タスクフィールドとタグ
すべてのタスクフィールドは右ウィンドウに表示され、ここで編集できます。タスクをクリックすると詳細が右ウィンドウ右ウィンドウ右ウィンドウには、タスクや会話の詳細が表示されます。続きを読むに表示されます。
右ウィンドウの上部からは次のことができます。
さらに、右ウィンドウからは以下の操作もできます。
- タスクの名前を編集する
- タスクを割り当てる割り当てるタスクまたはサブタスクを担当する人です。タスクまたはサブタスク 1 件につき、1 人の担当者を割り当てることができます。続きを読む
- 期日期日タスクやサブタスクの完了期限となる日です。続きを読むと締め切り時間を設定する
- タスクが含まれるプロジェクトを確認する
- タスクの詳しいコンテキストとして説明を追加する
- コメントコメントタスクや会話にコメントを追加して、ヘルプを申し出たり、質問に答えたり、仕事の進行をサポートしたりすることができます。続きを読むを投稿する
- タスクのコラボレーターを追加コラボレーターを追加続きを読むするか、自分自身をコラボレーターから削除する
タスク名
多くの場合、タスクには行動を呼びかける名前を付けます。
タスク名は、次のいずれかの場所で変更できます。
タスクを完了または未完了にする
タスクを完了にすることで、そのタスクが終わったことを示します。
タスクは、次のいずれかの操作で「完了」にできます。
- 左ウィンドウのチェックアイコンをクリックする
- 右ウィンドウの「完了にする」ボタンをクリックする
逆に、まだやるべき仕事が残っている場合はタスクを未完了に戻すことができます。
タスクを未完了に戻すには:
右ウィンドウの「完了」ボタンをクリックします。
デフォルトでは未完了タスクだけがマイタスクとプロジェクトに表示されますが、ビューを変更して完了したタスクも表示できます。完了したタスクが表示されている場合は、メインウィンドウからもタスクを未完了にできます。
タスクの期日、締め切り時間、日付範囲
期日や締め切り時間、または日付範囲を設定すると、チームメイトにタスクの完了日を示すことができます。
期日を追加するには
- 「期日」に移動し、日付を入力するか、カレンダーから選択します。
期日を削除して現実的な期間を設定する場合、カレンダーの日付を変更すれば、すぐに新しい日付が「期日」バーに表示されます。
開始時間と締め切り時間を追加
- Click on the add time icon within the calendar
ここでは、カレンダーオプションから開始日と期日の両方を選択することができます。
締め切り時間だけを設定して期日を設定しなかった場合、期日はデフォルトで今日の日付になります。
日付範囲を設定するには
- カレンダーで、「開始日」と「期日」を設定し、期間を指定します。
反復または繰り返しタスク
定期的に完了する必要があるタスクは、繰り返しタスクとして設定できます。
繰り返しタスクを作成した場合、カレンダーには次回のタスクの期日のみが表示されます。繰り返しタスクの今後すべての期日が表示されるわけではありません。繰り返しタスクを完了にすると、タスクが複製されて次の期限が設定されます。
繰り返しタスクを完了にすると、新しい期日の新しいタスクが作成され、すべての情報がその新しいタスクに複製されます。新しい期日は、設定したタスクの繰り返し間隔によって決まります。
繰り返しタスクが完了されて複製されるとき、サブタスクを含むすべてのフィールド (タスクのコメントを除く) がコピーされます。
タスクを繰り返しタスクとして設定するには:
- 「期日」フィールドをクリックします
- 「繰り返しに設定」を選択します
- タスクを繰り返したい日をクリックしてください
ここでは、タスクを繰り返す頻度を設定できます。
- 週単位
- 月単位
- 年単位
- 毎年
- カスタム
親タスクを繰り返しに設定した場合、そのサブタスクには繰り返しを設定しないでください。サブタスクが大量に複製されてしまうのを避けるためです。
定期的に繰り返されるタスクの期日は、タスクが最後に完了された日付によって決まります。
繰り返しタスクのクイックヒント
- タスクを平日に繰り返すには、タスクを週単位で繰り返す設定にし、それから月〜金のボックスにチェックを入れます
- タスクを四半期ごとに繰り返すには、タスクを月単位で繰り返す設定にし、それから間隔を 3 か月に設定します
- タスクを半年ごとに繰り返すには、タスクを月単位で繰り返す設定にし、それから間隔を 6 か月に設定します
「繰り返しを削除」をクリックして、繰り返しタスクの繰り返しを止めることもできます。
また、タスクから期日自体を削除することでタスクの繰り返しを中止できます。
タスクに関連付けられたプロジェクト
タスクはいつでも最大 20 件のプロジェクトに関連付けることができます。タスクが所属しているすべてのプロジェクトは、右ウィンドウのプロジェクトフィールドで確認できます。
タスクが関連付けられているプロジェクトは
-ウィンドウの期日の下に表示されます。それがプロジェクト内のどのセクションに属しているかも表示されます。
タスクは、関連付けられているすべてのプロジェクトに表示されます。これは、タスクが同時に複数の目標に関連する場合や、タスクの期日や完了が複数のプロジェクトに関連する場合に便利です。
この場合、タスクは対象のすべてのプロジェクトに同時に存在することになります。タスクは複製ではないため、1 つのプロジェクトでタスクを完了すると、関連付けられているすべてのプロジェクトで完了になります。
