタイミングを明確にする。
  • チームメイトをフォロワーに追加することで、タスクの進捗に関する最新情報を周知する。
  • チームメイトが、前のタスクが完了してから次のタスクに着手できるようタスク間に依存関係を持たせる。
  • タスクの説明は、リッチテキストの箇条書き、番号付きリストなど、書式設定を使って読みやすくする。

自分に割り当てられているタスクの更新

タスクを割り当てられた人がその仕事の担当者です。チームメイトに進捗を知らせるには次の方法があります。

  • 簡単な返信やいいねを使って、タスクを受取ったことをリクエストしたユーザーに知らせる。
  • 質問や更新がある場合は、タスク内に直接コメントする。
  • 期日を変更した場合は、コメントを追加してその理由を説明する。
  • 最も重要なコメントや話し合いの結論などを会話のトップにピン留めする。
  • その仕事を優先できない場合は、タスクの割り当てを作成者に戻すか、@メンションしてチームメイトにタスクを担当できるかどうかを尋ねる。
  • タスクにいいねして、タスクを確認したことやその担当を了解したことを示す。
  • タスクにカスタムフィールドがある場合は、必要に応じて入力し、タスクの進捗に合わせてフィールドを最新の状態に保つ。
  • チームで Slack を使っているなら、直接Slack から簡単にタスクに対してアクションできるので、ツールがなくても仕事を続けられる。

サブタスクの使い方

サブタスクを割り当てる場合は、親タスクまたはサブタスクの説明で十分な背景知識を担当者に伝えましょう。また、階層を増やしすぎてサブタスクが埋もれないようにしてください。サブタスクをプロジェクトのメインウィンドウにドラッグすると、タスクに変換できます。

テンプレートタスクの名前の付け方

何度も繰り返す、予測可能なワークフローには、テンプレートプロジェクトやタスクテンプレートを複製しましょう。テンプレートを作成したら、それがテンプレートであることがはっきりわかり、検索で見つけやすいタスク名またはプロジェクト名を付けます (「テンプレート」や「複製用」など)。また、そのタスクやプロジェクトをいつどのように使うかを、タスクまたはプロジェクトの説明に明示しましょう。

プロジェクトのルール

プロジェクトの新規作成

タスク同様、誰でもプロジェクトを作成することができます。ただし、整合性を保つために、チームの誰かをプロジェクト作成者に指定することも可能です。

良いプロジェクトの作成方法

  • どんなワークフローの場合にリストを使い、どんな場合にボードを使うかを決めておく。
  • 主なワークフローやイニシアチブ、会議ごとに、わかりやすいプロジェクト名を付けて命名ルールを統一する。
  • プロジェクトの説明を使って、各プロジェクトの中・長期目標をチームメイトに周知する。
  • セクションを追加し、プロジェクトを整理してフェーズやカテゴリーを明確にする。
  • プロジェクト内で作成されるすべてのタスクで必要な情報をすべて追跡できるよう、カスタムフィールドをセットアップする。
  • カスタムテンプレートを作成する か、Asana テンプレートを使って、共通するワークフローやプロジェクトを統一化し、すばやくプロジェクトに取り掛かれるようにする。これによりプロジェクトごとに作成する必要がなくなり、手順の見落としも防げる。

プロジェクトの管理方法

デフォルトでは、プロジェクトを作成した人がプロジェクトオーナープロジェクトオーナー すべてのプロジェクトに、プロジェクトオーナーを 1 人設定することができます。このユーザーはプロジェクトのステータス更新を設定できます。 続きを読む になります。プロジェクトオーナーは進捗ビュー進捗ビュー 進捗ビューでは、プロジェクト内のタスクの完了、およびプロジェクトオーナーからのステータス更新を確認できます。 続きを読む で変更できます。プロジェクトオーナーまたは担当チームメイトは、プロジェクトを整理し、毎週ステータス更新を投稿する必要があります。

