Asana のルールを作る

チームに対する Asana の紹介が終わったら、次は全員で主要なルールの確認を行いましょう。チームであらかじめ Asana の使い方について決めごとを作っておくことで、チームが長期的に発展し続けることができます。また、後で Asana Premium の機能を使うときにメリットを享受しやすくなります。ルールの確認は、チームの全員が Asana を快適に使うという点で役立ちます。

チームに対して Asana を紹介したら、まだ各々の使用パターンが確立されていないうちに、早めにチームのルールについて話し合うことをお勧めします。全員にとって都合が良く、使いやすい方法を見つけてください。ルール会議を開き、事前に Asana ルールのプロジェクトを作成しておきましょう。

プロジェクトを使ってチームで Asana のルールを作る

チームごとにそれぞれ異なる希望があるとは思いますが、チームのルールを定義する上で役に立つアドバイスをいくつかご紹介します。

タスクのルール

タスクの作成

タスクの作成と割り当ては全員が行うよう、チームに働きかけることをお勧めします (部下が上司にタスクを割り当てることも可能であるべきです)。 全員がアイデアを出し、アクションアイテムを前に進めることができる環境でこそ、Asana の力は最大限に発揮されます。

タスクの命名

タスク名は、具体的かつ行動に即したものにしましょう。たとえば、単に「ブログ記事」とするよりも、「[ブログタイトル] のブログ記事を書く」や「[ブログタイトル] のブログ記事を公開」という名前にした方が、すべきことが明確になります。

特定のワークフロー内でタスクが移動する場合は、そのプロジェクトに対する命名ルールを作成すると良いでしょう。

良いタスクとは

「良い」タスクを作成するために必要な詳細をチームで定義しましょう。すべてのタスクには、説明、期日、担当者、フォロワー、サブタスク、コメントを追加するスペースがあります。担当者が作業しやすくなるようなコンテキストや重要な情報を含めることをお勧めします。

  • 関連するタスク、プロジェクト、会話を @メンションし、関連する仕事に対するリンクをタスクの説明に加える。
  • ドキュメントについて言及する際は、ファイルを添付する。
  • 仕事が放置されないよう、期限がわかり次第、またはわからなくても妥当な期日をチームメイトに対して設定する。
    • タスクを期限までに無事完了できるよう、開始日と期日を追加して仕事に着手すべきタイミングを明確にする。
  • チームメイトをフォロワーに追加することで、タスクの進捗に関する最新情報を周知する。
  • チームメイトが、前のタスクが完了してから次のタスクに着手できるようタスク間に依存関係を持たせる。
  • タスクの説明でリッチテキストを使って書式や箇条書き、番号付きリストを設定することで、メッセージを読みやすくする。

自分に割り当てられているタスクの更新

タスクが割り当てられたら、それは自分がその仕事を進める担当者になったという意味です。以下は、チームメイトに進捗を知らせることのできる方法です。

  • 簡単返信やいいねを使って、タスクを確認し了解したことをリクエスト元のユーザーに知らせる。
  • 質問や更新がある場合は、タスク内に直接コメントする。
  • 期日を変更した場合は、コメントを追加してその理由を説明する。
  • 最も重要なコメントや話し合いの結論などを会話のトップにピン留めする。
  • その仕事を優先できない場合は、タスクの割り当てを作成者に戻すか、@メンションしてチームメイトにタスクを担当できるかどうかを尋ねる。
  • タスクにいいねして、タスクを確認したことやその担当を了解したことを示す。
  • タスクにカスタムフィールドがある場合は、必要に応じて入力し、タスクの進捗に合わせてフィールドを最新の状態に保つ。
  • チームで Slack を使っている場合は、Slack から直接かつ簡単にタスクに対するアクションを起こして、ツールなしで仕事を続けることができます。

サブタスクの使用

サブタスクを割り当てる場合は、親タスクまたはサブタスクの説明内から十分なコンテキストが担当者に伝わるようにしましょう。また、階層を増やしすぎてサブタスクが埋もれないようにしてください。なお、サブタスクをプロジェクトのメインウィンドウにドラッグすると、いつでもタスクに変換することができます。

テンプレートタスクの命名

ワークフローが繰り返す、反復する、または予測可能である場合は、テンプレートプロジェクトやタスクテンプレートを複製しましょう。テンプレートを作成したら、それがテンプレートであることが明確で、検索で簡単に見つかるようなタスク名またはプロジェクト名を付けます (「テンプレート」や「複製用」など)。また、そのタスクやプロジェクトをいつどのように使うかがわかるように、タスクまたはプロジェクトの説明を使って明確に指示しましょう。

プロジェクトのルール

プロジェクトの新規作成

タスク同様、誰でもプロジェクトを作成することができます。ただし、整合性を保つためにプロジェクト作成者をチームから 1 人指定することも可能です。

良いプロジェクトの作成

  • どんなワークフローの場合にリストを使い、どんな場合にボードを使うかを決めておく。
  • 主なワークフローやイニシアチブ、会議ごとに、わかりやすいプロジェクト名を付けて命名ルールを統一する。
  • プロジェクトの説明を使って、各プロジェクトの目標や目的をチームメイトに周知する。
  • セクションを追加し、プロジェクトを整理してフェーズやカテゴリーを明確に分ける。
  • プロジェクト内で作成されるすべてのタスクで必要な情報をすべて追跡できるよう、カスタムフィールドをセットアップする。
  • カスタムテンプレートを作成する か、Asana が作成したテンプレートを使って、共通するワークフローやプロジェクトを統一し、直ちにプロジェクトに取り掛かる。こうすることでプロジェクトごとに毎回同じ手間をかける必要がなくなり、手順の見落としも防げる。

