Asana ルールを確立する

チームに対する Asana の紹介が終わったら、次は全員で主要なルールの確認を行いましょう。あらかじめチームで Asana の使い方についてルールを作っておくことで、長い目で見たときにチームを成功に導くことができます。また、後で Asana Premium の機能を活用するにも役立ちます。共通のルールによって、チームの全員が気持ちよく Asana を使用できるでしょう。

チームに対して Asana を紹介したら、まだ各自の使用パターンができないうちに、早めにチームのルールについて話し合うことをおすすめします。全員にとって使いやすい方法を見つけるのが大切。Asana ルールのプロジェクトを作成したら、ルール会議を開きましょう。

チームごとの独自の希望はさておき、まずルールを定義する上で役に立つアドバイスをいくつかご紹介します。

タスクのルール

タスクの作成方法

チーム全員に、それぞれがタスクを作成し、メンバーの誰にでも割り当てるように勧めてください (部下が上司にタスクを割り当てるのも当然 OK です)。 全員がアイデアを出し、アクションアイテムを前に進められる環境でこそ、Asana の力は最大限に発揮されます。

タスク名の付け方

タスク名は、具体的かつ必要なアクションに即したものにしましょう。たとえば、単に「ブログ記事」とするよりも、「[ブログタイトル] のブログ記事を書く」や「[ブログタイトル] のブログ記事を公開」という名前にした方が、やるべきことが明確になります。

特定のワークフローで移動するタスクには、決まった命名ルールを作成するとよいでしょう。

よいタスクとは

「よい」タスクを作成するために何が必要か、詳細をチームで決めましょう。すべてのタスクには、説明、期日、担当者、コラボレーター、サブタスク、コメントを追加するスペースがあります。担当者が作業しやすくなるようなコンテキストや重要な情報を含めることをおすすめします。

• タスクの説明の中に、関連するタスク、プロジェクト、メッセージを @メンションし、必要な作業のリンクを加える。
• 文書について言及する際は、ファイルを添付する。
• 期限がわかり次第、あるいは妥当な範囲で現実的な期日をチームメイトに対して設定し、仕事をモニタリングする。
• タスクを期限までに無事完了できるよう、開始日と期日を追加して仕事に着手すべきタイミングを明確にします。
• チームメイトをコラボレーターに追加することで、タスクの進捗に関する最新情報を周知します。
• チームメイトが、前のタスクが完了してから次のタスクに着手できるようタスク間に依存関係を持たせる。
• タスクの説明は、リッチテキストの箇条書き、番号付きリストなど、書式設定を使って読みやすくする。

自分に割り当てられているタスクの更新

タスクを割り当てられた人がその仕事の担当者です。チームメイトに進捗を知らせるには次の方法があります。

• タスクをいいねして、そのタスクを見たことをリクエストしたユーザーに知らせる。
• 質問や更新がある場合は、タスク内に直接コメントする。
• 期日を変更した場合は、コメントを追加してその理由を説明する。
• 最も重要なコメントや話し合いの結論などを会話のトップにピン留めする。
• その仕事を優先できない場合は、タスクの割り当てを作成者に戻すか、@メンションしてチームメイトにタスクを担当できるかどうかを尋ねる。
• タスクにカスタムフィールドがある場合は、必要に応じて入力し、タスクの進捗に合わせてフィールドを最新の状態に保つ。
• チームで Slack を使っているなら、直接 Slack から簡単にタスクに対してアクションできるので、ツールがなくても仕事を続けられる。

サブタスクの使用

サブタスクを割り当てる場合は、親タスクまたはサブタスクの説明で十分な背景知識を担当者に伝えましょう。また、階層を増やしすぎてサブタスクが埋もれないようにしてください。サブタスクをプロジェクトのメインウィンドウにドラッグすると、タスクに変換できます。

テンプレートタスクの名前の付け方

何度も繰り返す、予測可能なワークフローには、テンプレートプロジェクトやタスクテンプレートを複製しましょう。テンプレートを作成したら、それがテンプレートであることがはっきりわかり、検索で見つけやすいタスク名またはプロジェクト名を付けます (「テンプレート」や「複製用」など)。また、そのタスクやプロジェクトをいつどのように使うかを、タスクまたはプロジェクトの説明に明示しましょう。

プロジェクトのルール

プロジェクトの新規作成

タスク同様、誰でもプロジェクトを作成できます。ただし、整合性を保つために、チームの誰かをプロジェクト作成者に指定することも可能です。

よいプロジェクトの作成方法

• どんなワークフローの場合にリストを使い、どんな場合にボードを使うかを決めておく。
• 主なワークフローやイニシアチブ、会議ごとに、わかりやすいプロジェクト名を付けて命名ルールを統一する。
• プロジェクトの説明を使って、各プロジェクトの中長期目標をチームメイトに周知する。
• チーム全員がいつでもプロジェクトの要旨とプロジェクトの役割分担を確認できるように、プロジェクトの概要を設定する。仕事を進める際にも、「概要」タブでステータス更新を忘れずにチェックする。
• セクションを追加し、プロジェクトを整理してフェーズやカテゴリを明確にする。
• プロジェクト内で作成されるすべてのタスクで必要な情報をすべて追跡できるよう、カスタムフィールドをセットアップする。
• カスタムテンプレートを作成するか、Asana テンプレートを使って、共通するワークフローやプロジェクトを統一し、すばやくプロジェクトに取り掛かれるようにする。これによりプロジェクトごとに作成する必要がなくなり、手順の見落としも防げる。