  • 新しいタスクが作成されたときや仕事に動きがあったときは、タスクに担当者と期日が設定されていることを確認したうえで、適切なセクションや列に移動し、必要に応じてカスタムフィールドカスタムフィールド Asana のタスクにさらに多くのデータを追加できます。フィールド名、タイプ、値をカスタマイズできるため、ワークフローに特化したフィールドを作成できます。 続きを読む を更新する。
  • 期限を過ぎたり期日が設定されていないタスクは、担当者に確認を取って仕事を軌道に戻す。
  • プロジェクトにタスクのマイルストーンを設定して、一目で重要な目標が達成されていることを確認し、進捗の主要なポイントを管理する。
  • タイムラインを使ってプロジェクトを綿密に計画し、進捗に合わせて調整する。ガントチャート式のビューを使えば、タスクの依存関係の確認やプロジェクトスケジュールの調整を簡単に行うことができる。
  • 複数のプロジェクトを管理する場合は、ポートフォリオに追加してイニシアチブごとに整理およびモニタリングする。ポートフォリオを使うことで、すべてのプロジェクトのステータスをモニタリングしやすくなる。

ステータス更新の送信方法

プロジェクトオーナーまたは担当チームメイトは、プロジェクトの進捗ビューからプロジェクトのステータス更新を定期的に送信する必要があります。

  • ステータスを更新して、自分のチームやクロスファンクショナルチームにプロジェクトの進捗を明確に伝える。
  • プロジェクトの進捗に合わせてステータス更新のカラーを緑、黄、赤に設定する。
  • チームメイトは、質問やフィードバックがあるとき、またはフォローアップタスクを作成するときにステータス更新に返信することができる。
  • プロジェクトオーナーは、週 1 回、プロジェクトのステータス更新を促すリマインダータスクを受け取る。
  • Slack の連携を使用して、プロジェクトの更新を特定のチャネルに直接通知する。こうすることで、全員がどこにいても簡単に更新を確認することができる。

プロジェクトをポートフォリオに追加すると、ステータス更新およびプロジェクトの期限や進捗をすべて 1 か所で確認できます(また、プロジェクトオーナーにこれらの更新を促します)。

メールのルール

チームの会話の使い方

社内チームのすべてのコミュニケーションには、メールではなく会話を使うことをおすすめします。必要に応じて、メールの代わりに Asana を使うようチームメイトにリマインドしましょう。

メール通知の使用

新しいアクティビティがあると Asana からメール通知が送信されるため、チームメイトがいつもAsana を使っているわけでなくても、最新情報を把握できます。常に Asana を使用しているユーザーの場合、最新情報の確認にはメールより受信トレイ受信トレイ 受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話のアクティビティが表示されます。 続きを読む を使う方が好まれます。

チーム全員が毎日 Asana を使うようになるまでは、メール通知を有効にしておくことをおすすめします。ただし、この設定はチームメイトが個別に行うことができます。

チームメールの削減

より優れた成果を出すには、チーム内ではリクエストやプロジェクトの要請をメールで送信せず 、Asana を使うことをおすすめします。メールは外部の人に連絡を取ったり紹介を行う場合には便利ですが、仕事の計画や管理、優先度設定には向いていません。これらは Asana の得意分野です。

Asana for Gmail アドオンAsana for Outlook アプリを使うと、直接受信トレイから会話の内容をすばやくアクションに変換することができます。こうしたメールの連携を利用すれば、チームは新しいことを学んだり仕事のやり方を変えたりすることなく、メールから Asana にスムーズに移行できます。

ルールのフォローアップ

チームにルールを作ることで、Asana の使い方が統一され、透明性が向上して結果的に全員が最も効果的な方法で仕事に取り組むことができるようになります。数人のチームメイトでルールのフォローアップを行えば、まだ慣れていない他のメンバーは「何か壊したらどうしよう」と不安がらずに安心して Asana を使うことができ、有益なヒントを得ることができます。

メンバーが失敗を不安がらずに機能や操作を試すことができる「安全なプロジェクト」を Asana に作成しましょう。

チームで作ったルールは、将来の新しいチームメイトも含めて全員が参照できるようプロジェクト内に保管します。こうすることで全員が共通認識を持ち、後で読み返すこともできます。

次回のチーム会議で Asana を使い、チームの Asana ルールを再確認しましょう。

チームで作ったルールは、将来の新しいチームメイトも含めて全員が参照できるようプロジェクト内に保管します。こうすることで全員が共通認識を持ち、後で読み返すこともできます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。