プロジェクトの管理

デフォルトでは、プロジェクトを作成した人がプロジェクトオーナープロジェクトオーナー すべてのプロジェクトに、プロジェクトオーナーを 1 人設定することができます。このユーザーはプロジェクトのステータス更新を設定できます。 続きを読む になります。プロジェクトオーナーは進捗ビュー進捗ビュー 進捗ビューでは、プロジェクト内のタスクの完了、およびプロジェクトオーナーからのステータス更新を確認できます。 続きを読む で変更できます。プロジェクトオーナーまたは担当チームメイトは、プロジェクトを整理し、毎週ステータス更新を投稿する必要があります。

  • 新しいタスクが作成されたときや仕事に動きがあったときは、タスクに担当者と期日が設定されていることを確認し、適切なセクションや列に移動し、必要に応じてカスタムフィールドカスタムフィールド Asana のタスクにさらに多くのデータを追加できます。フィールド名、タイプ、値をカスタマイズできるため、ワークフローに特化したフィールドを作成できます。 続きを読む を更新する。
  • 期限を過ぎたり期日が設定されていないタスクがある場合は、担当者に確認を取って仕事を軌道に戻す。
  • プロジェクトにタスクのマイルストーンを設定することで、シンプルかつ視覚的な方法で重要な目標を達成し、進捗の重要な目印に目を光らせることができます。
  • タイムラインを使ってプロジェクトを綿密に計画し、進捗に合わせて調整する。ガントチャート式のビューを使えば、タスクの依存関係の確認やプロジェクトスケジュールの調整を簡単に行うことができる。
  • 複数のプロジェクトを管理する場合は、ポートフォリオに追加してイニシアチブごとに整理およびモニタリングする。ポートフォリオを使うことで、すべてのプロジェクトのステータスをモニタリングしやすくなる。

ステータス更新の送信

プロジェクトオーナーまたは担当チームメイトは、プロジェクトの進捗ビューからプロジェクトのステータス更新を定期的に送信する必要があります。

  • ステータスを更新することで、自分のチームやクロスファンクショナルチームにプロジェクトの進捗が明確に伝わる。
  • プロジェクトの進捗に合わせてステータス更新のカラーを緑、黄、赤に設定する。
  • チームメイトは、質問やフィードバックがあるとき、またはフォローアップタスクを作成するときにステータス更新に返信することができる。
  • プロジェクトオーナーは、週に 1 回プロジェクトのステータス更新を促すリマインダータスクを受け取る。
  • Slack の連携を使用して、プロジェクトの更新を特定のチャネルに直接プッシュする。こうすることで、全員がどこにいても簡単に更新を確認することができる。

プロジェクトをポートフォリオに追加すると、ステータス更新およびプロジェクトの期限や進捗をすべて 1 か所で確認できます (またはプロジェクトオーナーにこれらの更新を促します)。

メールのルール

チームの会話の使用

社内チームのすべてのコミュニケーションには、メールではなく会話を使うことをお勧めします。必要に応じて、メールの代わりに Asana を使うようチームメイトにリマインドしましょう。

メール通知の使用

新しいアクティビティがあると Asana からメール通知が送信されるため、Asana を使っていないチームメイトも常に最新情報を把握することができます。常に Asana を使用しているユーザーの場合、最新情報の確認にはメールよりマイ受信トレイマイ受信トレイ マイ受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話のアクティビティが表示されます。 続きを読む を使う方が好まれます。

チーム全員が毎日 Asana を使うようになるまでは、メール通知を有効にしておくことをお勧めします。ただし、この設定はチームメイトが個別に行うことができます。

チームメールの削減

より優れた成果を出すには、チーム内ではリクエストやプロジェクトの要請をメールで送信せず 、Asana を使うことをお勧めします。メールは外部の人に連絡を取ったり紹介を行う場合には便利ですが、仕事の計画や管理、優先度設定には向いていません。これらは Asana の得意分野です。

Asana for Gmail アドオンAsana for Outlook アプリを使うと、会話の内容をすばやく受信トレイからアクションに直接変換することができます。こうしたメールの連携を利用すれば、チームは新しいことを学んだり仕事のやり方を変えたりすることなく、メールから Asana にスムーズに移行できます。

ルールの補強

チームにルールを作ることで、Asana の使い方が統一され、透明性が向上して結果的に全員が最も効果的な方法で仕事に取り組むことができるようになります。数人のチームメイトでルールの補強に取り組めば、まだ慣れていない他のメンバーは影響を心配することなく安心して Asana を使うことができ、また有益なヒントを得ることができます。

メンバーが実務への影響を心配することなく機能や操作を試すことができる「安全なプロジェクト」を Asana に作成します。

チームで作ったルールは、将来の新しいチームメイトも含めて全員が参照できるようプロジェクト内に保管します。こうすることで全員が共通認識を持ち、後で読み返すこともできます。

次回のチーム会議で Asana を使い、チームの Asana ルールを再確認しましょう。

チームで作ったルールは、将来の新しいチームメイトも含めて全員が参照できるようプロジェクト内に保管します。こうすることで全員が共通認識を持ち、後で読み返すこともできます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。