プロジェクトの管理方法

デフォルトでは、プロジェクトを作成した人がプロジェクトオーナーになります。プロジェクトオーナーは「概要」タブで変更できます。プロジェクトオーナーまたは担当チームメイトは、プロジェクトを整理し、毎週ステータス更新を投稿する必要があります。

• 新しいタスクが作成されたときや仕事に動きがあったときは、タスクに担当者と期日が設定されていることを確認したうえで、適切なセクションや列に移動し、必要に応じてカスタムフィールドを更新します。
• プロジェクトルールを追加すれば、プロジェクトの管理時間を節約でき、チームメイトが正しい手順を踏むのに役立ちます。ルールにより、Asana フィールドの更新やタスクの割り当てなどの手作業を自動化できます。
• 期限を過ぎたタスクや期日が設定されていないタスクがあれば、担当者に確認を取って仕事を軌道に戻します。
• プロジェクトにタスクのマイルストーンを設定して、重要な目標を確実に達成し、進捗の重要な目印をシンプルに視覚化してモニタリングします。
• タイムラインを使ってプロジェクトを綿密に計画し、進捗に合わせて調整します。ガントチャート式のビューを使用して、タスクの依存関係の確認やプロジェクトスケジュールの調整を簡単に行うことができます。
• 複数のプロジェクトを管理する場合は、ポートフォリオに追加してイニシアチブごとに整理およびモニタリングします。ポートフォリオを使うことで、すべてのプロジェクトのステータスをモニタリングしやすくなります。

ステータス更新の送信

プロジェクトオーナーまたは担当チームメイトは、プロジェクトの「概要」タブの進捗ビューからプロジェクトのステータス更新を定期的に送信する必要があります。

• ステータスを更新して、自分のチームやクロスファンクショナルチームにプロジェクトの進捗を明確に伝えます。
• プロジェクトの進捗に合わせてステータス更新のカラーを緑、黄、赤に設定します。
• チームメイトは、質問やフィードバックがあるとき、またはフォローアップタスクを作成するときにステータス更新に返信できます。
• プロジェクトオーナーは、週 1 回、プロジェクトのステータス更新を促すリマインダータスクを受け取ります。

プロジェクトをポートフォリオに追加すると、ステータス更新およびプロジェクトの期限や進捗をすべて 1 か所で確認できます (また、プロジェクトオーナーにこれらの更新を促せます)。

メールのルール

チームのメッセージの使用

社内チームのすべてのコミュニケーションには、メールではなく Asana のメッセージ機能を使うことをおすすめします。必要に応じて、メールの代わりに Asana を使うようチームメイトにリマインドしましょう。

メール通知の使用

新しいアクティビティがあると Asana からメール通知が送信されるため、Asana を常用していないチームメイトも最新情報を把握できます。常に Asana を使用しているユーザーの場合、最新情報の確認にはメールよりも受信トレイを使う方が好まれます。

チームメンバー全員が Asana を頻繁にチェックすることに慣れるまではメール通知を有効にしておくことをおすすめします。メール通知のオンとオフは設定から行えます。

チームでのメールの削減

より優れた成果を出すには、チーム内ではリクエストやプロジェクトの要請をメールで送信せず、Asana を使うことをおすすめします。メールは外部の人に連絡を取ったり紹介を行う場合には便利ですが、仕事の計画や管理、優先度設定には向いていません。これらは Asana の得意分野です。

Asana for Gmail アドオンや Asana for Outlook アプリを使うと、受信トレイからメールの内容を直接アクションに変換できます。こうしたメールの連携を利用すれば、チームは新しいことを学んだり仕事のやり方を変えたりすることなく、メールから Asana にスムーズに移行できます。

ルールのフォローアップ

チームにルールを作ることで、Asana の使い方が統一され、透明性が向上して結果的に全員が最も効果的な方法で仕事に取り組むことができるようになります。数人のチームメイトでルールのフォローアップを行えば、まだ慣れていない他のメンバーは「何か壊したらどうしよう」と不安がらずに安心して Asana を使うことができ、有益なヒントを得ることができます。

メンバーが失敗を不安がらずに機能や操作を試すことができる「安全なプロジェクト」を Asana に作成しましょう。

チームで作ったルールは、将来の新しいチームメイトも含めて全員が参照できるようプロジェクト内に保管します。こうすることで全員が共通認識を持ち、後で読み返すこともできます。

次回のチームミーティングで Asana を使い、チームの Asana ルールを再確認しましょう。