タスクを別のプロジェクトに追加 (マルチホーム) するには
タスクウィンドウのプロジェクト名にカーソルを合わせ、+ アイコンをクリックします。
キーボードの
Tab+Pを押すとすぐにプロジェクトフィールドにフォーカスできます。
プロジェクトからタスクを削除するには
タスクウィンドウのプロジェクト名にカーソルを合わせます。プロジェクトの横に表示される「X」アイコンをクリックし、タスクをプロジェクトから削除します。
タスクの説明
タスクの説明を使うと、説明や指示、あるいはタスクのコンテキストを追加できます。
説明フィールドは、各タスクの右ウィンドウにあります。このフィールドをクリックすると編集できます。
いいね
いいねを使うと、チームメイトの仕事を簡単に確認、承認、または称賛できます。
タスクにいいねするには:
右ウィンドウのいいねアイコンをクリックします。
受信トレイの通知からもタスクにいいねできます。
いいねアイコンをもう一度クリックすると、タスクのいいねを外すことができます。
いいねオプションは次に対して表示されます。
- タスク
- タスクのコメントコメントタスクや会話にコメントを追加して、ヘルプを申し出たり、質問に答えたり、仕事の進行をサポートしたりすることができます。続きを読む
- タスクの添付添付タスクや会話に添付されたファイルのことです。続きを読むファイル
- タスクの完了
いいねされると、それを伝える通知が受信トレイのアクティビティフィードに届きます。
タグ
タグを使うと、タスクのコンテキストを追加したり、類似するタスクをわかりやすくグループ化したりすることができます。
タグは、タスクの状態の追跡やタスクの分類に使用すると便利です。
タスクのタグは、プロジェクトの下に表示されます。
タグ名をクリックすると、そのタグに関連付けられているすべてのタスクのリストが表示されます。
タスクにタグを追加するには:
- 右ウィンドウ上部の三点リーダーアイコンをクリックし、ドロップダウンメニューを表示します。
- 「タグを追加」を選択します。
Tab+Tを押すとタグフィールドにフォーカスできます。
タスクからタグを削除するには:
タグの名前にカーソルを合わせ、表示される「X」アイコンをクリックします。
タグの作成
タグの「+」アイコンから「他のタグを追加する」を選択すると、新たにタグを作成して、より詳しいコンテキストをタスクに追加することができます。
新しいタグを作成するには:
- タグの名前を入力します。
- 「+ (新しいタグ名) のタグを作成」を選択します。
タグ名を入力すると、類似する名前を持つ既存のタグがドロップダウンメニューに表示されます。タスクに既存のタグを追加する場合は、ドロップダウンからそのタグを選択します。
タグの名前を変更、またはタグを削除する
タグの名前をクリックすると、タグに関連付けられているタスクのリストが別ウィンドウで表示されます。
タグの名前を変更する、またはタグを削除するには:
- タグのアクションの矢印をクリックして、ドロップダウンメニューでタグに対する操作を表示します。
- タグの名前を変更するには「タグの名前を変更」を選択します。
- タグを削除するには「タグを削除」を選択します。
タグを削除すると、そのタグのすべてのフォロワーは、そのタグが削除されたことに関するメール通知を受け取ります。そのメールにはタグ ID が記載されています。タグが誤って削除された場合は、Asana まで ID をご連絡いただければタグを復元できます。
タグの権限
- 非公開タスクに関連付けられているタグは、そのタスクの担当者とフォロワーのみが検索できます
- 非公開プロジェクト内のタスクに関連付けられているタグは、そのプロジェクトのメンバーのみが検索できます
- すべてのタグは API 経由で検索できます
タグカラー
タグカラーを使うと、タグを視覚的に区別しやすくなります。
タグのカラーを編集するには
- 右ウィンドウ (またはメインウィンドウ) のタグ名をクリックします。メインウィンドウに、そのタグに関連付けられているタスクのリストが表示されます。
- ヘッダーのドロップダウンの矢印をクリックします
- 「ハイライトカラーを設定」を選択します。 これで、メインウィンドウと右ウィンドウに表示されるタグ名にカラーが設定されます
タグとカスタムフィールドの比較
タグとカスタムフィールドは、どちらも Asana 内の情報を分類、フィルター、および表示するために利用できます。しかし、基本的に組織全体ではカスタムフィールドを使用することを強くおすすめします。タグは気軽な用途には向いているものの、カスタムフィールドの方が機能性と可視性が優れています。次の例を参考にご判断ください。
以下のような場合には、カスタムフィールドの使用が適しています。
- プロジェクトのすべてのタスクに特定のデータを追加する場合
- 複数のプロジェクトにまたがるタスクを管理するために必要な標準的な情報がある (優先度、所要時間、工程など)
- プロジェクトの各タスクについて、特定の情報をチームメイトに確実に入力してほしいとき
- 特定のデータフィールドでソートまたは検索する必要がある場合
以下のような場合には、タグの使用が適しています。
- 特別なタグ付けのため、オプションが無限にある場合、または作成時点ではタグ付けすべきものがはっきりしない場合
- 「マイタスク」でタグを表示させる必要がある場合
- プロジェクト内のいくつかのタスクだけに印を付ける必要がある場合
- テンプレートタスクに印を付けたい
